BAB IV PELAKSANAAN DAN PEMBAHASAN · Kegiatan proses produksi dimulai dari pengolahan bahan baku sampai menjadi barang jadi. Tahap-tahap proses produksi CV. Parta Jaya tampak pada

BAB IV

PELAKSANAAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

CV. Parta Jaya adalah perusahaan swasta berbentuk persekutuan komanditer,

didirikan pada hari Rabu 14 Mei 1997 di Jalan Ngagel no. 121 Surabaya. CV. Parta

Jaya yang berada di Surabaya merupakan cabang perusahaan dari CV. Parta Jaya

Kalimantan Tengah, yang berdiri pada tahun 1990.

CV. Parta Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perkayuan,

mulai dari kayu kild dry (KD) atau kayu yang sudah dikeringkan, kemudian diolah

menjadi berbagai bentuk kayu sesuai dengan permintaan pelanggan. Produk kayu

CV. Parta Jaya dipasarkan di luar negeri. Produksi CV. Parta Jaya dibuat berdasarkan

permintaan pelanggan. Proses produksi dilakukan dari pukul 8.00 WIB sampai pukul

5.00 WIB subuh, yang dibagi dalam 3 shift, shift pertama dimulai pukul 8.00 sampai

pukul 15. , shift kedua mulai pukul 15. sampai pukul 23. , shift ketiga mulai pukul

23. sampai pukul 5. ,denganjumlahkaryawanpabrikkuranglebih300orang.

4.2. Deskripsi Hasil Penelitian

4.2.1. Bahan Baku Proses Produksi

Bahan baku yang dipergunakan dalam produksi berupa kayu saun timber atau

KD, kayu yang sudah dikeringkan, terdiri dari 2 jenis, yaitu: kayu ramin dan pulai.

34

www.petra.ac.id

http://digilib.petra.ac.id//help.html

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

35

Bahan baku dibedakan berdasarkan grade tertentu. Grade adalah suatu

standar kualitas yang terdiri dari 3 tipe, yaitu:

a. Grade A, syarat-syaratnya :

• Tidak ada. plan hole atau lubang.

o Tidak blue stain atau berwarna biru.

• Tidak pecan

• Tidak ada mata mati.

b. Grade B, syarat-syaratnya :

o Tidak ada lubang atau plan hole.

• Tidak pecah

• Tidak ada mata mati

c. Grade B/C, syarat-syaratnya:

• Tidak lubang

<» Tidak ada mata mati.

4.2.2. Hasil Produksi

Dalam proses produksi, dihasilkan 7 produk barang jadi, yaitu:

1. Side 2 side (SIS)

S2S adalah kayu yang dihaluskan hanya pada kedua sisinya. Kayu S2S dapat

digunakan untuk bagian dalam dari perabot.

36

2. Side A side (SAS)

S4S adalah kayu yang dihaluskan pada keempat sisinya. Kegunaan kayu S4S

xxntvkflooring, perabot, dan Iain-lain.

3. Profile

Profile adalah kayu yang memiliki bentuk atau ukiran tertentu. Kegunaan dari

kayu profile misalnya untuk kaki meja, bingkai foto, dan Iain-lain.

4. Finger joint sticks

Finger joint stick adalah kayu sisa yang berasal dari hasil pemotongan kemudian

digabungkan atau dilem menjadi kayu balok panjang.

5. Solid laminating board

Solid laminating board adalah papan-papan seperti ply wood yang dibuat dengan

menggabungkan batangan-batangan kayu S4S menggunakan lem. Kegunaan dari

laminating board adalah untuk meja, lemari, pintu dan Iain-lain.

6. Finger joint board

Finger joint board adalah laminating board yang berbahan baku finger joint stick.

7. Block board

Block board adalah laminating board yang dibuat dari potongan sisa kayu yang

tidak difinger joint.

37

4.2.3. Proses Produksi

Kegiatan proses produksi dimulai dari pengolahan bahan baku sampai menjadi

barang jadi. Tahap-tahap proses produksi CV. Parta Jaya tampak pada Gambar 4.1.

sebagai berikut:

Gambar 4.1. Proses produksi

Bahan baku

Planer

Kayu yang dipotongmenurut tebal

Kayu yang dipotongmenurut panjang

Sisakayu

Sisa Kayu

Rip

Kayu yang dipotongmenurut lebar

S2S, Profile

Laminated Board

Laminated Board

Barang jadi

Gudang A Gudang B Gudang pengepakan

Sumber: Data Internal Perusahaan, yang diolah oleh penulis.

38

1. Tahap proses planer atau ketam.

Pada tahap proses planer dilakukan kegiatan melihat warna dan keadaan kayu

bercacat atau tidak. Kayu yang telah dinyatakan baik kemudian diserut atau

dilakukan pemotongan terhadap tebal sebagai perencanaan untuk proses cross cut.

2. Tahap proses cross cut atau pemotongan.

Setelah tahap proses planer, kayu diproses cross cut atau pemotongan. Sebelum

memulai proses pemotongan, kayu dikelompokkan berdasarkan panjang dan

grade. Kemudian, kayu dipotong sesuai dengan panjang permintaan pelanggan.

3. Tahap proses rip atau pemotongan lebar.

Pada tahap proses rip, dilakukan pembelahan kayu sesuai dengan lebar

permintaan pelanggan sebagai perencanaan sebelum memasuki tahap moulding.

Tahap planer sampai dengan tahap rip dinamakan tahap pembahanan, proses

produksinya dilakukan pada gudang A.

4. Tahap proses finger joint atau penggabungan.

Pada proses cross cut, terdapat sisa potongan kayu. Sisa potongan kayu digabung

dengan menggunakan lem. Proses penggabungan dinamakan proses finger joint.

Namun sebelum dilakukan proses finger joint, sisa kayu terlebih dahulu

memasuki proses rip untuk merapikan potongan. Bentuk yang dihasilkan dalam

proses finger joint adalah kayu panjang, dinamakan finger joint stick. Setelah

melalui proses finger joint, ada yang berhenti menjadi finger joint stick, namun

ada yang berlanjut ke proses laminating.

39

Tidak semua sisa potongan kayu yang berasal dari proses cross cut memasuki

proses finger joint. Sisa potongan kayu yang tidak difmger joint langsung

memasuki proses laminating setelah dirip. Tahap proses finger joint dilakukan

pada gudang A.

5. Tahap proses moulding atau pembentukan model.

Tahap berikutnya adalah proses moulding. Pada tahap moulding, kayu

dipindahkan ke gudang B. Proses moulding melakukan pembentukan kayu sesuai

dengan model permintaan pelanggan. Model kayu yang dihasilkan pada proses

mouding adalah profile, S2S, dan S4S, namun proses produksi tidak berhenti

sampai disini. Untuk bentuk S4S dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu proses

laminating.

6. Tahap proses laminating atau bentuk papan.

Pada tahap proses laminating, kayu diproses lebih lanjut menjadi bentuk

laminating board, yaitu papan-papan seperti ply wood. Bentuk kayu yang

diproses laminating adalah kayu S4S hasil dari proses moulding, kayu finger joint

stick dari proses finger joint, dan sisa kayu dari proses cross cut yang tidak

melalui proses finger joint. Laminating board dari kayu S4S dinamakan solid

laminating, sedangkan hasil laminating finger joint stick dan sisa kayu yang tidak

melalui proses finger joint dinamakan finger joint board dan block board.

7. Tahap proses sanding atau penghalusan.

Pada tahap proses sanding dilakukan penghalusan untuk bentuk kayu yang

melalui proses laminating. Setiap kayu yang diproses laminating harus memasuki

40

proses sanding sebelum dipacking. Tahap moulding sampai pada tahap sanding

dilakukan pada gudang B.

8. Tahap quality controlampirantau pemeriksaan kualitas.

Pada tahap quality control dilakukan pemeriksaan terhadap hasil produksi barang

jadi untuk mengetahui antara barang jadi yang cacat dengan yang baik atau

memenuhi syarat. Tahap quality control dilakukan pada gudang pengepakan.

Setelah diperiksa, barang yang cacat dipisahkan untuk diproduksi ulang,

sedangkan barang jadi yang telah memenuhi syarat kemudian dipacking.

9. Tahap packing atau pengepakan.

Tahap pengepakan merupakan tahap akhir dari proses produksi. Pada tahap ini

dilakukan pengepakan barang jadi yang telah memenuhi syarat. Setelah melalui

proses pengepakan, barang jadi disimpan dalam gudang pengepakan sampai pada

saat pengiriman barang jadi kepelanggan.

4.2.4. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan alat penting yang dapat membantu aliran

wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan. Struktur organisasi CV. Parta Jaya

adalah fungsional, yaitu berdasarkan fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan, dapat

dilihat pada Gambar 4.3.

Tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian yang terlibat

diperinci sebagai benkut

41

1. Direktur

Pemilik CV. Parta Jaya menjabat sebagai direktur, bertanggung jawab penuh

terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Tugas dan wewenangnya antara lain:

a. Menentukan kebijaksanaan perusahaan yang akan ditempuh.

b. Membuat rencana kerja setiap tahun.

c. Mengkoordinir rencana kerja untuk masing-masing bagian.

d. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja.

e. Mewakili perusahaan kedalam dan keluar.

Gambar 4.2. Struktur Organisasi CV. Parta Jaya

Sumber: data internal perusahaan.

2. Manajer Umum.

Manajer umum bertanggung jawab kepada direktur. Tugas dan wewenang

manajer umum antara lain:

42

a. Melakukan hubungan dengan pihak luar atau pelanggan.

b. Mengatur dan mengontrol tugas untuk tiap departemen dibawahnya.

c. Membawahi departemen pemasaran, produksi, dan keuangan.

3. Manajer Pemasaran.

Bertanggung jawab kepada manajer umum. Tugas dan wewenang manajer

pemasaran, yaitu:

a. Merumuskan periklanan dan promosi penjualan.

b. Mencari dan menyampaikan pesanan kepada manajer umum.

c. Bertanggung jawab dalam memenuhi permintaan pelanggan.

d. Mengurus pengiriman barang kepada pelanggan.

4. Manajer Produksi.

Bertanggung jawab kepada manajer umum. Manajer Produksi mempunyai tugas

dan wewenang sebagai berikut:

a. Mengetahui segala aktivitas yang berhubungan dengan proses produksi

b. Mengawasi jalannya proses produksi.

c. Membuat jadwal produksi setiap bulan yang dirundingkan dengan pengawas

produksi.

d. Mengawasi perpindahan dan pergerakan barang.

e. Membawahi bagian teknik, PPC, gudang bahan baku, gudang A, gudang B,

dan gudang pengepakan.

5. Bagian Teknik.

Bertanggung jawab kepada manajer produksi. Tugas dan wewenangnya adalah:

43

a. Memelihara mesin dan peralatan.

b. Merencanakan mesin dan peralatan yang akan digunakan untuk proses

produksi.

c. Melaporkan kepada manajer produksi jika terdapat kerusakan pada mesin atau

peralatan.

6. Bagian Gudang Bahan Baku.


a. Menjaga dan mengamankan persediaan bahan baku.

b. Mengawasi pengeluaran bahan baku dan gudang bahan baku.

c. Mengirim bahan baku ke bagian produksi untuk proses produksi.

7. Gudang A.

Bertanggung jawab kepada manajer produksi. Tugas dan tanggung jawabnya

adalah melaksanakan proses produksi mulai dari proses planer sampai dengan

proses rip dan finger joint.

8. Gudang B.

Bertanggung jawab kepada manajer produksi. Tugas dan tanggung jawabnya

adalah melaksanakan proses moulding dan laminating.

9. Bagian Gudang Pengepakan.


a. Melakukan quality control pada hasil produksi barang jadi.

b. Mengatur pengepakan barang j adi.

44

c. Menyimpan barang j adi sampai pada waktu pengiriman.

10. Bagian perencanaan dan pengawasan produksi (PPC)


a. Membantu manajer produksi dalam mengawasi pemakaian bahan baku, proses

dan hasil produksi, serta proses pengepakan.

b. Membuat perencanaan surat perintah kerja.

11. Manajer Keuangan.

Bertanggung jawab kepada manajer umum. Tugas dan wewenang manajer

keuangan adalah:

a. Merencanakan kebijakan keuangan perusahaan dan membuat anggaran setiap

tahun.

b. Mengatur dan mengamankan keuangan.

c. Mengawasi pekerjaan dari bagian akuntansi, personalia, dan pembelian.

12. Bagian Akuntansi.

Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tugas dan wewenangnya adalah:

a. Mencatat setiap tranksasi keuangan.

b. Menyusun neraca dan laporan keuangan setiap tahun.

13. Bagian Personalia.

Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tugas dan wewenang personalia

mengurus kartu absen karyawan setiap minggu, memeriksa dan mengotorisasi,

kemudian diteruskan ke bagian akuntansi untuk perhitungan gaji setiap minggu.

45

14. Bagian Pembelian.

Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tugas dan wewenangnya

melakukan pembelian bahan baku berdasarkan permintaan dari manajer produksi.

4.2.5. Dokumen

Dokumen-dokumen prosedur akuntansi yang digunakan dalam proses

produksi adalah:

1. Surat Pesanan Pembelian (SPP)

SPP berisi informasi mengenai pesanan kayu yang diinginkan oleh pelanggan.

SPP diterima oleh bagian pemasaran dari pelanggan sebanyak satu lembar,

kemudian diberikan kepada bagian PPC sebagai dasar untuk membuat SPK.

Salah satu contoh SPP dapat dilihat pada lampiran L-l

Keterangan:

o Seller : nama dan alamat Penjual (CV. Parta Jaya).

• Buyer : nama dan alamat Pemesan.

« Specie/Wood : jenis kayu yang diinginkan oleh pemesan.

o Grade : kondisi kayu yang diinginkan oleh pemesan.

• Size : ukuran kayu yang diinginkan oleh pemesan.

• Quantity : jumlah kayu yang diinginkan oleh pemesan dalam

pieces.

• Price/pcs : harga kayu perpieces.

46

• Total price

• Payment

• Shipment

• Special clause

o Kota & Tanggal

• Pembuat

: total harga pesanan.

: syarat pembayaran.

: tanggal pengiriman barang yang diinginkan pemesan.

: tambahan syarat-syarat.

: kota tempat di buatnya SPP dan tanggal pembuatan

SPP.

: tanda tangan pembuat SPP.

2. Kartu Bahan Baku (KBB).

KBB dibuat oleh bagian gudang bahan baku untuk mencatat pemasukan dan

pengeluaran barang dari gudang bahan baku. KBB dibuat sebanyak 1 rangkap dan

diarsip oleh gudang bahan baku. KBB dapat dilihat pada lampiran L-2.

Keterangan:

: nama jenis kayu.

: ketebalan kayu.

: tanggal pencatatan keluar masuk bahan baku.

: nama supplier bahan baku

: memuat data mengenai besarnya saldo atau persediaan

bulan lalu dalam satuan.

o Jenis kayu

o Tebal

o Tanggal

• Uraian

• Saldo awal

Penerimaan : memuat informasi mengenai bahan baku yang masuk

atau diterima dari supplier.

47

• Pengembalian : memuat data mengenai bahan baku yang tidak

terpakai dan dikembalikan dari proses produksi.

• Pemakaian : memuat data tentang pengeluaran atau pemakaian

bahan baku.

• Saldo akhir : memuat data sisa persediaan pada akhir bulan.

• Pcs : satuan kuantitas dalambentukjumlah.

© M3 : satuan kuantitas dalam bentuk volume.

3. Laporan Pemakaian Bahan Baku (LPBB).

LPBB dibuat oleh gudang bahan baku setiap bulan, untuk melaporkan

pengeluaran bahan baku. LPBB dibuat sebanyak 4 rangkap, dibenkan kepada:

- Lembar pertama kepada bagian pembelian.

- Lembar kedua kepada bagian PPC.

- Lembar ketiga kepada bagian akuntansi.

- Lembar keempat diarsip oleh gudang bahan baku.

LPBB dapat dilihat pada lampiran L-3.

Keterangan:

• Bulan dan tahun : memuat bulan dan tahun pembuatan dokumen LPBB.

• Jenis kayu : memuat informasi mengenai jenis kayu yang dipakai

dalam proses produksi.

48

• Ukuran : memuat data mengenai ukuran kayu yang dipakai

selama satu bulan tersebut dalam satuan inchi.

• Jumlah : memuat jumlah kayu yang dipakai dalam proses

produksi (dalam pieces).

• Jumlah : memuat jumlah kayu yang dipakai dalam proses

produksi (dalam M3, satuan volume).

• Total : merupakan jumlah kayu (dalam pieces dan M3).

4. Surat Perintah Kerja (SPK).

SPK dibuat oleh bagian PPC yang mencantumkan perincian pesanan pelanggan

yang harus diproduksi. SPK dibuat sebanyak 3 rangkap, diberikan kepada:

- Lembar pertama kepada manajer produksi.

- Lembar kedua diarsip oleh bagian PPC.

- Lembar ketiga kepada manajer umum.

SPK lembar pertama dibuat salinan untuk diberikan kepada pengawas produksi.

SPK dapat dilihat pada lampiran L-4.

Keterangan:

o Identitas perusahaan : nama dan alamat perusahaan.

• PO.NO. : nomer surat pesanan pembelian dari pembeli.

o commodity : merupakan informasi mengenai jenis, bentuk dan

grade kayu yang diminta oleh pembeli.

49

• Size & Qtt : data mengenai ukuran panjang, lebar, dan tinggi kayu

yang diminta, serta jumlah pesanan kayu dalam

pieces dan M3.

: merupakan jumlah kayu (dalam pieces dan M3).

: merupakan kelebihan ukuran tinggi, lebar dan panjang

yang ditoleransi oleh pembeli.

: informasi mengenai tanggal pengiriman pesanan

tersebut.

: merupakan informasi mengenai bentuk akhir yang

diinginkan oleh pembeli.

• Tanggal : tanggal pembuatan SPK.

o Otorisasi : diotorisasi oleh manajer umum.

5. Jadwal Produksi (JP).

JP dibuat oleh manajer produksi untuk mengontrol kegiatan proses produksi. JP

dibuat sebanyak 1 rangkap dan diarsip oleh manajer produksi, kemudian JP dibuat

salinan dan diberikan kepada pengawas produksi. JP dapat dilihat pada lampiran

L-5.

« Total

• Tolerance

• Shipment

• Finishing

Keterangan:

o No. : nomer urutan item

Pemesan : nama pelanggan yang memesan produk.

50

• Ukuran : berisi informasi tentang ukuran dari jenis pesanan

yang diminta.

• Waktu : informasi tanggal pengiriman barang.

• Jenis : berisi informasi mengenai jenis kayu yang diminta

oleh pelanggan untuk diproduksi.

6. Laporan Hasil Produksi (LHP).

LHP dibuat oleh pengawas gudang B untuk melaporkan hasil produksi yang telah

selesai. LHP dapat dilihat pada lampiran L-6. LHP dibuat sebanyak 3 rangkap,

diberikan kepada:


- Lembar kedua kepada bagian PPC.

- Lembar ketiga diarsip oleh pengawas gudang B.

Keterangan:

« Identitas perusahaan: nama dan alamat perusahaan.

o Tanggal : tanggal pembuatan LHP

o No. : nomer shift

o Jenis kayu : memuat informasi mengenai jenis kayu yang dicatat

pada LHP.

• Asal : Departemen yang menghasilkan barang jadi tersebut.

• Tebal : berisi data mengenai tebal kayu.

51

• Lebar : berisi data mengenai lebar kayu.

o Panjang : berisi data mengenai panjang kayu.

• Pcs : jumlah pcs kayu yang dihasilkan.

• M3 : jumlah ND kayu yang dihasilkan.

• Ket : berisi informasi mengenai kekurangan barang jadi

dalam memenuhi pesanan pembeli.

• Oleh : tanda tangan pembuat LHP.

7. Laporan Pengepakan (LP).

LP dibuat oleh pengawas gudang pengepakan untuk melaporkan jumlah barang

baik yang siap untuk di packing. LP dapat dilihat pada lampiran L-7. LP dibuat

sebanyak 4 rangkap, diberikan kepada:

- Lembar pertama kepada manaj er produksi.

- Lembar kedua kepada bagian PPC

- Lembar ketiga kepada bagian akuntansi

- Lembar keempat diarsip oleh bagian gudang pengepakan.

Keterangan:

• Identitas perusahaan : nama dan alamat perusahaan.

o Tanggal : tanggal pembuatan LP

• No. : nomer shift

52

• Jenis kayu

• Asal

• Tebal

• Lebar

• Panjang

• Pcs

• M3

• Ket

• Oleh

• Mengetahui

: memuat informasi mengenai jenis kayu yang dicatat

pada LP.

: departemen yang menghasilkan barang jadi tersebut.

: berisi data mengenai tebal kayu.

: berisi data mengenai lebar kayu.

: berisi data mengenai panjang kayu.

: jumlah pcs kayu yang dihasilkan.

: jumlah M3 kayu yang dihasilkan.

: berisi informasi pembeli yang melakukan pemesanan.

: tanda tangan pembuat LP.

: diperiksa oleh manajer produksi.

4.2.6. Context Diagram Sistem Produksi

Context diagram prosedur akuntansi sistem produksi CV. Parta Jaya

ditunjukkan pada Gambar 4.3. sebagai berikut:

Gambar 4.3. Context Diagram Sistem Produksi

BagianPemasaran

/ Sstem \[ Akuntansi 1

—\ Produksi /•• Penninlaan pembelianbahan baku

IManajerUmum

SPP" "LPBB Bagian ]Pembelian

Sumber : narasi perusahaan, diolah oleh penulis.

53

Seperti terlihat pada Gambar 4.3., proses produksi dimulai pada saat bagian

pemasaran menginformasikan SPP ke sistem akuntansi produksi. SPK yang dibuat

oleh sistem akuntansi produksi bersama dengan SPP diinformasikan kepada manajer

umum. Saat persediaan bahan baku pada produksi tidak mencukupi, maka sistem

akuntansi produksi menginformasikan kepada bagian pembelian untuk melakukan

pembelian bahan baku. Sistem akuntansi produksi membuat LPBB setiap bulan dan

diinformasikan kepada bagian pembelian.

4.2.7. DFD Sistem Produksi

Sedangkan aktivitas sistem produksi dapat dilihat pada Gambar 4.5. Siklus

produksi CV. Parta Jaya dapat dibagi kedalam 5 aktivitas, yaitu:

1. Aktivitas perencanaan dan penjadwalan.

2. Aktivitas operasi produksi.

3. Aktivitas penyimpanan dan pengepakan.

4. Aktivitas pencatatan.

5. Aktivitas pengontrolan.

Aktivitas perencanaan dan penjadwalan merencanakan proses produksi

sefisien mungkin, guna memenuhi permintaan pelanggan. Aktivitas perencanaan dan

penjadwalan menerima dokumen SPP dari bagian pemasaran. Seperti terlihat pada

Gambar 4.5, aktivitas perencanaan dan penjadwalan raendokumentasi surat perintah

kerja dan jadwal produksi. SPK dan SPP diserahkan oleh aktivitas perencanaan dan

penjadwalan kepada manajer umum. SPK dan JP diserahkan kepada aktivitas operasi

54

produksi. Aktivitas perencanaan dan penjadwalan melakukan permintaan bahan baku

dan permintaan pembelian bahan baku secara lisan.

Gambar 4.4 DFD Sistem produksi

Permintaanpembelianbahan bakusecara lisan

Permintaanbahan bakusecara lisan

LPBB

Sumber: Narasi perusahaan, diolah oleh penulis.

Aktivitas operasi produksi menjalankan proses produksi sesuai dengan SPK

dan JP yang diterima dari aktivitas perencanaan dan penjadwalan. Aktivitas operasi

produksi mendokumentasi laporan hasil produksi. LHP diserahkan kepada aktivitas

penyimpanan dan pengepakan serta aktivitas pengontrolan.

55

Aktivitas penyimpanan dan pengepakan memenuhi permintaan bahan baku

yang dilakukan secara lisan oleh aktivitas perencanaan dan penjadwalan serta

mencatat pemakaian bahan baku pada KBB. Aktivitas penyimpanan dan pengepakan

juga melakukan proses pengepakan. Aktivitas penyimpanan dan pengepakan

mendokumentasi pemakaian bahan baku dan pengepakan. LPBB diserahkan kepada

bagian pembelian, aktivitas pencatatan, dan aktivitas pengontrolan. LP diserahkan

kepada aktivitas pencatatan dan aktivitas pengontrolan.

Aktivitas pencatatan menerima LPBB dan LP dari aktivitas penyimpanan

pengepakan dan aktivitas pengontrolan, untuk mencatat pemakaian bahan baku dan

persediaan barang jadi.

Aktivitas pengontrolan menerima semua dokumen dari aktivitas operasi

produksi serta aktivitas penyimpanan dan pengepakan, sebagai pengontrol terhadap

aktivitas sistem produksi.

5.2.8. Prosedur Sistem Produksi

Prosedur sistem produksi berfungsi untuk merencanakan bahan baku dan

kegiatan produksi sampai pada penyimpanan barang jadi. Prosedur sistem produksi

dapat dilihat pada Gambar 4.5 dan 4.6. dan penjelasannya adalah:

1. Prosedur sistem produksi dimulai pada saat bagian pemasaran menyerahkan SPP

ke bagian PPC. Berdasarkan SPP dari bagian pemasaran, maka bagian PPC

membuat SPK 3 rangkap.

56

2. SPP dan SPK 3 rangkap diberikan kepada manajer umum untuk diperiksa dan

diotorisasi, kemudian SPK lembar 1 dan 2 dikembalikan ke bagian PPC,

sedangkan SPK lembar ketiga dan SPP diarsip oleh manajer umum. SPK lembar

pertama diberikan kepada manajer produksi dan SPK lembar kedua diarsip oleh

bagian PPC.

3. Berdasarkan SPK, manajer produksi meminta bahan baku yang diperlukan dalam

proses produksi ke bagian gudang bahan baku secara lisan. Bagian gudang bahan

baku memeriksa persediaan bahan baku yang ada.

4. Jika bahan baku yang tersedia tidak mencukupi, bagian gudang bahan baku

menginformasikan kepada manajer produksi, kemudian manajer produksi akan

meminta secara lisan kepada bagian pembelian untuk melakukan pembelian

bahan baku.

5. Sedangkan jika bahan baku yang diminta tersedia, bagian gudang bahan baku

mengirimkan bahan baku ke bagian produksi. Pengeluaran bahan baku dari

gudang bahan baku dicatat dalam kartu bahan baku, dan setiap bulan dibuat

LPBB rangkap 4, lembar pertama diberikan kepada bagian pembelian, lembar

kedua diberikan kepada bagian PPC, lembar ketiga diberikan ke bagian akuntansi

dan lembar keempat diarsip oleh bagian gudang bahan baku. Berdasarkan LPBB,

bagian akuntansi menjurnal pemakaian bahan baku.

6. Sebelum memulai proses produksi, manajer produksi membuat JP berdasarkan

SPK, kemudian SPK dan JP dibuat salinan dan diberikan kepada setiap pengawas

produksi.

57

7. Berdasarkan SPK, JP, dan bahan baku yang telah tersedia, maka proses produksi

dimulai. Proses produksi pertama dilakukan dalam gudang A. Setelah itu, kayu

yang telah melalui tahap pembahanan dibawa ke gudang B.

8. Sisa bahan baku yang tidak terpakai dalam proses produksi, dikembalikan ke

gudang bahan baku tanpa disertai dengan dokumen apapun.

9. Setelah proses produksi selesai dilakukan, maka pengawas gudang B membuat

LHP 3 rangkap. LHP lembar pertama diberikan kepada manajer produksi, LHP

lembar kedua diberikan kepada bagian PPC, dan lembar ketiga dipegang oleh

pengawas gudang B. Kemudian pengawas gudang B mengirim hasil produksi

beserta LHP lembar ketiga ke bagian pengepakan.

10. Pada bagian proses pengepakan masih dilakukan pemeriksaan kembali, untuk

dipisahkan antara barang yang baik dan yang cacat.

11. Produk yang telah memenuhi syarat dipacking dan dibuat LP 4 rangkap. LP 4

rangkap diberikan kepada manajer produksi untuk diperiksa dan diotorisasi. LP

lembar pertama diarsip oleh manajer produksi. LP lembar kedua, ketiga dan

keempat dikembalikan kepada bagian gudang pengepakan. LP lembar kedua

diberikan kepada bagian PPC, lembar ketiga diberikan kepada bagian akuntansi

dan lembar keempat diarsip oleh gudang pengepakan. Bagian akuntansi meneatat

LP dalam jurnal persediaan barang jadi.

Gam

bar

4.5.

Pro

sedu

r Si

stem

Pro

duks

i

Sum

bcr:

nar

asi

poru

saha

an d

iola

h ol

eh p

cnul

is.

oo

Gam

bar

4.6.

Pro

sedu

r Si

stem

Pro

duks

i (l

anju

tan)

Man

ajer

Um

umP

PC

Man

ajer

Pro

duks

iG

udan

g B

ahan

Bak

uG

udan

gAG

udan

g B

Aku

ntan

sl

LLL

60

4.2.9 Kebiiakan Akuntansi Sistem Produksi.

Perusahaan mencatat pemakaian bahan baku dalam jurnal pemakaian bahan

baku berdasarkan LPBB yang diterima setiap minggu oleh bagian akuntansi dari

bagian gudang bahan baku. Jurnal yang dibuat untuk mencatat pemakaian bahan baku

adalah sebagai berikut:

Barang dalam proses xxx

Persediaan bahan baku xxx

Pada saat proses produksi selesai dilakukan, dengan menggunakan bukti

pendukung LP, bagian akuntansi akan melakukan jurnal sebagai berikut:

Persediaan barang jadi xxx

Barang dalam proses xxx

43 Analisa dan Pembahasan

Penulis melakukan analisa atas siklus produksi didalam CV. Parta Jaya.

Berdasarkan analisa tersebut, penulis menemukan adanya beberapa kekurangan

dalam prosedur sistem produksi, antara lain: adanya perangkapan tugas, wewenang,

dan tanggung jawab dalam struktur organisasi perusahaan, adanya dokumen yang

kurang pada departemen atau bagian yang seharusnya memerlukan dan prosedur

sistem produksi yang belum benar. Oleh karena itu penulis memberikan usulan

perbaikan pada sistem produksi dalam struktur organisasi, dokumentasi dan prosedur

guna membantu perusahaan dalam menunjang pengendalian internal.

61

43.1 Evalnasi dan Usulan Atas Struktnr Organisasi dan Job Description

4.3.1.1 Evaluasi Atas Struktur Ornganisasi

Struktur organisasi CV. Parta Jaya belum memadai, karena terdapat tanggung

jawab yang terlalu luas oleh manajer produksi. Manajer produksi mengawasi dan

mengontrol bagian produksi, bagian PPC, bagian teknis dan bagian gudang pada

waktu bersamaan. Dengan adanya tanggung jawab yang terlalu luas tersebut, fungsi

manajer produksi menjadi tidak efektif.

Pada struktur organisasi CV. Parta Jaya terdapat nama bagian yang tidak

sesuai dan menggambarkan fungsi dari bagian tersebut, seperti: gudang A, gudang B,

dan gudang pengepakan yang berfungsi melakukan proses produksi bukan sebagai

tempat penyimpanan. Selain tidak menggambarkan fungsinya, juga terdapat nama

bagian yang tidak seragam, seperti: PPC, teknis, pembelian, personalia, dan gudang

bahan baku.

Dengan adanya nama bagian yang tidak mencerminkan fungsi sebenarnya,

fungsi gudang barang jadi menjadi tidak kelihatan, karena pada struktur organisasi

CV. Parta Jaya, barang jadi yang telah dipacking disimpan pada tempat pengepakan

sampai pada waktu pengiriman.

4 J.I.2 Evaluasi Atas Job Description

Job description CV. Parta Jaya masih belum baik. Pembuatan JP dan

pemesanan bahan baku ke bagian pembelian dilakukan oleh manajer produksi,

62

seharusnya manajer produksi hanya berfungsi sebagai pengawas dan pengontrol

proses produksi, bukan sebagai perencana.

4.3.1.3 Usulan Atas Struktur Organisasi

Berdasarkan evaluasi pada struktur organisasi CV. Parta Jaya, penulis

memberikan usulan-usulan perbaikan yang dapat diterapkan oleh CV Parta Jaya

dalam menunjang pengendalian internal. Usulan struktur organisasi dapat dilihat pada

Gambar4.8.

Gambar4.7. Usulan Struktur Organisasi

Direktur

ManajerUmum

Manajer ;

Pemasaran :

BagianTeknis

ManajerProduksi

BagianPPIC

BagianGudang

ManajerKeuangan

KepalaProduksi

_! Bagian |I Pembahanan ii I

. j Bagian i[ J Akuntansi j

| j Bagian iI | Personalia •

rBagian

Pemodelan

i Bagian~j Pembelian

Bagian QualityControl &

: Pengepakan

63

Untuk membatasi tanggung jawab manajer produksi dan untuk merencanakan

bahan baku dalam proses produksi, maka diusulkan agar bagian gudang dipindahkan

di bawah tanggung jawab PPC, sehingga bagian PPC berganti nama menjadi PPIC

{Production planning inventory control). Penulis juga mengusulkan untuk dibentuk

kepala produksi yang berfungsi mengawasi operasional proses produksi. Kepala

produksi dan bagian PPIC dibawah tanggung jawab manajer produksi. Diusulkan

pula agar dibentuk gudang barang jadi sebagai tempat penyimpanan sementara

barang jadi yang telah dipacking sampai pada waktu pengiriman.

Untuk menggambarkan fungsi bagian dari struktur organisasi, penulis

mengusulkan untuk mengganti nama gudang A menjadi bagian pembahanan, gudang

B menjadi bagian pemodeian, dan gudang pengepakan menjadi bagian quality control

dan pengepakan. Juga diusulkan penyeragaman nama-nama bagian, seperti PPC

menjadi bagian PPIC, teknis menjadi bagian teknis, pembelian menjadi bagian

pembelian, akuntansi menjadi bagian akuntansi, gudang bahan baku dan barang jadi

menjadi bagian gudang bahan baku dan barang jadi.

4.3,1.4 Usulan Atas Job Description

Berdasarkan usulan struktur organisasi CV. Parta Jaya, maka. Job descrption

perlu diusulkan. Dengan dipindahnya bagian gudang dibawah tanggung jawab PPIC,

maka tugas PPIC tidak hanya menangani perencanaan produk dan mencocokan

jalannya produksi dengan perencanaan, tetapi juga merencanakan, mengawasi dan

mengontrol bahan baku dan barang jadi di gudang.

64

Dengan terbentuknya gudang barang jadi, bagian gudang bertanggung jawab

tidak hanya atas keamanan persediaan bahan baku, tetapi juga atas persediaan barang

jadi, serta mengawasi penerimaan dan pengeluaran bahan baku dan barang jadi.

Berdasarkan evaluasi atas job description, penulis mengusulkan agar

pembuatan JP dan pemesanan pembelian bahan baku ke bagian pembelian dilakukan

oleh bagian PPIC

Usulan struktur organisasi dan job description membawa perubahan dalam

tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian. Usulan pada struktur

organisasi menambah satu bagian, yaitu kepala produksi yang berfungsi sebagai

pengawas operasional produksi dan dipindahkannya bagian gudang dibawah

tanggung jawab bagian PPIC. Dengan adanya perubahan struktur organisasi dan job

description yang mengikutinya, akan menimbulkan biaya namun biaya tersebut tidak

akan berarti bila dibandingkan dengan keuntungan yang dihasilkan melalui sistem

pengendalian internal yang baik bagi CV. Parta Jaya...

Tugas, wevyenang dan tanggung jawab masing-masing bagian untuk struktur

organisasi usulan adalah:

1. Manajer Produksi.

a. Manajer produksi bertanggung jawab kepada manajer umum.

b. Mengontrol barang jadi sesuai/iengan SPK.

c. Bertanggung jawab untuk menyelesa,ikan pesanan pembeli.

d. Membawahi danrnengawasi bagian teknik, bagian PPIC, dan kepala produksi.

65

2. Bagian PPIC.

a. Bertanggung jawab kepada manajer produksi.

b. Merencdfiakan kegiatan produksi dan kebutuhan bahan baku.

c. Mencocokan jalannya produksi dengan perencanaan yang telah dibuat.

d. Mengawasi dan mengontrol persediaan bahan baku, bahan penolong, dan

barang jadi di gudang.

e. Melakukan usulan pembelian bahan baku ke bagian pembelian.

f. Membawahi bagian gudang.

3. Kepala Produksi.

a. Bertanggung jawab kepada manajer produksi.

b. Mengawasi jalannya operasional produksi.

c. Bertanggung jawab menyelesaikan produksi sesuai dengan perencanaan.

d. Membawahi bagian pembahanan, bagian pemodelan, serta bagian quality

control dan pengepakan.

4. Bagian Gudang.

a. Bertanggung jawab kepada bagian PPIC.

b. Menjaga dan mengamankan persediaan bahan baku, bahan penolong dan

barang jadi.

c. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran bahan baku, bahan penolong, dan

barang jadi di gudang

d. Melaporkan pemakaian bahan baku dan bahan penolong, persediaan dan

pengeluaran barang jadi ke bagian PPIC

66

5. Bagian Pembahanan.

a. Bertanggungjawab kepada kepala produksi.

b. Melaksanakan proses produksi mulai dari proses planer sampai dengan

proses rip dan finger joint.

6. Bagian Pemodelan.


b. Melaksanakan proses moulding dan laminating.

7. Bagian Quality Control dan Pengepakan.


b. Melakukan quality control dan pengepakan barang jadi.

4.3.2 Evaluasi dan Usulan Atas Dokumen

4.3.2.1 Evaluasi Atas Dokumen

Pada beberapa dokumen yang lama terdapat kekurangan dokumentasi

informasi, sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dalam pemenuhan pesanan

pelanggan dan mengakibatkan kesalahan pengirimarL Berikut ini akan dijelaskan

mengenai informasi yang kurang pada setiap dokumen, yaitu:

1. Pada SPK tidak tercantum nomer SPK untuk penelusuran dokumen.

2. Pada LPBB tidak tercantum identitas perusahaan, nomer LPBB, kondisi kayu,

tanda tangan bagian gudang sebagai pembuat, dan tanda tangan bagian PPIC

sebagai penerima.

67

3. JP yang lama Iebih merupakan rangkuman dari SPK-SPK yang telah diterima,

seharusnya JP dibuat untuk menjadwalkan proses produksi dari pesanan.

Informasi waktu pengiriman barang pada JP yang lama tidak perlu dicantumkan

karena pengawas hanya perlu mengetahui waktu penyelesaian proses produksi

pada suatu tahap produksi. Pada JP yang lama juga tidak tercantum identitas

perusahaan, nomer JP, tahap operasi, shift kerja, tanggal pembuatan JP, nomer

SPK, jumlah pesanan, waktu selesainya suatu proses produksi, dan tanda tangan

bagian PPIC sebagai pembuat.

4. Pada LHP tidak tercantum nomer LHP, nomer SPK, nomer bukti pemindahan

barang, nomer PO, model akhir yang diinginkan pemesan, kondisi kayu yang.

diinginkan pemesan, jumlah yang telah selesai diproduksi, dan otorisasi dari

kepala produksi.

5. Pada LP tidak tercantum nomer LP, nomer SPK, nomer PO, model akhir, kondisi

kayu, jumlah barang jadi yang baik maupun yang cacat dan jumlah sisa pesanan.

Pada LP juga terdapat nama kolom yang tidak tepat, yaitu pada keterangan no.

dan kolom keterangan yang tidak sesuai dengan informasi yang ditulis.

Pada dokumentasi yang lama juga terdapat kelebihan dan kekurangan

dokumen. Bagian PPC tidak memerlukan LHP dan LP karena tidak berfungsi sebagai

pengawas produksi. Bagian pembelian tidak memerlukan LPBB dari bagian gudang,

karena yang seharusnya mengontrol bahan baku adalah bagian PPIC bukan bagian

pembelian. Para pengawas dalam proses produksi tidak memerlukan dokumen SPK,

karena pekerjaan mereka telah tercantum dalam JP.

68

Pada dokumentasi CV. Parta Jaya, juga terdapat beberapa aktivitas pada

sistem produksi yang tidak menggunakan dokumen. CV. Parta Jaya tidak

mendokumentasi kebutuhan bahan baku, jumlah mesin dan pekerja yang diperlukan

dalam melakukan proses produksi, sehingga bagian PPIC dan manajer produksi

kesulitan merencanakan dan mengontrol proses produksi dan bahan baku.

Persediaan bahan baku dan barang jadi di gudang tidak terkontrol dengan baik

karena terdapat beberapa aktivitas yang, tidak menggunakan dokumen sebagai bukti

pendukung, yaitu: permintaan bahan baku dan bahan penolong dari bagian produksi

ke bagian gudang, permintaan pembelian bahan bajcu ke bagian pembelian, bagian

PPIC tidak mempunyai catatan mengenai persediaan bahan baku, penyerahan dan

penyimpanan barang jadi di gudang.

Pengontrolan pada proses produksi juga belum benar, yaitu: tidak adanya

dokumen pemindahan barang dalam proses produksi, sehingga tidak dapat diketahui

jumlah barang yang dipindah. Tidak ada dokumen yang melaporkan barang cacat,

sehingga kesulitan dalam melakukan perencanaan ulang produksi. Tidak ada

dokumen yang mencatat jam kerja karyawan secara langsung dan tidak langsung

untuk perhitungan biaya produksi. Tidak ada dokumen yang berupa laporan hasil

proses produksi sebagai pertanggung jawaban manajer produksi kepada manajer

urn urn.

69

4.3.2.2 Dokumen Usulan

Berdasarkan pada evaluasi atas dokumen, penulis mengusulkan agar diberi

beberapa tambahan informasi pada dokumen, sebagai berikut:

1. Pada SPK diberi nomer SPK yang merupakan identitas dokumen untuk

penelusuran dokumen.

2. Pada LPBB diberi tambahan informasi identitas perusahaan, nomer LPBB sebagai

identitas dokumen, informasi kondisi kayu, serta tanda tangan bagian gudang

sebagai pembuat dokumen, dan tanda tangan manajer PPIC sebagai penerima

dokumen.

3. Dokumen JP dibuat sebagai jadwal dari proses produksi. Informasi waktu

pengiriman barang pada JP tidak dicantumkan. Pada JP tersebut diberi tambahan

informasi identitas perusahaan, nomer JP, tahap operasi, shift kerja, tanggal

pembuatan JP, nomer SPK, dan waktu selesainya suatu proses produksi, dan

tanda tangan manjer PPIC sebagai pembuat.

4. Pada LHP diberi tambahan informasi nomer LHP, nomer SPK, nomer bukti

pemindahan barang, nomer PO, model akhir yang diinginkan pemesan, kondisi

kayu yang diinginkan pemesan, jumlah yang telah selesai diproduksi dan otorisasi

dari manajer produksi.

5. Pada LP diberi tambahan informasi nomer LP, nomer SPK, nomer PO, model

akhir kayu, kondisi kayu, jumlah barang jadi yang baik maupun yang cacat dan

jumlah sisa pesanan. Keterangan no diganti menjadi shift kerja dan nama kolom

keterangan diganti menjadi pemesan.

70

Dengan adanya perubahan struktur organisasi dan job description, maka perlu

dilakukan penyesuaian jumlah rangkap dokumen CV. Parta Jaya. SPK dan JP

memerlukan penambahan 1 rangkap yang diberikan kepada kepala produksi. LP

memerlukan penambahan 1 rangkap yang diberikan kepada bagian gudang sebagai

pelaporan penyerahan barang jadi yang masuk ke gudang. Dokumen LHP dikurangi 1

rangkap yang diberikan kepada bagian PPIC. Dokumen LPBB dikurangi 1 rangkap,

yang diberikan kepada bagian pembelian.

Berdasarkan evaluasi atas aktivitas sistem produksi yang tidak mempunyai

bukti pendukung dokumen, penulis mengusulkan daftar kebutuhan bahan baku yang

berisi kebutuhan bahan baku yang diperlukan, sehingga dapat dihindarkan terjadinya

pengembalian bahan baku dari bagian produksi ke bagian gudang. Penulis juga

mengusulkan daftar kegiatan produksi yang berisi jumlah karyawan dan mesin yang

diperlukan dalam memproduksi suatu produk.

Untuk mengontrol bahan baku dan bahan penolong di gudang, diusulkan bukti

permintaan bahan baku dan bahan penolong serta catatan bahan baku yang xjisimpan

oleh bagian PPIC. Diusulkan pula bukti permintaan pembelian bahan baku ke bagian

pemhelian untuk mengontrol jumlah bahan baku yang akan dibeli. Begitu pula untuk

mengontol barang jadi di gudang, diusulkan laporan penyerahan barang dan kartu

barang jadi.

Penulis mengusulkan beberapa dokumen baru yang mengontrol kegiatan

proses produksi, antara lain: bukti perpindahan barang yang dilampirkan pada setiap

perpindahan barang dalam proses produksi, untuk mengontrol jumlah barang yang

71

dipindahkan. Laporan barang cacat, sebagai dasar untuk memproduksi ulang. Kartu

jam kerja yang mencatat jam kerja karyawan secara langsung untuk kepentingan

perhitungan biaya produksi. Laporan pembayaran gaji dari bagian personalia kepada

bagian akuntansi sebagai perhitungan biaya tenaga kerja tidak langsung. Sebagai

pertanggung jawaban manajer produksi kepada manajer umum atas hasil proses

produksi, penulis mengusulkan agar manajer produksi membuat laporan barang jadi,

yang berisi jumlah barang jadi yang telah selesai dan siap dikirim.

Dokumen-dokumen yang diusulkan untuk diberi tambahan informasi adalah:

1. SPK

SPK dibuat oleh bagian PPIC. SPK berisi perincian pesanan pelanggan yang

harus diproduksi. Dokumen SPK usulan dapat dilihat pada Gambar 4.8. SPK

dibuat sebanyak 4 rangkap, diberikan kepada:


- Lembar kedua kepada kepala produksi.

- Lembar ketiga diarsip oleh bagian PPIC.

- Lembar keempat kepada manajer umum.

72

Gambar 4.8. Usulan Dokumen SPK

CV. PARTA JAVA No. dok:Jl. RayaNgagel 121

Surat Perintah KerjaPO. No.

Commodity

No.

123456789

10

Size Tolerance Finishing Grade QttPCS M3

Shipment :

TanggalDisetujui Diketahui Oleh

(Manajer Umum) (Manajer Produksi) (Bagian PPIC

Keterangan:

• Identitas perusahaan: nama dan aiamat perusahaan.

• No. dok : nomer SPK.

PO.NO. : nomer surat pesanan pembelian dari pembeli.

73

© Commodity

© No.

• Size

• Tolerance

© Finishing

© Grade

• Shipment

© Tanggal

© Oleh

© Disetujui

: merupakan informasi mengenai jenis kayu yang

diminta oleh pemesan.

: nomer urutan item.

: data mengenai ukuran panjang, lebar, dan tinggi kayu

yang diminta oleh pemesan.

: merupakan kelebihan atau kekurangan ukuran tinggi,

lebar dan panjang yang ditoleransi oleh pembeli.

: model akhir yang diinginkan oleh pemesan.

: kondisi kayu yang diinginkan oleh pemesan.

: jumlah kayu yang diminta oleh pemesan (dalam PCS

danM3).

: informasi mengenai kapan pesanan tersebut harus

dikirim.

: tanggal pembuatan SPK.

: tanda tangan manajer PPIC yang membuat SPK.

: diotorisasi oleh manajer umum.

2. JP

JP dibuat oleh manajer PPIC. JP berisi mengenai pekerjaan yang harus

dilakukan dalam suatu tahap proses produksi untuk menyelesaikan suatu

74

produk. Dokumen JP usulan dapat dilihat pada Gambar 4.9. JP dibuat dalam 2

rangkap dan diberikan kepada:

Lembar pertama diberikan kepada kepala produksi untuk dibuat

salinan dan diberikan kepada tiap pengawas proses produksi.

- Lembar kedua diarsLp oleh bagian PP[C.

Gambar 4.9. Usulan Dokumen JP

CV. PARTA JAVA No. dok:Jl. Raya Ngagel 121

JADWAL PRODUKSI

TahapOperasi : TanggalShift :

No.

123456789

10

No. SPK Pemesan JenisKayu

UkuranTebal |panjang( Lebar

JurrtahPCS M3

WaktuSelesai

Oleh:

(Bagian PPIC)

Keterangan :

• Identitas perusahaan: nama dan alamat perusahaan.

75

• No. dok

• Tanggal

« Tahap operasi

• Shift

• No.

o No. SPK

• Pemesan

<» Jenis kayu

• Tebal

• Panjang

• Lebar

• Jumlah

• Waktu selesai

• Oleh

: nomer dokumen JP.

: tanggal JP dibuat.

: nama tahap operasi.

: shift kerja pekerja.


: nomer SPK.

: nama pemesan yang memesan produk.

: nama jenis kayu dari pesanan.

: berisi informasi tentang tebal kayu.

: berisi informasi tentang panjang kayu.

: berisi informasi tentang lebar kayu.

: jumlah kayu yang harus diproses (dalam PCS dan

M3).

: waktu selesai menyelesaikan satu tahap operasi.

: tanda tangan manajer PPIC yang membuat JP.

3. Laporan Pemakaian Bahan Baku (LPBB).

LPBB dibuat oleh gudang bahan baku setiap bulan, untuk melaporkan

pengeluaran bahan baku. Dokumen LPBB usulan dapat dilihat pada Gambar

4.11. LPBB dibuat sebanyak 3 rangkap, diberikan kepada:

- Lembar pertama kepada bagian PPC.

76

Lembar kedua kepada bagian akuntansi.

Lembar ketiga diarsip oleh gudang bahan baku.

Gambar 4.10. Usulan Dokumen LPBB

CV. PARTA JAVAJl. Raya Ngagel 121

No. dok:

Laporan Pemakaian Bahan BakuBulan & Tahun

JenisKayu

Grade Ukuran JumlahPCS

(Total I!

M3

Yang Menerima: Oleh:

(Manajer PPIC) (Bagian Gudang)

Keterangan:

• Identitas perusahaan: nama perusahaan dan alamat perusahaan.

• No. dok : nomer dokumen LPBB

• Bulan dan tahun : memuat bulan dan tahun pembuatan dokumen LPBB.

77

© Jenis kayu

• Grade

• Ukuran

o Jumlah

© Total

• Oleh© Yang menerima

: memuat informasi mengenai jenis kayu yang dipakai

dalam proses produksi.

: kondisi kayu.

: memuat data mengenai ukuran kayu yang dipakai

selama satu bulan tersebut dalam satuan inchi.

: memuat jumlah kayu yang dipakai dalam proses

produksi (dalam PCS dan M3).

: merupakan jumlah kayu (dalam pieces dan M3).

: tanda tangan bagian gudang yang membuat LPBB.

: tanda tangan manajer PPIC yang menerima LPBB.

4. LHP.

LHP dibuat oleh pengawas bagian yang merupakan akhir dari proses produksi

untuk suatu barang tertentu. Dokumen LHP usulan dapat dilihat pada Gambar

4.12. LHP dibuat sebanyak 2 rangkap, diberikan kepada:


- Lembar kedua diarsip oleh pengawas.

78

Gambar 4.11. Usulan Dokumen LHP


Laporan Hasil Produksi

Tanggal :Shift :No.

12

pj456789

10

No.KTPB

No.SPK

No.PO

JenisKayu

Finishing Grade UkuranTebaljPanjan^Lebar

Jurnlah selesaiPCS M3

Ket

Mengetahui Oleh

(Kepala Produksi) (Penga^g^ Praduksi)

Keterangan:

• Identitas Perusahaan: nama dan alamat perusahaan.

• No. dok : nomer dokumen LHP.

• Tanggal

• Shift

• No.

• No. KTPB

: tanggal pembuatan LHP

: shift kerja.


: -nomer KTPB

79

• No. SPK

• No. PO

• Jenis kayu

^ Finishing

o Grade

• Tebal

• Panjang

• Lebar

• Jumlah selesai

<» Ket

o Oleh

• Mengetahui

: nomer SPK.

: nomer SPP.

: memuat informasi mengenai jenis kayu.

: model akhir yang diminta oleh pemesan.

: kondisi kayu yang diminta oleh pemesan.




: jumlah kayu yang selesai diproduksi (dalam PCS dan

M3).

: berisi informasi mengenai kekurangan barang jadi

dalam memenuhi pesanan pembeli.

: tanda tangan pengawas produksi yang membuat LHP.

: tanda tangan kepala produksi yang menyetujui LHP.

5. LP

LP dibuat oleh pengawas bagian pengepakan untuk melaporkan jumlah barang

baik yang di packing. Dokumen LP usulan dapat dilihat pada Gambar 4.12. LP

dibuat sebanyak 5 rangkap, diberikan kepada:


- Lembar kedua kepada kepala produksi.

80

Lembar ketiga kepada bagian akuntansi

Lembar keempat kepada ke bagian gudang.

Lembar kelima diarsip oleh bagian pengepakan

Gambar 4.13. Usulan Dokumen LP

CV. PARTA JAYA Na doleJI.RayaNgageM21

Lapcran Rertgepakan

Tanggal :Shift :

No.

123456789

10

NaSPK NaPO Perresan Finishing Grade UkranTebal Parjang Leber

JuriahBakPCS

JuniahCacatPCS m

9sa

Msngetahui Diterima Oeh

(Manajer Prockisi) (Bagian Gudang) (Pengawas Pengepakan)

Keterangan:

« Identitas Perusahaan: nama dan alamat perusahaan.

• No. dok : nomer dokumen LP.

Tanggal : tanggal pembuatan LP

81

• Shift

• No.

• No. SPK

• No. PO

• Pemesan

o Finishing

• Grade

o Tebal

o Panjang

o Lebar

o Jumlah baik

• Jumlah cacat

• Sisa

o Oleh

• Diterima

• Mengetahui

: shift kerja pekerja.


: nomer SPK.

: nomer SPP.

: nama pemesan.

: model akhir yang diminta oleh pemesan.





: jumlah kayu baik yang telah dipacking (dalam PCS

danM3).

: jumlah kayu cacat (dalam PCS dan M3).

: sisa kayu yang hams diproduksi dalam memenuhi

pesanan.

: tanda tangan pengawas pengepakan yang membuat

LP.

: tanda tangan bagian gudang sebagai serah terima

barangjadi.

: tanda tangan manajer produksi yang menyetujui LP.

82

Dokumen-dokumen baru yang diusulkan oleh penulis dalam sistem produksi

adalah:

1. Daflar Kebutuhan Bahan Baku (DKB)

DKB dibuat oleh bagian PPIC berdasarkan SPK. DKB berfungsi untuk

merencanakan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi. Dokumen

DKB usulan dapat dilihat pada Gambar 4.13. DKB dibuat 2 rangkap dan

diberikan kepada:


- Lembar kedua diarsip oleh bagian PPIC.

Keterangan:


• No. dok : nomer DKB.

• Tanggal : tanggal DKB dibuat.

o Nomer SPK : nomer SPK.

• Jenis kayu : jenis kayu yang dibutuhkan.

• No. : nomer urutan item.

• Ukuran : ukuran kayu yang dibutuhkan.

• Grade : kondisi kayu yang diinginkan pemesan.

• Jumlah Jumlahkayuyangdibutuhkan (dalam PCS dan M3).

• Sisa produksi : jumlah sisa bahan yang ada di produksi.

• Oleh : tanda tangan bagian PPIC yang membuat DKB.

83

• Diketahui

• Disetujui

: tanda tangan manajer produksi yang menyetujui DKB.

: tanda tangan manajer umum yang mengotorisasi

DKB.

Gambar 4.13. Usulan Dokumen DKB


Daftar Kebutuhan Bahan Baku

NomerSPK :Jenis Kayu :

Tanggal;

No.

123456789

10

Ukuran Grade Jumlah(PCS) (M3)

SisaProduksi

Disetujui Diketahui Oleh:

(Manajer Umum) (Manajer Produksi) (Bagian PPIC)

2. Daftar Kegiatan Produksi (DKP)

DKP dibuat oleh bagian PPIC berdasarkan SPK_ DKP merupakan perencanaan

jenis kegiatan produksi dan mesin yang digunakan untuk proses produksi.

84

Dokumen DPK usulan dapat dilihat pada Gambar 4.15. DKP dibuar 2 rangkap

dan diberikan kepada:

- Lembar pertama kepada manaj er produksi.

- Lembar kedua diarsip oleh manajer PPIC.

Gambar 4.15. Usulan Dokumen DKP


Daftar Kegiatan Produksi

NomerSPK :Item SPK :Finishing

Tanggal:

No.123456789

10

Tahap Mesin Penjelasan

Disetujui Penerima Oleh:

(Manajer Umum) (Manajer Produksi) (Manajer PPIC)

Keterangan:

• Identitas Perusahaan : nama dan alamat perusahaan.

85

• No. dok

• Tanggal

o Nomer SPK

o Item SPK

• Finishing

• No

© Tahap

© Mesin

• Penjelasan

• Oleh

© Penerima

© Disetujui

: nomer DKP.

: tanggal DKP dibuat.

: nomer SPK.

: nomer item yang ada pada SPK.

: model akhir kayu yang diinginkan oleh pemesan.


: tahap-tahap proses produksi yang hams dilakukan.

: mesin yang digunakan dalam proses produksi.

: penjelasan kegiatan produksi apabila diperlukan.

: tanda tangan manajer PPIC yang membuat DKP.

: tanda tangan manajer produksi yang menerima DKP.

: tanda tangan manajer umum yang mengotorisasi DKP.

3. Catatan Bahan Baku (CBB)

CBB dibuat oleh manajer PPIC sebagai catatan mengenai persediaan bahan

baku di gudang. CBB digunakan untuk mengontrol bahan baku digudang dan

sebagai informasi bahan baku yang tersedia saat itu di gudang. Dokumen CBB

usulan dapat dilihat pada Gambar 4.16. CBB dibuat sebanyak 1 rangkap dan

diarsip oleh manajer PPIC.

86

Gambar 4.15. Usulan Dokumen CBB

JBISKAYU :

UKURAN TANQGALPCS M3

PENGB/EWLJANPCS M3

PEM4KAIANPCS M3

SALDO

PCS [ M3 J

Keterangan:

• Jenis kayu

• Ukuran

• Tanggal

: berisi informasi jenis kayu.

: ukuran kayu.

: tanggal bahan baku masuk dan keluar dari gudang.

87

Terima

Pengembalian

Pemakaian

Saldo

: berisi informasi jumlah bahan baku yang diterima

(dalamPCSdanM3).

: berisi informasi jumlah bahan baku yang

dikembalikan kepada Supplier (dalam PCS dan M3).

: berisi informasi pemakaian bahan baku (dalam PCS

danM3).

: merupakan jumlah persediaan bahan baku yang ada di

gudang (dalam PCS dan M3).

4. Bukti Permintaan Pembelian (BPP)

BPP dibuat oleh manajer PPIC kepada bagian pembelian. BPP berisi data

mengenai bahan baku yang harus dibeli untuk memenuhi persediaan bahan baku

yang akan digunakan dalam proses produksi. Dokumen BPP usulan dapat

dilihat pada Gambar 4.17. BPP dibuat sebanyak 2 rangkap dan diberikan

kepada:

- Lembar pertama kepada bagian pembelian.

- Lembar kedua diarsip oleh manajer PPIC.

88

Gambar4.16. Usulan Dokumen BPP


BUKTI PERMINTAAN PEMBELIAN

Tanggal :

No.

123456789

10

No. SPK JenisKayu

Grade Ukuran JumlahPCS M3

Disetujui Penerima Oleh

(Manajer Umum) (Bagian Pembelian) (Manajer PPIC)

Keterangan:

• identitas perusahaan: nama dan alamat perusahaan.

• No. dok : nomer dokumen BPP.

• Tanggal

• No

• No. SPK

: tanggal BPP dibuat


: nomer SPK.

• Ukuran : memuat inforrriasi mengenai ukuran kayu yang

dibutuhkan untiik dibeli.

• Jumlah : jumlah bahan baku kayu yang dibutuhkan untuk dibeli

(dalam PCS dan M3).

• Oleh : tanda tangan bagian PPIC yang membuat BPP.

o Penerima : tanda tangan bagian pembelian yang menerima BPP.

• Disetujui : tanda tangan manajer produksi yang mengotorisasi

BPP.

5. Bukli Permintaan Bahan Baku. (BPBB)

BPBB dibuat oleh kepala produksi berdasarkan DKB. BPBB diberikan kepada

manajer produksi untuk diotorisasi kemudian diberikan kepada bagian gudang,

untuk mendokumentasi permintaan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses

produksi. Dokurncn BPBB usulan dapat dilihat pada Gambar 4.17. BPBB

dibuat sehanyak 3 ran.gkap dan diberikan kepada:

Lembar pertarrsa diarsip oleh gudang bahan baku

Lembar keciua diberikan ke bagian produksi pada saat pengiriman

bahan baku.

Lembat ketiga kepada bagian PPIC.

90

Gambar 4.17. Usulan Dokumen BPBB


Bukti Permintaan Bahan Baku

Tanggal:

No.

123456789

10

No. SPK JenisKayu

Ifauran Grade Jumlah DirrintaPCS M3

Jifrtah Diserahkan

PCS M3Jumlah SisaPCS | M3

Dikirim

L ke

Yang Menyerahkan: Oleh:

(Bagian Gudang) (Manner Produksi)

Keterangan:


• No. dok : nomer dokumen BPBB.

• Tanggal

• No

• No SPK

: tanggal BPBB dibuat


: nomer SPK.

91

• Jenis Kayu

• Ukuran

• Grade

: memuat informasi mengenai jenis kayu yang diminta.

: ukuran kayu yang diminta.


Jumlah diminta : jumlah bahan baku kayu yang diminta (dalam PCS

dan M3).

Jumlah diserahkan : jumlah bahan baku kayu yang diserahkan oleh bagian

gudang (dalam PCS dan M3)

: jumlah sisa bahan baku kayu yang belum dipenuhi

oleh bagian gudang (dalam PCS dan M3).

: tempat tujuan bahan baku dikirimkan

: tanda tangan manajer produksi yang pembuat BPBB.

• Jumlah sisa

• Dikirim ke

• Oleh

Yang menyerahkan : tanda tangan bagian gudang yang menyerahkan bahan

baku.

6. Bukti Permintaan Bahan Penolong (BPBP).

BPBP dibuat oleh kepada produksi. BPBP mencatat permintaan bahan penolong

yang dibutuhkan dalam proses produksi. BPBP diberikan kepada manajer

produksi untuk diotorisasi sebelum diberikan kepada bagian gudang. BPBP

dapat dilihat pada gambar 4.18. BPBP dibuat sebanyak 2 rangkap dan diberikan

kepada:

I^embar pertama diarsip oleh bagian gudang.

92

Lembar kedua diberikan kepada bagian produksi bersamaan dengan

pengiriman bahan penolong.

Gambar 4.18 Usulan Dokumen BPBP

CV. PARTA JAVA NO. Dok.Jl. Raya Ngagel 121

Bukti Permintaan Bahan Penolong

Tanggal :

Yang Menyerahkan:

(Bagian Gudang)

No.

123456789

10

NamaBarang

Tipe Jumlah

Disetujui: Oleh:

(Manajer Produksi) (Kepala Produksi)

Keterangan:


• No. dok : nomer dokumen BPBP.

• Tanggal

• No.

: tanggal BPBP dibuat.


Nama Barang : nama bahan penolong yang diminta.

93

• Tipe : tipe bahan penolong yang diminta.

• Jumlah :jumlah bahan penolong yang diminta.

• Oleh : tanda tangan kepala produksi yang membuat BPPB.

• Disetujui : tanda tangan manajer produksi.

• Yang menyerahkan : tanda tangan bagian gudang.

7. Kartu Tenaga Kerja dan Perpindaban Barang (KTPB).

KTPB dibuat oleh kepala produksi. KTPB mencatat waktu dan jumlah barang

yang dipindahkan didalam proses produksi. KTPB dilampirkan pada setiap

pallet barang selama proses produksi. KTPB juga mencatat informasi mengenai

tenaga kerja secara langsung. Dokumen KTPB usulan dapat dilihat pada

Gambar 4.19. KTPB dibuat sebanyak 2 rangkap dan diberikan kepada:

- Lembar pertama diarsip oleh bagian PPIC

Lembar kedua diberikan kepada bagian akuntansi

Keterangan:


• No. dok : nomer dokumen KTPB.

o Nomer SPK

o Tanggal

• Jenis kayu

• Grade

: nomer SPK.

: tanggal KTPB dibuat.

: nama jenis kayu yang dipindahkan

: kondisi kayu.

94

Gambar 4.19. Usulan Dokumen KTPB

CV. PARTA JAYA No. dok :Jl Raya Ngagel 121

KARTU JAM KERJA & PEMINDAHAN BARANGJenis Kayu : Nomer SPKGrade : Tanggal :Ukuran :Finishing :

No.

123456789

10

Tahap Operasi JumlahPCS M3

MulaiTanggal| Waktu

SelesaiTanggal| Waktu

LamaKerja

JumlahSisa

JumlahPekerja

Pengawas

Oleh:

(Kepala Produksi)

• Ukuran

• Finishing

• No.

• Tahap operasi

o Jumlah

• Mulai

• Selesai

• Lama kerja

: ukuran kayu yang dipindahkan.

: jenis finishing yang tercatat pada SPK.


: tahap-tahap proses produksi yang dilakukan.

: jumlah barang yang dipindah (dalam PCS dan M3).

: tanggal dan waktu mulai suatu tahap proses produksi.

: tanggal dan waktu selesai suatu tahap proses produksi.

: waktu yang diperlukan dalam suatu tahap operasi

95

• Jumlah sisa : jumlah sisa bahan dalam produksi.

• Jumlah pekerja : jumlah pekerja yang melakukan tahap operasi.

• Pengawas : nama pengawas yang mengisi KTPB.

• Oleh : tanda tangan kepala produksi yang membuat KTPB.

8. Laporan Pemakaian Bahan Penolong (LPBP).

LPBP dibuat oleh bagian gudang untuk melaporkan pemakaian bahan penolong.

LPBP dibenkan kepada bagian PPIC sebagai pengontrol bahan penolong. LPBP

dapat dilihat pada gambar 4.20. LPBP dibuat sebanyak 3 rangkap dan dibenkan

kepada:

- Lembar pertama kepada bagian PPIC.

Lembar kedua kepada bagian akuntansi.

- Lembar ketiga diarsip oleh bagian gudang.

Keterangan:


• No. dok : nomer dokumen LPBP.

• Tanggal : tanggal LPBP dibuat.

• No. : nomer urutan item.

• Nama Barang : nama bahan penolong yang digunakan.

• Tipe : tipe bahan penolong yang digunakan.

• Jumlah : jumlah bahan penolong yang digunakan

96

Gambar 4.20 Dokumen LPBP


Laporan Pemakaian Bahan PenolongBulan & Tahun

No

Yang

(Bagia

NamaBarang

Vlenerima:

n PPIC)

Tipe Jumlah

{{Total

Oleh:

(Bagian Gudang)

• Oleh : tanda tangan bagian gudang yang membuat LPPB.

• Yang menerima : tanda tangan bagian PPIC.

9. Laporan Pembayaran Gaji (LPG).

LPG dibuat oleh bagian personalia dan diberikan kepada bagian akuntansi

sebagai perhitungan biaya tenaga kerja tidak langsung. Dokumen LPG dapat

dilihat pada gambar 4.21.

97

Gambar 4.21 Usulan Dokumen LPG


Laporan Pembayaran Gaji

Tanggal:

No. dok:

No Keterangan Jumlah

||Total ||Yang Menerima: Oleh:

(Bagian Akuntansi) (Bagian Personalia)

Keterangan:


• No. dok : nomer dokumen LPG.

• Tanggal

• No.

• Keterangan

• Jumlah

: tanggal LPG dibuat.


: keterangan atau informasi mengenai pembayaran gaji.

: jumlah pembayaran gaji.

98

o Oleh : tanda tangan bagian personalia yang membuat LPG.

• Yang Menerima : tanda tangan bagian akuntansi.

10. Kartu Barang Jadi. (KBJ)

KBJ dibuat oleh bagian gudang berdasarkan LP untuk mencatat jumlah barang

jadi yang ada di gudang, dikelompokkan berdasarkan SPK. KBJ digunakan

untuk mengontrol apakah produksi telah memenuhi suatu SPK. Dokumen KBJ

usulan dapat dilihat pada Gambar 4.22. KBJ dibuat sebanyak 1 rangkap dan

diarsip oleh bagian gudang.

Gambar 4.22. Usulan Dokumen KBJ


Kartu Barang JadiNo. SPK :No. PO :Pemesan :Jenis Kayu :

UkuranTebal Panjangj Lebar

Finishing Grade TanggalMasuk

TanggalKeluar

JumlahPCS M3

99

Keterangan:

o Identitas perusahaan : nama dan alamat perusahaan.

• No. SPK : nomer SPK.

• No. PO

• Pemesan

• Jenis kayu

• Tebal

• Panjang

• Lebar

• Finishing

• Grade

• Tanggal masuk

• Tanggal keluar

• Jumlah

: nomer SPP.

: nama pemesan.

: jenis kayu yang diminta oleh pemesan.

: tebal kayu yang diminta oleh pemesan sesuai SPK.

: panjang kayu yang diminta pemesan sesuai SPK.

: lebar kayu yang diminta pemesan sesuai SPK.

:model akhir yang tercatat pada SPK.

: kondisi kayu.

: tanggal barang jadi masuk ke gudang.

: tanggal barang jadi keluar dan gudang.

: jumlah barang jadi (dalam PCS dan M3).

11. Laporan Barang Jadi (LBJ).

LBJ dibuat oleh manajer produksi sebagai pertanggung jawaban kepada

manajer umum. LBJ berisi mengenai jumlah barang jadi sesuai dengan SPK.

Dokumen LBJ usulan dapat dilihat pada Gambar 4.23. LBJ dibuat 2 rangkap

dan diberikan kepada:

Iembar pertama kepada manajer umum.

100

Lembar kedua diarsip oleh manajer produksi.

Gambar 4.23. Usulan Dokumen LBJ


Laporan Barang Jadi

No. SPK : TanggalNo. POJenis KayuNo.

123456789

10

UkuranTebal Panjang Lebar

Finishing Grade Jumlah PesanPCS M3

Jumlah JadiPCS M3

Disetujui Oleh

(Manajer Umum) (Manajer Produksi)

Keterangan:


• No. dok : nomer dokumen LBJ.

• Tanggal

• No. SPK

• No. PO

: tanggal LBJ dibuat.

: nomer SPK.

: nomer SPP.

101

Jenis kayu

No.

Jumlah jadi

Oleh

Disetujui

: jenis kayu yang diminta oleh pemesan.

: nomer urulan item.

: jumlah kayu yang telah selesai (dalam PCS dan M3).

: tanda tangan manajer produksi yang membuat LBJ.

: tanda tangan manajer umum yang menyetujui LBJ.

4.3.3. Evaluasi dan Usulan Context Diagram Sistem Produksi

4.3.3.1 Evaluasi Context Diagram Sistem Produksi

Pada context diagram yang lama, permintaan pembelian bahan baku dari

sistem produksi ke bagian pembelian dilakukan secara lisan. Tidak terdapat laporan

mengenai hasu1 produksi ke manajer umum sebagai pertanggung jawaban sistem

produksi. Terdapat kelebihan informasi yang disampaikan sistem produksi ke bagian

pembelian.

4.3.3.2 Usulan Context Diagram Sistem Produksi.

Gambar 4.24 Usulan Context Diagram

102

Berdasarkan pada evaluasi context diagram, maka usulan context diagram

dapat dilihat pada gambar 4.24. Penulis mengusulkan agar permintaan pembelian

bahan baku oleh sistem produksi ke bagian pembelian menggunakan BPP. LBJ

diusulkan untuk diberikan kepada manajer umum sebagai pertanggung jawaban

sistem produksi. Penulis juga mengusulkan untuk tidak memberikan LPPB kepada

bagian pembelian, karena bagian pembelian tidak mengontrol bahan baku di gudang.

Diusulkan pula agar LPG dari bagian personalia diberikan pada sistem akuntansi

produksi sebagai perhitungan biaya overhead.

4-3.4 Evaluasi dan Usulan PFD Sistem Produksi

4.3.4.1 Evaluasi DFD Sistem Produksi

Pada DFD CV. Parta Jaya, terdapat beberapa kelemahan. Aktivitas

perencanaan dan penjadwalan tidak menghasilkan dokumen perencanaan kebutuhan

bahan baku dan kegiatan produksi. Permintaan pembelian bahan baku dan permintaan

bahan baku serta bahan penolong dilakukan secara lisan pada aktivitas perencanaan

dan penjadwalan. Aktivitas operasi produksi tidak mendokumentasi perpindahan

barang dalam aktivitas operasi produksi, maupun dari aktivitas operasi produksi ke

aktivitas pengepakan. Aktivitas operasi produksi juga tidak mendokumentasi jam

kerja secara langsung. Aktivitas pengontrolan tidak mencatat persediaan bahan baku

untuk mengontrol bahan baku di gudang, dan melakukan dokumentasi atas barang

jadi sebagai pertanggung jawaban . kepada manajer umum. Tidak adanya

pendokumentasian jam tenaga kerja tidak langsung.

103

Berdasarkan pada usulan struktur organisasi, job description, dan dokumen,

maka diusulkan pula perubahan pada DFD CV. Parta Jaya. Pada DFD yang lama

hanya terdapat 4 aktivitas, dimana penyimpanan dan pengepakan menjadi satu

aktivitas. Permintaan bahan baku kepada aktivitas penyimpanan dilakukan oleh

aktivitas perencanaan dan penjadwalan, dimana hal tersebut bukan tugas aktivitas

perencanaan dan penjadwalan.

Dokumen LPBB dari aktivitas penyimpanan tidak perlu diberikan kepada

bagian pembelian karena bagian pembelian, tidak berfungsi sebagai pengontroal

bahan baku. Aktivitas pengepakan tidak mendokumentasi penyerahan barang jadi ke

aktivitas penyimpanan sebagai dasar untuk manghasilkan KBJ.

4JA.2 Usulan DFD Sistem Produksi

Berdasarkan evaluasi atas DFD, penulis mengusulkan agar ditarabahkan satu

aktivitas pada DFD, sehingga DFD mempunyai 6 aktivitas, yaitu:

1. Aktivitas perencanaan dan penjadwalan.

2. Aktivitas operasi produksi.

3. Aktivitas pengepakan.

4. Aktivitas penyimpanan.

5. Aktivitas pencatatan.

6. AktiVitas.pengQntroIan.

Berdasatkan pada usulan strukturorganisasi, job description dan dokumen,

tugas dari masing-masing aktivitas pada DFD juga diusulkan berubah. Permfntaan

104

bahan baku tidak lagi dilakukan pada aktivitas perencanaan dan penjadwalan, tetapi

dilakukan pada aktivitas operasi produksi.

Aktivitas perencanaan dan penjadwalan diusulkan untuk menghasilkan daftar

kebutuhan bahan baku (DKB) dan daftar kegiatan produksi (DKP) untuk

mendokumentasi permintaan bahan baku (BPBB), serta diusulkan untuk

mendokumentasi permintaan bahan penolong (BPBP). BPBB dan BPBP diserahkan

kepada aktivitas penyimpanan. Untuk mengurangi pemborosan dokumen, diusulkan

agar LPBB dari aktivitas penyimpanan tidak diberikan kepada bagian pembelian.

Penulis mengusulkan agar aktivitas operasi produksi mendokumentasi

perpindahan barang dan pencatatan jam kerja langsung dalam proses produksi

(KTPB). KTPB diberikan kepada aktivitas pengepakan dan diteruskan kepada

aktivitas pengontrolan sebagai pengontrolan bahwa proses produksi berjalan sesuai

dengan yang direncanakan. KTPB juga diberikan kepada bagian akuntansi sebagai

pencatatan biaya jam kerja langsung. Sebagai pencatatan jam kerja tidak langsung,

diusulkan agar mendokumentasi laporan pembayaran gaji dari bagian personalia ke

bagian akuntansi.

LP yang dihasilkan oleh aktivitas pengepakan diusulkan agar diserahkan

kepada aktivitas penyimpanan sebagai bukti penyerahan barang jadi. Untuk

mengontrol aktivitas penyimpanan, aktivitas pengontrolan mencatat persediaan bahan

baku pada CBB. Sebagai pertanggung jawaban kepada manajer umum, aktivitas

pengontrolan diusulkan untuk mendokumentasi laporan barang jadi kepada manajer

umum.

105

Berdasarkan atas evaluasi dan usulan DFD, gambar usulan DFD dapat dilihat

pada Gambar 4.25. di bawah ini, penjelasan usulan DFD adalah sebagai berikut:

Gambar 4.25. Usulan DFD

r,BagianPemasaran

SPP

ManagerUmum

SPKdan SPP

1.0

- SPKDKP i - -

SPK-r- - T DKB

T /'—_•'—~y -»• BPBP

BPP " * — f Perencanaan&

yPenjadwalan/

BPP

SPK, DKB, / 2 0

"" DKP & JP •*! OperasiProduksi

BPBB

DKB

JP DKP

IPembelian

\ "*• LHP

\

^ /*-_L™B KTPB

KBJ „./ 3.0I Penyimpanan j

- A

\ \ Personalia J _ ^ G _

I ManagerUmum

Aktivitas perencanaan dan penjadwalan menerima SPP dari bagian

pemasaran. Berdasarkan SPP, aktivitas perencanaan dan penjadwalan

106

mendokumentasi surat perintah kerja, kebutuhan bahan baku, kegiatan produksi dan

jadwal produksi, kemudian SPK dan SPP diserahkan kepada manajer umum. SPK,

DKB, DKP dan JP diserahkan kepada aktivitas operasi produksi. Aktivitas

perencanaan dan penjadwalan juga mendokumentasi permintaan pembelian bahan

baku. BPP diserahkan kepada bagian pembelian.

Berdasarkan DKB, aktivitas operasi produksi mendokumentasi permintaan

bahan baku dan bahan penolong. BPBB dan BPBP diserahkan kepada aktivitas

penyimpanan. Berdasarkan SPK, DKP, dan JP dari aktivitas perencanaan dan

penjadwalan, aktivitas operasi produksi melakukan proses produksi dan

mendokumentasi perpindahan barang, jam kerja langsung, dan hasil produksi.

Dokumen KTPB diberikan kepada bagian akuntansi sebagai perhitungan biaya tenaga

kerja langsung dan diberikan kepada aktivitas pengepakan sebagai pencatatan

perpindahan barang. Bagian akuntansi juga mencatat jam kerja tidak langsung

berdasarkan LPG dari bagian personalia. LHP diberikan kepada aktivitas

pengontrolan sebagai laporan hasil produksi dan melengkapi informasi pada LHP.

Berdasarkan pada BPB, aktivitas pengepakan mendokumentasi pengepakan

dan perpindahan barang. LP diberikan kepada bagian akuntansi, aktivitas

penyimpanan dan aktivitas pengontrolan. Begitu pula dengan KTPB diberikan kepada

aktivitas pengontrolan.

Berdasarkan BPBB dan BPSB dari aktivitas operasi produksi, aktivitas

penyimpanan mencatat pada KBB. Berdasarkan KBB, aktivitas penyimpanan

mendokumentasi pemakaian bahan baku. LPBB diserahkan kepada aktivitas

107

pengontrolan. Rangkap BPBB dan BPSB dari aktivitas operasi produksi diserahkan

kepada aktivitas pengontrolan. Berdasarkan LP dari aktivitas pengepakan, aktivitas

penyimpanan mencatat pada KBJ.

Berdasarkan BPBB, BPSB dan LPBB, aktivitas pengontrolan

mendokumentasi persediaan bahan baku. CBB diarsip oleh aktivitas pengontrolan.

Berdasarkan LHP dan LP, aktivitas pengontrolan mendokumentasi hasil produksi.

Sebagai pertanggung jawaban manajer produksi, LBJ diserahkan kepada manajer

umum.

4.3.5. Evaluasi dan Usulan Prosedur Sistem Produksi

4J.S.I Evaluasi Prosedur Sistem Produksi

Prosedur lama tidak membuat perencanaan bahan baku dan kegiatan produksi,

sehingga manajer produksi mengalami kesulitan dalam melakukan proses produksi

secara efektif dan efisien. Manajer produksi meminta bahan baku dan bahan penolong

secara lisan kepada bagian gudang, tanpa menggunakan dokumen. Sehingga bahan

baku di gudang tidak terkontrol. Bagian PPIC sebagai pengontrol bahan baku tidak

memiliki catatan untuk memantau jumlah bahan baku yang tersedia di gudang. LPBB

yang dibuat oleh bagian gudang bahan baku tidak perlu diberikan kepada bagian

pembelian, karena bagian pembelian tidak bertugas untuk mengontrol bahan baku di

gudang.

Tugas manajer produksi yang membuat JP tidak sesuai dengan fungsi manajer

produksi. Seharusnya pembuatan JP dilakukan oleh bagian perencanaan. Prosedur

108

permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian dilakukan oleh manajer

produksi. Hal ini tidak tepat, karena manajer produksi tidak memiliki informasi

persediaan bahan baku digudang. Lagi pula, aktivitas ini dilakukan secara lisan

sehingga tidak ada bukti tertuJis yang mendapat otorisasi dari atasan.

Pada prosedur lama manajer produksi membuat salinan SPK yang diberikan

kepada masing-masing pengawas. Dengan adanya JP dan usulan dokumen BPB,

informasi SPK tidak dipedukan lagi oleh pengawas. Perpindahan barang pada proses

produksi tidak disertai dokumen, sehingga tidak dapat mengetahui informasi jumlah

dan waktu menyelesaikan barang tersebut. Tidak terdapat informasi untuk

perhitungan jam tenaga kerja langsung dan tidak langsung.

SPK yang dibuat oleh bagian PPC tidak diketahui terlebih dahulu oleh

manajer produksi. Pembuatan LHP yang dilakukan oleh pengawas tidak diotorisasi

oleh atasan secara langsung. LHP dan LP yang pada diberikan kepada bagian PPC

tidak diperlukan, karena bagian PPIC tidak berfungsi untuk mengawasi proses

produksi. Penyerahan barang jadi dari bagian pengepakan ke bagian gudang pada

prosedur lama tidak ada bukti tertuJis. Tidak terdapat pencatatan jumlah barang jadi

di gudang. Tidak adanya pertanggung jawaban dari manajer produksi ke manajer

umum atas hasil produksi.

4.3.5.2 Usulan Prosedur Sistem Produksi

Penulis mengusulkan agar dilakukan perencanaan kebutuhan bahan baku dan

kegiatan produksi oleh bagian PPIC dan diotorisasi oleh manajer umum. DKB dan

109

DKP sebagai acuan bagi manajer produksi dalam melakukan proses produksi.

Aktivitas permintaan bahan baku dan bahan penolong diusulkan agar disertai

dokumen pendukung yaitu BPBB dan BPBP. Penulis mengusulkan agar pcmbuatan

JP dilakukan oleh bagian PPIC sebagai pcrencanaan kegiatan produksi.

Penulis mengusulkan agar permintaan pembelian bahan baku kepada bagian

pembelian dilakukan oleh bagian PPIC, dengan menggunakan dokumen BPP yang

diotorisasi oleh manajer umum. Bagian PPIC membuat BPP berdasarkan CBB yang

merupakan catatan jumlah bahan baku yang tersedia di gudang.

Salah satu rangkap LPBB yang diberikan kepada bagian pembelian diusulkan

untuk tidak dibuat. Begitu pula SPK tidak perlu dibuat salinan untuk setiap pengawas,

sebagai gantinya dibuat KTPB yang memuat informast barang yang harus diproduksi.

Penulis mengusulkan agar KTPB yang dibuat oleh kepala produksi disertakan

pada barang dan diisi oleh setiap pengawas mulai dari pengiriman bahan baku ke

bagian pembahanan sampai ke bagian pengepakan. Penulis juga mengusulkan agar

LPG dari bagian personalia diserahkan ke bagian akuntansi sebagai perhitungan biaya

tenaga kerja tidak langsung.

Penulis mengusulkan agar SPK diketahui terlebih dahulu oleh manajer

produksi sebelum diotorisasi oleh manajer umum. Begitu pula LP seharusnya ditanda

tangani oleh bagian gudang sebagai bukli penyerahan barang jadi. Penulis

mengusulkan agar dibuat langkah baru mengenai pcmbuatan LBJ sebagai

pertanggung jawaban manajer produksi kepada manajer umum Untuk pengontroi

barang jadi di gudang, diusulkan agar dibuat pencatatan barang jadi pada KBJ.

110

Usulan prosedur sistem produksi dapat dilihat pada Gambar 4.25., 4.26., 4.27.,

dan 4.28. Penjelasan untuk gambar usulan prosedur sistem produksi adalah sebagai

berikut:

1. Sistem produksi dimulai pada saat bagian PPIC menerima SPP dari bagian

pemasaran. Bagian PPIC kemudian membuat perkiraan perencanaan kebutuhan

bahan baku secara garis besar. Perkiraan perencanaan bahan baku tersebut

dicocokan dengan CBB. Jika bahan baku mencukupi, maka bagian PPIC

membuat SPK 4 rangkap, DKB 2 rangkap, dan DKP 2 rangkap. Jika bahan baku

tidak mencukupi, bagian PPIC kemudian mengkonfirmasikan kepada bagian

pemasaran untuk diterukan ke pemesan. Jika pemesan setuju, maka bagian PPIC

membuat BPP 2 rangkap berdasarkan DKB.

2. SPK, DKB, DKP, SPP dan KTPB diserahkan kepada manajer produksi untuk

diketahui dan ditanda tangani, kemudian diserahkan kepada manajer umum untuk

diperiksa dan mengotorisasi SPK. Kemudian SPK lembar ketiga dan SPP diarsip

oleh manajer umum. SPK lembar pertama, kedua, dan ketiga, DKB, DKP, dan

BPP masing-masing 2 rangkap dikembalikan ke bagian PPIC.

3. BPP lembar pertama diberikan kepada bagian pembelian dan lembar kedua

diarsip oleh bagian PPIC. SPK, DKB dan DKP lembar pertama diberikan kepada

manajer produksi. SPK lembar kedua diberikan kepada kepala produksi.

4. Berdasarkan SPK, DKB, dan DKP lembar kedua, bagian PPIC membuat JP 2

rangkap. JP lembar pertama diberikan kepada kepala produksi dan lembar kedua

diarsip oleh bagian PPIC.

11

5. Berdasarkan JP dari bagian PPIC, kepala produksi membuat salinan JP kepada

setiap pengawas proses produksi, sebagai acuan dalam melakukan proses

produksi.

6. Berdasarkan DKB lembar pertama, kepala produksi membuat BPBB 3 rangkap

yang dibenkan kepada bagian gudang untuk meminta bahan baku. Sebelum

diberikan kepada bagian gudang, BPBB beserta dengan BPP discrahkan kepada

manajer produksi untuk diotorisasi.

7. Berdasarkan pada BPBB, bagian gudang menyiapkan bahan baku yang diminta,

mencatat pengeluaran bahan baku pada KBB dan menginmkan bahan baku.

BPBB lembar pertama diarsip oleh bagian gudang, BPBB lembar kedua diberikan

kepada kepala produksi beserta dengan barangnya, BPBB lembar ketiga diberikan

kepada bagian PPIC.

8. Berdasarkan pada KBB, bagian gudang setiap bulan membuat LPBB 3 rangkap.

LPBB diberikan kepada bagian PPIC untuk diperiksa dan diotorisasi, kemudian

LPBB lembar pertama diarsip oleh bagian PPIC. LPBB lembar kedua dan ketiga

dikembalikan kepada bagian gudang. LPBB lembar kedua dibenkan kepada

bagian akuntansi dan lembar ketiga diarsip oleh bagian gudang.

9. Berdasarkan pada BPBB lembar kedua, kepala produksi membuat KTPB yang

dilampirkan pada bahan baku, kemudian bahan baku dikirim ke bagian

pembahanan beserta dengan KTPB 2 rangkap.

12

10. Bcrdasarkan salinan JP, KTPB, dan bahan baku yang terscdia, bagian

pembahanan memulai proses produksi. KTPB diisi pada saat mulai dan selesai

suatu tahap proses produksi.

ll.Setelah proses produksi pembahanan selesai dilakukan, barang dalam proses

beserta dengan KTPB dikirim ke bagian pemodelan. Pada bagian pemodelan

dilakukan aktivitas yang sama seperti pada bagian pembahanan.

12. Setelah proses produksi selesai, pengawas produksi dimana proses produksi

berakhir membuat LHP 2 rangkap berdasarkan KTPB. LHP diberikan kepada

kepala produksi untuk meiengkapi informasi pada LHP dan mengotorisasi LHP.

Kemudian LHP lembar pertama diarsip oleh kepala produksi dan LHP lembar

kedua dikembalikan dan diarsip oleh pengawas produksi. KTPB dan barang jadi

dikirim ke bagian pengepakan.

13. Bagian pengepakan melakukan quality control pada barang jadi. Barang jadi yang

baik dipacking. Pengawas bagian pengepakan kemudian membuat LP 5 rangkap.

Pada LP dicatat informasi mengenai barang cacat.

14. LP diberikan kepada produksi untuk meiengkapi informasi, kemudian diberikan

kepada manajer produksi untuk diotonsasi. Kemudian LP lembar pertama diarsip

oleh manajer produksi LP lembar kcdua diberikan kepada kepala produksi. LP

lembar ketiga diberikan kepada bagian gudang beserta dengan barang jadi. LP

lembar keempat dan KTPB lembar kedua diberikan kepada bagian akuntansi. LP

lembar kelima diarsip oleh bagian pengepakan. KTPB lembar periama diberikan

kepada bagian PPIC.

Man

ajei

Pro

duks

i •

Bag

ioni

PP

IC

I K

epal

a P

roci

uksi

0Jr

Gam

bar

4.26

. U

sula

n Pr

osed

ur S

iste

m P

rodu

ksi

TB

agia

n G

udan

gP

emba

hana

ni

Bag

ian

pem

odel

arB

agia

n Q

C &

Pen

gepa

kan

Bag

ian

Aku

ntan

si

Gam

bar

4.27

. Usu

lan

Pros

edur

Sis

tem

Pro

duks

i (l

anju

tan)

Man

ajer

Um

um

Man

ajer

Pro

duks

iB

agia

n G

udan

gB

agia

nP

emba

hana

nB

agia

n pe

mod

elan

Bag

ian

QC

&P

enge

paka

nB

agia

n A

kunt

ansi

Gam

bar

4.28

. Usu

lan

Pros

edur

Sis

tem

Pro

duks

i (l

anju

tan)

Man

ajer

Um

umM

anaj

er P

rodu

ksi

I B

agia

n P

PIC

Kep

ala

Pro

duks

iB

agia

n G

udan

gB

agia

nP

emba

hana

nB

agia

n p

emod

elan

Bag

ian

QC

&P

enge

paka

nB

agia

nA

kurr

tans

l

1 BP

BB

'

Mem

bu.

« K

TPS

,

KTP

B 6 uipe

rihaa

^ d

ioto

nta

ti/

LHP

|

Gam

bar

4.29

. U

sula

n Pr

osed

ur S

iste

m P

rodu

ksi

(lan

juta

n)

Ma

na

jw

Um

um

M

anaj

or

Pro

du

ksi

Bag

ian

PP

ICK

epal

a P

rod

uks

iB

agla

n G

ud

ang

Bog

Ian

Pem

bah

anan

Bag

lan

pem

od

elan

Bag

ian

QC

&P

eng

epak

anB

agia

n A

kun

tan

si

KTP

B

Opn

tkis

t 7

© ©

LP

\at

BPB

P

t*n

»npt

ftOJO

Oht

bt*

BP

BP

1.P

LP

1 KTP

B

/Ju

nal

buy>

7

l«^8

/

Gam

bar

4.30

. U

sula

n Pr

osed

ur S

iste

m P

rodu

ksi

(lan

juta

n)tf

anaj

er U

mum

Man

ajer

Pro

duks

i j

Bag

ian

PP

ICK

epal

a P

rodu

ksi

Bag

ian

Gud

ang

Bag

ian

Pem

baha

nan

Bag

ian

pem

odel

anB

agia

n Q

C &

Pen

gepa

kan

Bag

ian

Aku

ntan

si

\T7

I

LP

BP

'

BP

BP

BP

BP

1

T M#n

y*p

ktn

&m

tngW

mki

nb

ahtn

BP

BP

\

LPG

Jurn

aibt

oyi

ten

igt

ker]

a td

kla

ngsu

ng >

118

15. Berdasarkan pada LP, manajer produksi membuat LBJ 2 rangkap. LBJ diberikan

kepada manajer umum untuk diotorisasi sebagai pertanggung jawaban manajer

produksi kepada manajer umum, kemudian LBJ lembar pertama diarsip oleh

manajer umum, sedangkan LBJ lembar kedua diberikan kepada manajer produksi.

4.3.6 Kebijakan Akuntansi

Kebijakan akuntansi pada CV. Parta Jaya masih terdapat kekurangan yaitu

tidak dilakukan pencatatan pada pemakaian bahan penolong, tenaga kerja langsung,

dan tenaga kerja tidak langsung. Berdasarkan pada usulan dokumen dan prosedur,

maka pencatatan yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan LPBP, pencatatan pemakaian bahan penolong adalah:

Biaya overhead - bahan penolong xxx

Persediaan bahan penolong xxx

2. Berdasarkan KTPB, pencatatan tenaga kerja langsung adalah:

Barang dalam proses - biaya tenaga kerja langsung xxx

Gaji dan upah xxx

3. Berdasarkan LPG, pencatatan tenaga kerja tidak langsung adalah:

Biaya overhead - biaya tenaga kerja tidak langsung xxx

Gaji dan upah xxx

4.3.6 Penomeran Dokumen

CV. Parta Java tidak memben nomer pada dokumen. Dengan tidak adanya

penomeran dokumen, dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengolahan dokumen

19

dan kesulitan dalam mencari dokumen tertentu. Penomeran pada dokumen sangat

penting bagi aktivitas pengolahan data, seperti pencarian catatan tertentu,

penyimpanan catatan, dan pemutakhiran data dalam suatu arsip dokumen.

Berdasarkan penjelasan tersebut, penulis mengusulkan agar CV. Parta Jaya

menggunakan penomeran pada dokumen internal sebagai berikut:

AAAA-HH-HHH

Keterangan:

- 4 digit pertama merupakan informasi nama dokumen.

- 2 digit pertama merupakan informasi tahun pembuatan dokumen yang diambil dari

2 angka tahun terakhir.

- 3 digit terakhir merupakan informasi nomer dokumen seeara berurutan mulai dari

001 sampai999.

Contoh:

- SPK ke-50, pembuatan tahun 2001 diberi nomer SPK-01050.

- LHP kc-123, pembuatan tahun 1999 diberi nomer LHP-99123.

BAB IV PELAKSANAAN DAN PEMBAHASAN · Kegiatan proses produksi dimulai dari pengolahan bahan baku sampai menjadi barang jadi. Tahap-tahap proses produksi CV. Parta Jaya tampak pada

Documents