BAB IIADMINISTRASI DAN ORGANISASI
2.1 UmumProyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dapat dilaksanakan dalam suatu bentuk kesatuan dengan mempergunakan sumber-sumber untuk mendapatkan hasil yang diinginkan (Glive Gray 2002). Pengertian proyek pada umumnya mengacu pada rangkaian aktivitas yang mempunyai dimensi waktu, mutu, dan biaya untuk mewujudkan suatu gagasan. Perkembangan sebuah proyek dimulai dari timbulnya gagasan atau ide dasar hingga menjadi kenyataan secara fisik dilapangan.
Gambar 2.1 Siklus Suatu Proyek(Sumber: Gray, Glive. 2002. Pengantar Evaluasi Proyek.)
Dalam melaksanakan suatu proyek, salah satu faktor yang berperan penting adalah pengelolaan proyek yaitu bagaimana menciptakan administrasi dan susunan organisasi yang baik.Dengan prosedur administrasi dan susunan organisasi yang baik akan tercapai hasil pembangunan suatu proyek seperti yang diharapkan, sehingga proyek besar maupun proyek kecil harus menerapkan sistem tersebut agar sesuai dengan yang diharapkan. Faktor-faktor organisasi dan administrasi memegang peranan yang sangat penting disebabkan beberapa alasan, yaitu1. Apabila susunan organisasinya tidak baik, akan mengakibatkan keterlambatan dan bahkan bisa menyebabkan tidak selesainya suatu proyek yang sedang dilaksanakan.2. Apabila sistem administrasinya yang tidak baik, akan menimbulkan kesukaran-kesukaran, baik itu mengenai persoalan-persoalan interen perusahaan maupun hubungan dengan instansi/perusahaan lain.Dengan organisasi yang sehat akan tercapainya perencanaan proyek yang efektif dan efisien. Serta dengan administrasi yang baik dan teratur maka akan dapat ditetapkan segala peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi misalnya keuangan, kepegawaian dan sebagainya. Dalam usaha merealisasikan suatu proyek sangat mutlak diperlukan suatu pemikiran yang matang. Mulai dari penjajakan terhadap kemungkinan realisasi proyek, kelayakan proyek, perencanaan, pelaksanaan hingga pada pengoperasian serta pemeliharaan proyek tersebut.Organisasi merupakan wadah atau bentuk kerjasama beberapa pihak yang terlibat dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hubungan informal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial. Untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan bersama, maka akan diadakan pembagian kerja dimana masing-masing orang mempunyai tugas dan wewenang serta kedudukan yang saling berkaitan. Untuk menjamin terlaksananya realisasi proyek dengan baik, kelengkapan administrasi pihak-pihak terkait juga merupakan hal mutlak yang harus disiapkan. Berdasarkan pendapat para ahli di bidang manajemen, terdapat hubungan yang sangat erat antara organisasi dan administrasi. Di bawah ini dijelaskan uraian definisi secara singkat tentang administrasi dan organisasi.
2.1.1 AdministrasiAdministrasi yang baik dan teratur, akan dapat menetapkan segala peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi, misalnya dalam bidang keuangan, kepegawaian, dan sebagainya (Dipohusodo, 1995). Peraturan dan ketetapan tersebut mempunyai tujuan dan sasaran sesuai dengan bidangnya masing-masing, yaitu:a. Administrasi keuangan, bertujuan untuk menjamin keberhasilan terlaksananya program pembangunan dengan sempurna, serta menyusun dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran keuangan,b. Administrasi di bidang teknik logistik bertujuan untuk mengawasi jumlah, waktu, dan kebutuhan keluar masuknya barang (material) dan perlengkapan yang digunakan untuk menyelesaikan proyek tersebut,c. Administrasi kepegawaian, bertujuan supaya tercapai penempatan personil yang mantap sesuai dengan keahlian serta mewujudkan struktur kepegawaian yang mantap, efektif, dan tetap.
2.1.2 OrganisasiPengertian bentuk organisasi yang paling sederhana adalah bersatunya kegiatan-kegiatan dari dua individu atau lebih di bawah satu koordinasi dan berfungsi untuk mempertemukan menjadi satu tujuan. Untuk mengoptimalkan proses mengorganisir proyek maka dilakukan diferensiasi pekerjaan , yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :1. Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan.2. Mengelompokkan pekerjaan.3. Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan.4. Mengetahui wewenang dan tanggumg jawab, serta melakukan pekerjaan.5. Menyusun mekanisme koordinasi.Berdasarkan proses pengembangan organisasi, bentuk struktur organisasi yang umumnya adalah :
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Proyek(Sumber : Departemen PU.1998. Manajemen Konstruksi)
2.1.3 Fungsi-Fungsi ManajemenOrganisasi akan mengalami kemajuan yang pesat apabila fungsi-fungsi manajemennya dapat diberdayakan secara optimal. Adapun fungsi-fungsi manajemen tersebut, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyediaan staf (staffing), pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), dan pengawasan (controlling)
1. Perencanaan (Planning)Perencanaan merupakan fungsi dasar manajemen karena dapat digunakan sebagai pedoman untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan, yaitu:a. Ketersediaan tenaga kerja dengan jumlah, keterampilan, keahlian, mutu serta pasaran harganya atau upah,b. Ketersediaan bahan-bahan bangunan yang dibutuhkan dengan memperhatikan jumlah, mutu, harga, dan pengangkutannya sampai di lokasi proyek,c. Pengadaan modal kas dan modal kerja serta penggunaannya secara tepat dan hemat,d. Ketersediaan peralatan pembangunan proyek baik milik perusahaan sendiri maupun disewa dari pihak lain.Pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort Petitenget perencanaan dilakukan oleh konsultan perencana, yaitu PT. Duta Tangkas Rekayasa. Untuk perencanaan tentang ketersediaan tenaga kerja dan metode pelaksanaan pekerjaan pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort ini merupakan tugas dari kontraktor, yaitu PT. Wahyu Di Graha
2.Pengorganisasian (Organizing)Kegiatan pengorganisasian merupakan kegiatan penyusunan dan pengaturan sistem kerja antara unsur-unsur pelaksana bangunan, dimana masing-masing memiliki tugas dan kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Setiap personil diharapkan mampu bekerja maksimal sesuai dengan kapabilitasnya. Dalam organisasi yang bersangkutan juga diusahakan adanya pengaturan hubungan vertikal dan horisontal yang harmonis sehingga betul-betul menjamin terciptanya suatu team work yang kompak dan mantap. Pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort ini dibentuk organisasi yang terdiri dari owner proyek, konsultan perencana, konsultan pelaksana, dan kontraktor.
3.Penyediaan Staf (Staffing)Dengan tersusunnya skema organisasi proyek, akan memudahkan pemimpin atau manajer proyek untuk memilih orang-orang yang tepat dan cakap untuk menempati posisi yang ada dalam organisasi tersebut sesuai dengan keahliannya masing-masing.Hal ini penting untuk menjamin dilaksanakannya rencana serta kegiatan yang sudah digariskan melalui perencanaan dan struktur organisasi yang baik. Pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort , pihak kontraktor yaitu PT. Wahyu Di Graha menyediakan pekerja tetap yang berasal dari pihak internal kontraktor. Selain itu, disediakan pula pekerja yang berasal dari pihak eksternal kontraktor.
4.Pengarahan (Directing)Tahap pengarahan ini meliputi kegiatan pembinaan dan kepemimpinan yang dilaksanakan oleh atasan kepada bawahannya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadakan komunikasi timbal balik yang lancar antara atasan dan bawahan dan adanya unsur partisipasi dalam memecahkan suatu masalah dan pengambilan keputusan. Pada proyek ini proses pengarahan dilakukan pada penyerahan tugas dari Pimpinan Perusahaan kepada Project Manager. Pengarahan berisi urutan kegiatan yang akan dilakukan beserta waktu di mulai dan batas akhir pekerjaan itu. Selanjutnya Project Manager memberikan pengarahan kepada para pelaksana tentang urutan kegiatan yang harus dilaksanakan pada masing-masing proyek. Selanjutnya para pelaksana lapangan memberikan pengarahan kepada mandor dan para mandor memberikan pengarahan kepada para buruh dan tukang selama pekerjaan berlangsung serta adanya pengawasan langsung dari pihak pelaksana dan pihak pengawas.Permasalahan-permasalahan yang ditemui oleh mandor selama pekerjaan berlangsung dapat langsung ditanyakan kepada pihak pelaksana. Setiap minggu dilakukan rapat mingguan. Rapat dilaksanakan tergantung situasi dan kondisi proyek. Apabila akan ada rapat, undangan akan diberikan seminggu sebelum hari rapat. Pihak yang hadir saat rapat adalah Kepala Proyek (Project Manager) dan para pelaksana lapangan. Rapat ini membicarakan tentang evaluasi pekerjaan selama seminggu, perencanaan pekerjaan untuk satu minggu mendatang, dan membahas permasalahan yang ditemukan di lapangan.
5.Pengkoordinasian (Coordinating) Pengkoordinasian berupa koordinasi antara unsur-unsur yang terlibat di dalam proses realisasi proyek seperti pemilik (owner), kontraktor, dan konsultan (baik pengawas maupun pelaksana) yang diwujudkan dalam bentuk pertemuan berkala (site meeting) yang akan membicarakan dan mengatasi segala permasalahan yang timbul selama proses pelaksanaan proyek serta merumuskan cara-cara mengatasinya untuk mendapatkan hasil yang optimal.6.Pengawasan (Controlling)Pengawasan merupakan suatu proses penilaian selama pelaksanaan kegiatan dengan tujuan agar hasil pekerjaan sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan Rencana Waktu (Time Schedule) yang telah ditetapkan dengan memperkecil kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu.Pengawasan dimaksudkan untuk menjamin pelaksanaan proyek sesuai dengan ketentuan dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan rencana waktu (Time Schedulle) ( terlampir) yang telah ditetapkan. Pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort, pengawasan dilakukan oleh pihak owner, yaitu PT. Archshouse, dan pihak kontraktor sendiri yaitu PT. Wahyu Di Graha. Pengawasan pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort Petitenget ini dilakukan dan melibatkan berbagai pihak, yaitu : Pengawasan tidak langsung yang dilakukan oleh pemilik proyek dilakukan terhadap pengawasan segi struktur, arsitektur, pengawasan terhadap kualitas dan kuantitas perkerjaan, pengawasan administrasi dan waktu pelaksanaan. Pengawasan ini bertujuan agar kegiatan proyek berjalan sesuai dengan kesepakatan atau pengerjaan proyek sesuai dengan gambar baik gambar struktur dan gambar arsitektur serta sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang telah ditetapkan, Pengawasan langsung dan tidak langsung yang dilakukan oleh konsultan pengawas diutamakan pengawasan terhadap bahan atau material yang akan dipergunakan dalam proyek, pengawasan terhadap waktu pelaksanaan proyek agar tidak terjadi keterlambatan, pengawasan terhadap mutu pelaksanaan agar sesuai dengan ketentuan teknis. Pengawasan ini bertujuan untuk menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan proyek dan menjaga syarat teknis perkerjaan, Pengawasan langsung yang dilakukan oleh kontraktor langsung terjadi saat pelaksanaan proyek di lapangan. Pengawasan pihak kontraktor menitikberatkan pada pencapaian mutu sesuai persyaratan teknis dengan penyelesaian perkerjaan tepat waktu dengan biaya yang seekonomis mungkin. Pengawasan oleh kontraktor diharapkan dapat memenuhi syarat dalam kontrak dan berusaha menghindari denda keterlambatan.
2.2 Proses Realisasi ProyekProyek merupakan rangkaian kegiatan yang memiliki dimensi biaya, mutu , dan waktu dalam mewujudkan gagasan atau ide seseorang sehingga menjadi kenyataan atau terlihat secara fisik. Sebuah proyek dapat terealisasi dengan baik, diperlukan suatu perencanaan yang matang dan proses realisiasi pada umumnya merupakan urutan kegiatan agar proyek yang dibangun dapat berdaya guna semaksimal mungkin.Umumnya realisasi suatu proyek melalui proses proses kegiatan yang berurutan secara sistematis yang terdiri dari Survey, Design, Construcsion, Operation dan Maintenance. Dengan melalui tahapan-tahapan ini diharapkan agar proyek yang dibangun dapat berdaya guna semaksimal mungkin. Berikut uraian mengenai tahapan-tahapan tersebut :
2.2.1 Adanya Kebutuhan ( Need )Adanya suatu proyek disebabkan karena adanya keinginan akan suatu kebutuhan ( need ) dari manusia itu sendiri. Sehingga untuk menggungkapkan ke bentuk nyata diperlukan suatu bentuk media sehingga keinginan dapat terwujud.Pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort, pihak pemilik mempunyai keinginan untuk memenuhi kebutuhan akan tempat peristirahatan bagi para wisatawan yang berkunjung ke Bali. Sehingga, pemilik membangun hotel sebagai tempat hunian yang nyaman di wilayah Seminyak.2.2.2 Survey (Study Pengenalan / Preliminary Study )Merupakan kegiatan penjajakan mengenai kemungkinan realisasi proyek. Untuk itu perlu diadakan pengumpulan data-data yang berhubungan dengan tujuan dan kegunaan proyek sehingga didapat gambaran yang menyeluruh apakah suatu proyek memungkinkan untuk dilaksanakan. Pada proyek ini, yang melakukan survey adalah owner.
2.2.3 Tahap Perancangan ( Design )Design adalah kegiatan menyusun atau memformulasikan suatu gagasan kedalam bentuk media informasi yang kemudian dilaksanakan di lapangan. Design biasanya dilakukan oleh konsultan perencana dengan mempertimbangkan spesifikasi atau keinginan pemberi tugas. Perencanaan meliputi pembuatan program kerja, penyelidikan lapangan, penetapan tipe konstruksi, serta perhitungan mekanika maupun penulangan. Pada proyek ini perencanaan struktur, arsitektur dan MEP dilakukan oleh konsultan perencana.
2.2.4 Tahap Pengadaan / PelelanganTujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk kontraktor sebagai pelaksana yang akan melaksanakan konstruksi di lapangan. Kegiatan kegiatan yang mungkin dilakukan dalam tahap ini adalah: 1. Proses Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu dari penyedia barang / jasa sebelum melalukan penawaran.2. Dokumen Kontrak merupakan metode penyampaian dokumen penawaran berdasarkan jenis barang/ jasa yang akan diadakan dan metode penawaran tersebut harus dicantumkan dalam dokumen lelang.Pada proyek Jambuluwuk Hotel & Resort , sebagai pelaksana proyek adalah PT. Wahyu Di Graha.
2.2.5 Construcsion (Pelaksanaan)Construcsion adalah pembangunan fisik proyek sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Pada proyek ini struktur konstruksi dilakukan oleh PT. Wahyu Di Graha
2.2.6 Operational and Maintenance (Pengoperasian dan Pemeliharaan)Kegiatan ini dimulai sejak proyek terealisasi, atau satu hari sejak serah terima pertama dilakukan. Pada tahap ini proyek dimanfaatkan secara optimal untuk mencapai maksud dan tujuan yang telah ditetapkan. Perawatan atau pemeliharaan fisik bangunan perlu dilakukan agar umur bangunan bertahan lebih lama.
2.3 Metode Pemilihan KontraktorDalam pemilihan kontraktor pelaksana ada beberapa metode yang dapat digunakan, yaitu :
2.3.1 SwakelolaPada Metode ini pemilik proyek mengelola proyeknya sendiri, yaitu bertindak sebagai perencana, pelaksana sekaligus pengawas seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian proyek.Keuntungan metode ini : Pemilik proyek yang memiliki pengetahuan konstruksi, biaya dapat ditekan karena pemilik tidak perlu membayar jasa perencana, pengawas maupun pelaksana proyek. Hasil pekerjaan sesuai dengan keinginan pemilik proyek karena terlibat langsung dalam kegiatan proyek.Kerugian metode ini : Ada kecenderungan untuk selalu mengadakan perubahan. Bila pemilik proyek tidak memiliki pengetahuan konstruksi, maka ada kemungkinan pelaksanaannya tidak berjalan sesuai perencanaan
2.3.2 Pelelangan UmumPelelangan umum atau pelelangan terbuka adalah pelelangan yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman melalui media massa dan atau papan pengumuman resmi, sehingga perusahaan dibidang ini yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Keuntungan dari metode ini : Terjadi kompetensi persaingan diantara peserta lelang sehingga harga borongan menjadi lebih murah. Timbul persaingan sehat antara peserta lelang.Kerugian dari metode ini : Dengan banyaknya peserta yang mengikuti penawaran, termasuk salah satu atau lebih penawaran yang sering memotong harga sehingga pemborong yang bonafid akan enggan ikut penawaran. Semakin turun harga yang ditawarkan semakin diragukan kualitas ataupun mutu pekerjaan yang akan dilaksanakan.
2.3.3 Pelelangan TerbatasPelelangan terbatas merupakan suatu pelelangan pekerjaan tertentu yang diikuti oleh sekurang kurangnya 5 ( lima ) rekanan yang tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi ( DRT ) yang terpilih idantara rekanan yang tercatat dalam Daftar Rekanan Mampu ( DRM ). Pada system ini kontraktor yang diundang adalah kontraktor yang berpengalaman dalam bidang usaha yang di kualifikasi.
2.3.4. Pemilihan LangsungPemilihan langsung adalah pelaksanaan pengadaan suatu barang atau jasa tanpa melalui pelelangan umum atau pelelangan terbatas, yang dilakukan dengan membandingkan sekurang kurangnya tiga penawaran yang melalui proses negosiasi, baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan teknis yang dapat dipertanggung jawabkan. Pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort , proses pemilihan kontraktor dengan pelelangan umum yang dimenangkan oleh PT. Wahyu Di Graha.
2.4 Sistem Kontrak Kontrak adalah perjanjian tertulis yang mengikat secara hokum antara 2 pihak atau lebih yang membuat perjanjian dimana satu pihak berjanji untuk melakukan suatu pekerjaan dan pihak lain menerima imbalan tersebut. Maksud dan tujuan dari pembuatan kontrak ini adalah :1. Membuat suatu dokumen yang akan dijadikan pedoman untuk melaksanakan pekerjaan. 2. Agar antar pemborong dan pemberi tugas mempunyai keseragaman penaksiran tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan. 3. Membuat dokumen yang memuat tugas dan tanggung jawab masing masing pihak, biaya, waktu mulai, dan waktu selesainya pekerjaan serta denda yang harus dibayar pemborong apabila terjadi keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
Ada beberapa jenis system kontrak yang umum dipakai sebagai pengikat antara pihak pemilik proyek dengan kontraktor dalam menyelesaikan suatu proyek, adapun system kontrak tersebut adalah Lump Sum Contract, Unit Price Contract dan Cost Plus Contract.
2.4.1 Lump Sum Contract Lump Sum Contract adalah suatu perjanjian yang dibuat, dimana kontraktor setuju melaksanakan pekerjaan yang diperintahkan dengan membayar sejumlah uang tetap yaitu sebesar harga pemborongan. Harga borongan sama dengan harga penawaran kontraktor yang menang dalam pelelangan atau harga penawaran tunggal. Kontraktor wajib menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan gambar dan spesifikasi, dengan jumlah rupiah yang ditawarkan, tanpa perhitungan tambahan biaya akibat adanya hambatan atau kesulitan yang mungkin terjadi pada waktu pelaksanaan, dengan tetap menjaga mutu atau kualitas bangunan yang dihasilkan.
2.4.2 Unit Price ContractKontrak ini pada umumnya mempunyai kesamaan dengan kontrak Lump Sum , hanya saja yang tetap pada system ini adalah harga satuannya. Jumlah yang di tenderkan adalah sesuai dengan unit price yaitu jumlah masing masing volume pekerjaan yang diberi harga satuan dalam daftar kuantitas pekerjaan.
2.4.3 Cost Plus ContractDalam system kontrak ini kontraktor dibayar atas dasar bahan bahan, upah pekerja , biaya perawatan yang dipergunakan ditambah biaya pengawasan dan keuntungan kontraktor. Bentuk kontrak ini sulit untuk diawasi karena membutuhkan pengecekan yang hati hati setiap hari terhadap pemakaian bahan bahan, pekerja, dan peralatan untuk menentukan besar biaya.
Sistem kontrak yang ditetapkan pada proyek pembangunan Jambuluwuk Hotel & Resort adalah system kontrak Lump Sum, Hal ini dikarenakan memberikan jaminan pada pemilik proyek dengan jumlah harga tetap pekerjaan yang nantinya akan dikerjakan.
2.5 Pengelolaan Proyek2.5.1 Organisasi ProyekPihak pihak yang terlibat dalam proyek ini, yaitu :1. Pemberi Tugas (Owner)Proyek pembangunan Gedung Rumah Sakit Jiwa Provinsi Bali merupakan proyek swasta , dimana owner proyek ini adalah :Nama : PT. Archshouse Alamat: JL. Rasuna Said, Kuningan, Menara Kuningan Lt.2, JakartaAdapun hak dan kewajiban pemberi tugas (owner) adalah sebagai berikut : Mempunyai hak tertinggi dalam penentuan kebijaksanaan serta pengambilan keputusan mengenai pembangunan. Mengambil keputusan terakhir dalam penentuan segala sesuatu yang terkait dengan pembangunan proyek. Menerima atau menolak usul-usul/ saran pada tahap perencanaan, anggaran biaya pelaksanaan dan lain-lain yang ada hubungannya dengan proses pembangunan proyek. Mengambil keputusan terakhir tentang pemilihan kontraktor, penyalur bahan, konsultan perencana, serta konsultan-konsultan ahli yang telah ada. Menandatangani semua surat perintah kerja (SPK) dengan kontraktor, serta mengesahkan dokumen pembayaran kepada kontraktor. Merumuskan dan menyampaikan keinginan, kebutuhan dan sasaran yang hendak dicapai. Menyediakan dana dan sarana yang diperlukan, sesuai dengan jumlah dan jadwal yang telah disepakati. Menunjuk atau membentuk sebuah tim atau wakil yang diberi wewenang penuh untuk membuat keputusan yang sah dan mengikat. Mengambil ketetapan, pengarahan dan keputusan secepatnya untuk menjamin kelancaran pekerjaan.Pada proyek ini, owner menunjuk salah seseorang sebagai perwakilan owner yang membantu mengawasi pada setiap tahap kegiatan proyek yang disebut owner representative. 2. Tim Pengelola ProyekTim pengelola proyek merupakan penyelenggara kegiatan yang bertanggung jawab kepada pemberi tugas atau owner . 3. PerencanaPerencana merupakan suatu badan hukum maupun perorangan yang menerima pekerjaan dari owner dalam bidang perencanaan.Identitas Perencana : PT Duta Tangkas Rekayasa4. PengawasPengawas merupakan badan hukum atau perorangan yang diangkat atau ditunjukan oleh pelelang yang bertugas setiap harinya mengawasi pelaksanaan pekerjaan. Pada proyek ini pengawasan struktur dan pengawasan arsitektur dilaksanakan oleh pengawas yang sama. 5. PelaksanaPelaksana adalah perusahaan perorangan maupun badan hukum yang menerima pekerjaan dari owner untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi.
Adapun struktur organisasi PT. Wahyu Di Graha
9
2.5.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing Masing Personil
1) Project Manager (Kepala Proyek)Kepala Proyek adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab oleh kontraktor untuk memimpin, mengatur, dan mengawasi serta membuat keputusan yang terbaik dalam pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Kepala proyek adalah pemegang kekuasaan tertinggi pada organisasi di lapangan. Adapun tugas tugasnya, yaitu :a. Menguasai detail kontrak dan spesifikasi teknis kontrak,b. Menyusun Rencana Mutu Proyek termasuk jadwal serta metode kerja bersama-sama dengan Site Manager pada awal proyek,c. Menyusun Rencana Anggaran Pelaksana (RAP) berdasarkan RAP awal dari Estimate Manager dan mempresentasikan pada Direksi hingga diperoleh persetujuan,d. Mengidentifikasikan dan menyelesaikan masalah yang timbul selama proses kegiatan konstruksi di proyek.
2) Site Engineering Manager (Manager Lapangan)Manager lapangan dalam melaksanakan tugasnya selalu bertanggung jawab kepada manager proyek yaitu untuk membantu kelancaran pekerjaan di lapangan. Tugas-tugas dari manager lapangan, yaitu :a. Melaksanakan bagian pekerjaan sesuai dengan metode konstruksi untuk memenuhi persyaratan mutu, waktu, dan biaya yang telah disepakati,b. Memberikan pengarahan dan pembinaan staf yang ada di bawahnya,c. Membuat keputusan dalam batasan yang telah digariskan oleh manager proyek,d. Mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi tenaga kerja agar efisien terhadap pemakaian tenaga, alat dan material serta target kemajuan proyek agar tercapai sesuai dengan time schedule yang telah ditetapkan,e. Memeriksa bobot pekerjaan setiap akhir bulan dan jika terjadi kemunduran dari timeschedule maka site manager memutuskan untuk melaksanakan pekerjaan lembur,f. Mempelajari kemungkinankemungkinan perubahan metode konstruksi yang menguntungkan,g. Memeriksa laporan pemakaian alat dan membuat surat permohonan pemindahan alat dan bahan bila diperlukan,h. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab atas segala sesuatu yang bersangkutan dengan masalah teknis atau pengelola proyek,i. Menjamin: a) Tesedianya tenaga kerja, material dan alat yang memadai;b) Tersedianya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh mandor atau subkontraktor;c) Tersedianya dana pembayaran upah mandor.
3) Quantity Surveyor (QS) / Cost ControlTugas Quantity Surveyor, yaitu :a. Membuat laporan keuangan proyek meliputi laporan saldo kas bank dan saldo hutang proyek,b. Melakukan verifikasi mengenai bukti-bukti yang akan dibayar,c. Mempelajari dan mengevaluasi kontrak pekerjaan,d. Membuat laporan perkembangan proyek,e. Mengecek kebutuhan material.
4) Pelaksana Struktur (Engineering)Tugas pelaksana struktur, yaitu :a. Membuat rencana dan perhitungan mengenai bahan-bahan dan alat yang digunakan dalam suatu proyek bersama dengan manager lapangan,b. Membuat rencana dan perhitungan mengenai volume pekerjaan yang akan ataupun yang telah dikerjakan dalam suatu proyek bersama dengan manager lapangan,c. Bertanggung jawab kepada Project Manager.
5) Pelaksana Arsitek (Drafter)Tugas pelaksana arsitek, yaitu :a. Memeriksa gambar agar sesuai dengan Bill Of Quantity,b. Mempelajari gambar terutama gambar detail,c. Menyiapkan perubahan perubahan pada gambar rencana yang diakibatkan oleh lingkungan namun tetap berdasarkan gambar dari konsultan perencana sebagai persetujuan,d. Melakukan pengecekan gambar dan berkoordinasi dengan Quantity Surveyor.
6) SupervisorTugas supervisor, yaitu :a. Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan Rencana Mutu Proyek (Instruksi Kerja, spesifikasi teknik dari pemilik proyek dan gambar kerja yang diterimanya dengan mengarahkan tukang/sub kontraktor dan pekerjanya hingga didapat pekerjaan yang bermutu, tepat waktu dan biaya seefisien mungkin),b. Membuat dan melaksanakan detail rencana kerja berdasarkan master schedule dan membuat hasil catatan realisasinya,c. Membuat Laporan Harian,d. Memimpin, menggerakkan, mengkoordinir dan mengawasi serta bimbingan bawahannya, termasuk pelatihan terhadap sub kontraktor dan mandor borong.7) SurveyorTugas surveyor, yaitu :a. Membantu pelaksana lapangan (supervisor) untuk melaksanakan pengukuran agar pekerjaan di lapangan sesuai dengan gambar bestek atau rencana. Tugas surveyor termasuk pengecekan dan pengontrolan terhadap as-as portal bangunan, elevasi bangunan, dan membantu pekerja dalam hal pengukuran bangunan yang lebih akurat.
8) LogistikTugas logistik, yaitu :a. Bertanggung jawab kepada Project Manager,b. Bertanggung jawab terhadap pengadaan jumlah dan mutu material yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek tepat pada waktunya,c. Menjaga keamanan material dan alat-alat yang disimpan di dalam gudang penyimpanan,d. Mengurus dan bertanggung jawab terhadap semua surat - surat transaksi peralatan maupun material sebagai arsip,e. Membuat laporan keuangan, absensi pegawai dan tenaga kerja,f. Mengawasi pengadaan, pemakaian, dan penempatan material di gudang,g. Mengadakan pengecekan atas kebenaran barang yang datang dari rekanan harus sesuai dengan yang diminta,h. Menerima dan mengeluarkan barang.
2.6 Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) dan Gambar Kerja
2.6.1 Rencana Kerja dan Syarat-syaratRencana kerja dan syarat-syarat atau bisa juga disebut dengan bestek adalah keterangan tertulis secara rinci mengenai suatu pekerjaan yang meliputi segi teknis dan administrasi. Uraian dalam RKS harus dibuat selengkap mungkin dengan tujuan agar dalam pelaksanaan pekerjaan tidak timbul kesulitan. Uraian dalam RKS yang berupa kata atau kalimat diusahakan agar disusun sedemikian rupa sehingga cukup jelas dan rinci serta tidak menimbulkan keragu-raguan. Rencana kerja dan syarat-syarat ini sekurang-kurangnya memuat tentang :
1. Syarat Umum Keterangan mengenai pemberi tugas; Keterangan mengenai perencana atau pembuat desain; Keterangan mengenai direksi; Syarat peserta pelelangan; Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya.2. Syarat Administrasi Jangka waktu pelaksanaan; Tanggal penyerahan pekerjaan; Syarat pembayaran; Denda atas keterlambatan; Besarnya jaminan penawaran; Besarnya jaminan pelaksanaan; Tenaga kerja dan kesejahteraan tenaga kerja; Perpanjangan waktu; Sanksisanksi atas kelalaian.3. Syarat Teknis Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dikerjakan; Jenis, dan mutu bahan; Syarat - syarat pelaksanaan pekerjaan; Gambar detail pelaksanaan; Cara pelaksanaan dan pengamanan pekerjaan.Untuk lebih jelas RKS terlampir.
2.6.2 Gambar KerjaGambar-gambar pelaksanaan yang dibuat oleh pelaksana yang memberikan penjelasan visual pada tiap-tiap bagian konstruksi dengan gambar potongan-potongan dengan memakai skala yang memadai. Gambar ini mempermudah pekerjaan di lapangan karena gambar ini digunakan sebagai pedoman oleh pekerja di lapangan. Gambar-gambar ini meliputi gambar struktur, gambar MEP, dan juga gambar arsitektur. Untuk gambar terlampir
2.6.3 Dasar Pelaksanaan PekerjaanUntuk dasar pelaksanaan pekerjaan struktur Jambuluwuk Hotel & Resort Petitenget , yaitu1. Dokumen-dokumen serta persyaratan lain yang berlaku sah dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari surat perjanjian pemborongan, yaitu1) Dokumen Kontrak, termasuk tapi tidak terbatas terdiri dari :a. Surat Perjanjian Pemborongan, Spesifikasi Teknik Struktur, Gambar-gambar, dan Daftar Uraian Pekerjaan/BQ;b. Rencana Kerja dan Syarat-syarat Administrasi dan Teknik (RKS);c. Surat Penawaran Kontraktor, beserta lampirannya;d. Semua surat menyurat, Risalah Rapat, dan Risalah Perubahan-perubahan tertulis yang diterbitkan selama Proses Tender/Pelelangan;e. Lampiran-lampiran lain yang disepakati untuk dilampirkan didalam dokumen kontrak.2) Seluruh dokumen yang ada didalam Dokumen Kontrak bersifat saling melengkapi, untuk keperluan interpretasi dengan prioritas dokumen adalah :a. Surat Perjanjian Pemborongan (SPP);b. Surat Perintah Kerja (SPK);c. Berita Acara Klarifikasi;d. Berita Acara Rapat Penjelasan (Aanwizjing) dan tanya jawab;e. Gambar-Gambar Kontrak;f. Spesifikasi Teknik dan Schedule;g. Bill of Quantities/BQ;h. Dokumen lainnya yang merupakan bagian kontrak.3) Program Kerja yang meliputi :Jadwal waktu pelaksanaan dalam bentuk Barchart/Time Schedule lengkap, Schedule Tenaga Kerja, Schedule Peralatan, termasuk revisinya.2. Peraturan-peraturan Teknis Profesional yang mengikat kedua belah pihak pada Surat Perjanjian Pemborongan antara lain :1) Tata Cara Perencanaan Struktur Beton Bertulang Untuk Bangunan Gedung, Standar Nasional Indonesia (SNI) 03-2847-20022) Peraturan Umum Instalasi Listrik (PUIL) tahun 19873.Peraturan Pemerintah Daerah setempat yang berlaku dalam masa penyelenggaraan pembangunan4. Segala petunjuk dan perintah yang diberikan oleh pemilik proyek dan/atau Pengawas, secara tertulis pada saat pelaksanaan pekerjaan yang mengacu pada dokumen kontrak.
2.7 Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Proses Pembayaran
2.7.1 Rencana Anggaran Biaya (RAB)Penyusunan Rencana Anggaran Biaya pemilik (owner estimate) disusun oleh pemilik melalui konsultan perencana berdasarkan daftar kuantitas,harga pasar, dan upah kerja sedangkan rencana anggaran biaya penawaran diajukan oleh kontraktor pada saat pemasukan penawaran dengan berpedoman kepada dokumen lelang . Ada tiga faktor penting yang berpengaruh dalam penyusunan RAB, yaitu :1. Ketentuan-ketentuan dan persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pembuatan bangunan serta gambar-gambar konstruksi bangunan,2. Harga bahan-bahan dan upah kerja,3. Koefisien-koefisien yang telah ada.
2.7.2 Sistem PembayaranPembayaran harga borongan untuk pekerjaan proyek Jambuluwuk Hotel & Resort sesuai dengan surat perjanjian kontrak dilakukan didasarkan atas volume pekerjaan yang telah dilaksanakan jalam jangka waktu satu bulan. Pembayaran borongan dilakukan dengan perincian. 1. Pembayaran Uang Muka Pembayaran uang muka sebesar 10 % dari harga borongan dibayar saat penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak. 2. Pembayaran BerkelanjutanYang dimaksud dengan pembayaran berkelanjutan disini adalah pembayaran yang dilakukan oleh pemilik kepada kontraktor. Pembayaran ini dilakukan setiap sebulan sekali yang didasarkan atas volume pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
26
27
