4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Knowledge management Knowledge adalah sebuah proses mentranslasi informasi (seperti data) dan pengalaman masa lalu menjadi hubungan/relasi yang berarti yang dapat dimengerti dan diaplikasikan oleh seorang individu. Knowledge management adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi, menangkap, dan menyebarkan aset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang perusahaan (Debowski, 2006, p16). Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger, W. J., & Li, Y., 2010). Data mengacu padafakta-fakta tentangbenda atauperistiwa,informasi data yang diproses ataupesanyang membuat perbedaanataumemberikan informasi,dan pengetahuan adalah kesatuan pengalaman yang digunakan untuk mengevaluasiatau menggabungkanpengalaman baru. Informasi harus melewati beberapa proses transformasi sebelum menjadi Knowledge, yaitu: • Comparison, membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi lain yang sudah pernah diketahui; • Consequences, menemukan dampak/akibat dari informasi yang bermanfaat dalam tahap pengambilan keputusan dan tindakan; • Connections, menemukan hubungan-hubungan antara bagian-bagian informasi dengan hal-hal lainnya;
23
Embed
BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… · · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Knowledge management
Knowledge adalah sebuah proses mentranslasi informasi (seperti data) dan
pengalaman masa lalu menjadi hubungan/relasi yang berarti yang dapat
dimengerti dan diaplikasikan oleh seorang individu. Knowledge
management adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi, menangkap,
dan menyebarkan aset intelektual yang penting bagi performa jangka
panjang perusahaan (Debowski, 2006, p16).
Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger, W. J., & Li, Y., 2010).
Data mengacu padafakta-fakta tentangbenda atauperistiwa,informasi data
yang diproses ataupesanyang membuat perbedaanataumemberikan
informasi,dan pengetahuan adalah kesatuan pengalaman yang digunakan
untuk mengevaluasiatau menggabungkanpengalaman baru. Informasi harus
melewati beberapa proses transformasi sebelum menjadi Knowledge, yaitu:
• Comparison, membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan
situasi-situasi lain yang sudah pernah diketahui;
• Consequences, menemukan dampak/akibat dari informasi yang
bermanfaat dalam tahap pengambilan keputusan dan tindakan;
• Connections, menemukan hubungan-hubungan antara bagian-bagian
informasi dengan hal-hal lainnya;
5
• Conversations, menyatakan pandangan dan pendapat serta tindakan
kepada orang lain berkaitan dengan informasi tersebut.
2.2. Proses konversi knowledge
Tacit
From
Explicit
Gambar 2.1 Tacit Knowledge To Explicit Knowledge
Menurut Nonaka and Takeuchi dalam (Dalkir Kimiz, 2005, p.53-56)
menjelaskan hubungan tacit knowledge dan explicit knowledge melalui
empat jenis proses konversi (SECI Model), yaitu
• Sosialisasi, merupakan proses penciptaan tacit knowledgedari tacit
knowledge yang sebelumnya telah ada melalui interaksi tatap muka,
berbagi pengalaman, brainstorming dan mentoring
• Eksternalisasi, merupakan proses konversi tacit knowledgemenjadi explicit
knowledgemelalui proses diskusi, refleksi, dan dokumentasi;
• Kombinasi, merupakan proses penyempurnaan explicit knowledge menjadi
explicit knowledge baru secara sistematis berdasarkan explicit
knowledgeyang telah ada dan informasi yang berkaitan. Tidak ada
pengetahuan baru yang diciptakan pada tahap ini. Tahap ini lebih kepada
Socialization
Externalization
Internalization
Combination
Knowledge
Knowledge
6
meningkatkan pengetahuan yang dimiliki menjadi sintesis atau review
report, ringkasan analisis atau database baru.
• Internalisasi, merupakan proses pembelajaran terhadap knowledgeyang
telah terdokumentasi oleh anggota organisasi dan diaplikasikan dengan
pengalaman sendiri sehingga menghasilkan tacit knowledge. Internalisasi
dihubungkan dengan “learning by doing”
2.3. People, Process, Technology
Gambar 2.2 People, Process, Technology
2.3.1. People
Menurut Debowski (2006, p. 47), people adalah orang yang memiliki
knowledge, mengelola sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap
proses strategic knowledge untuk keseluruhan perusahaan. Budaya
sharingmendorong penyebaran knowledge dapat dibangun melalui
7
hubungan knowledge efektif, networks, CoPs dan strategi komunitas sosial
lainnya
2.3.2. Process
Menurut Debowski (2006, p. 47), process merupakan pengaturan dan
penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, practice untuk memastikan
bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika
diimplementasikan.
2.3.3. Technology
Menurut Debowski(2006,p. 258), technology merupakan peran pendukung
yang penting dalam knowledge management, dimana dibutuhkan user yang
kompeten dan confident ketika menggunakannya.
Implementasi knowledge management system memerlukan berbagai
tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus knowledge
management teknologi digunakan untuk memfasilitasi terutama
komunikasi, kolaborasi, dan kontenmanajemen untuk knowledgecapture,
sharing, dissemination, and application.(Dalkir Kimiz, 2005, p.219)
8
Gambar 2.3Komponen teknologi dalam sebuah Integrated KM Cycle
2.4. The Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI)
The Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) ditemukan
oleh Kim Cameron dan Robert Quinn dalam adalah metode penelitian yang
divalidasi untuk menganalisa budaya organisasi. Sejumlah studi empiris
telah membangun reliabilitas dan validitas dari OCAI seperti Ralston
et.Al., 2006. OCAI adalah kuesioner yang memiliki enam kategori di mana
responden akan mendistribusikan 100 poin untuk empat sub-item yang
masing-masing mewakili empat competing values cultures, di manajenis
tipe A menunjukkan clan culture, tipe B menunjukkan gaya adhocracy
culture, tipe C menunjukkan market culture sedangkan tipe gaya D
menunjukkan hierarchy culture. (Muya, J. N., & Wesonga, J. N., 2012).
A. Clan Culture
Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja yang ramah. Orang
memiliki banyak kesamaan, dan itu mirip dengan keluarga besar. Para
9
pemimpin atau eksekutif dianggap sebagai mentor atau bahkan mungkin
sebagai tokoh ayah. Organisasi ini disatukan oleh loyalitas atau tradisi.
Ada keterlibatan yang besar. Organisasi ini menekankan pembangunan
jangka panjang sumber daya manusia dan ikatan antar rekan didasari oleh
moral. Sukses didefinisikan dalam kerangka memenuhi kebutuhan klien
dan perduli terhadap orang lain. Organisasi ini mempromosikan kerja sama
tim, partisipasi, dan konsensus.
B. Adhocracy Culture
Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja yang dinamis dan
kreatif. Karyawan berani mengambil risiko. Para pemimpin dipandang
sebagai inovator dan pengambil risiko. Percobaan dan inovasi adalah
bahan ikatan dalam organisasi. Tujuan jangka panjang organisasi adalah
untuk tumbuh dan menciptakan sumber daya baru. Ketersediaan produk
baru atau jasa dipandang sebagai keberhasilan. Organisasi ini
mempromosikan inisiatif individu dan kebebasan.
C. Market Culture
Merupakan organisasiberbasis hasilyangmenekankan pada
penyelesaian pekerjaan danhasil dari sesuatu yang dilakukan. Orang-orang
kompetitif dan terfokus pada tujuan. Pemimpin dalam organisasi memiliki
harapan yang tinggi. Menekankan pada kemenangan reputasi dan sukses.
Fokus jangka panjang pada kegiatan pesaing dan pencapaian tujuan, harga
yang kompetitif dan kepemimpinan pasar adalah penting. Gaya organisasi
ini didasarkan pada persaingan.
10
D. Hierarchy Culture
Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja formal dan
terstruktur. Prosedur memutuskan apa yang dilakukan orang. Pemimpin
berbasis efisiensi koordinasi dan organisasi. Menjaga fungsi organisasi
dengan aturan formal dan kebijakan sangat penting untuk keberlangsungan
organisasi ini. Tujuan jangka panjang adalah stabilitas dan hasil, yang
digabungkan dengan pelaksanaan yang efisien dan kelancaran tugas.
Pengelolaan personil harus menjamin pekerjaan dan prediktabilitas.
Tabel 2.1 Enam aspek kunci budaya organisasi
2.5. Core knowledge Analysis
Core knowledge adalah pengetahuan yang bersifat strategis atau operasional yang
menyumbangkan hasil yang besar kepada proses dan hasil yang dilakukan oleh
suatu organisasi.
11
Gambar 2.4 Developing core knowledge framework (Debowski, 2006, p.171-185)
2.5.1. Phase 1 Clarify core knowledge scope
1. Identify core business and its knowledge requirements
Setiap organisasi mempunyai ciri khas yang unik, beragam faktor dapat
mempengaruhi bagaimana organisasi itu beroperasi. Langkah pertama
yang paling penting dilakukan adalah untuk mengenal organisasi kita
secara utuh, berikut ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang dapat
membantu mengenal core business, yaitu :
a. Apa saja aktifitas-aktifitas yang utama yang dilakukan oleh organisasi?
b. Arahan dari organisasi untuk masa depan dan prioritas-prioritas yang
diambil oleh organisasi tersebut?
c. Apa saja pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi-
fungsi dari organisasi atau prioritas-prioritas yang telah ditetapkan?
d. Apakah ada unsur-unsur pengetahuan lain yang unik atau special yang
dibutuhkan organisasi?
12
2. Define the knowledge domain
Tahap berikutnya setelah mendefenisikan dari core knowledge adalah
melakukan investigasi tentang area-area pengetahuan apa saja secara
spesifik yang perlu ditumbuhkan di lingkungan organisasi. Knowledge
domain mungkin mempunyai 2 level :
a. Pengetahuan yang harus dimiliki oleh seluruh anggota dibagikan dan
digunakan sebagai pemenuhan utama penyelesaian pekerjaan.
b. Pengetahuan yang bersifat strategis yang dikembangkan terus-
menerus.
Informasi dari knowledge domain dapat disimpulkan dari deskripsi
pekerjaan yang harus dilakukan, proyek, dan rencana-rencana unit kerja,
performance indicator, dll
3. Review knowledge capabilities
Pengembangan Knowledge management dipengaruhi oleh kemampuan dan
kebutuhan dari karyawan. Untuk membuat system knowledge
management yang efektif maka harus di teliti apakah pengetahuan yang
dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan apa yang karyawan harus
ketahui. Pertanyaan utama yang biasanya ditanyakan pada tahapan ini
adalah :
a. Apa yang benar-benar diketahui oleh karyawan kita?
b. Apa yang seharusnya mereka ketahui?
c. Bagaimana mereka dapat mendapatkan pengetahuan ini?
2.5.2. Phase 2 Define core knowledge parameter
13
4. Defining core knowledge
Core knowledge adalah pengetahuan yang bersifat strategis atau
operasional yang berkontribusi besar terhadap proses dan hasil yang
terjadi di organisasi.
Penulisan core knowledgeke dalam bentuk yang explicit akan mendorong
pengembangan dari core knowledgedan pengintegrasian ke dalam struktur
proses dan aktifitas pengetahuan yang sedang berjalan.
Kategori dari core knowledgedibagi menjadi 3 level :
Basic core knowledge
Adalah pengetahuan yang utama yang dihasilkan, dibagikan dan
diakses ataupun dikelola oleh seluruh karyawan. Basic core knowledge
adalah dasar bagi pengetahuan yang dibutuhkan pada saat ini.contoh
dari knowledge objects disini adalah pelanggan, pangsa pasar, dll.
Strategic core knowledge
Adalah pengetahuan yang penting bagi pencapaian hasil dari
organisasi, pengetahuan ini berkembang secara pesat dan mungkin
tidak dapat diakses oleh seluruh anggota pada organisasi. Contoh
knowledge objects adalah ide-ide dari pihak manajemen, akses kepada
arahan dari para ahli, dll.
Developmental core knowledge
Berhubungan dengan pengetahuan yang secara potensial akan
bermanfaat bagi organisasi, tetapi masih dipelajari dan di teliti
manfaatnya.
14
5. Develop the core knowledge policy
Organisasi perlu menyampaikan defenisi core knowledgeyang disetujui
dan yang diharapkan kepada seluruh anggota dari organisasi.
Pengembangan knowledge policy adalah salah satu cara untuk mendukung
proses Knowledge management dalam organisasi. Dalam penerapannya
core knowledge policy harus bersifat stabil, dengan kata lain tanpa banyak
adanya perubahan-perubahan yang besar dan diterapkan secara konsisten
untuk jangka waktu yang lama.
Dilema yang harus dijawab dalam penerapan core knowledgeadalah :
a. Apa dan bagaimana dan kapan pekerja akan membagikan core
knowledgemereka ?
b. Siapa yang bertanggung jawab dalam menjalankan policy ini?
c. Bagaimana policy ini di integrasikan kedalam proses dan sistem pada
organisasi?
d. Kerahasiaan dan nilai kompetitif dari core knowledge?
2.5.3. Phase 3Develop the core knowledge structure
6. Map Core knowledge
Menjelaskan tentang kategori pada core knowledge dan area-area yang
dianggap penting oleh organisasi. Peta dari core knowledge dapat berupa
relational knowledge map yang berupa pengkategorian pengetahuan
berdasarkan topik dari subjek atau operational knowledge map yang
mendokumentasikan aktifitas-aktifitas fungsional dari suatu organisasi.
15
7. Build the knowledge repository
Knowledge repository adalah unsur yang penting dalam strategi knowledge
management, repository dapat berisi tentang sumber daya utama yang
terdapat dalam organisasi. Dalam penyusunan isi dari sumber daya,
pengelolaan repository dapat dibagi menjadi 2 :
a. Structured repository management strategies, adalah metode untuk
mengorganisasikan core knowledgepada penyusunan yang umun dan
terstruktur dengan rapi dengan judul dan penjelasan dari isi.
b. Unstructured repository management strategies, memungkinkan
pengelolaan core knowledgelebih kearah pengaturan yang lebih
individual/ sesuai dengan keinginan pengguna
Prinsip utama dari design core repository
a. Repository harus dapat mengatur bentuk dan isi dari pengetahuan
yang direkam.
b. Level dari control ditentukan oleh organisasi
c. System harus memberikan kemudahan dalam pengaksesan
informasi
Budaya organisasi menjelaskan tentang cara pandang secara kolektif
mengenai kepercayaan, nilai-nilai yang dianut oleh karyawan pada
tempat kerja. Karyawan belajar mengenai budaya organisasi pada hari
pertama mereka bekerja di tempat barunya.
16
2.6. SWOT Analysis
SWOT Analysis adalah teknik yang digunakan untuk mengevaluasi
eksternal threads dan opportunities perusahaan dan internal strength dan
weakness dari perusahaan. Perusahaan harusmelakukananalisis SWOT
berbasis pengetahuan dan memetakan pengetahuan terhadapsumber daya
dan kemampuanperusahaan. Peluangdan ancamanstrategissebagai tahapan
untuk lebihmemahamiperusahaan dalam mendapatkan keuntungandan
mengurangi kelemahan.Perusahaan dapat menggunakanpeta ini