Top Banner
4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Knowledge management Knowledge adalah sebuah proses mentranslasi informasi (seperti data) dan pengalaman masa lalu menjadi hubungan/relasi yang berarti yang dapat dimengerti dan diaplikasikan oleh seorang individu. Knowledge management adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi, menangkap, dan menyebarkan aset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang perusahaan (Debowski, 2006, p16). Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger, W. J., & Li, Y., 2010). Data mengacu padafakta-fakta tentangbenda atauperistiwa,informasi data yang diproses ataupesanyang membuat perbedaanataumemberikan informasi,dan pengetahuan adalah kesatuan pengalaman yang digunakan untuk mengevaluasiatau menggabungkanpengalaman baru. Informasi harus melewati beberapa proses transformasi sebelum menjadi Knowledge, yaitu: Comparison, membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi lain yang sudah pernah diketahui; Consequences, menemukan dampak/akibat dari informasi yang bermanfaat dalam tahap pengambilan keputusan dan tindakan; Connections, menemukan hubungan-hubungan antara bagian-bagian informasi dengan hal-hal lainnya;
23

BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

May 27, 2018

Download

Documents

phamque
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

4  

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Knowledge management

Knowledge adalah sebuah proses mentranslasi informasi (seperti data) dan

pengalaman masa lalu menjadi hubungan/relasi yang berarti yang dapat

dimengerti dan diaplikasikan oleh seorang individu. Knowledge

management adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi, menangkap,

dan menyebarkan aset intelektual yang penting bagi performa jangka

panjang perusahaan (Debowski, 2006, p16).

Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger, W. J., & Li, Y., 2010).

Data mengacu padafakta-fakta tentangbenda atauperistiwa,informasi data

yang diproses ataupesanyang membuat perbedaanataumemberikan

informasi,dan pengetahuan adalah kesatuan pengalaman yang digunakan

untuk mengevaluasiatau menggabungkanpengalaman baru. Informasi harus

melewati beberapa proses transformasi sebelum menjadi Knowledge, yaitu:

• Comparison, membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan

situasi-situasi lain yang sudah pernah diketahui;

• Consequences, menemukan dampak/akibat dari informasi yang

bermanfaat dalam tahap pengambilan keputusan dan tindakan;

• Connections, menemukan hubungan-hubungan antara bagian-bagian

informasi dengan hal-hal lainnya;

Page 2: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

5  

  

• Conversations, menyatakan pandangan dan pendapat serta tindakan

kepada orang lain berkaitan dengan informasi tersebut.

2.2. Proses konversi knowledge

Tacit

From

Explicit

Gambar 2.1 Tacit Knowledge To Explicit Knowledge

Menurut Nonaka and Takeuchi dalam (Dalkir Kimiz, 2005, p.53-56)

menjelaskan hubungan tacit knowledge dan explicit knowledge melalui

empat jenis proses konversi (SECI Model), yaitu

• Sosialisasi, merupakan proses penciptaan tacit knowledgedari tacit

knowledge yang sebelumnya telah ada melalui interaksi tatap muka,

berbagi pengalaman, brainstorming dan mentoring

• Eksternalisasi, merupakan proses konversi tacit knowledgemenjadi explicit

knowledgemelalui proses diskusi, refleksi, dan dokumentasi;

• Kombinasi, merupakan proses penyempurnaan explicit knowledge menjadi

explicit knowledge baru secara sistematis berdasarkan explicit

knowledgeyang telah ada dan informasi yang berkaitan. Tidak ada

pengetahuan baru yang diciptakan pada tahap ini. Tahap ini lebih kepada

Socialization

Externalization

Internalization

Combination

Knowledge

Knowledge

Page 3: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

6  

  

meningkatkan pengetahuan yang dimiliki menjadi sintesis atau review

report, ringkasan analisis atau database baru.

• Internalisasi, merupakan proses pembelajaran terhadap knowledgeyang

telah terdokumentasi oleh anggota organisasi dan diaplikasikan dengan

pengalaman sendiri sehingga menghasilkan tacit knowledge. Internalisasi

dihubungkan dengan “learning by doing”

2.3. People, Process, Technology

Gambar 2.2 People, Process, Technology

2.3.1. People

Menurut Debowski (2006, p. 47), people adalah orang yang memiliki

knowledge, mengelola sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap

proses strategic knowledge untuk keseluruhan perusahaan. Budaya

sharingmendorong penyebaran knowledge dapat dibangun melalui

Page 4: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

7  

  

hubungan knowledge efektif, networks, CoPs dan strategi komunitas sosial

lainnya

2.3.2. Process

Menurut Debowski (2006, p. 47), process merupakan pengaturan dan

penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, practice untuk memastikan

bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika

diimplementasikan.

2.3.3. Technology

Menurut Debowski(2006,p. 258), technology merupakan peran pendukung

yang penting dalam knowledge management, dimana dibutuhkan user yang

kompeten dan confident ketika menggunakannya.

Implementasi knowledge management system memerlukan berbagai

tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus knowledge

management teknologi digunakan untuk memfasilitasi terutama

komunikasi, kolaborasi, dan kontenmanajemen untuk knowledgecapture,

sharing, dissemination, and application.(Dalkir Kimiz, 2005, p.219)

Page 5: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

8  

  

Gambar 2.3Komponen teknologi dalam sebuah Integrated KM Cycle

2.4. The Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI)

The Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) ditemukan

oleh Kim Cameron dan Robert Quinn dalam adalah metode penelitian yang

divalidasi untuk menganalisa budaya organisasi. Sejumlah studi empiris

telah membangun reliabilitas dan validitas dari OCAI seperti Ralston

et.Al., 2006. OCAI adalah kuesioner yang memiliki enam kategori di mana

responden akan mendistribusikan 100 poin untuk empat sub-item yang

masing-masing mewakili empat competing values cultures, di manajenis

tipe A menunjukkan clan culture, tipe B menunjukkan gaya adhocracy

culture, tipe C menunjukkan market culture sedangkan tipe gaya D

menunjukkan hierarchy culture. (Muya, J. N., & Wesonga, J. N., 2012).

A. Clan Culture

Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja yang ramah. Orang

memiliki banyak kesamaan, dan itu mirip dengan keluarga besar. Para

Page 6: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

9  

  

pemimpin atau eksekutif dianggap sebagai mentor atau bahkan mungkin

sebagai tokoh ayah. Organisasi ini disatukan oleh loyalitas atau tradisi.

Ada keterlibatan yang besar. Organisasi ini menekankan pembangunan

jangka panjang sumber daya manusia dan ikatan antar rekan didasari oleh

moral. Sukses didefinisikan dalam kerangka memenuhi kebutuhan klien

dan perduli terhadap orang lain. Organisasi ini mempromosikan kerja sama

tim, partisipasi, dan konsensus.

B. Adhocracy Culture

Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja yang dinamis dan

kreatif. Karyawan berani mengambil risiko. Para pemimpin dipandang

sebagai inovator dan pengambil risiko. Percobaan dan inovasi adalah

bahan ikatan dalam organisasi. Tujuan jangka panjang organisasi adalah

untuk tumbuh dan menciptakan sumber daya baru. Ketersediaan produk

baru atau jasa dipandang sebagai keberhasilan. Organisasi ini

mempromosikan inisiatif individu dan kebebasan.

C. Market Culture

Merupakan organisasiberbasis hasilyangmenekankan pada

penyelesaian pekerjaan danhasil dari sesuatu yang dilakukan. Orang-orang

kompetitif dan terfokus pada tujuan. Pemimpin dalam organisasi memiliki

harapan yang tinggi. Menekankan pada kemenangan reputasi dan sukses.

Fokus jangka panjang pada kegiatan pesaing dan pencapaian tujuan, harga

yang kompetitif dan kepemimpinan pasar adalah penting. Gaya organisasi

ini didasarkan pada persaingan.

Page 7: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

10  

  

D. Hierarchy Culture

Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja formal dan

terstruktur. Prosedur memutuskan apa yang dilakukan orang. Pemimpin

berbasis efisiensi koordinasi dan organisasi. Menjaga fungsi organisasi

dengan aturan formal dan kebijakan sangat penting untuk keberlangsungan

organisasi ini. Tujuan jangka panjang adalah stabilitas dan hasil, yang

digabungkan dengan pelaksanaan yang efisien dan kelancaran tugas.

Pengelolaan personil harus menjamin pekerjaan dan prediktabilitas.

Tabel 2.1 Enam aspek kunci budaya organisasi

2.5. Core knowledge Analysis

Core knowledge adalah pengetahuan yang bersifat strategis atau operasional yang

menyumbangkan hasil yang besar kepada proses dan hasil yang dilakukan oleh

suatu organisasi.

Page 8: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

11  

  

Gambar 2.4 Developing core knowledge framework (Debowski, 2006, p.171-185)

2.5.1. Phase 1 Clarify core knowledge scope

1. Identify core business and its knowledge requirements

Setiap organisasi mempunyai ciri khas yang unik, beragam faktor dapat

mempengaruhi bagaimana organisasi itu beroperasi. Langkah pertama

yang paling penting dilakukan adalah untuk mengenal organisasi kita

secara utuh, berikut ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang dapat

membantu mengenal core business, yaitu :

a. Apa saja aktifitas-aktifitas yang utama yang dilakukan oleh organisasi?

b. Arahan dari organisasi untuk masa depan dan prioritas-prioritas yang

diambil oleh organisasi tersebut?

c. Apa saja pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi-

fungsi dari organisasi atau prioritas-prioritas yang telah ditetapkan?

d. Apakah ada unsur-unsur pengetahuan lain yang unik atau special yang

dibutuhkan organisasi?

Page 9: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

12  

  

2. Define the knowledge domain

Tahap berikutnya setelah mendefenisikan dari core knowledge adalah

melakukan investigasi tentang area-area pengetahuan apa saja secara

spesifik yang perlu ditumbuhkan di lingkungan organisasi. Knowledge

domain mungkin mempunyai 2 level :

a. Pengetahuan yang harus dimiliki oleh seluruh anggota dibagikan dan

digunakan sebagai pemenuhan utama penyelesaian pekerjaan.

b. Pengetahuan yang bersifat strategis yang dikembangkan terus-

menerus.

Informasi dari knowledge domain dapat disimpulkan dari deskripsi

pekerjaan yang harus dilakukan, proyek, dan rencana-rencana unit kerja,

performance indicator, dll

3. Review knowledge capabilities

Pengembangan Knowledge management dipengaruhi oleh kemampuan dan

kebutuhan dari karyawan. Untuk membuat system knowledge

management yang efektif maka harus di teliti apakah pengetahuan yang

dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan apa yang karyawan harus

ketahui. Pertanyaan utama yang biasanya ditanyakan pada tahapan ini

adalah :

a. Apa yang benar-benar diketahui oleh karyawan kita?

b. Apa yang seharusnya mereka ketahui?

c. Bagaimana mereka dapat mendapatkan pengetahuan ini?

2.5.2. Phase 2 Define core knowledge parameter

Page 10: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

13  

  

4. Defining core knowledge

Core knowledge adalah pengetahuan yang bersifat strategis atau

operasional yang berkontribusi besar terhadap proses dan hasil yang

terjadi di organisasi.

Penulisan core knowledgeke dalam bentuk yang explicit akan mendorong

pengembangan dari core knowledgedan pengintegrasian ke dalam struktur

proses dan aktifitas pengetahuan yang sedang berjalan.

Kategori dari core knowledgedibagi menjadi 3 level :

Basic core knowledge

Adalah pengetahuan yang utama yang dihasilkan, dibagikan dan

diakses ataupun dikelola oleh seluruh karyawan. Basic core knowledge

adalah dasar bagi pengetahuan yang dibutuhkan pada saat ini.contoh

dari knowledge objects disini adalah pelanggan, pangsa pasar, dll.

Strategic core knowledge

Adalah pengetahuan yang penting bagi pencapaian hasil dari

organisasi, pengetahuan ini berkembang secara pesat dan mungkin

tidak dapat diakses oleh seluruh anggota pada organisasi. Contoh

knowledge objects adalah ide-ide dari pihak manajemen, akses kepada

arahan dari para ahli, dll.

Developmental core knowledge

Berhubungan dengan pengetahuan yang secara potensial akan

bermanfaat bagi organisasi, tetapi masih dipelajari dan di teliti

manfaatnya.

Page 11: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

14  

  

5. Develop the core knowledge policy

Organisasi perlu menyampaikan defenisi core knowledgeyang disetujui

dan yang diharapkan kepada seluruh anggota dari organisasi.

Pengembangan knowledge policy adalah salah satu cara untuk mendukung

proses Knowledge management dalam organisasi. Dalam penerapannya

core knowledge policy harus bersifat stabil, dengan kata lain tanpa banyak

adanya perubahan-perubahan yang besar dan diterapkan secara konsisten

untuk jangka waktu yang lama.

Dilema yang harus dijawab dalam penerapan core knowledgeadalah :

a. Apa dan bagaimana dan kapan pekerja akan membagikan core

knowledgemereka ?

b. Siapa yang bertanggung jawab dalam menjalankan policy ini?

c. Bagaimana policy ini di integrasikan kedalam proses dan sistem pada

organisasi?

d. Kerahasiaan dan nilai kompetitif dari core knowledge?

2.5.3. Phase 3Develop the core knowledge structure

6. Map Core knowledge

Menjelaskan tentang kategori pada core knowledge dan area-area yang

dianggap penting oleh organisasi. Peta dari core knowledge dapat berupa

relational knowledge map yang berupa pengkategorian pengetahuan

berdasarkan topik dari subjek atau operational knowledge map yang

mendokumentasikan aktifitas-aktifitas fungsional dari suatu organisasi.

Page 12: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

15  

  

7. Build the knowledge repository

Knowledge repository adalah unsur yang penting dalam strategi knowledge

management, repository dapat berisi tentang sumber daya utama yang

terdapat dalam organisasi. Dalam penyusunan isi dari sumber daya,

pengelolaan repository dapat dibagi menjadi 2 :

a. Structured repository management strategies, adalah metode untuk

mengorganisasikan core knowledgepada penyusunan yang umun dan

terstruktur dengan rapi dengan judul dan penjelasan dari isi.

b. Unstructured repository management strategies, memungkinkan

pengelolaan core knowledgelebih kearah pengaturan yang lebih

individual/ sesuai dengan keinginan pengguna

Prinsip utama dari design core repository

a. Repository harus dapat mengatur bentuk dan isi dari pengetahuan

yang direkam.

b. Level dari control ditentukan oleh organisasi

c. System harus memberikan kemudahan dalam pengaksesan

informasi

Budaya organisasi menjelaskan tentang cara pandang secara kolektif

mengenai kepercayaan, nilai-nilai yang dianut oleh karyawan pada

tempat kerja. Karyawan belajar mengenai budaya organisasi pada hari

pertama mereka bekerja di tempat barunya.

Page 13: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

16  

  

2.6. SWOT Analysis

SWOT Analysis adalah teknik yang digunakan untuk mengevaluasi

eksternal threads dan opportunities perusahaan dan internal strength dan

weakness dari perusahaan. Perusahaan harusmelakukananalisis SWOT

berbasis pengetahuan dan memetakan pengetahuan terhadapsumber daya

dan kemampuanperusahaan. Peluangdan ancamanstrategissebagai tahapan

untuk lebihmemahamiperusahaan dalam mendapatkan keuntungandan

mengurangi kelemahan.Perusahaan dapat menggunakanpeta ini

untukmembimbingstrategisKMmerekasehinggameningkatkankeuntunganp

engetahuan danmengurangikelemahanpengetahuan mereka. (Lin, C., Liu,

A. C., Hsu, M., & Wu, J., 2008).

• Kekuatan

Adalah kelebihan - kelebihan sumber daya yang dimiliki oleh suatu

organisasi. Seperti keahlian dan keterampilan sumber daya manusia, lokasi

perusahaan, atau keunggulan lain relatif terhadap pesaing dan kebutuhan

pasar yang dilayani atau ingin dilayani oleh perusahaan.

• Kelemahan

Adalah keterbatasan atau kekurangan satu atau lebih sumber daya atau

kompetensi dibandingkan dengan pesaing yang dapat mengurangi

performa dari suatu perusahaan.

• Peluang

Adalah kondisi yang baik dimana perusahaan dapat menemukan atau

menciptakan suatu keunggulan yang lain dari pesaing, seperti perubahan

Page 14: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

17  

  

situasi persaingan, identifikasi segmen pasar yang sebelumnya terabaikan,

perubahan teknologi, serta membaiknya hubungan dengan pihak luar dapat

memberikan peluang bagi pihak perusahaan.

• Hambatan

Adalah kondisi yang tidak diinginkan atau kurang baik yang dialami oleh

suatu perusahaan. Munculnya pesaing baru, kehilangan pelanggan,

kehilangan pangsa pasar, regulasi yang diberlakukan dapat merupakan

suatu ancaman bagi perusahaan.

Menurut (Carlsen, J., & Andersson, T. D., 2011) Tujuan akhir dari

strategic SWOT analysis adalah:

• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi untuk mengkonversi

kelemahan menjadi kekuatan

• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi untuk mengeksploitasi

kesempatan

• Menyiapkan strategi untuk merespond ancaman terhadap organisasi

2.7. Zackman Framework

Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam

menuntun knowledge management adalah strategi bisnis, zack

menggambarkan hubungan antara strategi knowledge dan strategi

organisasi.

Page 15: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

18  

  

Gambar 2.5Gap analysis Zack framework

Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari

Michael H. Zack (1999), yang membandingkan poin-poin tentang

pengetahuan yang dimiliki organisasi terhadap poin-poin tentang apa yang

dikerjakan oleh organisasi. Baik pengetahuan maupun apa yang dikerjakan,

masing-masing dibagi lagi ke dalam dua kutub, yaitu apa yang telah

diketahui atau telah dikerjakan dan apa yang harus diketahui dan

dikerjakan. Dari poin-poin yang telah terpisahkan tadi, dapat dianalisa gap

yang terjadi baik pada pengetahuan dan pada apa yang dilakukan (Ying-

Jung Yeh, Sun-Quae Lai, & Chin-Tsang, H., 2006)

2.8. Knowledge Goals

Menurut Probst dalam (Wu, K., 2011) mengusulkan 3 level knowledge

goals:

1. Normative Knowledge Goals, berhubungan dengan visi umum dari

kebijakan organisasi dan semua aspek dari budaya organisasi

2. Strategic Knowledge Goals, serangkaian program jangka panjang yang

membantu realisasi visi

Page 16: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

19  

  

3. Operational Knowledge Goals, membantu untuk memastikan bahwa

program tujuan strategic dilaksanakan dalam aktivitas sehari-hari

perusahaan.

Idealnya, tiga level knowledgegoals diatas melengkapi satu sama lain dan

seharusnya berkontribusi untuk merealisasikan tujuan organisasi.

2.9. Knowledge Solutions

Pada tahap ini akan diberikan usulan untuk pengembangan knowledge

management meliputi people, process and technology berdasarkan analisa yang

didapat pada tahapan sebelumnya

2.10. Grand Design Knowledge management system

Pada tahapan grand design knowledge management systempeneliti

mengambiltahapan 5-7 dari 10-Step KM Road Map Oleh Amrit

Tiwana(2002).(Harry K.H. Chow, K.L. Choy and W.B. Lee, 2007)

2.10.1. Design The Knowledge management Team

Pada tahap ini anggota tim KM harus ambil dari berbagai area

fungsional dan departemen yang berbeda dari perusahaan Tujuan dari

langkah merancang tim knowledge management adalah mengidentifikasi

stakeholder, menentukan sumber untuk bidang tertentu (expert), memilih

project leader yang berpengalaman, mengidentifikasi keterlibatan antara

end-user dengan manajemen, dan menyeimbangkan tim manajemen dengan

teknologi.

2.10.2. Design The Knowledge management blueprint

Page 17: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

20  

  

Merancang KMS secara keseluruhan baik hardware, software, jaringan

dan design dari database

‐ Hardware: kebutuhan komputer untuk web server, application

server dan database server

‐ Software: Platform yang digunakan untuk men develop knowledge

management system

‐ Jaringan yang digunakan: WAN(Wide Area Network), LAN(Local

Area Network), MAN(Metropolitan Area Network)

‐ DesignDatabase : Tabel-tabel database yang digunakan untuk

knowledge management system

2.10.3. Develop The Knowledge management system

2.10.3.1. knowledge managementsystem architecture

 

Page 18: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

21  

  

Gambar 2.6Seven Layer Knowledge management system

- Interfacelayer

Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan sistem

manajemen pengetahuan yang berfungsi menciptakan, menggunakan,

menemukan kembali dan berbagi pengetahuan.

- Accessandauthenticationlayer

Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna siapa yang

mengakses database ini, menyediakan keamanan untuk mencegah

pengakses yang tidak sah dan menyediakan cadangan apabila ada pihak

yang akan merusak database tersebut.

- Collaborativefilteringandintelligencelayer

Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari,

mengindeks dan sebagainya.

- Applicationlayer

Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, yellowpages, sarana

berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video,

whiteboarddigital, electronicforum dan sebagainya.

- Transportlayer

Lapisan ini memuat teknologi seperti webserver, emailserver, pendukung

untuk alur video dan audio dan sebagainya.

- Middleware and legacy-integration layer

Legacysystem merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah ada.

Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama

dengan yang baru.

Page 19: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

22  

  

- Repositories

Lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip

forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen dan

database lainnya yang menggambarkan pondasi sistem manajemen

pengetahuan.

2.10.3.2. Design Interface knowledge management system

Pada tahap ini akan dibangun design interface aplikasi knowledge

management system setelah itu akan dibangun aplikasi knowledge

management system secara keseluruhan

2.11. Komponen Knowledge management system

Tabel 2.2: Komponen KMS ( Debowski, 2006, p.144)

Page 20: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

23  

  

Business process management

Secara strategis business process management mengarahkan dan

mempertajam pembangunan KMS dengan membangun strategi perusahaan

untuk knowledge management. Hal ini secara langsung berpengaruh pada

KMS dan aspek lain knowledge management yang menentukan akses

terhadap knowledge tertentu, knowledge yang memiliki prioritas tinggi dan

bagaimana dukungan terhadap akses knowledge.

Content management system

Terdapat banyak sumber knowledge yang ditemukan dalam organisasi.

Namun sulit untuk mengidentifikasi, mengelola dan mengakses secara

efisien. Terdapat sumber yang terstruktur dan tidak terstruktur, official,

dinamis dan archive content. Content management system memastikan

effective content dan document management sehingga KMS secara efektif

menghubungkan end user dengan banyak sumber intelectual content baik

dalam maupun luar organisasi.

Web content management system

Web management system mengoperasikan platform teknologi KMS. Pada

level dasar, ini menyediakan kapasitas teknologi untuk menghubungkan

KMS dengan user dan sumber knowledge yang lain yang berada didalam

dan diluar organisasi. Adanya server, interface dan KMS portal yang

mendukung web content mangement system.

Knowledge applications management

Knowledge application management menyediakan user dengan kemudahan

dan efektivitas knowledge tools. Fungsi utamanya adalah memfasilitasi

Page 21: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

24  

  

pembentukan knowledge, kolaborasi dan komunikasi. Efektivitas KMS

sebagian tergantung pada kapasitas user untuk menciptakan knowledge

baru dan mengelola workflows menggunakan teknologi yang ada dan

manajemen aplikasi knowledge yang mendukung hal ini.

Ada tiga (3) kriteria yang harus diraih agar implementasi KMS berhasil

(Debowski, 2006, p.151):

1. Sistem merefleksikan dan responsif terhadap kebutuhan perusahaan.

2. Sistem merefleksikan prinsip-prinsip KM, terutama pendorong untuk

kolaborasi dan komunikasi.

3. Sistem merefleksikan perhatian yang dalam terhadap individual di

seluruh fase pengembangannya.

2.12. Deployment menggunakan the results-driven incremental(RDI)

methodology

Metodologi RDI ini diusulkan oleh Amrit(2002), Metodologi ini

menggunakan pilot deployment untuk mengidentifikasi dan mengisolasi

point-point keagagalan pada tahap final deployment. Dalam pilot

deployment, sistem prototype merupakan cara untuk mengumpulkan

feedback dari komentar user sehingga problem dapat dimengerti sebelum

implementasi sebenarnya. Keunggulan dari pendekatan ini adalah,

knowledge management system dapat diimplementasikan dengan cepat,

dan dapat dibuat sebuah pilot system(Harry K.H. Chow, K.L. Choy and

W.B. Lee, 2007)

Page 22: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

25  

  

2.13. Performance Indicator Matrix

Pada matrix dibawah ini terdiri dari performance indicator yang ditemukan pada

berbagi organisasi yang berbeda, matrix ini memberikan indikasi kinerja dari

knowledge management projects. Sejumlah performance indicators mungkin

sesuai dengan sistem yang dikembangkan, dibutuhkan untuk memilih indikator

pengukuran mana yang paling cocok untuk project. Walaupun terdapat

pengukuran yang luas dari semua indikator namun tidak selalu cost-effective dan

efficient menggunakan semua indikator dalam performance indicator matrix

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 23: BAB II LANDASAN TEORI - BINA NUSANTARA | Library & Knowledge …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2013-00… ·  · 2013-09-26Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger,

26  

  

Tabel 2.3: Performance Indicator Matrix

 

Sumber :Rifat O. Shannak, 2009