Bab 8 Presentasi Efektif

B A BKompetensi dalam

PRESENTASI EFEKTIF merencanakan, mempersiapkan, dan

menyampaikan presentasi secara efektif dan efisien diharapkan diperoleh mahasiswa setelah mempelajari bagian ini.

Banyak

metode

yang

dapat

ditempuh

dalam

menyampaikan suatu informasi kepada khalayak. Salah satunya adalah melalui metode presentasi. Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan hadirin. Berbeda dengan pidato yang lebih sering digunakan dalam acara resmi dan dunia politik, presentasi lebih sering digunakan dalam dunia pendidikan dan bisnis. Ludlow dan Panton (2000) mengelompokkan enam tujuan presentasi, yaitu (a) mempertunjukkan layanan, produk, dan sistem, (b) membentuk citra dan strategi, (c) menjual konsep, ide, dan produk, (d) mewakili kelompok, perusahaan, dan departemen, (e) mempromosikan sikap dan cara kerja, dan (f) mengusulkan penyelesaian dan konsep baru. LANGKAH-LANGKAH PRESENTASI Runtut langkah yang dapat ditempuh agar presentasi dapat berjalan dengan baik, yaitu : Perencanaan Pada tahap ini perlu karakteristik audiens seperti kebutuhan dan latar belakangnya, serta tempat presentasi perlu diketahui terlebih dahulu. Cara penyampaian topik presentasi pada pemirsa mahasiswa akan sangat berbeda dengan pemirsa

31

(audience) dosen. Berbicara cepat cocok untuk presentasi di ruang rapat, tetapi berbicara lambat lebih baik untuk presentasi di hall. Oleh karena itu, perlu direncananakan presentasi sesuai dengan waktu dan tempat yang ditentukan. Persiapan Dalam tahap ini perlu disiapkan terlebih dahulu tujuan, pernyataan-pernyataan yang akan ditulis, garis besar materi, dan penguasaan ulasan. Dalam presentas, langkah awal yang harus dilakukan adalah memilih topik yang akan dipresentasikan. Hal ini berkaitan dengan ketertarikan dan kenyamanan presenter (orang yang melakukan presentasi) serta pemirsa (audience) dengan topik tersebut. Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya dipersiapkan bagaimana membuat dan menyampaikannya. Penyampaian Presentasi disampaikan dengan alat-alat audio visual sesuai karakteristik forum, seperti LCD Projector. Penggunaan animasi dilakukan secara hemat sehingga tidak mengacaukan konsentrasi pemirsa (audience). Perlu dibuat versi cetak dari setiap salindia (slide) dan dibagikan kepada pemirsa sebagai alat bantu untuk memahami isi presentasi. Bagian-bagian yang yang lazim dicantumkan sebagai pendukung dalam presentasi, salah satunya adalah ilustrasi. Ilustrasi yang bermanfaat sering ditampilkan pada salindia Kilas Balik (Review) Presentasi sejenis kemungkinan akan dilakukan pada tempat atau pada waktu yang berbeda. Untuk meningkatkan penampilan (performance) pada presentasi yang akan datang, perlu dilakukan review baik yang meliputi materi maupun cara presentasi.

32

Diskusi 11. Sebutkan beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum presentasi! 2. Mengapa penggunaan animasi perlu dilakukan secara hatihati! METODE PENYAMPAIAN PRESENTASI Ada berbagai macam metode penyampaian presentasi. Metode penyampaian presentasi tersebut, bergantung pada materi yang akan disampaikan dan pilihan yang sesuai dari seseorang atau sekelompok orang yang akan menyampaikan presentasi. Beberapa metode penyampaian tersebut antara lain, yaitu: Menghafal Pada metode penyampaian presentasi dengan cara menghafal, seseorang yang akan menyampaikan presentasi harus menanggapi pertanyaan dan komentar dari pendengar dan pembicara, sehingga kutipan, harus fleksibel dengan dan kadang-kadang Sebaliknya, beberapa atau menyesuaikan menghafalkan pembicaraan keadaan.

paragraf

pembuka,

catatan untuk menyimpulkan dapat meningkatkan rasa percaya diri dan memperkuat penyampaian. Teknik menghafal bukan berarti menghafal secara keseluruhan kalimat-kalimat yang akan dipresentasikan tetapi lebih pada kalimat-kalimat yang dianggap penting atas topik-topik yang akan disampaikan. Membaca Metode penyampaian presentasi dengan cara membaca dapat digunakan teknis oleh atau seseorang yang apabila menyampaikan Pada metode presentasi kompleks.

penyampaian presentasi dengan cara membaca, seseorang yang

33

akan menyampaikan presentasi diharapkan berlatih yang cukup dalam cara membaca materi yang dipresentasikan sehingga dapat mempertahankan kontak mata dengan pendengar. Berbicara menggunakan catatan Penyampaian presentasi dengan menggunakan catatan garis besar, kartu catatan atau menggunakan salah satu alat bantu visual, merupakan alat bantu yang cukup mudah dan efektif untuk melakukan presentasi. Berbicara tanpa persiapan Pada metode penyampaian presentasi ini, seseorang yang akan menyampaikan presentasi, berbicara secara mendadak atau tanpa persian. Pemateri sudah setuju untuk berbicara tanpa diduga terlebih dulu. Berbicara tanpa pesiapan harus dihindari, kecuali sudah pernah membicarakan topik yang sama berulangulang kali atau seseorang yang akan menyampaikan presentasi merupakan presenter yang amat baik di depan umum. Apabila seseorang diminta sebagai presenter secara mendadak, maka presenter tersebut harus meluangkan waktu sejenak untuk memikirkan baik-baik apa yang akan dikatakan dalam presentasi. Selain itu, presenter tersebut harus menghindari berbicara tanpa arah.

Diskusi 2Tentukan kelebihan dan kelemahan masing-masing metode penyampaian presentasi di atas! ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

34

PRESENTASI YANG EFEKTIF DAN EFISIEN Presentasi yang efektif dan efisien memerlukan persiapan agar infomasi yang disampaikan berkesan dalam, merangsang kepenasaran peserta, menarik untuk didiskusikan, dan menyenangkan. Persiapan yang matang menyangkut penguasan diri terhadap materi, seni mengelola situasi belajar yang menarik, penataan ruang, lingkungan pendukung, pemanfaatan media, dan mengenal apa yang diharapkan oleh peserta akan membantu seseorang untuk siap melakukan presentasi. Namun, dalam situasi yang lain, seseorang perlu mempersiapkan diri untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Misalnya pada saat seseorang akan presentasi di depan para ahli, pejabat, mahasiswa, atau tamu undangan lain, mendadak listrik padam sehingga tidak dapat memvisualisasikan puluhan lembar kerja yang sudah dipersiapkan semalaman, atau kendala teknis lain yang sedikit banyak mengganggu konsentrasi dan perhatian pemirsa (audience). Kemampuan untuk menggali sifat dan harapan pemirsa akan membantu mengawali presentasi yang sangat menakjubkan bahkan tidak terbayangkan sebelumnya. Cara pandang yang selalu menganggap bahwa pembawa acara, fasilitator, pelatih atau guru sebagai tokoh sentral yang harus menguasai segalanya akan mempersempit ruang gerak dan kreativitas diri orang yang akan melakukan presentasi, lebih jauh akan terjebak pada rutinitas dan kerepotan yang berakhir dengan kekecewaan. Pemirsa adalah gudang informasi dan pengetahuan yang perlu digali oleh presenter sebagai fasilitator. Kemudian dirangkaikan melalui cara yang mudah peserta pahami, permainan reflektif yang menggugah, simulasi dan aktualisasi akan lebih bermanfaat daripada rangkaian materi yang keluar dari mulut pembicara secara terus-menerus. Hal

35

penting yang perlu ditekankan dalam presentasi, yaitu pemirsa dapat memahami, menghayati dan mengaktualisasikan apapun yang disajikan baik dalam situasi ruang maupun setelah keluar dari pintu ruangan, mereka tetap asyik untuk membicarakannya. Ada enam tahap yang perlu dilakukan agar presentasi berhasil dengan efektif, tahapan tersebut sebagai berikut. Menentukan Tujuan Presentasi Langkah pertama yang harus dilakukan pembicara adalah menetapkan tujuan dari komunikasi dan presentasi yang akan dilakukan sebelum melangkah terlalu jauh. Kejelasan tujuan yang ditetapkan akan membantu efektivitas alur presentasi dan hasil yang diharapkan. Semakin jelas pembicara melihat hal-hal yang dapat dicapai dan siapa (sasaran) yang akan mencapainya secara akurat, besar kemungkinan presentasi akan sukses. Tujuan yang ditetapkan mencakup semua perubahan perilaku (pengetahuan, sikap dan keterampilan) yang diharapkan. Menentukan sasaran secara tepat dan lebih terinci sesuai dengan tujuan memberikan gambaran situasi dan target perilaku yang akan dicapai bukan metode yang akan digunakan. Sasaran mencakup aspek-aspek internal dan eksternal yang mendorong perubahan perilaku dan pencapaian tujuan berjalan secara efektif. Selama masa persiapan presenter tidak perlu menanyakan apa yang harus dikatakan?, tetapi apa yang

diinginkan untuk didengar dan dipercaya oleh pemirsa?. Akan sangat bermanfaat, jika menuliskan sasaran menggali dari sisi pemirsa, peserta atau pembelajar. Cara ini disebut sasaran perilaku, karena didasarkan pada perilaku yang ingin dicapai dari pemirsa sesuai dengan tujuan presentasi. Pendekatan semacam ini akan bermanfaat memandu Anda dalam melakukan pelatihan presentasi.

36

Membuat Rencana Presentasi Membuat rencana presentasi yang baik tergantung tujuan dan sasaran yang hendak dicapai. Perencanaan merupakan cetak biru dan skenario yang akan diaktualisasikan pada saat presentasi diantaranya; Melukiskan profil dan kedalaman pemirsa Pendekatan mendasar dalam melakukan presentasi tergantung sejauh mana pembicara dapat memenuhi harapan penyelenggara maupun pemirsa (audience). Dengan demikian pembicara harus menguasi profil dan karakteristik pemirsa yang akan dihadapi. Titik awal untuk menganalisis dilakukan dengan penelusuran siapa yang mengundang dan siapa yang diundang dalam kegiatan itu untuk mengkaji dan menetapkan strategi yang akan digunakan. Berikut sejumlah pertanyaan yang dapat digunakan untukmenganalisis peristiwa presentasi; Organisasi penyelenggara presentasi? Tujuan dari organisasi? Sifat presentasi? Format dan pola yang diharapkan?

dilaksanakan.

Beberapa menyusun

aspek rencana

yang

perlu

dipertimbangkandalam

presentasi

Mengapa Anda diminta untuk menjadi pembicara? Apakah yangdiharapkan dari kehadiran Anda?

Apakah ada pembicara lain yang ikut terlibat? Jika ada siapa dan topik apa yang akan disajikannya? Apakah mereka akan berbicara sebelum atau sesudah Anda? Apakah ini merupakan sebuah presentasi tim? Lamanya waktu yang diberikan dan kapan dimulai? Apakah ada pertanyaan atau isu yang akan ditanyakan dan didiskusikan dalam pertemuan? Apakah pakaian yang cocok untuk dikenakan pada acara tersebut?

37

Kunci

sukses

presentasi

terletak

pada

upaya

untuk

memuaskan dan menyenangkan pemirsa yang menjadi pusat perhatian presentasi. Melukiskan profil siapa yang akan hadir secara akurat menyangkut jumlah audience, latar belakang pengetahuan tentang topik yang akan dipresentasikan, kebutuhan lain dan kesempatan yang dapat diperoleh dari kehadiran akan mempengaruhi dari mana pembicara memulai pembahasan dan alat bantu apa saja yang efektif untuk mendukung sajian presentasi. Bila presentasi disampaikan pada tingkat penguasaan pemirsa yang salah baik terlalu tinggi atau terlalu rendah jelas akan menemui kegagalan. yang Mengukur gampangkedalaman peserta merupakan pekerjaan

gampang susah. Karena dalam beberapa hal tidak banyak orang yang ahli untuk mengukurnya.Demikian pula halnya, sajian presentasi dihadapan pejabat dan petinggi negara akan rbeda dengan presentasi yang dilakukan di kampus, pameran atau pusat pelatihan. Semakin banyak pembicara mengetahui adanya keberagaman dan perbedaan antarpribadi atau antarkelompok di kalangan pemirsa, akan semakin mudah menentukan cara dan teknik untuk menyampaikan presentasi yang disampaikan. Bila pembicara memiliki kecenderungan untuk berpihak pada salah satu kutub maka akan menimbulkan kekecewaan dan frustasi bagi pemirsa. Pendalaman terhadap keberadaan pemirsa dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, dilakukan di atas meja sebelum presentasi dimulai dengan mengumpulkan informasi kepada penyelenggara/panitia tentang nama, asal mereka tinggal, latar belakang pendidikan, harapan, dari mana mereka bekerja, bidang yang sedang ditekuni dan pengalaman. Kedua, dilakukan pada awal presentasi dilakukan dengan meminta pemirsa untuk memperkenalkan diri dan menceritakan latar

38

belakang mereka baik pekerjaan, hobby, kursus yang telah diikuti, dan bahan bacaan atau buku yang sudah mereka baca. Analisis selanjutnya menentukan berapa jumlah pemirsa (yang layak, tentu saja jawabannya beragam dan tidak ada rumus yang pasti. Untuk satu kali presentasi saja bisa berkisar antara 10 sampai 15 orang. Pemirsa dengan jumlah terbatas ini tentu membutuhkan persiapan yang matang. Mereka dapat bertanya, interupsi dengan leluasa, dan meminta penjelasan kapan saja. Dalam presetasi kelas (classroom presentation), panduan jumlah pemirsa berkisar antara 25-35 orang. Jumlah ini cukup efektif dan memungkinkan untuk mengenal audience lebih dekat dan melakukan proses pertukaran pikiran dan emosi. Bila Anda menerima tawaran untuk presentasi dengan jumlah lebih besar dari itu, disarankan untuk mempertimbangkan kembali dan meminta kepada panitia untuk membagi dalam kelompok dan sesi yang terpisah. Membuat isi dan struktur Salah satu cara mengembangkan topik dengan menggunakan struktur logis (logical structure). Cara ini untuk membantu menulis dan menguraikan susunan informasi atau pesan yang akan dipresentasikan. Struktur logis (logical structure) memandu pembicara untuk menyusun materi (outline) dalam sebuah diagram yang mudah dibaca dan tersusun sangat sederhana. Materi ini bukan bahan jadi (final product) tetapi rencana induk yang memungkinkan untuk melakukan perubahan di sana-sini. Alat ini dapat membantu memahami jalan pikiran peserta sehingga dari awal mudah memahami arah presentasi. Selain itu, struktur ini berguna untuk mengembangkan topik dan memandu presentasi tim. Materi yang tersusun memberikan panduan bagi anggota tim untuk memilih subtopik yang diminati dan dikuasai dengan tetap mengandung kerangka penyajian

39

yang sistematis. Materi diawali dari pokok utama yaitu hal-hal pokok yang harus dijawab. Pokok utama yang dipilih harus menjawab pertanyaan peserta . Jika pokok utama berupa rekomendasi atau konklusi maka pertanyaan yang dijawab adalah mengapa maka dan jawabannya merupakan adalah serangkaian dan pertimbangan (a series of reason). Jika pokok utama berupa prosedur, pertanyaannya bagaimana jawabannya langkah-langkah tindakan. Jika pokok utama berupa deskripsi mengenai suatu analisis, maka pertanyaannya adalah apa dan jawabannya bagian dari keseluruhan (parts of the whole). Menetapkan waktu Waktu presentasi terkait erat dengan pertanyaan kapan saat yang tepat untuk menyajikann materi yang telah disiapkan. Berapa lama waktu yang paling sesuai untuk menyajikan topik sesuai dengan karakteristik isi dan pemirsa. Memperhitungkan waktu yang tepat bukan saja memberlakukan loncatan dan diri untuk memenuhi harapan penyelenggara saja, lebih dari itu untuk menuntun pembicara terhadap melakukan topik percepatan Artinya (accelerated) yang disampaikan.

menentukan saat mana pemirsa mampu secara efektif mencerna apa yang dipelajari. Pembicara yang profesional akan berusaha untuk mengetahui berapa lama waktu yang diberikan kepadanya untuk berbicara agar dapat mempersiapkan dan melatih apa yang harus disampaikan. Dengan mengetahui kapan waktu berbicara, pembicara akan mengetahui suasana hati pendengar. Pada saat melakukan latihan, akan terlihat apakah ada kelebihan atau kekurangan waktu, sehingga pembicara dapat mengubah susunan presentasi agar sesuai dengan waktu yang dialokasikan. Sebagai panduan cukup gunakan 20 persen waktu yang diberikan untuk pengantar dan kesimpulan. 80 persen sisanya

40

digunakan secara optimal untuk pokok bahasan utama. Alur pemanfaatan waktu diuraikan sebagai berikut; Pengantar dan tujuan diadakannya presentasi (10% waktu yang tersedia). Pengantar ke dalam tema utama-pokok bahasan pokok (20% dari waktu yang tersedia. Pengembangan tema pokok bahasan utama (40% waktu yang tersedia). Pengintegrasian tema pokok bahasan utama (20% waktu yang tersedia). Ringkasan atau kesimpulan (10% waktu yang tersedia). Analisis lingkungan dan situasi Tempat presentasi akan dilakukan dan hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan agar komunikasi antara presenter dan audience berjalan efektif akan menjadi sebuah awal salah satu kunci sangat dengan kesuksesan dan ruang pembicara. pertemuan. Sukses presentasi dilakukan

ditentukan oleh kemampuan pembicara memetakan lingkungan Tinjauan mengukur kapasitas dan daya tampung pendengar, bentuk ruang dan penataan tempat duduk, fasilitas listrik, peralatan multimedia, alat pendingin ruang, dan tersedianya ruang gerak bagi pemirsa. Pembicara dapat menentukan pola interaksi yang akan dibangun pada saat diskusi dengan mengatur tata letak ruang, pencahayaan dan kekuatan suara. Apakah ruang (space) yang tersedia memungkinkan pemirsa bertanya secara leluasa, santai, menyenangkan dan terfokus. Ruang yang terlalu sempitbersekat dan warna dinding yang tidak cocok akan mengganggu konsentrasi penyelenggara pemirsa. Terkadang rencana tawaran ruang dari mempersulit presentasi yang akan

dibangun. Sebaiknya lakukan tindakan antisipasi, paling tidak

41

sehari sebelum presentasi untuk memeriksa tata letak ruang dan fasilitas yang tersedia untuk dan memberikan masukan kepada penyelenggara merubahnya sesuai keperluan.

Kelengkapan fasilitas tidak menjadi jaminan presentasi berhasil dengan sukses, jika keberadaannya kurang mendukung situasi untuk materi yang akan disampaikan. Memilih dan Mempersiapkan Alat Bantu dan Bahan

Pendukung Presentasi Setelah memutuskan hal apa saja yang ingin dicapai dengan menyortir isi dan struktur presentasi, langkah selanjutnya memilih dan memutuskan alat bantu yang akan digunakan. Suara yang merdu dan lantang tidak cukup untuk mendapatkan kesuksesan, masih diperlukan bantuan alat lainnya untuk sebuah memvisualisasikan visualisasi. secara atraktif dan memberikan jika suasana berbeda. Pemirsa lebih mudah menangkap makna Presentasi akan mudah dipahami menyertakan sejumlah gambar, grafis, tabel, dan diagram. Dengan alat bantu ini presentasi yang diberikan tidak hanya sekedar mendengarkan dongeng tetapi memperoleh makna dari apa yang perlu mereka cerna. Presentasi akan jauh lebih efektif daripada penjelasan lisan. Dengan dibayangkan. berkembangnya Teknologi perangkat point lunak (software) komputer yang mampu menyajikan lebih dari yang dapat power memudahkan menggabungkan suara, text dan grafis secara simultan dan multi dimensi. Kemampuan mengolah program ini secara kreatif membantu mengembangkan citra dalam presentasi. Paling tidak kesan yang muncul bahwa pembicara siap melakukan presentasi. Alat bantu tidak sekedar menyajikan efek multimedia saja, tetapi harus diarahkan untuk mendukung uraian presentasi yang disampaikan.

42

Daya tarik presentasi dapat ditingkatkan melalui tiga cara yaitu: pertama, pilihlah media yang sesuai dengan jumlah pemirsa. Kedua, berikan desain yang mampu meningkatkan citra dan daya tarik presentasi Anda. Ketiga, sesuaikan gambar yang ditampilkan dengan data yang ada. Berbagai alat bantu presentasi senantiasa berkembang diantaranya: whiteboard, flipchart, poster, foto, PC, overhead projector, slide projector, videotape dan film, multimedia, model dan contoh, serta handout. Semua alat bantu ini memiliki karakter khusus yang harus dipertimbangkan sesuai fungsi dan aksentuasi pesan yang ingin dicapai. Jika ingin menggambarkan anatomi manusia akan lebih efektif jika menggunakan Torso atau model sebagai alat bantu, dibanding poster atau film agar mudah diperagakan. Penggunaan alat bantu dalam beberapa hal jika tidak dipersiapkan secara baik akan mengganggu dan merusak presentasi. Teknologi sehebat apapun menjadi kurang bermanfaat bila tanpa dikelola secara tepat dan tanpa kemasan pesan yang sebenarnya ingin disampaikan. Alat bantu bukan untuk memenuhi seluruh tujuan tetapi untuk mendukung pencapaian tujuan itu. Oleh karena itu, pembicara yang baik akan mengikuti beberapa pedoman sederhana bahwa alat bantu presentasi harus: Memperkuat pesan. Menyesuaikan alat bantu dengan karakter pesan.

Penyiapan dilakukan dengan mempertimbangkan pemirsa. Alat bantu dipilih bukan karena kecanggihannya tetapi

Penggunaannya tidak terlalu rumit.

kecocokannya dengan lingkungan belajar.

Berlatih dan Menyimulasikan

43

Setelah semua rencana telah tersusun dengan baik, langkah selanjutnya mencoba untuk melatihnya meskipun tidak selalu diperlukan karena terkadang waktu yang terbatas. Latihan dapat memberikan gaya keuntungan presentasi, mengurangi meningkatkan kegelisahan, keterampilan memperbaiki

metodologis, mengurangi kegelisahan, penialain waktu dan penyesuaian isi dan struktur presentasi. Ada berbagai keadaan yang membuat latihan menjadi sangat penting, diantaranya: 1. Kepentingan meningkatkan presentasi tim, 2. Menguji alat bantu yang tidak biasa atau belum dikenal, 3. Kekhawatiran yang luar biasa, 4. Topik yang kurang dikuasai. Cara keterampilan berlatih sangat mempengaruhi harus untuk peningkatan secara meningkatkan penting, Hal ini presentasi. Latihan Latihan dilakukan

sungguh-sungguh. suara,

dilakukan

beberapa aspek teknis yang perlu seperti, talenta, kecepatan penguasaan terhadap dan beberapa istilah mengurangi kekakuan, sistematika penyajian.

dilakukan dengan penuh kosentrasi seolah-olah dalam situasi sesungguhnya. Lalu pengaturan disiplin waktu akan bermanfaat untuk mengukur durasi pesan yang perlu disampaikan atau ada beberapa hal yang perlu dibuang. Lamanya waktu efektif untuk membahas sebuah kasus atau topik. Latihan kebanyakan berlangsung lebih cepat dari keadaan sesungguhnya. Sementara belum ada aturan yang pasti, tetapi presentasi yang sebenarnya memerlukan waktu 25-50% lebih lama daripada latihan. Jika memiliki kesempatan yang cukup untuk berlatih ditempat presentasi, maka lebih baik mempelajari penempatan podium, meja dan kursi peserta, OHP, layar serta penerangan ruang. Latihan yang paling baik adalah yang dapat memberikan umpan balik tentang efektivitas penyampaian presentasi dan beberapa butir yang membutuhkan perhatian. Pihak luar yang dapat

44

membantu melatih kemampuan presentasi diantaranya, rekan sekerja, profesional yang memahami teknik presentasi, keluarga dan teman, rekaman video-audio, dan cermin. Meningkatkan jam terbang merupakan latihan yang nyata untuk meningkatkan kualitas presentasi. Namun, ada juga jam terbang yang tinggi tetapi tidak memiliki kualitas presentasi yang memadai. Sebagai contoh banyak dosen yang telah mengajar lebih dari 15 tahun tetapi presentasinya tetap saja menoton dan membosankan. Demikian halnya seorang eksekutif perusahaan besar seringkali berbicara di depan publik bertahuntahun tetapi tidak memiliki daya tarik dalam presentasi. Seorang pembicara yang baik membutuhkan panggung latihan dengan bercermin dan memoles penampilan berbicara, mengolah bahan presentasi dan meningkatkan pengetahuan yang memadai. Melakukan Presentasi Tahap yang paling menentukan setelah pembicara menyiapkan materi presentasinya adalah apakah hasil yang

diperoleh akan mengantarkan pada kesuksesan atau kegagalan. Seluruh persiapan yang telah dilakukan akan dibuktikan pada saat presentasi dimulai. Berikut ini akan dipaparkan beberapa faktor yang memberikan kesuksesan saat presentasi. Pembukaan yang hangat Sesingkat pembukaan apapun dengan presentasi hangat dan yang dilakukan lakukan menggugah. Kehangatan

hubungan akan membantu penerimaan materi oleh pemirsa. Sesulit apapun tingkat materi yang akan disampaikan bila diawali dengan kehangatan akan menumbuhkan keyakinan bagi pemirsa untuk mengejar harapan terhadap bahan yang dipresentasikan. Berikut ini beberapa panduan yang dapat digunakan untuk menciptakan kehangatan:

45

Menunjukkan wajah yang ramah dan bersahabat. Mulai

dengan lemparan senyum yang tulus, tegurlah orang-orang yang berada disekitar Anda secara wajar.

Memulai

dengan

memperkenalkan

diri

pembicara,

mengungkapkan beberapa latar belakang yang menarik perhatian pemirsa . Namun jangan berlebihan, jika pemirsa sedikit meminta audiens untuk memperkenalkan jati diri masing-masing.

Bila memiliki kesempatan untuk mencatat, maka harus Membuka dengan sebuah cerita atau ilustrasi yang sedang

mencatat dan menghafalkan nama peserta.

hangat dibicarakan dan relevan dengan topik yang akan dipresentasikan. Bukan mengumbar gosip dan menyinggung perasaan orang lain.

Tidak

perlu

meminta

maaf

kepada

pemirsa

untuk

mengalihkan perhatian. Dialog interaktif Presentasi bukan jalinan komunikasi konvensional dua arah tetapi membangun jalinan interaksi partisipatif yang mendorong keterlibatan aktif peserta (audience). Interaktif bukan sematamata penggunaan teknologi multimedia, tetapi mengandung makna interaksi yang tidak sebatas pengetahuan, saja tetapi mencakup aspek emosional dan keterampilan tertentu secara terintegrasi. Dialog interaktif merupakan salah satu metode untuk meningkatkan pemahaman, daya tarik dan keterlibatan sehingga seluruh diskusi menjadi hidup dan bermakna. Dialog interaktif bukan membuka perdebatan panjang tetapi lebih mengarah pada upaya menyamakan persepsi dan mencapai konklusi. Meskipun dalam dialog interaktif membuka peluang untuk mengkritik, berbeda pendapat, pandangan dan keyakinan. Berikut ini diuraikan panduan dialog interaktif dalam presentasi.

46

Jika pertemuan dilakukan secara tatap muka (face to face)

cobalah untuk berdiri rileks, berbicara dekat pemirsa, sapa dengan bahasa persahabatan, bila perlu minta beberapa orang untuk maju ke depan untuk menjelaskan kepada rekan lainnya.

Menggali pemahaman dan pengalaman mereka, kemudian

kemukakan dihadapan kelompok untuk dipelajari secara bersama.

Melakukan sedikit perjalanan mengitari pemirsa sambil

bertanya atau mengulas suatu kasus yang menarik. Hindari fokus wajah tertuju pada seseorang saja.

Mengupayakan pertanyaan dijawab bukan oleh pembicara

tetapi mintalah orang lain atau rekan disebelahnya untuk memberikan jawaban atau gagasan. Mengelola perasaan (mood) dan suasana hati Seorang ahli perilaku mengatakan bahwa perasaan (mood) bukan bagian dari kepribadian, melainkan suatu keadaan ingat perasaan yang muncul sewaktu-waktu pada situasi tertentu. Perasaan sangat berpengaruh besar terhadap daya seseorang (recall of information) bila seseorang dalam keadaan duka, ia akan mengingat kesedihan itu. Demikian sebaliknya, jika menyenangkan akan mengingat hal-hal yang menyenangkan. Oleh karenanya, perasaan seseorang harus akan berpengaruh untuk terhadap kesuksesan pelaksanaan presentasi. Sebagai seorang pembicara, perasaan positif dipelihara menumbuhkan semangat dalam proses presentasi. Jika perasaan pembicara hancur, maka hancurlah persiapan yang sudah direncanakan. Berikut ini ada beberapa hal yang bermanfaat untuk memelihara perasaan:

47

Melepaskan diri dari ketegangan dan kegelisahan dengan

mengetahui siapa orang yang akan mendengarkan presentasi akan dipresentasikan.

Meningkatkan kemampuan dengan belajar dari literatur Jangan melakukan persiapan secara berlebihan sehingga kehabisan energi pada saat akan melakukan

mutakhir dan informasi lainnya.

menjadi

presentasi. Batasi pada hal-hal yang perlu dan mendukung presentasi. Beri ruang waktu sehari untuk istirahat.

Perasaan

positif

akan

terpelihara,

jika

orang-orang

disekeliling pembicara memberikan respon positif, melihat penampilan yang enak dilihat, dan menanggapi seperti orang penting. Oleh karena itu sebagai seorang fasilitator, sebagai seorang pembicara harus memahami dengan benar dirinya sendiri.

Suara dan bahasa tubuh Suara dan bahasa tubuh akan mempengaruhi cara pandang pemirsa terhadap penampilan pembicara. Suara yang nyaris tak terdengar akan mengganggu dan menimbulkan kekesalan bagi pemirsa. Setiap orang memiliki cara sendiri dalam mengungkapkan gagasannya secara lisan maupun simbol tubuh sebagai aksentuasi terhadap pemaparan yang ingin disampaikannya. Hal paling utama yang harus diperhatikan oleh pembicara adalah bagaimana mengembangkan rytme suara dan keseimbangan bahasa tubuh sehingga dapat mendukung penyajian informasi secara wajar dan menarik. Kunci presentasi sebenarnya terletak pada kekuatan suara dan pola perilaku pembicara. Hal yang perlu diperhatikan yaitu, volume suara, nada (tone), irama (pitch), tempo (speed), dan pernafasan. Komunikasi non-verbal

48

dapat mendatangkan efektivitas yang lebih besar terutama dalam mengatasi ketegangan. Pantulkan raut wajah dengan ramah dan serius, pemirsa akan menanggapi dengan hal yang sama. Ekspresi wajah dapat mengindikasikan situasi yang akan dibangun dalam ruang presentasi. Penggunaan alat bantu Prinsip penggunaan alat bantu untuk memberikan warna lain yang lebih nyata dan mudah dipahami oleh peserta. Beberapa konsep yang abstrak sangat sulit jika hanya dikemukakan secara lisan, melalui media slide atau foto mungkin akan diperoleh sesuatu hal yang menakjubkan dan di luar dugaan dapat mempersingkat pemahaman dan kerja otak secara efektif. Bantuan visual (visual aids) jika digunakan secara tepat akan membantu efektivitas komunikasi. Ada banyak pilihan bantuan media yang dapat mendukung presentasi agar lebih hidup. Penggunaan alat bantu hendaknya tidak berantakan dan disesuaikan dengan karakter pesan. Pastikan bahwa masingmasing alat bantu hanya memuat informasi dari satu topik saja. Jika terdapat beberapa pokok bahasan yang berbeda, ilustrasi yang digunakan dengan alat yang berbeda pula.

Kesimpulan dan penutup Pada akhir sesi presentasi lakukan penyimpulan secara sederhana dan mudah dipahami terkait dengan pokok-pokok utama yang perlu dikuasi oleh pemirsa Membuat kesimpulan bukan pekerjaan yang mudah, hal ini membutuhkan kemampuan pembicara merangkum dan membuat generalisasi dari sejumlah informasi yang disampaikan. Pastikan bahwa audiens mampu menyerap pokok pikiran utama dan hal-hal penting yang perlu digaris bawahi. Biasanya pembicara profesional telah menyiapkan sebuah kesimpulan dengan memberikan refleksi

49

terhadap pemirsa melalui gambar atau cerita pendek yang mengakumulasikan rangkaian gagasan utama agar membekas dalam benak mereka.

Kiat

Tip Mengurangi Kegelisahan Rasa gelisah memang selalu dialami oleh tiap orang tapi hendaknya tidak terlalu dipikirkan karena itu adalah sesuatu yang tidak bisa dihindari. Kegelisahan juga bermanfaat untuk mencapai presentasi yang optimal. Kegelisahan yang dialami tidak akan diketahui oleh orang lain. Kegelisahan yang pembicara alami sulit untuk dikenali oleh siapapun, karena hal tersebut adalah sesuatu yang nyata terjadi didalam diri sendiri dan orang lain mungkin tidak peduli. Lakukan relaksasi sebelum berbicara dengan menarik nafas dalam-dalam atau duduk di kursi dengan santai sambil mendengarkan alunan musik atau memanfaatkan waktu untuk membaca tulisan yang menarik untuk disajikan. Cobalah untuk menggambarkan kesuksesan diri dalam melakukan presentasi. Pada saat akan memulai presentasi, hilangkan rasa gelisah dengan bertanya kepada salah seorang peserta(audience) tentang nama, suasana kelas atau materi yang sebelumnya disampaikan.

Simulasi1. Persiapkan rencana presentasi Anda dengan cara mengisi kolom berikut. Topik Presentai Menentukan Tujuan Presentasi Membuat rencana presentasi Melukiskan profil dan kedalaman audien

50

Membuat isi dan struktur Menetapkan waktu Analisis lingkungan dan situasi Memilih dan mempersiapkan alat bantu dan bahan pendukung presentasi 2. Berdasarkan Nilailah persiapan yang telah teman Anda Anda susun, dengan

praktikkanlah sebuah presentasi secara efektif!3.

penampilan

presentasi

mengacu kepada draf penilaian performansi presentasiberikut ini! Draf Penilaian PerformansiAspek yang dinilai Pembukaan yang hangat dan menggugah Penciptaan suasana interaktif Pengelolaan perasaan dan suasana hati Pengoptimalan suara dan bahasa tubuh Pengefektifan penggunaan alat bantu baik Kualitas cukup kurang

Daftar Rujukan Wikipedia.org. 2007. Presentasi, (online), (http://id. wikipedia.org / wiki/Presentasi, diakses 8 Maret 2008). Badudu, JS. 2005. Kamus Kata-Kata Serapan Asing dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Kompas Budi, Indra.2004. Bagaimana Presentasi Yang Efektif, (online), (http://www.cs. ui.ac.id, diakses 8 Maret 2008)

51

Harianto, GP. 2000. Teknik Penulisan Literatur. Bandung: Agiamedia. Muchlas. 2007. Media Pembelajaran Berbasis Teknologi Informasi Materi: Teknik Presentasi, (Online), diakses 8 Maret 2008).

52