BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori – Teori Dasar / Umum 2.1.1 …library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2010-1-00583-si bab 2.pdf · MYOB BusinessEssentials MYOB Premier Accounting

9

BAB 2

LANDASAN TEO RI

2.1 Teori – Teori Dasar / Umum

2.1.1 ERP

ERP adalah sebuah sistem yang mengatur proses bisnis seperti

marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang

terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi ke dalam suatu database yang

digunakan oleh perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools

(Brady, Monk, Wagner, 2001,p153).

Sedangkan menurut O’Brien, ERP merupakan tulang punggung

organisasi yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi semua proses bisnis

internal dan sistem informasi pada fungsi penjualan dan distribusi, produksi,

logistik, accounting dan human resources (O’Brien, 2005, p194).

Menurut penulis, ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang

menghubungkan semua proses bisnis perusahaan yang ada di setiap bagian

agar menjadi satu kesatuan sistem yang terpadu data dan informasinya.

10

2.1.2 Pendekatan umum produksi

Pendekatan umum produksi dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:

1. Make to stock

Di mana barang atau item yang diproduksi untuk

mengantispasi pesanan yang dilakukan dari pelanggan.

Biasanya digunakan untuk barang konsumsi.

2. Make to order

Di mana barang atau item diproduksi untuk memenuhi

pesanan dari pelanggan biasanya mempunyai kekhususan

atau ciri khas yang unik.

3. Assembly to order

Produksi yang menggunakan kombinasi antara proses make

to stock dan make to order.

(Brady, Monk, Wagner, 2001, p64)

2.1.3 Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang membawa satu atau

lebih bermacam – macam input dan membuat output yang memberi nilai

pada pelanggan (Brady, Monk, Wagner,2001,p3). Di mana dapat

digambarkan seperti di bawah ini

Gambar 2.1 Proses Bisnis

11

Proses bisnis tersebut melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi

dengan area tersebut sehingga menghasikan suatu output yang memiliki nilai

yang lebih.

Sedangkan menurut Burlton, ia mendefinisikan proses bisnis sebagai

suatu organisasi yang memiliki tujuan untuk menciptakan nilai akhir pada

seseorang yang peduli terhadap hasil akhir tersebut. Bisnis dapat

dianalogikan sebagai kendaraan menuju transformasi. Dengan kata lain,

tujuan utama setiap bisnis yang ada adalah menjadi pelaku dalam sebuah

mekanisme transformasi (Burlton, 2001, p67).

2.1.4 Area Fungsional dari O perasional

Perusahaan mempunyai area fungsional utama dari operasional yang

harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari bermacam – macam

fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari operasionalnya

(Brady, Monk, Wagner 2001, p2).

• Marketing and sales

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pemasaran,

pemrosesan sales order, customer relationship management,

customer support, sales forecasting dan periklanan.

• Financial and accounting

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari akuntansi

keuangan, alokasi biaya dan kontrol, perencanaan dan budgeting serta

cash flow management.

12

• Human resource

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari perekrutan dan

hiring, pelatihan, penggajian, dan benefit

• Production and material management

Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pembelian,

penerimaan, transportasi/logistik, jadwal produksi, manufacturing dan

plant maintenance.

2.1.5 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview

(wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan

ketiganya (Sugiyono, 2004, p129).

2.1.5.1 Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila

peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan

permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin

mengetahui hal – hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah

respondennya sedikit / kecil.

Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak

terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face)

maupun dengan menggunakan telepon.

13

Wawancara terdiri dari :

a. Wawancara terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknnik

pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah

mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan

diperoleh.

b. Wawancara tidak terstruktur

Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang

bebeas di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara

yang telah tersusun secara sistematis dan lengkapuntuk

pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan

hanya berupa garis – garis besar permasalahan yang akan

ditanyakan.

2.1.5.2 O bservasi

Obeservasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri

yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara

dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi

dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi juga

objek – objek alam yang lain.

Observasi terbagi menjadi :

o Observasi terstruktur

Observasi terstruktur adalah observasi yang telah

dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di

mana tempatnya. Jadi observasi terstruktur dilakukan apabila

14

peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan

diamati

o Observasi tidak terstruktur

Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak

dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan

diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara

pasti tentang apa yang akan diamati.

2.2 Teori - Teori Khusus

2.2.1 Business Process Management (BPM)

Business process management adalah pencapaian objektif organisasi

melalui proses improvement, manajemen dan kontrol proses bisnis yang

esensial (Jeston dan Nelis, 2006, p11).

Kunci sukses dari Business Process Management ( BPM ) atau

disebut BPM success stool, dipengaruhi oleh tiga komponen berikut ini :

1. Proses

Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai

atau mendesain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan

sebuah persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di

dalam organisasi.

2. Orang

Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap

kedewasaan, akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk

mengimplementasikan proses baru yang diinginkan. Organisasi harus

15

memiliki penilaian kinerja yang sesuai dan struktur manajemen untuk

lintas proses kunci. Proses pengaturannya haruslah proaktif dan juga

dapat memprediksikan apa yang akan terjadi, dan bukannya reaktif.

Di antara semua hal, aspek orang yang terlibat merupakan poin yang

paling penting dari proyek BPM.

3. Teknologi

Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan

orang yang terlibat dalam proyek BPM.

4. Pengaturan proyek

Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen

proses, orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik

maka implementasi akan mengarah pada kegagalan.

16

2.2.2 Produk ERP

Berikut ini adalah beberapa daftar produk ERP :

Microsoft Business Solutions Dynamics AX

Microsoft Business Solutions Dynamics GP

Microsoft Business Solutions Dynamics NAV

Microsoft Business Solutions Dynamics SL

Microsoft Business Solutions Small Business Manager

MYOB AccountEdge

MYOB BusinessEssentials

MYOB Premier Accounting Small Business Suite

Oracle Corporation JD Edwards EnterpriseOne & World

Oracle Corporation NetLedger

Oracle Corporation Oracle E-Business Suite

Oracle Corporation PeopleSoft Enterprise

SAP Business One

SAP mySAP All-in-One

SAP mySAP ERP

SAP R/3

Tabel 2.1 Produk - Produk ERP

17

2.2.3 Modul SAP

Modul pada SAP antara lain:

1. Sales order management

Mendukung fitur back-office proses seperti inquiries,

quotation order generation, contract, billing cycle management,

dan juga mendukung penjualan melalui internet.

2. Material management

Menyediakan alat untuk manajemen hubungan dengan

supplier, memungkinkan pemilihan supplier dan kualifikasi,

negosiasi kontrak dan evaluasi vendor, serta kemampuan

meyediakan pelaporan dari semua aktivitas procurement.

3. Human capital management

- Dapat memaksimalkan nilai dari karyawan, kemampuan

karyawan, aktivitas dan keuntungan dengan tujuan bisnis dan

strategi.

- Menyediakan alat untuk mengatur, mengukur, dan memberikan

hadiah individual serta kontribusi dari tim.

4. Financial and controlling

Pada unit ini terdapat dua area fungsional yaitu

Financial accounting

Menyediakan laporan untuk kepentingan pembaca

(eksternal view).

Management accounting

18

Menyediakan laporan untuk kepentingan internal.

Komponennya seperti cost center accounting, profit

center accounting dan internal orders.

5. Production planning

Penjadwalan, perencanaan produksi dan informasi serta

aktivitas yang berkaitan dengan produksi.

6. Quality management

Merencanakan dan menyimpan aktivitas control kualitas

seperti pemeriksaan produk dan keterangan material.

7. Plant maintenance

Perencanaan perawatan mesin pabrik dan perawatan

sumber daya dalam upaya meminimalisasi kerusakan

perlengkapan.

8. Asset management

Berkaitan dengan pembelian asset tetap (pabrik dan mesin)

dan hubungan depresiasi.

9. Project system

Memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan

R&D, konstruksi, proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan

agar biaya dikumpulkan pada proyek ini dan sering digunakan

untuk mengatur implementasi dari system SAP R/3.

10. Modul work flow

o Untuk mengotomatisasi aktivitas dalam R/3.

19

o Menampilkan analisis alur tugas dan mendorong karyawan

(via email) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi.

11. Industry solution

Pengaturan konfigurasi R/3 yang ada di SAP adalah tepat

untuk fakta – fakta industri. Pengaturan ini mempermudah

implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapatkan

keuntungan dari pengalaman industri SAP.

(Brady, Monk, Wagner, 2001, p24-25)

2.2.4 Modul O racle

1 Oracle CRM

Aplikasi Oracle CRM menyediakan fungsi “front office” yang

membantu sebuah bisnis untuk meningkatkan loyalti pelanggan

dan kepuasannya. Fungsi dasar meliputi marketing, pemesanan,

kontrak, field service, manajemen waktu senggang, dan layanan

call center. Aplikasi CRM ini juga meliputi produk – produk

berbasis internet, seperti katalog, content management, serta

pengaturan penawaran dan pemesanan.

2 Oracle Financials

Aplikasi financial meliputi General Ledger, Cash Management,

Payables, Receivables, Fixed Assets, Treasury, Property

Management, Financial Analyzer dan sebuah fungsi pelayanan

perhitungan pengeluaran.

20

3 Oracle Human Resource Management System (HRMS)

Aplikasi HRMS membantu perusahaan untuk mengatur proses

perekrutan hingga pemberhentian. Aplikasi ini memberikan

pengguna sebuah tampilan real-time dari semua aktivitas dari

HR, meliputi perekrutan, pengaturan waktu, pelatihan,

kompensasi, manfaat dan penggajian. HRMS mengintegrasikan

secara keseluruhan dengan aplikasi EBS lainnya dan menyajikan

user dengan sebuah paket analisis yang memudahkan pemantauan

data HR

4 Oracle Logistics

Modul logistics digunakan user untuk merencanakan, mengatur,

dan menjaga aliran dan penyimpanan barang dan jasa di dalam

sebuah bisnis. Modul ini menyediakan informasi untuk

merencanakan permintaan kedepannya dan keamanan

penyimpanan di dalam gudang. Aplikasi ini dapat membuat

jadwal produksi yang detil dan perencanaan material.

5 Oracle Supply Chain

Aplikasi supply chain memperkokoh informasi bisnis. Perusahaan

dapat memperkirakan kebutuhan pasar, berinovasi dalam

merespon kondisi pasar yang berubah – ubah, dan menyelaraskan

operasi melalui jaringan global. Oracle menawarkan solusi

industri khusus yang mencakup pengembangan produk,

21

pengaturan permintaan, penjualan dan perencanaan operasi,

manajemen transportasi, dan persediaan.

6 Oracle Order Management

Aplikasi order management dapat memudahkan keseluruhan

proses bisnis penjualan, dari persetujuan pemesanan ke

transportasi dan pengiriman. Order management juga mencakup

EDI, XML, telesales, dan situs toko. Beberapa manfaat bisnis

yang dapat diambil yaitu mengurangi biaya pemenuhan,

pengurangan waktu siklus pemesanan, peningkatan ketepatan

pemesanan dan pengiriman tepat waktu.

7 Oracle Transportation Management System

Transportation management (TMS) menyediakan perencanaan

transportasi dan kemampuan eksekusi untuk pengirim dan pihak

ketiga penyedia logistic. m provides transportation planning and

execution capabilities to shippers and third party logistics

providers. Modul ini mengintegrasikan perencanaan transportasi,

pembayaran ongkos kirim. Manfaat yang didapatkan adalah

pengurangan biaya transportasi, peningkatan layanan pelanggan,

dan pengaturan asset yang lebih mudah.

8 Oracle Warehouse Management System

Sistem Oracle Warehouse Management System mengatur

pergerakan barang dan informasi melalui proses distribusi. Modul

22

ini menyediakan proses bisnis yang dapat memberikan pengaturan

efisien dari karyawan, perlengkapan, dan ruang di dalam proses

distribusi

2.2.5 Accelerated SAP (ASAP)

ASAP atau Accelerated SAP merupakan metode implementasi yang

digunakan oleh perusahaan SAP. Anggota – anggota yang terlibat dalam

implementasi SAP All-in-One ini adalah :

Anggota Tim

SAP All-in-One Project Manager

SAP All-in-One Consultant

SAP All-in-One Account Manager

Client Project Manager

Client IT Administrator

Client Lead – Sales

Client Executive Steering Committee

Tabel 2.2 Anggota Tim Implementasi ASAP

Implementasi ini dibagi menjadi lima tahapan proyek. Berikut penjelasan

dan aktivitas dari setiap fase – fase yang ada.

• Tahap 1 : Project Preparation

Tujuan dari tahap ini adalah menyediakan perencanaan dan persiapan

awal untuk SAP All-in-One. Meskipun setiap proyek SAP All-in-One

23

mempunyai lingkup tujuan dan prioritas tersendiri yang unik, langkah

– langkah dalam tahap persiapan membantu mengidentifikasi dan

merencanakan fokus utama area – area yang perlu untuk

dipertimbangkan. Hal ini juga mencakup masalah teknikal seperti

topik manajemen proyek. Sebagai tambahan, software SAP All-in-

One ini diberikan selama tahap ini dan pre-installation dari sebuah uji

sistem diselesaikan.

.

• Tahap 2 : Business Blueprint

Tujuan dari tahap ini adalah memperoleh sebuah pemahaman umum

tentang bagaimana keinginan klien dalam menjalankan SAP All-in-

One untuk mendukung bisnis mereka. Satu atau lebih persyaratan

dikumpulkan melalui workshop selama penentuan dan analisis proses

bisnis dan kebutuhan fungsional individual dari klien. Sebagai

tambahan, penyajian workshop untuk menyempurnakan tujuan awal

proyek sebagaimana untuk merevisi keseluruhan jadwal proyek, jika

perlu. Hasil dari Business Blueprint, dimana sebuah dokumentasi

mendetil dari hasilnya dikumpulkan selama workshop kebutuhan.

Business Blueprint menyajikan sebuah panduan teknikal dan

fungsional selama tahap sub urutan dari implementasi proyek SAP

All-in-One.

24

• Tahap 3 : Project Realization

Tujuan dari tahap ini untuk mengimplementasikan semua kebutuhan

proses bisnis berdasarkan pada Business Blueprint. Kunci area

lainnya dari tahap ini yaitu melakukan uji integrasi dan

penggambaran dokumentasi end-user

Fase ini merupakan yang paling signifikan dari tahapan pelaksanaan.

Tujuan Proyek Realisasi adalah untuk menerapkan semua proses

bisnis dan persyaratan teknis yang ditetapkan pada tahap sebelumnya

dan didokumentasikan dalam Business Blueprint. Selama fase ini,

para konsultan mengesahkan dan memperbarui konfigurasi dan

menunjukkan proses sementara pelanggan memperbaharui instruksi

kerja (prosedur proses bisnis : BPP) dan melakukan tes unit dan

integrasi.

• Tahap 4 : Final Preparation

Tujuan dari tahap ini yaitu melengkapi persiapan terakhir (mencakup

pelatihan user dan administrator, manajemen sistem, dan aktivitas

cutover) untuk menyelesaikan persiapan menuju go-live. Dari

kelengkapan yang berhasil pada tahap ini, SAP All-in-One siap untuk

digunakan sebagai sebuah lingkungan yang produktif.

25

• Tahap 5 : Go Live and Support

Tujuan dari tahap ini untuk berpindah dari sebuah lingkungan pra-

produksi, berorientasi proyek kepada pengoperasian produksi.

Elemen paling penting adalah pengaturan dukungan produksi,

pemantauan transaksi sistem, dan pemantapan keseluruhan kinerja

sistem.

2.2.6 O racle Applications Implementation Methodology (AIM)

Oracle AIM merupakan metodologi yang digunakan Oracle untuk

mengatur jalannya sebuah manajemen proyek dengan kerangka dokumentasi

yang mendukung siklus hidup dari sebuah implementasi. Metode implementasi

aplikasi merupakan pendekatan nyata untuk semua aktivitas yang dibutuhkan

untuk aplikasi oracle. Ada sebelas proses dari implementasi ini.

1. Business Process Architecture [BP] – Tahap ini mencakup:

• Praktisi bisnis yang ada

• Praktisi perubahan katalog

• Praktisi pengarahan

• Praktisi masa depan

2. Business Requirement Definition [RD] – Tahap ini menjelaskan

tentang penentuan kuesioner dan pengumpulan persyaratan kebutuhan.

3. Business Requirement Mapping [BR] – Dalam tahap ini persyaratan

bisnis dicocokkan dengan fungsionalitas standar dari aplikasi oracle.

26

4. Application and Technical Architecture [TA] – Menjelaskan

persyaratan infrastruktur untuk mengimplementasikan oracle

application.

5. Build and Module Design [MD] – Tahap ini menekankan fungsi atau

pengaturan baru yang didapat dari klien. Secara umum di dalamnya

menjelaskan bagaimana merancang formulir, database, dan laporan

yang dibutuhkan.

6. Data Conversion [CV] – Pengubahan data merupakan proses dari

pencocokkan dan pengiriman data dari sistem terdahulu ke oracle

application. Misalnya mengirim data pelanggan dari yang sistem

terdahulu ke Master Pelanggan.

7. Documentation [DO ] – Dokumentasi disiapkan per modul yang

meliputi panduan user dan pedoman implementasi.

8. Business System Testing [TE] – Sebuah proses memvalidasikan

pengaturan dan fungsi oleh konsultan yang bersangkutan untuk

menjamin statusnya valid atau tidak.

9. Performance Testing [PT] – Evaluasi terhadap penghematan waktu

transaksi dan waktu yang dibutuhkan, arus kerja proses dibalik layar,

kinerja database, dan lainnya.

10. Adoption and Learning [AP] – Tahap ini menjelaskan pemindahan

sistem terdahulu dan adaptasi terhadap oracle application.

11. Production Migration [PM] – Proses dari penghapusan sistem

terdahulu dan penggunaan sistem aplikasi oracle.

27

Sedangkan AIM (Application Implementation Methodology) terdiri dari

enam tahapan, yaitu:

1. Definition.

2. Operations Analysis.

3. Solution Design.

4. Build.

5. Transition.

6. Production.

Metodologi implementasi Oracle :

Gambar 2.2 Oracle Application Implementation Methodology

• Tahap 1 : Definition

Selama tahap ini, fondasi dari proyek telah ditentukan. Tahap ini

menjelaskan; ruang lingkup dan persyaratan; klarifikasi tujuan akhir dan

langkah – langkah proyek; identifikasi orang yang terlibat, sumber daya,

poin penting dan targetnya. Oracle dan manajer klien proyek bekerja

sama untuk membuat sebuah rencana kerja yang dapat dicapai. Tujuan –

28

tujuan bisnis dievaluasi dalam waktu, sumberdaya dan pembatas budget.

Manajer proyek memperkenalkan rencana kerja kepada anggota tim

bersama dengan panduan bagaimana tujuan proyek akan dicapai.

Yang dihasilkan :

1. Dokumen strategi implementasi

2. Rencana kerja

• Tahap 2 : Operations Analysis

Selama tahap ini, klien anggota tim proyek mengenalkan konsultan

Oracle yang ditugaskan pada proses operasional dan administratif serta

pelatihan dari bisnis mereka. End user, manajemen, dan persyaratan

teknikal bisnis dikumpulkan dan didokumentasi ke dalam sebuah model

bisnis.

Yang dihasilkan:

1. Rencana proyek yang diperbaharui

2. Presentasi aktivitas Analisis Operasi

3. Dokumen Kebutuhan Bisnis

4. Fit analysis terhadap kebutuhan / persyaratan

5. Arus proses yang diajukan sebagaimana yang dibutuhkan

29

• Tahap 3 : Solution Design

Selama tahap ini, Anggota tim proyek Oracle dan klien membuat solusi

proses dengan mencocokkan fitur aplikasi dalam kebutuhan bisnis yang

diidentifikasikan selama Analisis Operasi. Perancangan solusi mungkin

mencakup prioritas pemetaan suatu kebutuhan bisnis pada fitur software

yang diberikan, membuat contoh prototype dari setiap kebutuhan di

dalam sebuah lingkungan pengujian. Tim proyek mengevaluas i semua

pilihan berdasarkan kebutuhan, pemeliharaan, keuntungan dan biaya

Yang dihasilkan:

1. Pembaharuan rencana kerja

2. Presentasi aktivitas Rancangan Solusi

3. Software yang telah terpasang

4. Pelatihan untuk Tim Proyek

5. Konfigurasi Pengujian Sistem

6. Prototype

7. Model – model Prototype

8. Dokumen pengaturan aplikasi

30

9. Daftar polis dan prosedur

10. Rencana pengujian sistem

11. Daftar permasalahan

• Tahap 4 : Build

Semua solusi bisnis yang diidentifikasi dan dirancang selama tahap

perancangan solusi akan diuji untuk memastikan apakah cocok dengan

kebutuhan bisnis.

Yang dihasilkan:

1. Rencana kerja diperbaharui

2. Presentasi aktivitas Pembangunan

3. Pengujian Ruang Konferensi

4. Hasil pengujian

5. Sertifikasi sistem

• Tahap 5 : Transition

Selama tahap ini, klien tim proyek akan melatih end user sementara tim

teknikal mengatur lingkup produksi dan mengubah data. Tahap ini selesai

dengan transisi perusahaan pada aplikasi yang baru.

31

Yang dihasilkan:

1. Rencana kerja yang diperbaharui

2. Presentasi aktivitas transisi

3. Lingkungan produksi

4. Rencana Cutover

5. Asistensi pelatihan End user

6. Daftar dari id user, menu - menu dan password

• Tahap 6 : Production

Tahap produksi dimulai dengan melakukan cut over dari tahap transisi.

Tahapan ini mencakup baik end user dan aktivitas dukungan teknis dari

sistem produksi serta mencakup tugas – tugas pemberian produksi untuk

mengkaji ulang implementasi terdahulu dan membuat perencanaan di

masa depan.

Yang dihasilkan:

1. Dukungan produksi

2. Dukungan penyetelan system

32

• Siklus hidup dan proses AIM O racle

Gambar 2.3 Siklus hidup dan proses AIM Oracle

• AIM pada Arus Bisnis : Arus Level Atas

Gambar 2.4 AIM Oracle pada arus bisnis level atas

33

2.2.7 System wide concept

Sistem wide concept yang mendasari sistem SAP merupakan konsep,

elemen organisasi, master data dan transaksi, yang merupakan elemen dasar

yang di rancang dan digunakan untuk mewakili stuktur sebuah perusahaan

dan proses bisnis dalam system SAP (SAP AG, 2006, p3-2).

Elemen organisasi (struktur perusahaan dalam aplikasi SAP)

1. Klien

Merupakan level elemen tertinggi dari seluruh elemen

organisasi, dimana menggambarkan grup organisasi.

2. Company code

Merupakan sebuah unit laporan legal yang independen yang

mewakili elemen organisasi pusat dari laporan keuangan dan

pajak yang menggambarkan organisasi, kalender fiscal, local

currency dan kebutuhan pelaporan pajak.

3. Plant

Dapat memproduksi produk, mendistribusikannya,

menyediakan sebuah jasa.

Merupakan unit organisasi pusat dari produksi.

4. Storage location

Persediaan material dalam inventory management dapat

berbeda dalam satu plant tergantung pada storage location .

34

5. Sales organization

Merupakan elemen organisasi terpusat dalam manajemen

sales order yang mengawasi hubungan penjualan ke

pelanggan.

6. Distribution Channel

Digunakan untuk mengetahui bagaimana produk yang

berbeda mencapai konsumen contohnya wholesale.

7. Organizational unit

Menggambarkan berbagai unit bisnis yang ada dalam

perusahaan.

8. Position

Merupakan tugas karyawan dalam perusahaan.

(SAP AG,2006, p3-2).

Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan

semua pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi organisasi karena

informasi ini diatur dalam gambaran yang ditempatkan ke elemen organisasi.

Transaksi adalah program aplikasi yang menjalankan proses bisnis

dalam SAP contohnya membuat sales order, merubah master pelanggan, atau

menampilkan list laporan sales order (SAP AG, 2006, p3-2).

2.2.8 Fit / gap analysis

Analisis Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi

apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan dan apabila

diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalan format yang telah

35

ditentukan.Analisis Fit/Gap akan mengidentifikasi gap antara bagaimana

operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang package tidak bisa penuhi

(Anonim, http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).

Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user

untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam functionality pada

SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam functionality

ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan

atau melakukan penyesuaian terhadap software (customizing).

Tujuan Analisis Fit/Gap:

- mengumpulkan requirement dari perusahaan

- langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang

diperlukan.;

- memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis

perusahaan

- memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi ”best practice”

- mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan

kebijakan.

Langkah-langkah Analisis Fit/Gap

1. Ranking requirement

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk

memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan dalam implementasi

sistem yang baru selain itu berfungsi untuk memastikan tim proyek

berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar

36

functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi

perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.

Rank Keterangan

H High/ mission critical requirement adalah kebutuhan yang

merupakan tugas krisis/ penting, diperlukan untuk operasi

dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi; termasuk

didalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi internal

dan eksternal

M Medium/ value add requirement adalah kebutuhan yang

jika ditemukan akan secara signifikan meningkatkan proses

di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem

bisnis yang bukan merupakan tugas kritis / penting bagi

bisnis organisasi tetapi jika ditemukan akan mempengaruhi

cost benefit organisasi

L Low/ desirable requirement adalah kebutuhan yang bagus

untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang

tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan

mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau

perubahan pada proses bisnis.

Tabel 2.3 Rank requirements dalam analisis Fit/Gap

2. Degree of fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh

sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit

37

Kode Keterangan

F Fit – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software

G Gap- software tidak dapat memenuhi kebutuhan.

Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat

akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan

customization terhadap software

P Partial fit - software mempunyai fungsional yang

memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan

khusus atau customizations, bagaimanapun akan

dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan

secara maksimal.

Tabel 2.4 Degree of fit dalam analisis fit/ gap

3. Gap resolution

Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan

merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat

beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses

bisnis, merancang lingkungan bisnis atau mengkustomisasi SAP ERP.

Namun perlu diketahui bahwa menghasilkan fungsional pada SAP

ERP All-in-One akan meningkatkan cost dalam pngimplementasian

proyek dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan

untuk upgrade ke SAP baru nantinya.

38

Pilihan-pilihan untuk gap resolution :

o Package work around – pertama kali tim akan

mengidentifikasi jalan alternative untuk mencapai kebutuhan

dengan proses yang ada di SAP

o Membuat bisnis sesuai dengan package- jika package work

around ditolak mungkin , tim akan merekomendasikan

perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan

dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang terjadi.

o Customization – sebagai jalan terakhir- jika Customization

dibutuhkan , strategi yang dipilih adalah membangun

fungsionalitas baru diluar SAP dan memisahkan package

dibandingkan dengan merubah package

2.2.9 Benefit ( Manfaat)

Benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau

kekurangan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi. Untuk

mencapai keberhasilan sebuah projek, benefit harus diidentifikasi seawall

mungkin di dalam siklus pengembangan sistem. Idealnya, benefit harus

diidentifikasi dan dihitung sebelum projek pengembangan sistem dimulai

(Remenyi, 2001, p5)

Menurut Remenyi (2001, p7), benefit dibagi menjadi dua jenis yaitu :

• Tangible Benefits

Tangible Benefits disebut juga sebagai Hard Benefits, adalah

manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau

39

diukur secara langsung dari segi finansial dan secara langsung dapat

meningkatkan kinerja perusahaan. Contohnya adalah pengurangan biaya,

peningkatan laba, pengembalian modal. Tangible benefits mudah untuk

diidentifikasi dan diukur. Seperti jumlah pendapatan.

• Intangible Benefits

Intangible Benefits disebut juga dengan Soft Benefits, adalah

manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung

diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah peningkatan lingkungan

kerja bagi karyawan sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih baik.

Umumnya Intangible Benefits sulit untuk diukur, namun dapat

memberikan kontribusi yang penting terhadap keberhasilan perusahaan.

Penelitian dan penilaian aspek manfaat dan biaya sangat penting guna

memperoleh gambaran atas manfaat yang akan diperoleh dari investasi di

bidang IT, yaitu apakah ada manfaat finansialnya atau tidak.

2.2.10 Cost (Biaya)

Cost adalah penggunaan dana untuk diinvestasikan dalam projek

baru. (Keown, 2000, p444).

Dalam analisis biaya manfaat dari investasi IT terdapat dua macam jenis

biaya yaitu :

• Tangible Cost

Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah

diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contohnya adalah biaya

peralatan, biaya software, biaya maintenance, dan lainnya.

40

• Intangible Cost

Intangible Cost adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan

sulit untuk dikalkulasi dan diukur. Contohnya adalah biaya kehilangan

pelanggan, biaya untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lain – lain.

2.2.11 Analisis Cost Benefit

Analisis Cost Benefit merupakan metode untuk mengukur hasil dari

perencanaan dengan membandingkan biaya dan manfaatnya, dimana hasilnya

dapat berupa kuantitatif maupun kualitatif. (Hilton, 2008, p882)

Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan

biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan

(Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya manfaat maka

dapat dilihat berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima

atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan dengan membandingkan

manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan

diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu

mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang

dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem

tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat

akan dinyatakan dalam angka berupa mata uang.

Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara :

1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan

apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu

organisasi.

41

2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai

dengan tujuan yang diinginkan.

Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan hubungan

antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut :

1. Payback period

Payback Period adalah jumlah tahun yang dibutuhkan untuk

menutupi pengeluaran awal. Dimana hal ini mengukur seberapa cepat

sebuah proyek akan mengembalikan investasi awalnya. Oleh karena

kriteria mengukur ini mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan

biaya investasi awal, maka metode ini menghitung arus kas yang

dihasilkan dan bukan besarnya keuntungan akuntansi (Keown, 2000,

p308).

Di lain sisi, menurut Garrison sendiri, metode payback period

merupakan jangka waktu berapa tahun yang dibutuhkan untuk sebuah

proyek untuk mengembalikan biaya awal yang dikeluarkan dari

penerimaan kas yang dibuat, atau bisa juga disebut sebagai “waktu yang

dibutuhkan sebuah investasi untuk membayar untuk investasi tersebut”.

Dasar pikiran dari metode payback period ini adalah semakin cepat biaya

investasi dapat dikembalikan, semakin cepat titik balik keuntungan bagi

perusahaan (Garrison dan Noreen, 2003, p653).

42

Untuk menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan

berdasarkan payback period, maka dibutuhkan beberapa ketentuan

berikut :

• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback

period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah

menerima proyek.

• Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback

period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah

menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period

yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen.

Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor

meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko

yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang

diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan.

2. Net Present Value (NPV)

Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas

masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang menentukan

apakah proyek merupakan investasi yang dapat diterima (Garrison dan

Noreen 2003, p637).

Rumus Net Present Value adalah sebagai berikut :

∑= +

=0 )1(

.t

tt

kFCNPV

43

Dimana :

• C.Ft = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya

bisa positif maupun negatif)

• k = Tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian

yang disyaratkan atau biaya modal.

• t = Usia proyek yang diharapkan

Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung nilai

sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus kas

keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek.

a) Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari

penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.

b) Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek

harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat mutually

exclusive (memilih proyek 1 di antara beberapa proyek), maka proyek

yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih.

3. Internal Rate of Return (IRR)

Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat

didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek

investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan

disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat

bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek

dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah

44

tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek

sama dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643).

Internal Rate of Return adalah tingkat diskonto yang menyamakan

nilai sekarang arus kas masa depan proyek dengan pengeluaran awal

proyek. Rumus Internal Rate of Return adalah sebagai berikut :

∑= +

=n

t

t

tIRRACF

IO1 )1(

Dimana :

• ACFt = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya

bisa positif maupun negatif)

• IO = pengeluaran kas awal

• n = Usia proyek yang diharapkan

• IRR = Tingkat pengembalian internal proyek

Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai

berikut :

• Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan ⇒ Terima

• Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan ⇒ Tolak

Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan :

• Secara coba-coba

• Secara interpolasi

• Prosedur matematik

• Kalkulator atau komputer keuangan

45

4. Return On Investment (RO I)

Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah

rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang dari

sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang diperoleh atau

yang hilang dapat diidentifikasikan sebagai bunga, laba / rugi, atau

pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang diinvestasikan dapat

berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi. ROI biasanya lebih sering

dalam bentuk presentase daripada nilai desimal.

Berikut ini adalah rumus untuk menghitung ROI :

i

if

VVV

arith

ROI−

=

=

γ

100*nt)])/InvestmeInvestment-[(Payback

Untuk mengkalkulasi ROI sederhana, digunakan 3 jenis kertas kerja yaitu

:

1. Development Cost Worksheet

Development Cost Worksheet terdiri dari 5 kategori, yaitu usaha

pengembangan (development effort), perangkat keras baru (new

hardware), perangkat lunak baru (new purchased

software), pelatihan user, dan biaya-biaya lainnya. Hal ini dapat dilihat

pada gambar 2.5.

46

Gambar 2.5 Development Costs Worksheet

(Gambar : Parker, Marilyn, Robert, Trainor. 1988, p96)

2. Ongoing Expense Worksheet

Ongoing Expense Worksheet dibagi menjadi 6 kategori, yaitu

pemeliharaan, aplikasi perangkat lunak (application software

maintenance), beban-beban penyimpanan data (incremental data storage

expenses), komunikasi (incremental communication), penyewaan

perangkat lunak dan perangkat keras (new software and hardware lease),

perlengkapan (supplies), dan lain-lainnya dapat dilihat pada gambar 2.6.

Year 1 A. Development Effort

1. Incremental System and Programming (eg., estimated days times $xxx/ day) _______

2. Incremental Staff Support (eg., data administration at $xxx/day) _______

B. New Hardware 1. Terminal, printers, communications _______ 2. Other___________________________ _______

C . New (purchased) software, if any 1. Packaged applications software _______ 2. Others__________________________ _______

D. User Training E. Other : _______________________________ _______ Total _______

47

Gambar 2.6 Ongoing Expense Worksheet

(Gambar : Parker, Marilyn, Robert, Trainor 1988, p96)

3. Economic Impact Worksheet

Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu proyek. Pemberian

skor dampak ekonomis didasarkan pada perhitungan ROI dari arus kas

bersih proyek yang diaplikasikan secara periodik selama 5 periode

tahunan pada umumnya. Pertama, investasi bersih yang dibutuhkan

ditetapkan. Angka ini diperoleh dari kertas kerja biaya pengembangan.

Lalu arus kas tahunan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari manfaat

ekonomis bersih dikurangi biaya operasi. Selisihnya, pendapatan sebelum

pajak, dikurangi dengan beban-beban berjalan, menghasilkan arus kas

bersih per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih

selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan. Skor dampak

ekonomis dapat ditentukan seperti contoh pada Gambar 2.7.

Year 1-X A. Application software maintenance _______

Development effort days _______ Ratio of maintenance to development _______ (based to experience, e.g., 10 to 1) Resulting annual maintenance days _______ Daily maintenance rate _______ TOTAL application software maintenance _______

B. Incremental data storage required : (e.g., estimated MB at $xx.xx) ___MB x

C. Incremental communication _______ (lines, messages, etc.)

D. New software or hardware leases _______ E. Supplies _______ F. Other _______ TOTAL ongoing expenses _______

48

Gambar 2.7 Economic Impact Worksheet (Sumber : Parker, Marilyn,

Robert, Trainor 1988, p97)

A. Net Investment Required (From Development Cost Worksheet) B. Yearly Cash Flows : Based on five 12-month periods following

Implementation of the proposed system. Cash flow can be negative YEARS TO TAL

YEAR 1

YEAR 2

YEAR 3

YEAR 4

YEAR 5

Net Economic Benefit 0 0 0 0 0 Pengurangan Biaya xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx = Pre-tax Income xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (-) ongoing expense from worksheet xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx = Net Cash Flow xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxx%

C . Simple RO I, calculated as B / # YRS / A D. Scoring, Economic Impact

Score Simple Return on Investment

0 Zero or less 1 1% - 299% 2 300% - 499% 3 500% - 699% 4 700% - 899% 5 over