Bab 1 Kombis

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. ( Menurut Himstreet dan Baty). Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti bersama. Menurut kamus defenisi komunikasi dapat meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar pikiran atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan.

Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan maupun sinyalsinyal nonverbal.

- Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes ) dan informal. - Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda.

- Komunikasi bisnis adalah komunikasi

yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

UraianOrientasi/tujuan Pokok

Komunikasi AntarpribadiKepentingan

Komunikasi BisnisKepentingan

bahasan Bahasa yang digunakan Format penulisan Gaya penulisan Kertas surat yang digunakan Stempel/cap Contoh

pribadi Masalah pribadi Informal, bahasa campuran Tidak standar, fleksibel Tidak standar Tanpa kop suratTanpa

bisnis Masalah bisnis Formal, baku Standar Standar Dengan kop suratDengan

stempel Surat keluarga

stempel Surat bisnis

B. BENTUK DASAR KOMUNIKASI 1. KOMUNIKASI VERBAL Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dpt tercapai dgn baik.

Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai contoh komunikasi verbal misalnya : - Membuat dan mengirim surat pengantar ke suatu perusahaan. - Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media massa. - Berdiskusi dalam suatu tim kerja. - Mengadakan pengarahan untuk staf karyawan dalam suatu perusahaan.

- Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis. - Mengadakan pelatihan. - Melakukan konferensi jarak jauh dgn perusahan lain. - Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet.

Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Komunikasi bisnis yang efektif dapat dilihat dari keterampilan atau kemampuan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesanpesan bisnis, seseorang dapat mengggunakan pendengaran dan bacaan.

a. Berbicara dan Menulis Pada umumnya, untuk mengirim pesan bisnis, orang lebih senang berbicara daripada menulis suatu pesan. Alasannya komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien) dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi secara tertulis tidak penting, mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.

b. Mendengar dan Membaca Perlu diingat bahwa komunikasi yang efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, perlu kemampuan mendengarkan dan membaca dengan baik. Sayangnya, kebanyakan orang, memiliki kemampuan mendengarkan yang relatif lemah (kurang baik ). Dalam hal ini, seseorang sering juga mengalami kesulitan dalam mengambil pesan-pesan penting dari suatu bacaan.

Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama mencatat informasi. Ini berarti bahwa, seseorang memfokuskan perhatian pada pembicaraan yang sedang berlangsung atau bahan yang sedang dibaca. Setelah dapat memahami inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar.

Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok dan ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik, seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.

2. KOMUNIKASI NONVERBAL Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan oranga lain. Berikut ini beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal.

- Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain, untuk menunjukkan rasa senang, simpati dan penghormatan. - Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan. - Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang kedinginan, yang menunjukkan seseorang sedang grogi. - Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir.

Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, C I N T A, rindu, maupun berbagai perasaan lainnya. Bentuk komunikasi nonverbal, memiliki sifat yang kurang terstruktur, lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam penyampaian suatu pesan.

Pentingnya komunikasi nonverbal Komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Salah satu keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenarankebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunkan bahasa isyarat.

Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunkan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan katakata akan lebih mudah dikendalikan daripada menggunakan bahasa isyarat atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan. Tujuan komunikasi nonverbal Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering kali berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Ini berarti sering

terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Menurut Thil dan Bovee dalam excellence in business communications, komunikasi nonverbal mempunyai 6 tujuan yakni : 1. Memberikan informasi. 2. Mengatur alur suatu percakapan. 3. Mengekspresikan emosi. 4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain. 6. Mempermudah tugas-tugas khusus misalnya memberi contoh. Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis ? Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang.

C. PROSES KOMUNIKASI Menurut Bovee dan Thill, proses komunikasi terdiri dari enam tahap yakni : 1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan. Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus dapat menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens.

2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan. Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan baik. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara baik, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yakni subjek ( apa yang ingin disampaikan ), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

3. Pengirim menyampaikan pesan. Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. 4. Penerima menerima pesan. Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.

5. Penerima menafsirkan pesan. Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

6. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengrim. Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.

D. MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI. 1. Masalah dalam mengembangkan pesan. Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keraguraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan. 3. Masalah dalam menerima pesan. 4. Masalah dalam menafsirkan pesan. Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. a. Perbedaan latar belakang b. Perbedaan penafsiran kata.

c. Perbedaan reaksi emosional. E. BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI. Dalam melakukan komunikasi, adakalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang anda harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang anda lakukan tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Oleh karena itu, untuk melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan yakni :

a. b. c.

Persepsi Ketepatan Kredibilitas Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

d. Pengendalian. e. Keharmonisan. Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan mempertimbangkan 3 hal sebagai berikut : 1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati. 2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi. 3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan.

Manfaat komunikasi yang efektif

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

KESIMPULAN - Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. - Secara garis besar, ada dua bentuk komunikasi yang paling mendasar yakni komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.- Dalam kaitannya dengan proses komunikasi ada enam tahap yang perlu mendapat perhatian yakni : adanya ide atau gagasan, mengubah ide ke dalam suatu pesan, menyampaikan pesan,

-

menerima pesan, menafsirkan pesan dan memberikan respons dan umpan balik (feedback). Dalam komunikasi, sering muncul kesalahpahaman dalam mengembangkan pesan, dalam menyampaikan pesan, dalam menerima pesan, maupun menafsirkan suatu pesan. Kesalahpahaman dalam komunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan, kemampuan mengendalikan pesan dan menjaga keharmonisan.

Berlian merupakan batuan yang mengalami tekanan yang besar dan kuat, digesek dan dipotong berulang kali, sehingga bernilai tinggi dan mahal . Bila anda saat ini sedang mengalami tekanan berat dalam hidup anda, sedang mengalami gesekan dan hati teriris, maka sesungguhnya anda sedang ditempa menjadi Berlian. Jalani dengan bersyukur, suatu hari anda akan menjadi Berlian.