AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI EFEKTIVITAS DAN …

AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI EFEKTIVITAS DAN

EFISIENSI FUNGSI PRODUKSI PADA PT. TONGGAK AMPUH

MALANG

Oleh :

Prayogi Pangestu

Dosen Pembimbing :

Dr. Wuryan Andayani M.Si., Ak

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas fungsi produksi

pada PT. Tonggak Ampuh Malang. Selain itu juga untuk mengetahui kekuatan

dan kelemahan yang ada dalam proses produksi. Penelitian ini juga memberikan

saran dan rekomendasi kepada perusahaan untuk perbaikan masa mendatang

berdasarkan keadaan dan temuan yang ada. Audit operasional fungsi produksi ini

dilaksanakan dalam beberapa tahapan audit yang terdiri dari survey pendahuluan,

review, dan pengujian pengendalian manajemen dan pengujian terinci. Hasil

penelitian ini yaitu, Aktivitas fungsi produksi mulai dari jadwal induk produksi,

perolehan bahan baku, standar jumlah tingkat produk cacat, dan perawatan

peralatan dan kapasitas produksi secara umum telah dilaksanakan dengan baik.

Secara umum aktivitas fungsi produksi telah efektif namun demikian masih

terdapat beberapa permasalahan pada aktivitas pengawasan oleh kepala divisi

produksi, sehingga menyebabkan terjadinya produk cacat pada produk tiang

listrik. Kurangnya perkiraan dan prediksi perusahaan mengenai kenaikan bahan

baku juga menjadi kendala dalam pelaksanaan fungsi produksi pada PT. Tonggak

Ampuh Malang. Oleh karena itu, diperlukan evaluasi mengenai kinerja dari

karyawan dalam melakukan perhitungan dengan seksama mengenai kemungkinan

kenaikan harga dari pemasok. Perusahaan juga sebaiknya mengevaluasi kinerja

dari pemasok,agar tidak terjadi keterlambatan bahan baku yang dapat

menghambat proses produksi.

Kata Kunci: Audit Operasional, Audit Operasional Fungsi Produksi, Fungsi Produksi,

Prosedur Audit.

OPERATIONAL AUDIT TO ASSESS THE EFFECTIVENESS AND

EFFICIENCY OF THE PRODUCTION FUNCTIONS OF PT. TONGGAK

AMPUH MALANG

By:

Prayogi Pangestu

Advisory Lecture:

Dr. Wuryan Andayani M.Si., Ak

ABSTRACT

This research tries to assess the efficiency and effectiveness of production

functions in PT. Tonggak Ampuh Malang and to identify the strengths and the

weaknesses of the production process. This study also tries to give advice and

recommendations to the company for future improvement based on the findings.

Operational audit on production function is carried out in several stages,

consisting of preliminary survey, review, management control test, and detailed

test. The results of this study indicate that the activities of production function. i.e.

parent production schedules, acquisition of raw materials, standard rate of

product defcts, maintenance of equipment, and production capacity, in general,

have been implemented well. In general, the activities of production function have

been effective. However, some problems in supervising activity done by the head

of production division cause defects on its product of power poles. Lack of

forecasts and predictions on price in crease of raw materials has also become an

obstacle in the implementation of production function in PT. Tonggak Ampuh

Malang. Therefore, it is necessary to evaluate the performance of employees in

calculating tha possible price increase. The company should also evaluate the

performance of suppliers, so delays in raw material procurement that can hinder

the production process can be eliminated.

Key Word: Operational Audit, Operational Audit Of The Production Function,

Production Function, Audit Procedure.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perkembangan kehidupan yang semakin pesat membuat dunia persaingan

bisnis semakin hari semakin ketat. Keadaan tersebut menjadi tantangan atau

bahkan ancaman bagi setiap perusahaan yang ikut serta di dalamnya, perusahaan

membutuhkan strategi dan kemampuan agar perusahaan mampu bertahan dan

berhasil dalam persaingan. Kemampuan yang dilakukan perusahaan dalam

berinovasi, menerapkan efektivitas, dan efisiensi dalam proses produksinya

menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk bisa memperoleh pangsa pasar,

meningkatkan profitabilitas dan menang dalam persaingan yang ada. Upaya

tersebut tak lepas dari dukungan sebuah fungsi yang penting dalam perusahaan,

yaitu fungsi produksi.

Fungsi produksi dalam sebuah perusahaan tidak hanya terbatas pada fungsi

dasarnya, berupa menambah dan menciptakan kegunaan nilai tambah dalam

memanfaatkan sumberdaya yang tersedia, namun secara umum berfungsi untuk

mentransformasikan input menjadi output dengan kualitas yang telah ditetapkan

oleh pihak manajemen perusahaan.

Fungsi produksi yang dilakukan secara efektif dan efisien merupakan salah

satu kunci keberhasilan sebuah perusahaan, karena dapat memberikan sejumlah

keuntungan atau laba yang lebih besar bagi perusahaan, peningkatan laba

perusahaan akan bergantung pada sejauh mana output yang dihasilkan oleh

perusahaan dihasilkan berdasarkan proses dengan cara efektif, efisien dan

ekonomis. Perusahaan memerlukan pengevaluasian dan penilaian terhadap

evektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, maka diperlukan sebuah audit

manajemen dalam salah satu fungsi operasionalnya.

Audit ini dilakukan untuk keseluruhan proses produksi. Mengidentifikasi dan

mengetahui kekurangan, kelemahan dan tindakan apa yang sebaiknya dilakukan

atas temuan dari proses produksi yang dilaksanakan. Dewasa ini, kebutuhan akan

produksi beton sebagai material dalam pembangunan berbagai infrastuktur di

tingkat nasional sangat tinggi. Berkembangnya industri beton dalam

pembangunan infrastuktur membuat produsen dalam industri beton berusaha

meningkatkan kapasitas produksi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kapasitas

produksi beton yang besar untuk mencukupi kebutuhan pasar tentunya harus

diikuti dengan kualitas yang baik dan proses produksi yang dilakukan oleh

perusahaan dapat beroperasi dengan efektif.

PT. Tonggak Ampuh unit V Malang merupakan unit bisnis yang bergerak

dalam usaha produksi beton dengan berbagai jenis dan ukuran. Sebagai sebuah

unit usaha komersil, diperlukan keunggulan daya saing untuk dapat berkompetisi

dengan unit usaha sejenis. Keunggulan daya saing ditentukan oleh faktor desain,

mutu produk, pengembangan produk, input teknologi, nilai tambah, harga,

penyerahan tepat waktu dan pelayanan penjual. Adanya tekanan yang sama kuat

terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut perusahaan sebagai perusahaan

yang memproduksi beton untuk lebih maksmimal dalam menjalankan operasinya.

Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output

bertanggungjawab untuk menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang

telah ditentukan, karena semakin kompleksnya permasalahan yang dihadapi oleh

suatu perusahaan, pihak manajemen tersebut harus mampu bekerja secara efektif,

efisien dan ekonomis berdasarkan visi yang ingin dicapai serta mampu

mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang

(oportunity), serta tantangan (threath) yang mungkin dihadapi oleh perusahaan,

sehingga pengelolaan perusahan tersebut dapat berjalan dengan baik.

Sebuah perusahaan pada dasarnya mempunyai masalah umum dalam

pengelolaan proses produksinya, yaitu rendahnya tingkat pengawasan fungsi

produksi dan rendahnya pengawasan atas standar dan target yang ditetapkan.

Setelah digali lebih dalam lagi ternyata dapat terjadinya produk gagal tersebut

yang disebabkan faktor mesin dan faktor manusia sebagai operator, sehingga hal

tersebut mengakibatkan inefisiensi yang kemudian dapat menimbulkan barang

cacat, padahal perusahaan menetapkan standar persentase produk gagal tiap

bulannya yaitu 2%.

Produk gagal yang masih dihasilkan oleh PT. Tonggak Ampuh Malang yaitu

jenis produk tiang listrik bulat, maka dari itu peneliti memfokuskan pada produk

jenis tiang listrik bulat karena produk tersebut masih mengalami kegagalan

produksi pada bulan Juni dan Agustus tahun 2016, berikut ini data produk tiang

listrik bulat yang gagal.

Data Produk Gagal Produk Tiang Listrik Bulan Juni-Agustus

2016

Bulan Produk Total

prod

uksi

(pcs)

Rijek

(pcs)

Target

Rijek (%)

Rijek % Sasaran

Juni

Tiang Listrik 9-

200 6 PCW 7mm

745

2

2

0,27

Tercapai

Agustus

Tiang Listrik 9-

200 6 PCW 7mm

972

3

2

0,31

Tercapai

Agustus

Tiang Listrik 13-

350E 9 PCW

7mm

129

1

2

0,78

Tercapai

Sumber: Data PT. Tonggak Ampuh Malang Tahun 2016

Keadaan lain yang terjadi yaitu adanya bahan baku yang tidak tersedia dengan

cepat padahal dalam proses produksi di perusahaan, bahan baku seharusnya selalu

tersedia. Setelah ditelaah barang cacat juga ternyata diakibatkan oleh proses

produksi yang tidak sesuai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan,

sehingga hal tersebut mengakibatkan hasil produksi yang tidak sesuai dengan

jenis atau bentuk beton yang tidak sempurna, selain itu pula kapasitas produksi

yang menganggur seharusnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan

dan digunakan secara maksimal.

Pada penelitian ini, audit manajemen atau dikenal dengan istilah pemeriksaan

manajemen difokuskan oleh penulis pada fungsi produksi di PT. Tonggak Ampuh

Malang, agar target produksi dapat dicapai dan mengetahui apa saja penyebab

kegagalan dalam mencapai target produksi dapat diketahui, maka manajemen

bagian fungsi produksi memerlukan metode yaitu audit manajemen atas fungsi

produksi. Besarnya pengaruh audit produksi dalam meningkatkan pencapaian

target produksi perusahaan, maka penerapan audit manajemen fungsi produksi

harus dilakukan dengan tepat sesuai dengan standar dan norma yang berlaku.

1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, dapat diidentifikasi

masalah sebagai berikut:

1. Rendahnya tingkat pengawasan fungsi produksi dan rendahnya

pengawasan atas standar dan target yang ditetapkan, sehingga proses

produksi tidak berjalan dengan maksimal dan target awal yang

ditetapkan perusahaan tidak dapat tercapai dengan baik.

2. PT. Tonggak Ampuh Malang masih memiliki tingkat produk gagal.

3. Faktor mesin yang terkadang error dan faktor manusia sebagai

operator.

1.3 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalahnya sebagai

berikut:

1. Apakah fungsi produksi sudah dilaksanakan secara efektif dan efisien?

2. Kekuatan dan kelemahan apa yang ditemukan dalam pencapaian tujuan

fungsi produksi PT. Tonggak Ampuh Malang?

1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang telah disusun diatas, maka tujuan yang

diharapkan dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi fungsi produksi yang

dilaksanakan oleh PT. Tonggak Ampuh Malang.

2. Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang ada dalam

pencapaian fungsi produksi PT. Tonggak Ampuh Malang dan alternatif

saran perbaikan yang diperlu dilakukan.

1.5 Manfaat Penelitian

Berikut adalah manfaat yang diharapkan bagi penelitian:

1. Manfaat teoritis

Manfaat penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi teoritis

dalam lingkungan akademis, sumbangan pemikiran bagi penelitian

mengenai audit manajemen terutama pada efektivitas fungsi produksi

sebagai bahan acuan untuk penelitian serupa di masa yang akan datang.

2. Manfaat praktis

a. Bagi instansi

Hasil penelitian dapat dijadikan masukan mengenai pertimbangan

perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan oleh penulis

dalam kebijakan kegiatan produksi agar perusahaan dapat lebih maju

serta dapat meningkatkan kinerja operasional di PT. Tonggak Ampuh

Malang.

b. Bagi peneliti

Diharapkan dapat menambah pengetahuan peneliti di bidang audit

manajemen untuk menilai efektivitas fungsi produksi dan

penerapannya didalam perusahaan sehingga berguna di dunia kerja

serta menambah pengalaman untuk dapat berfikir kritis, analitis dan

sistematis terhadap suatu permasalahan yang ada

c. Bagi pembaca

Diharapkan dapat menjadi masukan yang berharga bagi pembaca

mengenai audit manajemen untuk menilai efektivitas pelaksanaan

fungsi produksi pada PT. Tonggak Ampuh Malang. Selain itu dapat

dijadikan sebagai bahan referensi bagi pembaca yang akan melakukan

penelitian sejenis di masa mendatang. 1.6 Batasan Masalah

Untuk pemahaman sesuai dengan ruang lingkupnya, maka penelitian ini

dibatasi sebagai berikut:

1. Rencana produksi

2. Produktivias dan peningkatan nilai tambah

3. Pengendalian dan evaluasi produksi 1.7 Sistematika Penulisan

Sebagai gambaran umum atas skripsi ini dan memudahkan dalam pembahasan

dimanapenulis membuat sistematika penulisan dengan membaginya dalam

beberapa bab yang memiliki hubungan satu dengan yang lainnya, susunannya

adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan, latar belakang, rumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II: TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan diuraikan pandangan dan pendapat yang berkaitan dengan topik

yang diteliti dan diambil dari beberapa literatur dan jurnal ilmiah sebagai landasan

penulis dalam melakukan penelitian dan menjelaskan secara spesifik tentang audit

manajemen.

BAB III: METODE PENELITIAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang rencana dan prosedur penelitian

yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan penelitian ini untuk mengurai

permasalahan yang diteliti. Antara lain menjelaskan tentang jenis penelitian, objek

penelitian, sumber data penelitian, waktu penelitian, metode analisis data, dan

teknik pengumpulan data.

BAB IV: HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis sudah dapat menjelaskan dan memperlihatkan hasil atas

penelitian yang diperoleh selama penelitian. Bab ini berisi profil perusahaan

hingga proses produksi. Penulis juga memberikan program audit yang

dilaksanakan dan menjelaskan mengenai hasil penelitian terhadap objek penelitian

yang sudah diolah.

BAB V: PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan mengenai hasil penelitian yang didalamnya

terdapat batasan yang dihadapi peneliti serta saran yang untuk masalah yang

dihadapi perusahaan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Audit Manajemen Audit Manajemen menurut Bayangkara dalam bukunya yang berjudul Audit

Manajemen: prosedur dan implementasi (2013:2) yaitu pengevaluasian terhadap

efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional perusahaan. Sedangkan menurut

Howard (2000) Audit Manajemen yaitu penyelidikan suatu usaha dari tingkat

yang tinggi ke bawah untuk meyakinkan bahwa manajemen yang sehat berjalan

sesuai dengan prosedur, dengan demikian memudahkan hubungan yang paling

efektif dengan dunia luar dan organisasi lainnya.

2.2 Tahap-tahap Audit Operasional

Dengan adanya tahapan yang tersususn dengan baik maka auditor tidak akan

banyak menghadapi kesulitan dalam melaksanakan pekerjaan, mengingat bahwa

struktur perusahaan ataupun kegiatan sekarang ini seudah semakin maju dan

kompleks. Menurut Arens dan Loebbecke (2000:760-762) tahap-tahap audit

operasional adalah sebagai berikut “planning, evidence accumulation and

evaluation, reporting and follow-up” Sedangkan menurut Mardiasmo (2005:197),

tahapan audit operasional terdiri atas:

1. Tahap pengenalan dan perencanaan (familiarization and planning phase).

2. Tahap pengauditan (audit phase).

3. Tahap pelaporan (reporting phase).

4. Tahap penindak lanjutan (follow-up). 2.3 Pengertian Fungsi Produksi

Menurut Bhayangkara (2013:175) definisi fungsi produksi adalah fungsi

yang mentransformasikan input menjadi output yang bertanggung jawab untuk

menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang telah ditentukan secara

tepat waktu, efektif dan efisien, sedangkan menurut Prawirosenono (2001:1)

mengemukakan bahwa manajemen produksi adalah perencanaan, pelaksanaan dan

pengawasan dari urutan berbagai kegiatan yang mengubah bahan baku menjadi

bahan lain yang mempunyai nilai tambah yang lebih tinggi. Menurut Haming dan

Nurnajamuddin (2007:4) secara umum fungsi produksi terdiri atas beberapa

elemen, yaitu:

1. Subsistem masukan (input subsystem).

2. Subsistem proses (conversion subsystem or processing subsystem)

3. Subsistem keluaran (output subsystem)

4. Subsistem umpan balik (feed-back or production information

subsystem).

Secara umum fungsi produksi berkaitan dengan proses dalam mengolah dan

mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output) berupa barang

dan jasa yang bisa dijual oleh perusahaan kepada konsumen sehingga

menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Menurut Assauri (2008:35) terdapat 4

fungsi terpenting dalam fungsi produksi dan operasi yaitu:

1. Proses Pengolahan

2. Jasa-jasa penunjang

3. Perencanaan

4. Pengendalian dan pengawasan 2.4 Manfaat Audit Operasional Terhadap Fungsi Produksi

Audit fungsi Produksi dan operasi dapat membantu manajemen mengenai

bagaimana sebuah fungsi berjalan mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Bhayangkara (2013:178) menyatakan manfaat audit jenis ini adalah sebagai

berikut:

1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan

mengenai ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam

menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.

2. Dapat memberikan informasi mengenai usaha untuk perbaikan proses

produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta berbagai

hambatan yang dihadapi.

3. Dapat menentukan penilaian mengenai kekuatan dan kelemahan strategi

produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan

kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

Bayangkara (2013:181) mengemukakan ruang lingkup audit ini meliputi:

1. Rencana Produksi dan operasi.

Rencana Produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi

bisnis lain. Yang merupkan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan

perusahaan secara keseluruhan.

2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah

Pada transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti

dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tambah yaitu seluruh usaha dalam

meningkatkan manfaat yang diperolah baik oleh perusahaan maupun

pelanggan, dengan menerapkan teknologi mutakhir, metode produksi

inovatif dapat meningkatkan efisiensi. Faktor penting yang menjadi

peningkatan nilai tambah yaitu adanya komitmen untuk beroperasi secara

efisien pada semua tingkatan dalam perusahaan. Komitmen ini akan

menyatukan usaha dari berbagai komponen dalam perusahaan untuk hanya

melibatkan aktivitas bernilai tambah operasinya, sehingga aktivitas-

aktivitas tidak bernilai tambah (nonvalue added activity) harus dieleminasi

semaksimal mungkin.

3. Pengendalian produksi dan operasi

Pengendalian produksi dan operasi berkaitan dengan pengamatan atas

hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (criteria) operasi

yang telah ditetapkan. Dengan adanya pengamatan, maka dapat memandu

proses agar sesuai dengan standar operasi pencapaian tujuan perusahaan.

2.5 Konsep Efektivitas dan Efisiensi

Meningkatkan efektivitas operasional perusahaan dapat mencapai visi

manajemen perusahaan, dengan dicapainya efektivitas dalam suatu operasi di

dalam perusahaan maka tujuan dapat tercapai dan sesuai dengan harapan

manajemen perusahaan. Terdapat beberapa pendapat dari para ahli mengenai

efektifitas yaitu:

Menurut Mahmudi (2005:92) dalam Toufan (2015), “efektivitas

merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi

(sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi,

program atau kegiatan”.

Menurut Kurniawan (2005:109) dalam buku Blue Ocean Strategy

“efektivitas yaitu kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan atau

misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau

ketegangan diantara pelaksanaannya”. Berdasarkan dua pendapat di atas mengenai

pengertian efektivitas, bisa disimpulkan efektivitas merupakan proses dalam

pencapaian tujuan perusahaan. Efektivitas sangat dibutuhkan oleh setiap

perusahaan kegiatan operasi dalam perusahaan dapat berjalan dengan tepat dan

memberi evaluasi dalam memperbaiki untuk kesempurnaan efektivitas.

Menurut Bayangkara (2013:13) definisi efisiensi berhubungan dengan

bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi

penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan operasi.

Hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio antara

output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan

sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan

dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan

sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses

yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif, menurut Bodgan

dalam Moleong (2013:4) metode penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian

yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-

orang dan perilaku yang dapat diamati, penelitian yang dilakukan dengan

melakukan observasi agar penulis mendapatkan pemahaman yang mendalam.

Analasis ini cenderung mengakomodasi setiap data atau tanggapan responden

yang diperoleh selama pengumpulan data. Metode kualitatif cenderung dilakukan

untuk data yang bersifat kualitatif yang dikumpulkan dari riset eksploratori seperti

wawancara, diskusi group terfokus atau teknik proyeksi. Pengumpulan data

kualitif dilakukan melalui pertanyaan-pertanyaan tidak terstruktur, maksudnya

alat yang digunakan untuk menanyai respon cenderung bersifat longgar, yaitu

berupa topik, dan biasanya tanpa pilihan jawaban, sebab tujuannya untuk

menggali ide responden secara mendalam.

Penelitian ini dilakukan pada saat perusahaan fokus dengan kegiatan

produksi, maka dapat disimpulkan bahwa jenis penelitian ini menggunakan

pendekatan studi deskriptif yang menggambarkan fenomena yang terjadi dimana

audit operasional dilakukan sebagai upaya pengukuran efektivitas dan efisiensi

fungsi produksi.

3.2 Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

manufaktur di Indonesia yaitu PT. Tonggak Ampuh Malang yang berada di Kota

Malang, Jawa Timur. Pada Penelitian ini difokuskan pada fungsi produksi yang

diselenggarakan oleh perusahaan, yang mencakup rencana produksi dan operasi,

produktivitas dan peningkatan nilai tambah dan pengendalian produksi dan

operasi. Jenis audit operasional yang dilaksanakan adalah audit fungsional dimana

peneliti hanya meneliti bidang tertentu.

3.3 Jenis Data dan Sumber data

Jenis data dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data

primer dan data sekunder:

1. Data Primer

Menurut Sugiyono (2010:137) Data primer merupakan sumber data

yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data yang

didapati lalu diamati, dan dicatat secara langsung tanpa menggunakan

media perantara apapun dari sumber yang dijadikan sebagai objek

penelitian. Data primer yang dibutuhkan dalam penelitian ini berupa hasil

wawancara dengan manajer dan karyawan bagian produksi.

2. Data Sekunder

Menurut Sumarsono (2004:69) bahwa data sekunder adalah semua

data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek yang diteliti. Data

sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan

disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain, misalnya

dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram (Umar, 2008:42). Data

sekunder diperoleh dari jurnal yang diperoleh dari media elektronik untuk

dijadikan referensi tambahan.

3.4 Teknik Pengumpulan data

Dalam penelitian ini, metode pengumpulan data yang akan dilakukan dengan

cara sebagai berikut:

1. Wawancara (Interview)

Menurut Esterberg dalam Sugiyono (2012:231), wawancara adalah

merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide mealui

tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik

tertentu. Dengan wawancara, peneliti melakukan wawancara tidak

terstruktur terhadap para manajer dan karyawan.

2. Dokumentasi

Menurut Sugiyono (2012:240), dokumen merupakan catatan peristiwa

yang sudah berlalu, dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya

karya monumental dari seseorang. Dokumen yang dipelajari berupa

informasi umum seperti sejarah perusahaan, produk jasa, tujuan

perusahaan, struktur organisasi. Deskripsi jabatan dan jumlah karyawan,

serta informasi khusus yang menjadi fokus penelitian yaitu pedoman

perusahaan.

3. Observasi

Peneliti melakukan pengamatan dengan menggunakan metode

partisipan observation yakni dimana peneliti turut terlibat dalam kegiatan

produksi di perusahaan. Observasi ini dilakukan dengan mengamati dan

mencatat langsung terhadap objek penelitian. Peneliti mengunakan

observasi yang secara terang-terangan dan tersamar. Menurut Sugiyono

(2012:228), dalam hal ini, peneliti melakukan pengumpulan data

menyatakan terus terang kepada sumber data, bahwa ia sedang melakukan

penelitian. Tapi pada suatu saat peneliti juga tersamar atau tidak terus

terang dalam observasi.

4. Studi Kepustakaan

Studi Kepustakaan ini dilakukan dengan cara mempelajari literatur-

literatur yang berhubungan dengan pembahasan. Tujuan studi kepustakaan

ini dipakai sebagai mendalami teori-teori yang dipakai dalam membahas

dan memecahkan masalah-masalah pada PT. Tonggak Ampuh Malang.

3.5 Teknik Analisis Data

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Analisis data kualitatif

menurut Moleong (2013:248) yaitu upaya yang dilakukan dengan cara bekerja

dengan menggunakan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi

satuan yang dapat dikelola, mensintesiskan, mencari dan menemukan pola,

menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang

dapat diceritakan kepada orang lain. Jadi, bentuk dari hasil analisis yang

dilakukan merupakan penjelasan, bukan merupakan angka-angka statistik atau

bentuk angka lainnya. Analisis data yang dilakukan mengunakan tahapan audit

operasional menurut Bhayangkara (2008:178-181), yaitu:

1. Tahap Survey Pendahuluan

Tahap survey pendahuluan bertujuan untuk memperoleh informasi

umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat

mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas,

program atau sistem dari entitas yang diperiksa.

2. Tahap Review dan Pengujian Terhadap Sistem Pengendalian

Tahap review dan pengujian terhadap sistem pengendalian

manajemen bertujuan untuk memperoleh bukti-bukti atas ketiga

elemen atas sasaran pemeriksaan sementara guna menentukan apakah

sasaran pemeriksaan sementara dapat diubah menjadi sasaran

pemeriksaan yang sesunguhnya.

3. Tahap Pemeriksaan Terinci

Pada tahap ini, teknik-teknik pemeriksaan guna memperoleh bukti

sangatlah menentukan baik tidaknya pelaksanaan terinci. Bukti

pemeriksaan adalah fakta atau informasi yang digunakan untuk

mencapai kesimpulan atas sasaran pemeriksaan. Sasaran pemeriksaan

adalah merupakan pertanyaan ataupun hipotesis yang ada dalam benak

pemeriksa yang memerlukan jawaban atau pembuktian. Lebih lanjut,

sasaran pemeriksaan dapat dibagi menjadi tiga elemen penting, yaitu:

a. Criteria

Merupakan pedoman bagaimana seharusnya para individu dalam

organisasi melakukan aktivitasnya sebagai pertanggungjawaban atas

wewenang yang dilimpahkannya. Criteria digunakan sebagai tolak

ukur.

b. Causes

Merupakan tindakan yang digunakan untuk mencari penyebab

adanya inefektivitas dan inefisiensi berdasarkan komponen atau

area fungsi produksi yang diaudit oleh peneliti. Semua

aktivitasakan dibandingkan dengan criteria sehingga akan

diketahui apakah criteria yang ditetapkan oleh perusahaan

sebelumnya telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

c. Effect

Effect atau akibat merupakan hasil pengukuran atau

perbandingan dari perbedaan aktivitas antara causes dengan

criteria dengan aktivitas aktual yang terjadi dilapangan. Akibat

yang berasal dari penyebab positif dapat menguntungkan

perusahaan sedangkan akibat yang berasal dari penyebab negatif

akan dapat merugikan perusahaan.

d. Rekomendasi

Rekomendasi adalah pernyataan pemeriksa tentang apa yang

seharusnya dilakukan suatu fungsi yang diperiksa dengan tujuan

perbaikan kinerja fungsi produksi perusahaan dimasa yang akan

datang. Rekomendasi merupakan saran pemecahan atas masalah

yang dialami perusahaan dengan harapan perusahaan dapat

mengatasi inefektivitas pelaksanaan fungsi produksi dan

mempertahankan prestasi serta fungsi yang sudah baik dalam

perusahaan.

4. Tahap Pelaporan

Pada pelaporan audit operasional haruslah melaporkan semua

temuan yang ada guna upaya peningkatan pelaksanaan program fungsi

produksi.

3.6 Kriteria Penilaian Efektivitas

Peneliti akan membuat matriks kesimpulan dan hasil pengujian terinci di

setiap indikatior penilaian fungsi produksi PT. Tonggak Ampuh Malang dengan

dasar kriteria penilaian baik dan cukup baik, adapun dasar penelitian baik dan

cukup baik yaitu:

1. Baik: Indikator penilaian tersebut sudah dilakukan oleh perusahaan

pada fungsi produksi dengan sesuai standar operasional prosedur

maupun pedoman atau instruksi kerja yang dimiliki perusahaan

sehingga indikator fungsi tersebut sudah berjalan efektif,

2. Cukup baik : Indikator penilaian tersebut sudah dilakukan oleh

perusahaan pada fungsi produksi sesuai dengan standar operasional

prosedur maupun pedoman atau instruksi kerja yang dimiliki

perusahaan tetapi belum efektif secara maksimal, sehingga masih

perlu adanya pengujian terinci yang menghasilkan rekomendasi

kepada perusahaan.

3.7 Validitas Data

Untuk memperoleh data yang akurat dan relevan maka penulis

memerlukan beberapa metode untuk mengumpulkan data, sehingga data yang

diperoleh berfungsi sebagai data yang valid dan obyektif. Teknik yang digunakan

untuk keabsahan data dalam penelitian ini adalah triangulasi. Menurut Moleong

(2013:330), triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang

memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau

sebagai pembanding terhadap data itu. Denzin dalam Moleong (2013)

membedakan empat macam triangulasi diantaranya dengan memanfaatkan

penggunaan sumber, metode, penyidik dan teori. Adapun metode yang peneliti

gunakan adalah:

1. Triangulasi Sumber

Metode ini dilakukan dengan membandingkan dan mengecek balik

derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan

alat yang berbeda. Adapun langkahnya sebagai berikut:

a. Membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil

wawancara

b. Membandingkan apa yang dikatakan orang di depan umum

dengan apa yang dikatakan secara pribadi

c. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu

dokumen yang berkaitan.

2. Triangulasi Metode

Teknik Triangulasi metode digunakan dengan cara mengumpulkan

data sejenis tetapi menggunakan metode yang berbeda. Dalam

penelitian ini, selain dengan menggunakan metode observasi, peneliti

juga menggunakan metode wawancara mendalam.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum PT. Tonggak Ampuh Malang PT. Tonggak Ampuh didirikan pada tanggal 3 april 1978 dengan akte

pendirian No.432 dan 433 dengan didukung surat ijin usaha perdagangan (SIUP),

surat ijin tetap industri, surat ijin tempat usaha (SITU) dan mengawali kegiatan

usaha dibidang pengembangan pembangunan di Indonesia, dengan mutu yang

mengacu kepada standar SPLN 93:1991, peraturan beton bertulang Indonesia

(PBI) dan persyaratan yang sesuai dengan tuntutan pelanggan khususnya untuk

memenuhi demand pembangunan nasional di bidang perlistrikan PLN. PT.

Tonggak Ampuh adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri dengan

hasil utama tiang listrik, tiang pancang dan aneka beton, diawali dengan berusaha

dalam memasok kebutuhan perusahaan listrik negara (PLN) untuk pembangunan

dan pengembangan perlistrikan di Indonesia. Perusahaan ini berkantor pusat di

Jakarta, adapun pabriknya pertama-tama didirikan di kabupaten Bogor dan

terletak di jalan Mayor Oking. Gunung Putri.

4.2 Pelaksanaan Audit Operasional

Tahap Survei Pendahuluan

Pada tahap ini penulis melakukan survey pendahuluan pada bagian produksi

dan bagian lain yang terkait dengan produksi untuk memberikan informasi yang

cukup mengenai keadaan bagian yang akan di audit. Penulis melakukan

pengamatan fisik sekilas yang diantaranya adalah pengamatan terhadap fasilitas

perusahaan, ruangan produksi, bahan baku dan peralatan lain yang digunakan

dalam proses produksi. Penulis menilai bahwa produksi telah dijaga dengan baik.

Selain itu PT. Tonggak Ampuh Malang telah menyusun tata ruang dan rencana

produksi dengan baik sehingga proses produksi berjalan dengan baik.

Tahap Review dan Pengujian Pengendalian

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, penulis mendapatkan hasil

dari audit. Penulis pertama tama mengelompokkan ruang lingkup yang ada di

dalam fungsi produksi yakni (i) Rencana Produksi dan Operasi, (ii) Produktifitas

dan Peningkatan Nilai Tambah, (iii) Pengendalian dan evaluasi produksi. Ketiga

ruang lingkup tersebut dijelaskan sebagai berikut :

1. Rencana Produksi dan Operasi

a. Penilaian Jadwal Induk Produksi

Jadwal Induk produksi adalah mengenai bagaimana perusahaan

membuat spesifikasi tentang apa dan kapan yang akan dibuat sesuai

dengan rencana produksi. Rencana produksi ini mencakup permintaan

konsumen, kemampuan teknis, ketersediaan SDM, fluktuasi

persediaan, kinerja pemasok dan lain-lain. Pada bagian produksi PT.

Tonggak Ampuh Malang telah melaksanakan proses produksi dan

jadwal induk produksi yang sesuai dengan standar yang telah

ditentukan perusahaan dan menyusun rancangan anggaran produksi

dengan menyusun skedul produksi maupun bahan baku.

b. Penilain atas penggunaan Kapasitas Produksi

Penilaian atas pengunaan kapasitas produksi adalah bagaimana

kebijakan dan strategi perusahaan dalam menentukan kapasitas yang

harus dimiliki. Dalam proses produksi perusahaan menerapkan sistem

plan. Setiap plan harus ada SPK (surat perintah kerja) dari kepala

pabrik dan proses produksi juga harus diawasi oleh staff manajemen

mutu. Pengelolaan kebutuhan produksi di atas kapasitas, kepala bagian

produksi mengevaluasi secara rutin dan menyesuaikan dengan

kapasitas produksi dan plan yang tersedia. Perusahaan telah memiliki

kebijakan praktis yang baik dan kapasitas produksi dikendalikan agar

dapat memenuhi pesanan pelanggan. Penilaian mengenai kapasitas

produksi ini telah ditentukan oleh pihak pusat dan diterapkan pada PT.

Tonggak Ampuh Malang.

c. Sistem Persediaan

Pada fungsi tingkat persediaan ini, perusahaan mengidentifikasi

untuk apa dan berapa besaran persediaan dibentuk. Selain itu,

perusahaan juga mendeskripsikan mengenai kebijakan persediaan

perusahaan. Pada PT. Tonggak Ampuh Malang, perusahaan

menggunakan sistem FIFO (fist-in first out) dalm sistem

persediaannya. Perusahaan memiliki sistem pencatatan secara

administrative atas penerimaan maupun pengeluaran barang. Adapun

prosedur penerimaan barang adalah setiap menerima barang, barang

yang diterima harus ditimbang, diukur dan diverifikasi untuk

mencocokkan apakah barang yang datang tersebut sudah sesuai dengan

kartu pesanan yang telah diterbitkan perusahaan, kemudian apabila

telah sesuai dengan pesanan, bahan baku yang diterima disimpan pada

tempat yang sudah ditentukan. Perusahaan telah memiliki prosedur

pengendalian persediaan secara tertulis, prosedur yang ada telah

disosialisasikan dengan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan

wawancara secara acak yang dilakukan penulis dan petugas yang

melaksanakan telah memahami prosedur yang perlu dilakukan dalam

proses produksi. Perusahaan memiliki aturan yang ketat terhadap

persediaan bahan baku, apabila terjadi keterlambatan pasokan bahan

baku perusahaan mengevaluasi kinerja pemasok dan memberikan

penilaian terhadap ketetapan, kemampuan dan kualitas barang yang

diberikan pemasok.

d. Keseimbangan Lintas Produksi

Pada Indikator keseimbangan lintas produksi bertujuan untuk

memperoleh suatu arus produksiyang lancar agar mendapatkan

penggunaan fasilitas yang optimal, tenaga kerja dan peralatan dengan

carapenyeimbangan waktu kerja antar bagian. Dalam hal ini,

perusahaan sudah memiliki pedoman dan SOP (standart operating

procedure) untuk melaksanakan proses produksi, SOP ini

disosialisasikan kepada seluruh pekerja, sehingga para pekerja

memahami tugasnya masing-masing. SOP tersebut juga dijelaskan

mengenai tahapan-tahapan dalam produksi. Selain itu, pemeliharaan

fasilitas produksi secara tertulis yang dimuat pada SOP. Adanya

pemeliharaan yang dilakukan sebelum proses produksi dapat

meminimalisir kemungkinan mesin mengalami kerusakan. Jadwal

pemeliharaan rutin dilakukan setiap adanya kalibrasi mesin yang

ditentukan sesuai skedul. Pengoperasian peralatan juga telah didukung

oleh tenanga operator yang memadai, hal ini dibuktikan dengan setiap

operator yang bertugas telah memiliki surat ijin operasional dan

diberikan pelatihan rutin. Untuk memastikan semua peralatan telah

digunakan dan difungsikan dengan baik, setiap peralatan disertai

dengan petunjuk atau cara mengoperasikan peralatan. Namun, tidak

semua mesin didapati petunnjuk ini.

2. Produktifitas dan nilai tambah

a. Penghapusan Persediaan

Produsen memfokuskan produksi dan operasinya pada penurunan

persediaan.Dalam hal ini, perusahaan menggunakan metode just in

time aat menurunkan persediaan atau mencatat persedian yang keluar.

Sistem persediaan perusahaan menggunakan FIFO (first in first out).

b. Tingkat cacat no (zero defect)

Pada zero defect perusahaan mengelola dan membangun sistem

produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi

unit yang sempurna. Hal ini diwujudkan perusahaan dengan adanya

standart operating procedure dalam setiap lini produksi. Selain itu

juga dilakukannya pengawasan dalam setiap proses produksi, akan

tetapi dalam praktiknya masih terjadi beberapa produk cacat karena

kurangnya pengawasan dari bagian produksi. Berdasarkan data yang

didapat oleh penulis, berikut ini data produk jenis tiang listrik yang

diproduksi oleh perusahaan dari bulann juni, juli sampai agustus tahun

2016.

Data Efektivitas Produksi Tiang Listrik Bulan Juni Sampai

Agustus 2016

Bulan Jenis

produk

Total

produksi

(pcs)

Produk

gagal

(pcs)

Minimum

tingkat

rijek (%)

Produk

gagal

%

Sasaran

Juni Tiang

Listrik

1049

2

2

0,27

Efektif

Juli Tiang

Listrik

574

0

2

0

Efektif

Agustus Tiang

LIstrik

1394

4

2

0,28

Efektif

Sumber: Data PT. Tonggak Ampuh Malang Tahun 2016

Data di atas menunjukkan perusahaan mampu mencapai sasaran

dengan efektif karena persentase produk gagal lebih sedikit dari

persentase minimum tingkat rijek, sehingga dapat disimpulkan

mencapai target dengan efektif dan efisien.

c. Efisiensi kebutuhan tempat.

Efisiensi kebutuhan tempat adalah dimana perusahaan

meminimalkan jarak tempuh unit produk yang dapat mengurangi

kebutuhan tempat dalam proses produksi. Hal ini diwujudkan dengan

penataan fasilitas produksi yang terintegrasi. Berdasarkan pengamatan

yang dilakukan oleh penulis, perusahaan telah melakukan tata wilayah

perusahaan dengan baik yakni dimulai dengan bagian depan

perusahaan adalah tempat dimana bagian manajemen mutu berada, hal

ini memudahkan dalam penerimaan barang dari pemasok yang

kemudian dinilai dan diamati oleh bagian pengendalian mutu.

Selanjutnya barang yang diterima disimpan dalam gudang

penyimpanan dan tempat penyimpanan material yang berada di bawah

tanggung jawab bagian gudang.Lalu material yang ada di gudang

dilakukan pengujian laboratrium.Setelah barang dinyatakan lolos uji,

material yang telah ada siap diproduksi. Lokasi produksi dibagi oleh

beberapa plan yang tersedia. Hasil produksi selanjutnya disimpan dan

siap didistribusikan.

d. Kemitraan dan tanggung jawab pemasok

Setiap pemasok perusahaan telah diverifikasi sesuai dengan standar

pengendalian produk dan operasi perusahaan. Setiap supplier

dievaluasi secara bulanan dengan mempertimbangkan mutu, waktu dan

pelayanan. Penilaian ini dilakukan sesuai jadwal yang sudah

ditetapkan.dari penilaian tersebut perusahaan memberikan penilaian

kepada supplier. Setiap satu tahun sekali pemasok secara periodik

diinspeksi berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh

perusahaan, tetapi dalam hal ini ditemukan masalah supplier yang

terkadang tidak tepat waktu dalam mengirimkan material.

e. Meminimalkan aktifitas yang tidak bernilai tambah

Meminimalkan aktifitas yang tidak bernilai tambah, perusahaan

melakukan suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk melakukan

perbaikan secara terus menerus, pada praktiknya perusahaan

melakukan evaluasi mengenai proses produksi yang berlangsung

secara bulanan dan menurut wawancara yang telah dilakukan penulis.

Proses produksi telah berjalan dengan baik tanpa ada aktifitas yang

tidak bernilai tambah.

f. Pengembangan angkatan kerja dan tantangan dalam bekerja

Perusahaan melakukan evaluasi kepada karyawan agar di dalam

proses produksi meminimalisir terjadinya pengerjaan ulang dan

pemborosan. Selain itu, untuk mengembangkan skill para pekerja,

perusahaan mengadakan pelatihan kerja dari pihak internal maupun

eksternal perusahaan. Pelatihan kerja ini diharapkan agar para pekerja

dapat memahami dengan betul proses produksi yang baik dan cara

mengoperasikan peralatan dengan baik. Ukuran produktifitas standar

yang digunakan dikelola oleh bagian manajemen mutu dan bagian

yang bertugas di bagian produksi.

3. Pengendalian dan Evaluasi Produksi

a. Memaksimalkan tingkat pelayanan

Perusahaan harus menjamin bahwa pelayanan yang diberikan harus

tepat agar memaksimalkan. Hal ini ditandai dengan kualitas produk,

harga yang kompetitif, penyediaan untuk stok dan penyerahan tepat

waktu kepada pelanggan, dalam hal ini perusahaan memberikan

pelayanan dimana produk yang ada diawasi sampai ke tangan

pelanggan. Apabila dalam proses pengerjaannya terjadi masalah,

peruahaan segera melakukan evaluasi dan mengirimkan perwakilan

untuk dapat melihat secara langsung permasalahan yang terjadi.

Kemudian oleh pihak perusahaan diidentifikasi apakah memang terjadi

kesalahan dalam proses produksi atau kesalahan terjadi pada pihak

pelanggan. Pelayanan ini diharapkan mampu menjamin kepuasan

pelanggan terhadap produk yang dihasilkan perusahaan.

b. Meminimalkan investasi pada persediaan

Dalam meminimalkan investasi pada persediaan, perusahaan harus

mampu memandu seluruh aktivitas ke dalam suatu proses yang

terintegrasi aktivitas ini telah dijalankan dengan baik oleh perusahaan.

Dalam hal ini diwujudkan dengan adanya jadwa yang terintegrasi

mengenai proses produksi hingga sampai pada tangan pelanggan.

c. Efisiensi Produksi dan Operasi

Dalam memperoleh harga yang kompetitif, perusahaan berupaya

untuk meminimumkan biaya yang terjadi dalam proses produksi dan

operasi, adapun secara rinci pengendalian ini meliputi hal hal berikut:.

1. Pengendalian Pembelian dan Spesifikasi Bahan Baku

Perusahaan mewujudkan bentuk pengendalian pembelian dan

spesifikan bahan baku dengan cara adanya standart operating

procedure yang memandu bagaimana saat melakukan pemesanan

kepada pihak pemasok. Perusahaan juga telah memiliki peralatan dan

prosedur tertulis untuk menilai bahan baku yang tiba. Perusahaan

memiliki laboratorium khusus untuk menilai kualitas bahan baku.

Setelah bahan baku tiba lalu diukur dan dicocokkan dengan surat

pemesanan barang, setiap bahan baku disimpan di tempat yang telah

ditentukan. Bahan baku yang sudah diterima hanya bahan baku yang

sudah melewati proses verifikasi oleh perusahaan. Penulis juga

menyajikan sampel data perusahaan dalam melakukan efisiensi

penggunaan bahan baku bulan Juli 2016, berikut ini data laporan

pengendalian pemakaian bahan baku PT. Tonggak Ampuh Malang.

Data Efisiensi Penggunaan Bahan Baku Tiang Listrik Bulan

Juli 2016

No. Material Permintaan

barang

(Bag.Produksi)

Serah Terima Barang

atau Realisasi

Pemakaian

Varians

(%)

Keterangan

a b c d e f

1 Pasir 358.56 M3 352.48 M3 (1.73) Efisien

2 Semen 249,000 Kg 256,760 Kg 3.02 Efisien

3 Spleet 458.16 M3 354.50 M3 (29.24) Efisien

4 Tamcem 1,494 Ltr 1,205 Ltr (23.98) Efisien

5 Spiral 6,286 Kg 4,975 Kg (26.35) Efisien

6 Pc Wire 32, 410.56 Kg 31,859 Kg (1.73) Efisien

7 Bendrat 378.90 Kg 382.00 Kg 0.81 Efisien

8 Pipa PVC

Potong

5,988 Pcs 5,988 Pcs - Efisien

9 Besi Beton 239 Btg 239 Btg - Efisien

Keterangan: Pengisian kolom kehilangan = (kolom(d)-kolom(c)) : kolom(d) x

100%. Maksimal prosentase kehilangan sebesar 5% yang ditetapkan oleh

perusahaan.

Data di atas menunjukkan bahwa pemakaian bahan baku untuk

proses produksi bulan agustus dapat disimpulkan efisien, hal tersebut

terbukti dari 9 material bahan baku untuk pembuatan tiang listrik yang

tingkat kehilangannya di bawah 5% sesuai kebijakan standar maksimal

prosentase kehilangan bahan baku untuk proses produksi.

2. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi

Peralatan yang digunakan sesuai dengan ukuran dan desain yang

telah ditentukan. Kinerja alat telah diuji dengan metode kalibrasi dan

dilakukan perawatan secara terjadwal. Perusahaan juga menghitung

kapasitas produktifitas alat yang digunakan. Dari hasil perhitungan

tersebut perusahaan dapat mengganti atau memodifikasi kapasitas alat

dan mesin yang digunakan.Tingkat kerusakan alat ditekan seminimal

mungkin sehingga kerusakan alat jarang terjadi setiap tahunnya. Setiap

alat memiliki prosedur tertulis mengenai penggunaan peralatan selama

proses produksi. Sebelum peralatan digunakan kembali dilakukan

pemeriksaan kondisi alat dan membuat Laporan pemeriksaan Kondisi

setiap alat.

3. Pengendalian transformasi

Fungsi transformasi bertujuan untuk mengolah input menjadi

output sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pengendalian ini

memegang peranan penting dalam proses produksi yang efektif dan

efisien. Dalam hal ini, perusahaan telah memiliki prosedur produksi

yang telah disahkan. Prosedur ini telah dituliskan secara jelas dan rinci

sehingga memudahkan proses produksi. Selain itu, adanya evaluasi

dan pengecekan kesiapan mesin dan fasilitas produksi, pengecekan

mesin ini dilakukan secara rutin dengan menghitung kapasitas

produktifitas. Dari hasil evaluasi tersebut, peralatan dan mesin yang

tersedia diganti ataupun dimodifikasi agar dapat menjalankan proses

produksi secara maksimal. Selain itu, perusahaan juga melakukan

perawatan secara mingguan terhadap semua jenis mesin yang ada.

Perusahaan memiliki prosedur tertulis yang memandu pengujian

barang sebelum diproses dan diproduksi. Apabila barang telah lolos uji

laboratorium atau sudah terverifikasi, kepala bagian membuat

keterangan bahwa bahan siap dipakai. Apabila barang yang gagal lolos

uji verifikasi, pihak perusahaan akan menolak dan memberikan

keterangan kepada supplier dan dijadikan bahan evaluasi bagi pihak

pemasok. Untuk alat dan mesin produki diuji menggunakan metode

kalibrasi untuk mengukur tingkat kehandalannya. Apabila dalam

prosesnya terjadi pengerjaan ulang, perusahaan melakukan evaluasi

dan mencari tahu penyebab kegagalan dalam proses produksi, hal ini

dilengkapi dengan prosedur tertulis untuk mengidentifikasi tahapan

pemrosesan kembali suatu batch produksi.

4. Pengendalian Kualitas

Pengendalian kualitas dapat ditandai dengan dihasilkannya produk

yang mampu memenuhi spesifikasi pelanggan. Dalam hal ini

perusahaan memiliki kebijakan kualitas secara tertulis. Kebijakan

kualitas ini disesuaikan dengan produk yang dihasilkan pabrik dan

dapat juga berasal dari permintaan pelanggan.Untuk meningkatkan

kualitas tenaga kerja, maka pelatihan tenaga kerja dilakukan secara

terjadwal. Perusahaan telah memiliki prosedur tertulis untuk

penyimpanan produk yang sudah jadi. Produk yang telah jadi terlebih

dahulu diperiksa dan diinspeksi sebelum dikirmkan kepada

pelanggan.Pengujian ini dilakukan oleh bagian pengendalian mutu

yang menguji kelayakan barang jadi.

5. Pengendalian barang jadi

Pengendalian barang jadi merupakan pengendalian yang dilakukan

terhadap pengelolaan barang setelah selesai di produksi. Pengendalian

ini memiliki dua tahapan yakni tahap verifikasi, penanganan dan

penyimpanan, lalu pengujian dan distribusi. Untuk memastikan barang

jadi yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan baik,

perusahaan telah memiliki suatu prosedur tertulis mengenai bagaimana

dan siapa yang melakukan pengecekan terhadap produk jadi.

Pengecekan ini dilakukan oleh bagian pengendalian mutu dengan cara

membandingkannya dengan spesifikasi yang telah diberikan

pelanggan. Produk tersebut dievaluasi yang kemudian dibuatkan

laporan tertulis mengenai kesiapan barang untuk didistribusikan.

Tahap Pengujian Terinci

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data-data yang berkaitan dengan

temuan awal secara lebih spesifik melalui wawancara lebih khusus dengan pihak

manajemen, khususnya di bidang yang terdapat kelemahan. Data yang telah

dikumpulkan kemudian dilakukan analisis dan membandingkan antara criteria dan

kondisi yang terjadi pada proses produksi. Dari tahapan yang telah disebutkan

penulis akan mendapatkan pemahaman pengenai pengelolaan proses produksi

pada PT. Tonggak Ampuh Malang. Adapun temuan pada tahap pengujian terinci

sebagai berikut:

1. Kurangnya pengawasan dalam proses produksi Kondisi :

Kurangnya pengawasan mengakibatkan pekerja bekerja kurang teliti

sehingga menyebabkan pengerjaan ulang.Perusahaan sebenarnya telah

memiliki prosedur dan panduan manual mengenai pengoperasian

mesin.Akan tetapi hal ini mungkin kurang diperhatikan oleh para

pekerja sehingga terkadang terdapat produksi yang gagal.

Kriteria :

Pekerja yang bertugas secara langsung pada bidang produksi

menguasai mengenai teknik pengoperasian mesin dan dapat mengolah

bahan baku menjadi produk sesuai dengan pesanan pelanggan dengan

baik dan tidak terjadi pengerjaan ulang.

Penyebab :

Para pekerja tidak diawasi secara langsung sehingga menyebabkan

kurangnya pengawasan langusng dari perusahaan, oleh karena itu

bagian produksi harus mengawasi proses produksi.

Akibat :

Akibat dari kurangnya pengawasan ini adalah terjadinya kegagalan

produk tiang listrik yang diproduksi. Selain itu proses produksi

terkadang tidak berjalan dengan efektif.

Rekomendasi :

Pihak perusahaan, khususnya seksi produksi melakukan evaluasi

secara rutin mengenai kinerja para pekerja secara langsung. Hal lain

yang dapat dilakukan perusahaan adalah melakukan pelatihan dengan

mengundang pihak internal maupun eksternal dan melakukan pelatihan

demo mengenai pengoperasian mesin dan pengolahan bahan baku

sehingga dapat mempertahankan kualitas. Selain itu perusahaan juga

dapat melakukan sosialisasi ulang mengenai prosedur produksi yang

baik.

2. Terjadi keterlambatan datangnya pesanan material Kondisi :

Di dalam proses produksi, sering kali terjadi keterlambatan datangnya

pesanan material. Keterlambatan ini berdampak langsung pada proses

produksi yang terhambat. Akibatnya, hasil produksi juga terlambat

didistribusikan kepada pelanggan. Hal ini juga mengakibatkan barang

yang sedang dalam proses harus menunggu datangnya material lain

dari supplier.

Kriteria :

Dalam proses produksi material datang sesuai pesanan dan tepat waktu

sehingga perusahaan dapat menjalankan proses produksi dengan lancar

dan minim kendala.

Penyebab :

Penyebab dari hal ini adalah kurangnya evaluasi yang mendalam

terhadap kinerja supplier.Selama ini perusahaan menilai supplier oleh

divisi perencanaan dan evaluasi produksi dengan kinerja penilaian

yaitu mutu, ketepatan waktu dan pelayanan.

Akibat :

Akibat dari terjadinya keterlambatan ini adalah adanya proses produksi

yang terlambat dan distribusi kepada pelanggan terlambat.

Rekomendasi :

Agar tidak terjadi keterlambatan material yang menghambat proses

produksi, perusahaan sebaiknya mengevaluasi sistem penilaian yang

ada pada divisi perencanaan dan evaluasi produksi dengan cara

menaikkan standar penilaian terhadap para supplier. Selain itu divisi

perencanaan dan evaluasi produksi harus mengamati lebih dalam

terhadap kinerja supplier. Untuk mengantisipasi adanya keterlambatan

material ini, perusahaan sebaiknya juga memiliki cadangan supplier

untuk menggantikan bahan baku yang datang terlambat, dengan bahan

baku pengganti dengan kualitas yang sama agar bahan baku

terverifikasi.

3. Kurangnya perkiraan dan prediksi mengenai harga bahan baku Kondisi :

Terdapat suatu kondisi dimana harga bahan baku yang tiba-tiba naik di

waktu triwulan yang berbeda. Sedangkan proses produksi masih

berlangsung dan mengerjakan sebuah produk yang sama. Apabila hal

ini terjadi, perusahaan mengalami kesusahan dalam menentukan harga

pokok produksi.

Kriteria :

Perusahaan memiliki penilaian dan perkiraan tersendiri mengenai

kenaikan harga bahan baku dan memiliki sistem apabila terjadi

kenaikan bahan baku.

Penyebab :

Penyebab dari terjadinya kenaikan bahan baku adalah eksterna

perusahaan. Akan tetapi hal ini dapat diantisipasi apabila perusahaan

memiliki perkiraan yang baik untuk menghadapi kenaikan harga ini.

Akibat :

Akibat dari kurangnya perencanaan dan prediksi ini adalah perusahaan

kesulitas dalam menentukan harga pokok produksi.

Rekomendasi :

Perusahaan dapat menggunakan penilaian dengan harga rata-rata

sehingga proses produksi berjalan dengan baik dan penilaian mengenai

harga pokok produksi juga lebih mudah

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap PT. Tonggak Ampuh

Malang dengan melakukan tahap-tahap audit operasional disertai dengan

melakukan analisis data dengan dilandasi teori yang relevan. Tujuan utama

dilakukannya penelitian ini adalah menilai efisiensi dan efektifitas proses

produksi. Efektivitas dan fisiensi adalah tingkat keberhasilan suatu perusahaan

untuk mencapai tujuannya dengan optimalisasi sumber daya yang dimiliki.

Peneliti dapat menyimpulkan proses produksi pada PT. Tonggak Ampuh Malang

berjalan dengan baik. Hal ini ditunjukkan dari 13 indikator penilaian fungsi

produksi terhadap PT. Tonggak Ampuh Malang, 11 indikator menunjukkan

penilaian yang baik. Hal tersebut menunjukkan bahwa perusahaan telah

menjalankan fungsi produksinya dengan efektif dan efisien. Selain itu, peneliti

juga menilai kekuatan dan keunggulan perusahaan dalam menjalankan fungsi

produksi. Perusahaan juga masih memiliki kekurangan yang menghambat adanya

proses produksi. 5.2 Saran

a. Sebaiknya pihak manajemen mutu mengevaluasi kembali kinerja

mengenai sistem penilaian saat bahan baku datang dari supplier. Selain

itu perlu mengevaluasi SOP mengenai prosedur penerimaan barang.

Hal yang dapat dilakukan selanjutnya adalah kepala bagian mengawasi

kinerja anggotanya dan memastikan apakah para pegawai yang bekerja

pada bagian pengendalian mutu telah melakukan tugasnya dengan

baik.

b. Pihak perusahaan, khususnya bagian produksi melakukan evaluasi

secara rutin mengenai kinerja baik itu kinerja para mandor dan juga

kinerja para pekerja secara langsung. Hal lain yang dapat dilakukan

perusahaan adalah melakukan pelatihan dengan pihak internal maupun

eksternal dan melakukan demo mengenai pengoperasian mesin dan

pengolahan bahan baku sehingga dapat mempertahankan kualitas.

Selain itu perusahaan juga dapat melakukan sosialisasi ulang mengenai

prosedur produksi yang baik.

c. Keterlambatan material sebaiknya tidak terjadi, perusahaan sebaiknya

mengevaluasi sistem penilain yang ada pada divisi perencanaan dan

evaluasi produksi dengan cara menaikkan standar penilaian terhadap

para supplier. Selain itu divisi perencanaan dan evaluasi produksi

harus mengamati lebih dalam terhadap kinerja supplier. Untuk

mengantisipasi adanya keterlambatan material ini, perusahaan

sebaiknya juga memiliki cadangan supplier untuk menggantikan bahan

baku yang datang terlambat, dengan bahan baku pengganti dengan

kualitas yang sama.

d. Perusahaan dapat menggunakan penilaian dengan harga rata-rata

sehingga proses produksi berjalan dengan baik dan penilaian mengenai

harga pokok produksi juga lebih mudah.

5.3 Keterbatasan Penelitian

Dalam melakukan audit operasional fungsi produksi ini, peneliti mendapat

beberapa kendala atau keterbatasan dalam melakukan penelitian, yaitu :

1. Penelitian ini hanya terfokus ke satu produk saja yaitu produk tiang

listrik yang pada bulan juni dan agustus mengalami kegagalan produk

dari berbagai jenis produk yang dihasilkan oleh PT. Tonggak Ampuh

Malang.

2. Untuk mengukur efisiensi berdasarkan data numerik, peneliti hanya

mendapatkan data numerik penggunaan bahan baku PT. Tonggak

Ampuh saja, diharapkan peneliti selanjutnya jika ingin melakukan

penelitian yang sejenis dengan penelitian ini mampu mendapatkan data

numerik harga pembelian bahan baku.

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno. 2014. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh

Akuntan Publik. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

Bhayangkara, IBK. 2013. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat.

Konrath, Lary F, 2002, Auditing: ARisk Analysis Approach, fifth edition, South

Western.

Arens, Alvin A., and Loebbecke, James K.,2000, Auditing An Integrated

Approach, diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, Auditing Pendekatan

Terpadu, edisi revisi Indonesia, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Mardiasmo. 2005. Akuntansi Sektor Publik Edisi 2. Penerbit Andi. Yogyakarta

Arens, and Loebbeck. 2000. Auditing An Integrated Approach, Alih Bahasa Amir

Abadi Yusuf, Eighth, Jilid 1, Prentice Hall International, Inc, New York.

Murdifin Haming dan Mahfud Nurnajamuddin, D.R.2007.Manajemen Produksi

Modern, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi Edisi Revisi

2004.Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI, Jakarta.

Mahmudi. 2005. Manajemen Kinerja Sektor Publik (Edisi I). Yogyakarta: UPP

AMP YKPN.

Kurniawan, Agung. 2005. Transformasi Pelayanan Publik. Yogyakarta:

Pembaruan.

Hakim, Khalishah Putri. 2015. “Audit operasional fungsi produksi untuk menilai

efektivitas dan efisiensi PT Wijaya Karya Beton Pasuruan (Studi terhadap

PT Wijaya Karya Beton Pasuruan)”. Malang: Universitas Brawijaya.

Kurniawan, Agung. 2005. Transformasi Pelayanan Publik. Yogyakarta:

Pembaruan.

Kurniawan, Yohanes. 2008. “Audit operasional atas fungsi pembelian dan

pengelolaan persediaan suku cadang pada PT KIA Mobil Indonesia

cabang Sunter”. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.

Mahmudi. 2005. Manajemen Kinerja Sektor Publik (Edisi I). Yogyakarta: UPP

AMP YKPN.

Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Umar, Husein. 2008. Desain Penelitian Akuntansi Keprilakuan. Jakarta: Rajawali

Pers.

Sumarsono, Sonny. 2004. Metode Riset Sumber Daya Manusia. Penerbit: Graha

Ilmu

Moeleong, J. Lexy. 2013. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda

Karya.

Tunggal, Amin Widjaja.2000. Management Audit Suatu Pengantar.Jakarta: PT

Rineka Cipta.

M, Guy, C. Wayne Alderman, Alan J. Winters. 2002. Auditing (Edisi Kelima Jilid

Kesatu). Erlangga.