Audit Mutu Internal 1234

Audit mutu internal

Auditor internalKatalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:Memberdayakan sistem mutuMengamankan kebijakan mutuJangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahanJangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot

Pengertian auditKegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaatAudit merupakan instrumen bagi manajemen untukmembantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Jenis auditAudit eksternal: dilakukan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal/institusi independenAudit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai temuan.Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktifAdalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisienDilakukan dengan azas manfaatDilakukan secara objektifBerpijak pada fakta dan kebenaranMelibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujianBermuara pada pengambilan keputusanDilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentuMerupakan kegiatan berulangMenghasilkan laporan

Tujuan auditMendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan

Aktivitas auditMemastikan (konfirmasi dan verifikasi)Menilai (mengevaluasi dan mengukur)Memberi rekomendasi (memberikan saran/masukan)

Kegiatan yang biasa dilakukan auditorTelaah dokumenObservasiMeminta penjelasan dari auditeeMeminta peragaan dilakukan oleh auditeeMembandingkan kenyataan dengan standar/kriteriaMeminta bukti atas suatu kegiatan/transaksiPemeriksaan secara fisik terhadap fasilitasPemeriksaan silang (cross-check)Mengakses catatan yang disimpan auditeeMewawancarai auditeeMenyampaikan angket surveiMenganalisis data

Manfaat auditPengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi

Audit mutu internalProses pengukuran dan penilaian secara sistematik, objektif, dan terdokumentasi yang dilakukan oleh auditor internal untuk memastikan bahwa kegiatan manajemen mutu telah sesuai dengan pengaturan-pengaturan atau sistem yang telah dikembangkan dan hasilnya efektif sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan dan sasaran mutu yang telah direncanakan atau ditetapkan

Audit mutu internalKegiatan pengukuran atau penilaian: pengumpulan data dan informasi faktual, signifikan (mempunyai nilai informatif yang diperlukan untuk menyimpulkan suatu keadaan) dan relevanData adalah fakta: dapat dibuktikan atau diverifikasiData berhubungan dengan permasalahan mutu dan SMM, serta kepuasan pelanggan, ataupun berkaitan dengan kepentingan organisasi secara umumSistematisObjektifTerdokumentasi

Audit mutu internalLuaran audit mutu internal adalah kesimpulan yang dibangun berdasar data yang dikumpulkan dan diolahDilakukan untuk mengetahui dipenuhi atau tidak azas kesesuaian/tingkat ketaatan terhadap komitmen, kebijakan, sasaran mutu dan persyaratan mutu yang telah ditetapkan dalam SMMUntuk memeriksa efektifitas implementasi SMM: ketaatan azas dan pencapaian tujuan, efektifitas pencapaian sasaran mutuDimaksudkan untuk mendukung tercapainya komitmen, kebijakan dan sasaran mutu secara keseluruhan (perspektif mutu dan kepuasan pelanggan)Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk membantu menyelesaikan permasalahan mutu: performa masa lalu, mengendalikan kegiatan masa kini, mendukung pencapaian tujuan masa depan

Tujuan audit mutu internalMembantu menyelesaikan permasalahan organisasi, terutama ditinjau dari perspektif mutu dan kepuasan pelanggan dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum

Dasar penetapan tujuan audit mutu internalPrioritas permasalahan yang dihadapi organisasiRencana pengembangan usaha /pelayananPersyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuanPersyaratan regulasi atau persyaratan kontrakEvaluasi terhadap rekananAdanya potensi risiko kegiatan organisasi

Manfaat audit mutu internal

Bagi pucuk pimpinanReferensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan mutu agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang

Bagi unit operasionalMengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah perbaikan

Bagi unit pengelola mutuMembantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun output untuk inflow maupun outflow produk

Bagi karyawanProses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis

Manfaat bagi auditorProses pembelajaran dan pertumbuhan

Bagi pelangganAudit mutu internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan pada pelanggan benar-benar tercapai

Bagi rekananMemberi umpan balik terhadap kinerja rekanan

Perencanaan audit mutu internal

Perencanaan audit mutu internalTujuan audit mutu internalLingkup audit: seluruh aspek manajemen mutu yang telah dikembangkan dan diimplementasikan:komitmen, strategi, tujuan, kebijakan, sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen SMM dan termuat dalam daftar induk dokumenObjek audit: apa saja yang perlu diauditAlokasi waktu: berapa lama akan dilakukanMetoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda survei, dsbPersiapan audit: persiapan auditorLaporan hasil audit: perhatikan format laporan

ContohLingkup: pengendalian produk tidak sesuaiObjek:Aktivitas dan prosedur kerja di bagian produksi untuk mencari informasi ttg tingkat kegagalan dalam proses produksi dan bagaimana personil bagian produksi mengendalikan produk tidak sesuaiContoh lingkup yang lain: komunikasi internal, tindakan koreksi dan prevensi, dsb

Pelaksanaan audit mutu internal

Pelaksanaan audit mutu internalMengamati prosesMeminta penjelasanMeminta peragaanMenelaah dokumenMemeriksan dengan daftar periksaMencari bukti-buktiMemeriksa silangMewawancarai auditeeMelakukan surveiMencari informasi dari sumber luarMenganalisis data dan informasiMenyimpulkan

Penilaian SMM OrganisasiLakukan survei dengan form penilaian SMM Organisasi

Penekanan audit mutu internalCompliance audit (audit ketaatan azas)Checking health audit (audit kesehatan azas)Innovative audit (audit inovasi)

Laporan audit mutu internalEsensi:Menyinggung kebijakan mutu, peraturan, prosedur yang menjadi acuanLokasiAktifitasKlausulSkala kekritisan (mayor atau minor atau observasi)RekomendasiBatas waktu penyelesaian

Kategori ketidaksesuaianMayor (Non Conformance): pelanggaran bersifat menyeluruh dan konsisten terhadap persyaratan SMM dan kebijakan yang telah digariskanMinor (Area of concern): pelanggaran parsial/insidentil dari persyaratan SMM dan kebijakan yang telah digariskanObservasi (Opportunity for improvement): tidak termasuk dalam kategori ketidaksesuaian, tetapi temuan berada di luar sistem yang telah dikembangkan tetapi perlu diangkat untuk mendapat perhatian manajemen dalam upaya peningkatan kinerja atau lebih meningkatkan persyaratan SMM yang telah ada

Tindak lanjut temuan audit

Tindak lanjutMenerima laporan hasil auditMempelajari laporanMembuat perencanaan perbaikanMelaksanakan perbaikan dan pencegahanMelakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahanMelaporkan hasil perbaikan

Peran auditor (surveyor)

3 key participants pada proses audit/surveyOrganisasi atau unit yang diaudit/disurveyAuditor/surveyorAuditee

Peran auditorMerencanakan auditMelaksanakan auditMemberikan umpan balik hasil auditMembuat laporan audit

Persyaratan kompetensi auditorPaham ttg dasar-dasar audit:Konsep mutuTeori dan praktek auditManfaat dan konsekuensi dari auditPeran dan tanggung jawab klien, auditor dan auditeeKarakteristik sistem, proses dan hasil auditJenis dan karakteristik audit (internal vs eksternal)Analisis kuantitatif dan kualitatif

Persyaratan kompetensi auditorKeterampilan dasar yang harus dimiliki auditor:Time-management techniqueConflict resolutionEffecrtive communication techniquesPresentation methods and techniquesPemahaman terhadap tehnik audit dan keterampilan menggunakan alat/instrumen audit: tehnik sampling, standar yang digunakan, check list, guidelines, metoda analisis statistik, alat dan metoda perbaikan mutu, terminologi yang digunakan, tehnik analisis hasil temuan audit, dsbMempunyai sertifikat pelatihan dan lulus ujian auditor internal

Tugas auditorPaham etika profesi sbg auditor dan isu-2 hukum yg berkait dg audit/hasil auditMenyiapkan kegiatan audit:Menyusun rencana audit: tujuan, jenis dan lingkup, sarana yg dfibutuhkan, penetapan tim dan peran masing-masing, standard yg digunakanMendisain audit: strategi (tracing, discovery), rencana pengumpulan data, penetapan sample, rencana logistikMereview tools dan dokumen untuk auditKoordinasi dan komunikasi ttg rencana audit

Melaksanakan kegiatan audit:Mengelola proses kegiatan auditOpening meetingPengumpulan data/evidensPaper works: dokumentasi dg menggunakan instrumen audit, mencatat hasil observasiAnalisis Exit meeting

Pelaporan hasil auditMenindaklanjuti kegiatan perbaikan yg telah dilakukan oleh klien dan closureMengelola program audit:AdministrasiProses: prosedur audit, penjadualan, record keepingPersonil audit

Penggunaan klausul ISO untuk audit mutu internal

Struktur standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008Business process

I P O CustomerNeedsRequirementExpectationCustomerNeedsRequirementExpectation4Sistem ManajemenMutu6ManajemenSumber daya5Tanggung jawabManajemen8Pengukuran, analsisDan perbaikan7RealisasiProduk

Pola pikirUnit/organisasi yang diauditPersyaratan umum (klausul 4)Tanggung jawab manajemen (klausul 5)Manajemen sumber daya (klausul 6)Realisasi produksi (klausul 7)Pengukuran, analisis, dan (klausul 8) perbaikan/penyempurnaanLima klausul SMM ISO sebagaiDasar dalam memandang unit/organisasiYang diauditauditor

4. Sistem manajemen mutu4.1. Persyaratan umum4.2. Persyaratan dokumentasi4.2.1. Umum4.2.2. Manual Mutu4.2.3. Pengendalian dokumen4.2.4. Pengendalian arsipBagaimana implementasinya pada audit unit laboratorium:Persyaratan dokumentasi:Standar/prosedur mutu tersedia atau tidakPengendalian dokumen dan rekaman bagaimanaAda tidaknya kebijakan mutuAda tidaknya sasaran-sasaran mutu pelayanan lab yang sejalan dengan visi dan misi rumahsakit/PuskesmasRuang LingkupReferensi normatifIstilah dan definisiCatatan ttg klausul 1,2, dan 3:

5. Tanggung jawab manajemen5.1. Komitmen manajemen5.2. Fokus pelanggan5.3. Kebijakan mutu5.4. Perencanaan5.4.1. Sasaran mutu5.4.2. Perencanaan SMM5.5. Tg jawab, wewenang dan komunikasi5.5.1. Tanggung jawab dan wewenang5.5.2. Wakil Manajemen5.5.3. Komunikasi internal5.6. Tinjauan Manajemen5.6.1. Umum5.6.2. Input tinjauan5.6.3. Output tinjauanBagaimana membina komitmen pd instalasi labBagaimana prinsip-prinsip fokus pelanggan diterapkanAda tidak kejelasan kebijakan mutu, sasaran mutuAda tidak kejelasan tanggung jawab dan wewenang dalam proses pelayanan di instalasi lab, dan siapa yang bertanggung jawab untuk perbaikan mutuBagaimana komunikasi internal dilakukan pada instalasi labBagaimana hubungan kerja dengan unit lainBagaimana komunikasi dan hubungan kerja dengan wakil manajemenBagaimana keterlibatan instalasi lab dalam kegiatan tinjauan manajemen

6. Manajemen sumber daya6.1. Penyediaan sumber daya6.2 Manajemen SDM6.2.1. Umum6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan6.3. Infrastruktur6.4. Lingkungan kerjaBagaimana pengelolaan sumber daya di instalasi labBagaimana pengelolaan SDM di instalasi lab:Persyaratan kompetensi petugas lab (analis, asisten analis, dsb)Bagaimana pemenuhan persyaratan kompetensi tsbBagaimana upaya peningkatan kompetensi SDM, pelatihan, pendidikan, dsb, adakah rencana pengembangan SDM di instalasi labBagaimana evaluasi kinerja dilakukan, apa upaya untuk peningkatan kinerjaBagaimana pemeliharaan gedung dan peralatan yang adaBagaimana pengelolaan lingkungan kerja, bagaimana prinsip 5 R diterapkan

7. Realisasi produk7.1. Perencanaan realisasi produk7.2.1. Penetapan Persyaratan Terkait dengan produk7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait dengan produk7.2.3. Komunikasi pelanggan7.3. Disain dan pengembangan7.3.1. Perencanaan disain dan pengembangan7.3.2. Input disain dan pengembangan7.3.4. Tinjaun disain dan pengembangan7.3.5. Verifikasi disain dan pengembangan7.3.6. Validasi disain dan pengembangan7.3.7. Pengendalian perubahan disain dan pengembangan7.4. Pembelian7.4.1. Pengendalian pembelian7.4.2. Informasi pembelian7.4.3. Verifikasi produk pembelian7.5. Produksi dan penyediaan jasa7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa7.5.2. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa7.5.3. Identifikasi dan ketelusuran7.5.4. Barang milik pelanggan7.5.5. Pengawetan produk7.6. Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauanBagaimana alur proses pelayanan di labBagaimana menetapkan persyaratan pelanggan dan rencana proses produksi/pelayananBagaimana menjamin pelaksanaan proses sesuai dengan yang diharapkanBagaimana perencanaan pembelian alat dan bahan untuk labBagaimana proses pembelian alat dan bahan di labBagaimana proses verifikasi produk yang dibeliBagaimana identifikasi dan ketelusuran barang-barang milik pelanggan (misalnya spesimen lab, hasil pemeriksaan lab, dan registrasinya)Bagaimana pengendalian alat ukur yang digunakan (kalibrasi, dsb)

8. Pengukuran, analisa dan perbaikan/penyempurnaan8.1. Umum8.2. Pemantauan dan pengukuran8.2.1. Kepuasan pelanggan8.2.2 Audit internal8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses8.2.4. Pemantauan dan pengukuran produk8.3. Pengendalian produk tidak sesuai8.4. Analisis data8.5. Perbaikan8.5.1. Perbaikan berkesinambungan8.5.2. Tindkan koreksi8.5.3. Tindakan prevensiBagaimana pengukuran kepuasan pelanggan dilakukanAdakah sasaran mutu ditetapkan dan bagaimana upaya perbaikan dilakukan di instalasi labJika dijumpai hasil pemeriksaan yang tidak sesuai apa yang dilakukanApakah ada ukuran-ukuran kinerja di instalasi lab (lihat spm laboratorium)Bagaimana pencapai ukuran-ukuran kinerja tersebutApakah data hasil pengukuran kinerja dianalisis, dan bagaimana tindak lanjutnyaKoreksi, tindakan koreksi, dan tindakan pencegahan apa saja yang telah dilakukan, bagaimana hasil dan tindaklanjutnya

ReferensiRussel, J.P., The quality audit handbook, 2nd ed, ASQ Quality audit division, Wisconsin, 2000.Susilo, W., Audit Mutu Internal, Vorqistatama Binamega, 2003

Kompetensi auditorPaham prosedur audit, metoda, dan perangkat auditMengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat auditMelaksanakan audit tepat waktuMelaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahanMengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsipMelakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkanMenyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti objektifMelakukan penilaian terhadap potensi kerugianTeknik samplingMencatat aktifitas audit dalam dokumen kerjaMenyiapkan laporanMenjaga kerahasiaan informasiKomunikasi

Form Persiapan Audit Mutu Internal

NoRencana PemeriksaanCatatanUnit yang diperiksa :Auditor pemeriksa :Tanggal pemeriksaan:No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Form Audit Internal BulananNo dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Unit yang diauditLingkup auditAuditorJadwal AuditKeteranganUnit labPengendalian produk tidak sesuaiJono26 September 2012Tim lengkap

Jadual Audit Mutu InternalNo dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:Tahun:

Unit yang diauditJanFebMarAprMeiJunJulAgsSptOktNovDes

Form Ringkasan Temuan Audit

No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:Unit Yang Diperiksa:Tanggal pemeriksaan:Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------

NoUraian KetidaksesuaianBukti buktiobjektifKetdk sesuaian thd SMMKlausul ISOKategori temuanWaktu penyelesaian

Catatan Historis Temuan Audit Yang Sudah SelesaiNo dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Uraian temuanKategoriDepartemen / UnitAuditorPerbaikanTanggal selesai

Catatan Historis Temuan Audit Yang Tidak Efektif No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Uraian temuanKategoriDepartemen/ UnitAuditorBatas WaktuAlasan

Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksiNo dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman: Dilaporkan oleh

Auditee

Uraian temuan auditKondisi sebelum tindakan koreksiKesimpulan sebab sebabTindakan koreksi yang telah dilakukanKondisi setelah tindakan koreksiTindakan pencegahan

Form Laporan Ketidak SesuaianKepada: Dari: Tanggal No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:Rekomendasi tindakan koreksi

AuditorTindakan koreksi/prevensi yg telah diambil:

AuditorVerifikasi oleh auditor:

Rincian TemuanBukti bukti objektifKetidak sesuaian thd SMMKlausul ISOKategori temuanBatas waktu penyelesaian