Home >Documents >Audit Internal (3)

Audit Internal (3)

Date post:02-Jul-2015
Category:
View:411 times
Download:4 times
Share this document with a friend
Transcript:

AUDIT INTERNALISO 9001 - 2008

TUJUAN AUDIT INTERNAL Memenuhi standart Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Mengevaluasi kesesuaian antara : Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dengan Standart ISO 9001 Efektifitas penerapan dan pemeliharaan SMM.

Menilai kekuatan dan kelemahan SMM Menilai kesiapan dalam menghadapi audit eksternal Bahan untuk Tinjauan Manajemen.

DEFINISI AUDITProses yang terdokumentasi serta dilakukan secara sistematik dan tidak memihak, untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi secara obyektif untuk menentukan tingkat pemenuhan audit kriteria ( ISO 19011)

JENIS-JENIS AUDIT AUDIT PIHAK PERTAMA Audit Mutu Internal

AUDIT PIHAK KEDUA Audit Rekanan/Supplier

AUDIT PIHAK KETIGA Audit Badan Sertifikasi Audit Pengawasan Audit Konsultan

JENIS AUDIT1. Audit Pihak Pertama ( Audit Internal )Audit yang dilaksanakan oleh personil didalam perusahaan yang tidak bertanggung jawab langsung terhadap pekerjaannya.

TUJUAN : Memenuhi standart Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Mengevaluasi kesesuaian antara : Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dengan Standart ISO 9001. Efektifitas penerapan dan pemeliharaan SMM. Menilai kekuatan dan kelemahan SMM Menilai kesiapan dalam menghadapi audit eksternal Bahan untuk Tinjauan Manajemen.

JENIS AUDIT2. Audit Pihak Kedua ( Audit Rekanan / Supplier ) Audit yang dilakukan antara dua pihak yang terlibat didalam proses bisnis. TUJUAN : Memantau kualifikasi Rekanan/Supplier Mendorong rekanan/Supplier untuk memelihara dan meningkatkan sistem Manajemen mutunya. Memecahkan masalah yang ada dengan Rekanan/Supplier

JENIS AUDIT3. Audit Pihak Ketiga Audit yang dilakukan oleh suatu badan yang independen terhadap suatu perusahaan. TUJUAN : Menggurangi audit pihak yang kedua yang berulang-ullang Untuk memperoleh Sertifikat dari badan sertifikasi Jenis Audit

JENIS AUDITAUDIT PENGAWASAN ( Surveillance Audit ) Audit yang dilaksanakan untuk memonitor secara periodik penerapan suatu sistem yang diterapkan. AUDIT KONSULTAN Audit yang dilaksanakan oleh konsultan yang tidak bertanggung jawab langsung dengan perusahaan dalam rangka konsultasi

KONSEP AUDIT

ISTILAH-ISTILAH DALAM AUDIT Lead Auditor : Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan melaksanakan aktifitas audit Auditor : Orang yang mempunyai kualifikasi untk melakukan audit Auditee : Organisasi yang diaudit ( Orang yang di audit mewakili organisasinya ) Kriteria audit : Kebijakan, Prosedur, Persyaratan yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam pelaksanaan audit.

ISTILAH-ISTILAH DALAM AUDIT Bukti Audit : Informasi yang dapat diverifikasi berdasarkan dari wawancara, data-data Pengamatan dan lain-lain. Temuan Audit : Bukti-bukti yang dikumpulkan dari pelaksanaan audit dengan dibandingkan dengan kriteria audit yang ada. Kesimpulan Audit : Hasil audit yang dikumpulkan dari auditor setelah mempertimbangkan temuan audit.

PRENCANA AUDIT 1. Menetapkan jadwal audit 2. Menunjuk Auditor 3. Informasi ke Audittee 4. Buat Checklist

DPELAKSANAAN AUDIT 1. Mengadakan Acara pembukaan 2. Gunakan checklist 3. Check pemenuhan prosedur 4. Mengumpulkan informasi 5. Mencatat ketidaksesuaian 6. Mengisi kedalam formulir Audit

TINDAK LANJUT 1. Menindaklanjuti hasil temuan auditor 2. Verifikasi tindakan yang telah dilakukan 3. Verifikasi effektifitas tindakan perbaikan 4. Tinjauan Manajemen

LAPORAN AUDIT 1. Mengadakan pertemuan tim Audit 2. Meninjau ketidaksesuaian yg ada 3. Menentukan elemen terkait 4. Membuat laporan lengkap hasil Audit 5. Mengadakan Acara Penutupan

A

C

Audit Mutu Internal Diagram Alir sistem Audit Mutu InternalManagement RepresentativeA/R Status Log

AuditorAuditor conduct re-audit /verification to audit /verify elements that was found NC

Area Under Audit

Keep Audit Schedule & A/R Log

Schedule

Auditor prepare: - Checklist - Prev. Audit Result - Review applicable procedures - Inform to Auditee Conduct Audit Section Take corrective action

Internal Q-Audit Results to Management Review

Return checklist & A/R to M/R

Present finding: - establish A/R Corr. Action Sign A/R

Re-audit/reverify Result

Return: Closed findings, If not possible to close, agree new time or discuss with M/R

A/R : Audit Report M/R : Management Representative.

RENCANA AUDIT1. Menetapkan Jadwal Audit Pastikan semua bagian di Audit minimal satu kali dalam setahun 2. Menunjuk auditor Telah mengikuti pelatihan Audit Internal Bisa bekerja sama

RENCANA AUDIT3. Informasi ke Auditee Memberitahukan pelaksanaan audit kepada auditee ( Tanggal, Waktu, dan Tempatnya ) 4. Buat Check List Mengikuti proses yang ada. Persyaratan yang harus ada. Tanggung jawab personel Catat bukti objektif

SIFAT-SIFAT AUDITOR

Profesional Bijaksana Netral Komunikatif Berpenampilan baik Mudah beradaptasi Disiplin

Tanggung Jawab Lead Auditor1. Bertanggung jawab terhadap seluruh fase audit 2. Melaksanakan dan memimpin audit 3. Melaksanakan Pembukaan dan Penutupan pelaksanaan audit 4. Mempersiapkan, memeriksa dan menyerahkan laporan audit 5. Mewakili Tim audit dihdapan Manajemen Auditee

Tanggung Jawab Lead Auditor6. 7. 8. 9. 10. Memenuhi ketentuan audit yang digunakan Mendokumentasikan temuan yang diperoleh Bertanggung jawab kepada Lead Auditor Melaporkan hasil Audit Memverifikasi efektifitas tindakan perbaikan yang diambil sebagai hasil dari audit sebelumnya.

Peran AuditorIndependen terhadap area yang diaudit Telah mendapatkan pelatihan Memahami aktifitas dan sistem managemen (Quality Manual, prosedur, WI, dls) dari area yang diaudit. Penyiapan checklist bila perlu Menitik beratkan pada pemeliharaan penerapan dan penyempurnaan sistem management Mengamati & menguji penerapan sistem managemen Menyusun dan menganalisis bukti penerapan Menyampaikan dan menyiapkan laporan hasil audit secara obyektif Menindak lanjuti hasil tindak koreksi

Pelaksanaan Audit1. Rapat Pembukaan Memperkenalkan auditor yang bertugas Konfirmasi mengenai Tujuan,Ruang Lingkup dan Jadwal Menjelasakan metoda yang digunakan Memberi kesempatan auditee bertanya Check Pemenuhan Prosedur Kebijakan perusahaan/peraturan Instruksi Kerja Speksifikasi Inspeksi dan metoda test Diagram alir Dokumen lain yang terkait

2. Gunakan Checklist

Pelaksanaan Audit4. Mengumpulkan informasi Wawancara Ajukan pertanyaan (Apa,Siapa,Mengapa,Kapan,Dimana,Bagaimana dan Tunjukkan) Melakukan pengujian Melakukan pengamatan Teknik Bertanya Arahkan pertanyaan mengikuti konsep sistem yaitu : input Proses - Output (Pekerjaan yang dilakukan) Membuat pertanyaan berangkai dari yang bersifat umum ke spesifik Pertanyaan diajukan dalam urutan yang logis Hindari pertanyaan-pertanyaan seperti : Pertanyaan yg cenderung memberi opini, pertanyaan Ganda Pertanyaan tertutup jawabannya Ya atau Tidak

Pelaksanaan Audit5. Mencatat Hasil AuditCatat semua informasi yang didapat, jangan percaya dengan memori anda Gunakan checklist untuk mencatatnya Jangan terpengaruh dengan emosi Dapat diverifikasi

6. Membuat Tindakan Koreksi dan Pencegahan Apa yang ditemukan Dimana ditemukan Ketidaksesuaian yang terjadi Hubungan dengan standar Catat temuan yang ada pada formulir yang digunakan Konfirmasi persetujuan dengan auditee.

Laporan Audit1. Mengadakan pertemuan tim auditDiskusi temuan dari masing-masing auditor

2. Menentukan elemen/klausul yang terkait dengan ketidaksesuaian yg terjadi 3. Membuat laporan lengkap hasil auditLaporkan hal yg kurang maupun yg bagus dari penerapan sistem mutu hasil tindakan perbaikan.

Laporan Audit4. Mengadakan Rapat Penutupan Ucapan terima kasih kepada Auditee Mengingatkan kembali mengenai audit yg dilakukan secara sampling Melaporkan hasil audit kepada peserta rapat Diskusi mengenai temuan yang ada Konfirmasi mengenai tindakan perbaikan Mengatur tindak lanjut hasil tindakan perbaikan.

Tindak Lanjut Audit1. Menindaklanjuti hasil temuan auditor Auditee melakukan perbaikan atas adanya ketidaksesuaian yang ada

2. Verifikasi tindakan yang telah dilakukan Auditor melakukan verifikasi atas tindakan perbaikan yang telah dilakukan Untuk memastikan kebenarannya.

3. Verifikasi effektifitas dari tindakan perbaikan Menentukan status dari tindakan perbaikan effektif atau tidak

4. Tinjauan Manajemen Melaporkan hasil audit pada saat tinjauan manajemen

Click here to load reader

Embed Size (px)
Recommended