Asli Semua

Wawancara (interview) merupakan cara yang paling umum

digunakan untuk mendapatkan informasi yang lebih kompleks dan

lebih akurat. Faktor penting yang harus diperhatikan untuk metode

wawancara adalah:

1. Orang yang akan diwawancarai merupakan orang yang

menguasai dan mengerti permasalahan yang ada.

2. Menggunakan cara – cara yang sesuai, untuk

mendokumentasikan hasil wawancara.

3. Buat daftar pertayaan sebelum melakukan wawancara. Jika

perlu buat sub pertanyaannya untuk memperjelas jawaban.

Selain factor-faktor penting tersebut diatas. Ada teknik-teknik

wawancara yang baik yang harus dikuasai. Dengan menguasai

teknik-teknik wawancara yang baik ini, orang yang diwawancarai

akan merasa nyaman ketika ditanya mengenai permasalah yang

ada dan menemukan solusinya. Teknik wawancara yang baik

adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan relasi atau hubungan yang baik dengan pelanggan.

18

2. Membuat janji terlebih dahulu dan membatasi jangka waktu

wawancara tidak lebih dari satu jam agar tidak mengganggu

waktu kerja.

3. Menciptakan suasana yang positif dan kondusif selama

wawancara.

4. Dalam bertanya sebaiknya digunakan kata – kata yang lebih

positif dan menghindari kalimat yang memojokan atau menjurus

untuk menyalahkan apalagi menunjukan kesan lebih pintar.

5. Hindari kesan computer dan teknologi dapat menyelesaikan

segalanya, tetapi tumbuhkan kesan bahwa dengan

menggunakan komputer dan teknologi dapat membantu

mengatasi permasalahan yang ada.

6. Mintalah usulan atau pendapat tentang apa yang harus

dilakukan dan tindak lanjutnya.

7. Pertayaan yang diajukan harus jelas, ringkas, langsung ke pokok

permasalahan segingga tidak menimbulkan kesan intepretasi

negative atau berkesan berputar – putar.

19

Gambar 3.1 Bentuk dasar suatu sistem

1. Mempunyai kendali ( control )

Komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja

sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing untuk

menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan rencana

pencapaian sistem.

2. Mempunyai umpan balik ( feed back )

Umpan balik informasi menjelaskan perihal pencarian sasaran

dan saling mempengaruhi antar bagian sistem yang

mengkoreksi dengan sendirinya. Pada dasarnya konsep

umpan balik ini berkaitan dengan cara informasi digunakan

untuk maksud pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi

inti sistem sangat membutuhkan umpan balik informasi.

Informasi tentang mekanisme sistem atau tentang input sistem

jika perlu, untuk menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan

rencana pencapaian sistem.

3.1.2 Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:6) sistem dapat diklasifikasikan

dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai

berikut ini :

20

1. Sistem diklasifikasikan berdasarkan sebagai sistem abstrak

(abstractsistem) dan sistem fisik (physical sistem). Sistem

abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak nampak, misalnya sistem teologi. Sistem fisik

adalah sistem yang ada secara fisik misalnya sistem

komputer.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural

sistem) dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah

sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat

manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan

manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia yang

melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut

dengan human-machine sistem atau man-machine sistem.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic

sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem). Sistem

tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya didekteksi

dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat

diramalkan. Misalnya sistem pada komputer. Sistem tak tentu

adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.

21

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem)

dan sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup adalah

sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa

adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis

sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem

yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively

closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar

tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan

dan terpengaruh dengan lingkungan luar atau subsistem yang

lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh

lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai

suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus

dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup

karena sistem tertutup akan secara otomatis dan terbuka

hanya untuk pengaruh yang baik.

3.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi dibutuhkan manajemen untuk menghindari proses

enthropi. Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu

sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak

menentu. Informasi adalah pengolahan data yang dapat digunakan

22

sebagai dasar pengambilan keputusan. Data sebagai bahan baku

informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka,

atau symbol tertentu memiliki arti.

Menurut Robert N.Anthony informasi adalah hasil olahan data

sehingga lebih memberikan arti bagi penerimanya, karena dengan

melihat data saja, seseorang tidak dapat menangkap arti yang

diberikan, oleh karena itu harus di olah. Sedangkan definisi dari data

tersebut adalah beberapa angka, huruf, simbol yang bisa mewakili

kenyataan yang sebenarnya (Jogiyanto, 2005)

3.2.1 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil dari data yang di proses yang

berasal dari inputan suatu kejadian yang nyata yang berguna bagi

pemakainya. Menurut Abdul Kadir (2003:7) data adalah fakta

mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai

(angka, deretan karakter atau simbol).

Data yang telah diinputkan kemudian diproses

menghasilkan suatu informasi yang dapat bermanfaat bagi

penggunanya, adapun pengertian informasi menurut Abdul Kadir

(2003:7) adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan

kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah

diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan

seseorang. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005:8) menyatakan

23

bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Dari

pengertian diatas informasi dapat disimpulkan sebagai kumpulan

data-data yang telah diproses dan memiliki arti bagi penggunanya.

3.2.2 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum

dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data

yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima

kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan

dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain

yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap

kembali disebut input, diproses kembali melalui model dan

seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan

Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data.

Berikut adalah gambar dari siklus informasi.

Informasi didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data

dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

penerima nya yang menggambarkan suatu kejadian (Event) yang

nyata (Fact) yang di gunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi itu sendiri adalah data. Data merupakan

bentuk jamak dari bentuk tunggal datem atau data idem. Data

24

adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan suatu

kenyataan.

Gamabar 3.2 Siklus Informasi

3.2.3 Kualitas Informasi

Agar informasi mempunyai manfaat sesuai dengan yang

diinginkan, maka informasi yang ada haruslah berkualitas.

Menurut Burch dan Grudtniski kualitas informasi dapat

dianalogikan sebagai pilar – pilar dalam bangunan dan

menentukan baik tidaknya pengambilan keputusan. Menurut

Jogiyanto (2005:10) kualitas informasi yang di harapkan

tergantung 4 (empat) hal pokok yaitu:

25

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang

biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan

tujuannya dan tidak menyesatkan, selain itu akurat juga

berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya,

adapun alasan mengapa informasi harus akurat hal ini di

karenakan dari sumber informasi sampai ke penerima

informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan ( Noise )

yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut,

sehingga output (keluaran) bisa dipertanggung jawabkan.

2. Tepat Waktu

Informasi yang datang pada konsumen selaku pemakai tidak

boleh terlambat karena informasi yang terlambat tidak akan

mempunyai nilai lagi dalam pengambilan suatu keputusan.

Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan

keputusan, dimana bila pengambilan keputusan terlambat

maka akan berakibat fatal untuk kelanjutan suatu organisasi.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang

diterima untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap

satu orang dengan yang lainnya berbeda. Dalam arti kata

26

setiap informasi yang ada bermanfaat bagi semua pihak yang

menerimanya. Informasi yang disajikan harus lengkap, efektif,

efisisien, dan yang pasti harus tepat dan benar.

4. Aman

Aman berarti informasi harus terbebas dari penyadapan oleh

pihak orang yang tidak berwenang dalam penggunaan

informasi tersebut.

3.2.4 Nilai Informasi

Nilai dari suatu informasi ditentukan dari dua hal, yaitu

manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu

informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih

berharga dari biaya untuk mendapatkannya.

Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat

dihitung dengan suatu nilai uang. Tetapi dapat ditaksir nilai

efektifnya. Suatu informasi dikatakan baik apabila memiliki :

Informasi itu tepat guna.

Informasi tersebut akurat.

Informasi tersebut tepat waktu.

Informasi tersebut mampu mengurangi hal-hal yang tidak

mungkin.

Informasi tersebut dapat member manfaat yang besar.

27

Informasi tersebut dapat terpercaya.

Informasi tersebut dapat diukur.

Informasi tersebut dapat dibuktikan.

Informasi bernilai sempurna apabila [engambilan keputusan

dapat mengambil keputusan secara optimal dalam setiap hal,

dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal dan

untuk menghindari kejadian-kejadian.

3.3 Konsep Dasar Sistem InformasiMenurut Davis di dalam Jogiyanto 2005. Analisis dan

Desain Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan pihak user tertentu dengan

laporan – laporan yang disediakan.

3.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen yang disebut

dengan istilah blok bangunan, komponen tersebut yaitu :

1. Blok masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem

informasi. Input di sini termasuk metode dan media untuk

menangkap data yang dimasukkan, yang dapat berupa

dokumen dasar.

Perangkat keras yang disediakan oleh blok input untuk

memasukkan data misalnya terminal, alat pembaca yang

28

dapat mengenal karakter OCR (Optical character

Recognition Reader) secara optic, optical mark reader untuk

membaca data yang ditandai dengan pensil 2b, MICR reader

untuk membaca data yang ditulis dengan tinta magnetic, bar

code wand untuk membaca kode batang, voice recognizer

untuk menerima input suara dan lain sebagainya.

2. Blok model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematika yang akan memanipulasi data input dan data

yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah

tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok

model guna memproses berdasarkan model dibutuhkan alat

proses yang disebut dengan CPU (Central unit Processing).

3. Blok keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang

merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi

yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta

semua pemakai sistem. Untuk blok keluaran ini diperlukan

alat untuk menampilkan hasil pengolahan, dapat berupa

terminal, printer, plotter dan lain sebagainya.

4. Blok teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dari pekerjaan

sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima

input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses

data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan

membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

29

Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi

(Humanware atau Brainware), perangkat lunak (software),

perangkat keras(hardware).

5. Blok dasar data

Data dasar merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan diperangkat

keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam dasar data

untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

6. Blok kendali

Sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang

diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian didalamnya.

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti

misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, dan

agalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase, dan

lain sebagainya.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-

masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk

satu kesatuan untuk mencapai sasaran.

3.3.2 Pengertian Sistem informasi

Sistem yang ada berfungsi sebagai penghasil suatu

keluaran, baik berupa informasi maupun berupa objek / benda.

30

Untuk keluaran berupa informasi, maka sistem tersebut dikatakan

sebagai sistem informasi.

Menurut Dr. Azhar Susanto (2007 : 55), Sistem informasi

adalah kumpulan dari sub sistem apapun baik fisik maupun non

fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama

secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah

data menjadi informasi yang berarti dan berguna.

Menurut Jogiyanto (2005:11) faktor – faktor yang menentukan

kehandalan dari suatu sistem informasi atau informasi dapat

dikatakan baik jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

1. Keunggulan (usefulness)

Yaitu suatu sistem yang harus dapat menghasilkan informasi

yang tepat dan relevan untuk mengambil keputusan

manajemen dan personil operasi dalam organisasi.

2. Ekonomis

Kemampuan sistem yang mempengaruhi sistem harus bernilai

manfaat minimal sebesar biayanya.

3. Kehandalan (Reliability)

Keluaran dari sistem harus mempunyai tingkat ketelitian tinggi

dan sistem tersebut harus beroperasi secara efektif.

31

4. Pelayanan (Customer Service)

Yakni suatu sistem memberikan pelayanan yang baik dan

efisien kepada para pengguna sistem pada saat berhubungan

dengan organisasi.

5. Kapasitas (Capacity)

Setiap sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai

untuk menangani setiap periode sesuai yang dibutuhkan.

6. Sederhana dalam kemudahan (Simplicity)

Sistem tersebut lebih sederhana ( umum ) sehingga struktur

dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan

prosedure mudah diikuti.

7. Fleksibel (Fleksibility)

Sistem informasi ini harus dapat digunakan dalam kondisi

sebagaimana yang diinginkan oleh organisasi tersebut atau

pengguna tertentu.

3.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Analisis dan perancangan sangat diperlukan dalam melakuakan

sebuah penelitian. Adapun alasan penting mengawali analisis sistem :

32

1. Problem Solving : sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan

kebutuhan untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem

sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

2. Kebutuhan baru, adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau

lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan

sistem informasi untuk mendukung organisasi.

3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru untuk meningkatkn

kinerja dari sistem tersebut agar dapat berfungsi dengan lebih

optimal.

3.5 Flow Map

Flow map digambarkan untuk mendefinisikan dan mengintusikan

organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk simbol-simbol yang

terdiri dari proses komputerisasi, proses manual, database, arus data,

dokumen dan arsip yang bertujuan untuk menjelaskn apa arti dari

gambar-gambar tersebut. Berikut ini gambar simbol-simbolnya :

33

Gambar 3.3 Simbol-Simbol Flow Map

3.6 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut D. Martin diagram aliran data merupakan salah satu

media analisis sistem yang menggunakan notasi untuk menggambarkan

arus data dari suatu sistem ke sistem lain secara terstruktur dan jelas

34

sehingga mempermudah pemahaman sistem secara logika. (Jogiyanto,

2005. Hal 699). Diagram aliran data atau DFD (Data Flow Diagram)

dibagi atas beberapa tingkatan yaitu:

3.6.1 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan tingkatan paling awal yang

menggambarkan ruang lingkup dari sistem yang digunakan,

selain itu juga menggambarkan arus atau aliran data dan

informasi antara sistem itu sendiri dengan unit satuan di luar

sistem tersebut.

3.6.2 Diagram Nol

Diagram nol adalah diagram yang menggambarkan

subsistem dari diagram hubungan yang diperoleh dengan

memecahkan atau membuat lingkaran utama sistem pada

diagram hubungan dengan menggambarkan aliran data yang

dibutuhkan.

3.6.3 Diagram Rinci

Diagram rinci merupakan pecahan dari tiap proses yang

ada di diagram nol. Dimana diagram rinci ini dapat dipecah

menjadi proses yang tidak dapat dirinci lagi.

35

3.6.4 Simbol DFD

Adapun simbol yang digunakan di dalam data flow

diagram adalah sebagai berikut:

Gambar 3.4Simbol-Simbol Data Flow Diagram

3.7 Konsep Dasar Absensi

Karyawan yang disiplin adalah karyawan yang mematuhi

peraturan yang dibuat oleh perusahaan sesuai dengan persetujuan

yang telah ditetapkan sebelum ia bekerja. Masalah terjadi akibat

36

malasnya pegawai itu bekerja, masalah lainnya yang membuat

karyawan tersebut menjadi tidak mau bekerja disebut juga dengan

absensi yang merupakan kurangnya disiplin kerja, yang juga dapat

merugikan perusahaan dan juga karyawan itu sendiri.

3.7.1 Pengertian Absensi

Suatu perusahaan yang memiliki tingkat absensi yang

tinggi adalah perusahaan yang tidak mampu melaksanakan

peraturan-peraturan yang dibuat. Absensi disebut gagal, dimana

ketidak hadiran ditempat kerjanya ketika mereka dijadwalkan

harus bekerja.

Pengukuran untuk menghitung persentase tingkat ketidak

hadiran yang biasa digunakan adalah :

Tingkat ketidak hadiran maksimum diperoleh 3% jika suatu

perusahaan memiliki tingkat kehadiran lebih tinggi 3%, maka

perusahaan tersebut dianggap tidak memiliki tingkat absensi

yang terlalu tinggi. Selain itu, absensi yang terlalu tinggi juga

dapat mengurangi jumlah tenaga kerja yang tersedia didalam

suatu perusahaan, ada juga yang akan menambah tingkat

37

produktifitas yang disebabkan oleh kurangnya tenaga kerja yang

tersedia diperusahaan.

3.7.2 Pengaruh Absensi Yang Tinggi

Pengaruh absensi yang tinggi akan berpengaruh terhadap

efektifitas dan efisiensi jalannya operasi perusahaan, karen

tingkat absensi dapat menyebabkan tertundanya jadwal kerja.

Untuk mencapai target dalam sebuah pekerjaan, pembuatan

jadwal mengenai ketidak hadiran biasanya mengandung unsure-

unsur sebagai berikut :

1. Nama Pegawai

2. Nomor Induk Pegawai

3. Bagian Karyawan

4. Tanggal

5. Alasan Tidak Hadir

6. Alamat

7. Jenis Kelamin

Dengan adanya penggolongan tersebut, manajer atau

kepala bagian akan dengan mudah mengetahui siapa-siapa yang

tidak hadir. Alasan-alasan yang diberikan oleh pegawai yang

sering melanggar, akan diberi sanksi sesuai dengan

pelanggarannya.

38

3.7.3 Alasan Ketidakhadiran

Berdasarkan alasan yang dapat mengakibatkan terjadinya

absensi seorang karyawan jika tidak masuk kerja antara lain :

1. Sakit, merupakan alasan yang paling sering digunakan

sehingga dapat mencapai jumlah yang paling tinggi

disbanding dengan alasan-alasan lain dan jumlahnya

mencapai 50%.

2. Terjadinya kecelakaan pada waktu kerja.

3. Jam kerja yang padat.

4. Pengawasan yang kurang baik.

5. Kurangnya minat dan tanggung jawab serta adanya

perasaaan yang tidak diperlukan atau tidak digunakan.

6. Kondisi yang terlalu berat dan upah yang menurun, setahun

menerima upah.

7. Transportasi jarak rumah yang terlalu jauh atau cuaca buruk,

kunjungan saudara diluar kota.

8. Sikap dan pikiran yang disebabkan oleh faktor lingkungan dan

fosikologis

Dengan alasan-alasan yang ada, sering kali perusahaan

lebih meningkatkan lagi kedisiplinan karyawan agar tidak

merugikan pihak perusahaan.

39

3.7.4 Fungsi Absensi

Fungsi absensi bukan hanya membantu administrasi untuk

membantu mencatat untuk menentukan jumlah kehadiran para

karyawan saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi lain, yaitu :

a. Untuk membangun kedisiplinan para karyawan sebagai

modal utama dalam berorganisasi dalam perusahaan.

b. Untuk menentukan jumlah besar kecilnya pendapatan

karyawan.

c. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang

panjang.

3.7.5 Tujuan Absensi

Tujuan dari adanya absensi adalah untuk meningkatkan

kedisiplinan para karyawan dalam menjalankan tanggung

jawabnya sebagai pekerja sesuai peraturan-peraturan yang

berlaku di perusahaan tempat kerja mereka. Absensi juga dapat

menentukan jumlah pendapatan para karyawan dari total

kehadirannya.

3.8 Konsep Dasar Sidik Jari

Sidik jari, dalam bahasa Inggris disebut “Fingerprint” biasanya

berbentuk garis-garis horizontal dan vertical atau gabungan keduanya

40

dan juga ada bentuk lengkungan-lengkungan. Seluruh manusia di dunia

diciptakan dengan sidik jari yang berbeda satu sama lainnya. Karena

itu, setiap sidik jari digunakan untuk mengidentifikasi setiap manusia.

Karena keunikannya itulah, sidik jari saat ini sering digunakan untuk

memonitor kehadiran seseorang di sebuah kantor atau mungkin

sekolah. Dengan mesin absensi sidik jari maka kemungkinan adanya

penitipan absent maupun manipulasi data dapat diminimalisir.

Mesin absensi sidik jari kebanyakan dikenal Fingerprint

atau Fingerspot dan masih banyak lagi dalam penyebutanya. Mesin

absensi sidik jari adalah mesin yang digunakan untuk mendata

kehadiran dengan menggunakan sensor yang dapat membaca garis

atau image sidik unik.

Menggunakan identifikasi sidik jari untuk absensi suatu pilihan

yang tepat dibanding yang lain. Berikut ini akan menjelaskan beberapa

faktor mengapa memilih absensi menggunakan mesin absenis sidik jari

sebagai pilihan yang tepat dengan berbagai keunggulanya.

3.9 Pola Sidik Jari

Sidik jari merupakan identitas pribadi yang tak mungkin ada yang

menyamainya. Jika di dunia ini hidup 6 miliar orang, maka ada 6 miliar

pola sidik jari yang ada dan belum ditemukan seseorang yang memiliki

sidik jari yang sama dengan lainnya.

41

Sifat-sifat atau karakteristik yang dimiliki oleh sidik jari adalah

parennial nature yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang melekat

pada manusia seumur hidup, immutability yang berarti bahwa sidik jari

seseorang tak akan pernah berubah kecuali sebuah kondisi yaitu terjadi

kecelakaan yang serius sehingga mengubah pola sidik jari yang ada

dan individuality yang berarti keunikan sidik jari merupakan originalitas

pemiliknya yang tak mungkin sama dengan siapapun di muka bumi ini

sekali pun pada seorang yang kembar identik.

Ilmu yang mempelajari sidik jari adalah Daktiloskopi yang berasal

dari bahasa Yunani yaitu dactylos yang artinya jari jemari atau garis

jemari dan scopein yang artinya mengamati. Sidik jari merupakan

struktur genetika dalam bentuk rangka yang sangat detail dan tanda

yang melekat pada diri manusia yang tidak dapat dihapus atau dirubah.

Gambar 3.5 Contoh Pola Sidik Jari

Sidik jari ibarat barcode diri manusia yang menandakan tidak ada

pribadi yang sama. Penelitian sidik jari sudah dilakukan sejak masa

lampau. Penelitian ini berkembang menjadi sebuah disiplin ilmu yang

42

disebut dengan dermatoglysphics, yakni ilmu yang mempelajari pola

guratan kulit (sidik jari) pada telapak, tangan dan kaki.

Dermatoglysphics berasal dari kata “derm” berarti kulit, dan “glyph”

berarti ukuran. Ketertarikan para ilmuwan melakukan penelitian

terhadap sidik jari disebabkan pola sidik jari manusia memiliki keunikan

karakteristik sebagai berikut :

a. Pertama, sidik jari bersiafat spesifik untuk setiap orang. Tidak ada

pola sidik jari yang sama antara satu individu dan individu lainnya,

bahkan pada anak kembar identik. Kemungkinan pola sidik jari

sama adalah 1:64.000.000.000, jadi tentunaya hampir mustahil

ditemukan pola sidik jari sama antara dua orang. Pola sidik jari di

setiap tangan seseorang juga akan berbeda-beda. Pola sidik jari di

ibu jari akan berbeda dengan pola sidik jari di telunjuk, jari tengah,

jari manis, dan kelinking.

b. Kedua, sidik jari bersiafat permanen, tidak pernah berubah

sepanjang hayat. Sejak lahir, dewasa, hingga akhir hayat, pola

sidik jari seseaorang bersifat tetap. Hal ini berbeda dengan anggota

tubuh lain yang senantiasa berubah. Sebagai contaoh, bentuk

wajah yang berubah seiring usia. pola sidik jari tidak akan berubah.

Sebagai contoh, bentuk wajaah yang berubah seiring usia. Pola

sidik jari tidak akan berubah walaupun seseorang dalam kondisi

43

gemuk atau kurus, sehat atau sakait, dan dalam segala bentuk

kondisi emosional apapun.

c. Ketiga, pola sidik jari relatif mudah diklarifikasikan. Walaupun sidik

jari bersifat spesifik, bentuknya tidak acak. Dalam sidik jari, ada

pola-pola yang dapat diklarifikasikan sehingga untuk berbagai

keperluan, misalnya pengukuran, mudah dilakukan. Berdasarkan

struktur sidik jari bersidat unik itulah sidik jari dapat diklasifikasikan.

Dari hasil tersebut dewasa ini banyak sekali teknologi mutakhir

menggunakan hasil identifikasi sidik jari. Mulai aplikasi sederhana

sampai sistem yang sangat besar tentu saja berorentasi pada

securitas atau keamanan. Seperti sistem yang di kembangakan oleh

perusahaan di bidang biometrik dengan merk  Fingerspot  yang mulai

mengembangkan dari Absensi, Akses Kontrol, Aplikasi Retail, Sistem

Payment bahkan dikombinasikan dengan teknologi biometrik lain

seperti Face.

3.10 Jenis-Jenis Sistem Pembaca Sensor Sidik Jari

Sensor sidik jari yang kita gunakan untuk absensi, verifikasi

password, manajemen akses atau perangakat mesin yang

mengkombinasikan dengan perangkat kunci seperti akses kontrol

menggunakan beberapa tehnik pembacaan sidik jari. Masing-masing

tekhnikpun berbeda-beda.

44

Berikut ini kami uraikan beberapa sistem pembacaan sensor

sidik jari elektronik, yaitu :

3.10.1 Optical (Optis)

Gambar 3.6 Sensor Optical

Teknik pembacaan sidik jari dengan optical atau optis

mempunyai sistem merekam pola sidik jari dengan menggunakan

blitz (cahaya). Alat pembaca sidik jari atau fingerprint scanner

yang digunakan adalah berupa digital cammera (kamera digital).

Untuk lapisan paling atas area untuk meletakkan ujung jari atau

permukaan sentuh (scan area).

Di bawah scan area, terdapat lampu blitz atau pemancar

cahaya yang difungsikan untuk menerangi permukaan ujung jari.

Karena sidik jari terkena cahaya maka akan menghasilkan

pantulan dari ujung jari yang selanjutnya ditangkap oleh alat

penerima. Data tersebut selanjutnya disimpan ke dalam memori.

45

Kelemahan :

Metode ini adalah hasil scanning sangat tergantung dari

kualitas sidik jari. Jika kualitas sidik jari rusak atau luka,

maka kualitas hasil pembacaan akan tidak bagus.

Kelemahan lain adalah tehnik ini bisa diakali dengan jari

palsu.

Kelebihan :

Tehnik ini mempunyai keuntungan mudah dilakukan dan

tidak membutuhkan biaya yang cukup mahal dalam

pengimplementasiannya.

3.10.2 Ultrasonik

Gambar 3.7 Sensor Ultrasonik

Ultrasonik adalah suara atau getaran dengan frekuensi

yang sangat tinggi dan tidak bisa didengar oleh telinga manusia,

yaitu kira-kira di atas 20 kilo Hertz. Gelombang ultrasonik dapat

merambat dalam medium padat, cair dan gas.

46

Dalam tehnik ini, digunakan suara berfrekuensi sangat

tinggi untuk menembus lapisan epidermal kulit. Suara frekuensi

tinggi tersebut dibuat dengan menggunakan transduser

piezoelektrik. Pantulan frekuensi tersebut diterima

menggunakan alat yang sejenis. Selanjutnya pola pantulan ini

dipergunakan untuk menyusun citra sidik jari.

Dengan Pembacaan ultrasonik, tangan yang kotor tidak

menjadi masalah. Demikian juga dengan permukaan scanner

yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan.

Kelemahan:

Sistem teknologi ultrasonik ini mempunyai keunggulan

yang lebih maka biaya produksi untuk membuat sistem

ini lebih mahal.

Kelebihan:

Sistem Ultrasonik tidak hanya mendeteksi permukaan

atau tekstur sidik jari namun lebih detail sampai ke

dalam epidermal kulit, sehingga jari kering atau kulit

mengelupas tidak terlalu menjadi masalah.

47

3.10.3 Capacitive (Kapasitans)

Gambar 3.8 Sensor Kapasitans

Tehnik Kapasitans menggunakan cara pengukuran

kapasitant untuk membentuk citra sidik jari. Scan area dan kulit

ujung jari yang bersentuhan sebagai kapasitor dari sistem ini.

Karena tekstur sidik jari mempunyai ridge (gundukan) dan valley

(lembah) pada maka kapasitas dari kapasitor masing-masing

orang akan berbeda.

Kelemahan:

Sistem pembacaan kapasitans adalah adanya listrik statis

pada tangan. Untuk menghilangkan listrik statis ini, tangan

harus ditanahkan atau grounding.

Kelebihan:

Sistem ini mempunyai pembacaan permukaan sidik jari yang

detail sehingga dibutuhkan waktu yang relatif lebih lama dari

pada sistem pembacaan lainya. Namun, dewasa ini sistem

48

ini dikembangkan dengan tingkat akurasi pembacaan yang

dapat diatur.

3.10.4 Thermal (Suhu)

Gambar 1.9 Sensor Suhu

Tehnik Thermal sistem pembacaan dengan menggunakan

perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah)

tekstur sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Cara yang

dilakukan adalah dengan menggeser ujung jari (swap) diatas

lapisan scan area. Apabila ujung jari hanya diletakkan saja,

dalam waktu singkat, suhunya akan sama karena adanya proses

keseimbangan.

Kelemahan:

Karena sistem ini membaca suhu dari ujung jari

maka dibutuhkan jari yangmempunyai kondisi yang

49

normal dan waktu untuk menggeser atau menggosok jari

agar di dapat data yang falid

Kelebihan:

Dewasa ini sistem pembacaan sidik jari ini banyak

diminati dan dikembangkan karena scan area yang

dibutuhkan relatif lebih kecil dibanding dengan

sistem pembacaan lainya.

Demikian beberapa tehnik sistem yang digunakan

pembacaan sensor sidik jari berikut kelebihan dan

kekurangannya.

3.11 Sidik Jari dan Keunggulannya

Mengingat penggunaan teknologi di bidang absensi maupun

sistem keamanan semakin meningkat dewasa ini. Hal ini dikarenakan

efisiensi, efektifitas, dan skalabilitas teknologi jauh lebih tinggi dibanding

sistem manual. Salah satu teknologi absensi yang handal dan populer

adalah sistem absensi berbasis sidik jari (fingerprint).

Sistem sidik jari lebih baik dibanding sistem kartu, baik kartu yang

lebih kuno (punch card) ataupun kartu modern (proximity card). Sistem

kartu lebih mudah dimanipulasi karena kartu yang dipakai tidak benar-

benar mewakili identitas pemiliknya.  Kartu bisa dibawa oleh siapa saja

50

yang bukan pemiliknya. Sedangkan sidik jari benar-benar dapat

mewakili pemiliknya karena melekat pada si pemilik dan sulit

dimanipulasi.  

Seperti kita ketahui, sidik jari telah menjadi tanda pengenal yang

paling populer dan handal dalam dunia keamanan selama puluhan

tahun. Bahkan dibanding sistem pengenal lain yang lebih kompleks,

seperti retina mata, telapan tangan, atau sistem pengenal suara (voice

recognizing), sistem sidik jari tetap jauh lebih ekonomis.

Sistem pengenal retina memang lebih akurat untuk tujuan-tujuan

khusus, namun biaya implementasinya juga lebih besar. Disamping itu,

dalam prakteknya sehari-hari sistem retina tidak praktis. Dengan

demikian, sistem sidik jari menjadi pilihan yang paling tepat. Berikut

kami urai manfaat atau benefit dan keunggulan dari penggunaan sistem

absensi sidik jari ini diantaranya :

a. Kenyamanan

Dimulai dari registrasi yang simple, karyawan tidak perlu repot

membawa kartu karyawan maupun kertas atau kartu. Setiap karyawan

tidak akan lupa membawa alat absensinya atau jari yang telah di

registrasi. Dalam berabsensi kita tidak pelu menekan password atau pin

yang merepotkan. Yang kita lakukan hanya menaruh jari kita tepat

diatas sensor sidik jari. Atau tinggal “Place Finger!”

51

b. Elegan

 Merupakan sistem absensi yang elegan dan praktis dibanding

sistem manual, yang meminimalkan peran manusia, sehingga

menghindarkan human error.

c. Akurat

Sidik jari adalah tanda pengenal yang akurat, yang telah

digunakan selama puluhan tahun. Sistem pengenal sidik jari memiliki

akurasi yang tinggi dibanding pengenal lainnya, misalnya telapak

tangan (palm system), atau pengenal suara (voice recognizing).

d. Securitas Tinggi

Dibanding sistem kartu, baik yang kuno (punch card) dan yang

modern (proximity card), sistem sidik jari memiliki resiko paling kecil

untuk dimanipulasi. Hal ini karena sidik jari benar-benar mewakili

identitas pemiliknya. Sedangkan sistem kartu mudah dimanipulasi

karena sifat kartu yang bisa dibawa oleh orang yang tidak berhak.

e. Ekonomis

Sistem sidik jari jauh lebih ekonomis dibanding sistem pengenal

lainnya seperti pengenal retina, telapak tangan, ataupun sistem

pengenal suara. Dibandingkan harga absensi amano maupun card,

52

barcode, harga absensi sidik jari lebih murah. Bahkan absensi sidik jari

pada akhir-akhir ini berkisar dibawah 1.5 juta pun ada.

f. Skalabilitas Tinggi

Satu perangkat absensi ini memiliki penyimpan data internal (built

in) yang dapat menampung ribuan record (log transaksi) dan

penggguna(sidkk jari). Dalam artian tanpa bantuan komputer, sistem itu

sendiri mampu menyimpan data yang lumayan besar. Selain itu, mesin

absensi ini dapat bersifat multi sistem, dimana beberapa mesin absensi

dapat dipasang secara bersamaan untuk menangani ruangan yang

berbeda. Dengan demikian, kapasitasnya akan semakin besar.

g. Terintegrasi dengan Sistem Perangkat Lunak

Sistem absensi sidik jari memiliki perangkat lunak bawaan (built

in) yang berfungsi untuk mengatur koneksi jaringan antara basis data

dengan media penyimpan internal mesin, mengupload data pengguna

ke mesin absensi, mendownload data absensi dari mesin ke komputer,

mengolah data, dan mencetak laporan.

h. Efektivitas Waktu

Perubahan pertama ketika perusahaan anda menggunakan

absensi sidik jari. Karyawan atau pengguna akan datang lebih tepat

waktu beda dengan hari sebelum menggunakan absensi sidik jari.

53

Dalam penggunaan absensi lebih cepat dari pada amano, barcode

apalagi tanda tangan manual. Absensi sidik jari pada umumnya

mempunyai kecepatan pambacaan <= 0.5 detik.Absensi sidik jari

mempunyai tingkat akurasi yang tinggi. Dalam pendataan dapat

terpusat dalam satu database. Dengan mesin absensi sidik jari data

dapat terpusat walau diluar kota tanpa menunggu terlalu lama karena

dalam pembuatan laporan kita tidak perlu repot merekap manual satu

persatu..

Dengan sistem absensi sidik jari kita dapatkan berbagai benefit

yang memuaskan sistem ini jauh lebih sesuai untuk berbagai

perusahaan, instansi, sekolah atau kampus dsb. Tapi perlu berhati-hati

pula dalam memilih mesin absensi.

54

BAB IV

PENGUMPULAN DATA

4.1 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini, penulis menggunakan

beberapa cara untuk memperoleh data yang dibutuhkan agar

laporan yang dibuat dapat mencapai hasil yang maksimal. Adapun

metode-metode yang digunakan dalam penulisan ini, diantaranya :

4.1.1 Observasi

Observasi ini dilakukan dengan tujuan pengumpulan data

dengan cara pengamatan terhadap objeknya baik secara langsung

maupun tidak. Dalam observasi ini membahas tentang sistem

absensi dalam sebuah perusahaan swasta dibidang agency. Selain

itu penulis juga mengamati secara langsung seperti pencatatan data

fakta yang mendukung dalam penyusunan laporan yang di dapat

selama melaksanakan kerja praktek dengan bimbingan dan arahan

dari pendamping baik pendamping dalam teori dan pendamping di

lapangan, tentunya juga dengan pihak yang terkait sehingga data

yang didapatkan akurat dan lengkap.

55

4.1.2 Wawancara

Bertanya langsung kepada pendamping dan pihak-pihak

yang terkait dari CV. Agency Damai, dimana penulis melakukan

kerja praktek untuk mendapatkan informasi serta penjelasan

terhadap masalah-masalah yang dianggap perlu dan relevan.

Wawancara (interview) merupakan cara yang paling umum

digunakan untuk mendapatkan informasi yang lebih kompleks dan

lebih akurat. Faktor penting yang harus diperhatikan untuk metode

wawancara adalah:

4. Orang yang akan diwawancarai merupakan orang yang

menguasai dan mengerti permasalahan yang ada.

5. Menggunakan cara – cara yang sesuai, untuk

mendokumentasikan hasil wawancara.

6. Buat daftar pertayaan sebelum melakukan wawancara. Jika

perlu buat sub pertanyaannya untuk memperjelas jawaban.

Selain factor-faktor penting tersebut diatas. Ada teknik-teknik

wawancara yang baik yang harus dikuasai. Dengan menguasai

teknik-teknik wawancara yang baik ini, orang yang diwawancarai

akan merasa nyaman ketika ditanya mengenai permasalah yang

56

ada dan menemukan solusinya. Teknik wawancara yang baik

adalah sebagai berikut:

8. Menciptakan relasi atau hubungan yang baik dengan pelanggan.

9. Membuat janji terlebih dahulu dan membatasi jangka waktu

wawancara tidak lebih dari satu jam agar tidak mengganggu

waktu kerja.

10.Menciptakan suasana yang positif dan kondusif selama

wawancara.

11.Dalam bertanya sebaiknya digunakan kata – kata yang lebih

positif dan menghindari kalimat yang memojokan atau menjurus

untuk menyalahkan apalagi menunjukan kesan lebih pintar.

12.Hindari kesan computer dan teknologi dapat menyelesaikan

segalanya, tetapi tumbuhkan kesan bahwa dengan

menggunakan komputer dan teknologi dapat membantu

mengatasi permasalahan yang ada.

13.Mintalah usulan atau pendapat tentang apa yang harus

dilakukan dan tindak lanjutnya.

14.Pertayaan yang diajukan harus jelas, ringkas, langsung ke pokok

permasalahan segingga tidak menimbulkan kesan intepretasi

negative atau berkesan berputar – putar.

57

Dengan menggunakan hasil wawancara informasi yang

diperoleh akan lebih jelas dan lebih mendetail, dan dengan hasil

tersebut penulis dapat melakukan penulisab laporan kerja praktek

ini.

4.1.3 Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan ini dilakukan dengan cara mempelajari teori-

teori dan membaca buku-buku imiah serta dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembahasan-pembahasan dalam penulisan

laporan kerja praktek ini agar dapat memperoleh gambaran teknis

tentang sistem yang dibahas dan teori-teori yang mendukung

penulisan laporan kerja praktek ini.

4.2 Hasil Pengumpulan Data

Hasil pengumpulan data dari kerja praktek ini adalah sebagai

berikut:

1. Mendapatakn data-data tentang sistem absensi yang sedang

digunakan, yaitu :

Data Absen

Yaitu data yang digunakan sebagai catatan kehadiran

karyawan sehari – sehari pada hari wajib kerja.

58

Data Izin

Yaitu data yang digunakan sebagai surat keterangan

karyawan karena tidak dapat masuk di hari kerja dikarenakan

suatu hal yang tidak diduga.

Contoh : Urusan keluarga, cuaca yang buruk yang

mengakibatkan akses untuk ke tempat kerja tidak

dapat dilakukan.

Data Cuti

Yaitu data yang digunakan sebagai surat keterangan

karyawan tidak dapat masuk kerja dikarenakan suatu hal

yang sangat penting yang mengakibatkan tidak dapat masuk

kerja dalam waktu yang lama.

Contoh : Kecelakaan, melahirkan atau sakit berat.

Data Tanpa Berita

Yaitu data yang menerangkan bahwa karyawan tersebut tidak

masuk kerja tanpa ada kabar atau penjelasan.

2. Mengetahui waktu dan cara proses pengabsenan para karyawan

sampai pembuatan laporan absensi, yaitu :

Karyawan mengambil kartu absensi di tempat penyimpanan

rak kartu absensi.

Karyawan memasukan kartu absensi ke dalam alat pencetak

tanggal dan waktu konvensional untuk mencetak tanggal dan

waktu pada kartu absensi tersebut.

59

Setelah melakukan absensi, kemudian karyawan menaruh

kembali kartu absensi tersebut ke tempat rak penyimpanan

kartu absensi.

Pada periode tertentu bagian Administrasi mengambil semua

kartu untuk dilakukan pencatatan.

Setelah dilakukan pencatatan, kemudian kartu absensi

tersebut di simpan kembali ke dalam rak penyimpanan.

Kemudian hasil pencatatan di buat rekapitulasi absensi

karyawan yang nantinya akan menghasilkan laporan absensi

karyawan.

3. Dapat mengetahui kelemahan sistem pengabsenan yang sedang

berjalan agar dapat dicari solusi untuk menutupi kelemahan pada

sistem tersebut.

Karyawan dapat melakukan kecurangan dengan

menitipkan absen kepada karyawan lain.

Dapat menyebabkan hilangnya kartu absensi tersebut pada

waktu pencatatan.

Terjadinya kesalahan dalam pencatatan oleh bagian

Administrasi.

BAB V

PEMBAHASAN

60

5.1 Analisis

Analisis adalah melakukan desain pemecahan masalah secara

rinci. Analisis ini bertujuan untuk menjelaskan atau menjabarkan cara

kerja dan proses yang terjadi pada Sistem Informasi yang ada. Hasil

analisis ini merupakan gambaran awal yang nantinya akan digunakan

sebagai pemecahan masalah.

5.1.1 Permasalahan Pada Sistem Yang Berjalan

Masalah yang ditemukan pada sistem yang berjalan

antara lain, sulitnya bagian Administrasi dalam melakukan

perhitungan data kehadiran karyawan dikarenakan masih

menggunakan sistem manual sehingga menyebabkan ketidak

efisiensi waktu dan keakuratan dalam perhitungannya, adanya

karyawan yang melakukan kecurangan dengan melakukan

penitipan absen karyawan lain yang terlambat atau tidak masuk,

seringnya data – data yang hilang disebabkan sistem absensi

yang manual dan sistem informasi independen karena

menggunakan sistem file (non database) yang menggunakan

aplikasi Microsoft Word dan Exel sehingga diperlukan perbaikan

sistem.

5.1.2 Analisis Dokumen

Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui

dokumen apa saja yang menjadi input, proses, dan output dari

61

sistem ini. Dokumen input adalah dokumen yang akan diproses

oleh sistem yang bisanya dilakukan oleh entitas luar sistem.

Dokumen proses adalah dokumen yang diperlukan oleh sistem

dalam melakukan kegiatan absensi, sedangkan dokumen output

adalah dokumen yang dihasilkan oleh proses olahan sistem,

yang biasanya dari dalam sistem ke entitas luar.

5.1.3 Sistem Absensi Yang Berjalan

Adapun sistem absensi pada CV. Agency Damai yaitu

masih dengan menggunakan sistem absensi manual atau

konvensional yaitu karyawan yang datang mengambil kartu

absensi dari rak kartu, kemudian memasukkan kartu tersebut ke

dalam mesin pencetak waktu dan tanggal pada kartu tersebut

dan selanjutnya menyimpannya kembali dirak kartu. Setiap

periode tertentu pegawai administrasi mengambil kartu-kartu

absensi tersebut dan mentabulasikan data-data absensi tersebut

dalam spreadsheet dikomputer dan menyimpan kembali kartu-

kartu tersebut pada rak ditempatnya masing-masing. Prosedur

tersebut dilakukan berulang – ulang tanpa mengalami perubahan.

5.1.4 Analisis Sistem Absensi Yang Berjalan

Analisis Sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk

memahami sistem yang ada yaitu sistem informasi absensi.

62

Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem informasi absensi,

flow map sistem informasi absensi, dan analisa dokumen data

absensi. Cara pengisian absen dan prosedur pengolahan data

sesuai hal yang ditentukan :

1. Nama Karyawan

2. Nomor Induk Karyawan

3. Bagian Karyawan

4. Jam Masuk Karyawan

5. Jam Pulang Karyawan

6. Tanggal Kerja Karyawan

7. Keterangan

Prosedur Melakukannya adalah :

1. Setiap hari kerja karyawan mengisi form absensi yang telah

disediakan kepada setiap bagian Administrasi oleh dan

bagian Administrasi merekap semua data kehadiran karyawan

dan mengisi semua kartu absensi karyawan yang ada di

bagian unit pengamanan, semua data-data absensi karyawan

setiap hari akan dijadikan laporan oleh bagian Administrasi.

2. Bagian Administrasi merekap semua data absensi karyawan

yang diterima sebagai bukti kehadiran karyawan setiap hari

dan menyusun laporan absensi karyawan untuk memberikan

63

laporan absensi karyawan kepada Direktur dan di simpan di

arsip.

3. Direktur perusahaan menerima laporan absensi karyawan

setiap bulan sebagai data untuk diolah dalam penilaian kinerja

karyawan dalam perusahaan. Dalam analisa prosedur sistem

informasi absensi karyawan terdapat tiga entitas, yaitu :

Karyawan, Administrasi dan Pimpinan.

CV. Agency Damai mempunyai jadwal kerja sebagai

berikut :

Hari : Senin s/d Minggu ( Kecuali Hari Libur Nasional )

Waktu Sip 1 : WIB 04.30 - 07.30

Waktu Sip 2 : WIB 13.30 – 16.30

Keterangan absensi karyawan sebagai berikut , dimana :

I = Izin

S = Sakit

TB = Tanpa Berita

C = Cuti

5.1.5 Flow Map Sistem Yang Berjalan

Bagian dokumen merupakan diagram yang menunjukkan

aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa

dokumentasi yang mengalir dalam suatu sistem. Adapun fungsi

dari flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran

64

data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan dapat

dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 5.1. Flow Map Sistem Yang Berjalan

5.1.6 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

65

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan aliran-

aliran data ke dalam dan keluar sistem atau keluar entitas

eksternal yang terletak diluar sistem, tugasnya untuk

mempresentasikan keseluruhan sistem dan pembuatan program

aplikasi sistem informasi absensi. Secara garis besar di rancang

dengan memperhatikan masukan yang akan dihasilkan sistem

sebagai berikut.

Gambar 5.2. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

5.1.7 Data Flow Diagram Sistem Yang Berjalan

66

Data Flow Diagram digunakan untuk menentukan arus

data yang masuk dan keluar, serta aliran dan tahapan dari

proses perjalanan aplikasi absensi karyawan. Berikut adalah

rancangan Data Flow Diagram pada sistem yang berjalan :

Gambar 5.3. Data Flow Diagram Sistem Yang Berjalan

5.1.8 Evaluasi Sistem yang Berjalan

67

Dari sistem yang sedang berjalan adalah berupa sistem

yang manual dan kurang baik dalam proses mengontrol

kehadiran karyawan sehingga di dapati karyawan yang kurang

disiplin dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab bekerja

dalam perusahaan, maka dapat dihubungkan menjadi sistem

tertentu yang bisa dipahami dengan modul dan data kehadiran

karyawan yang dapat dikelola dengan baik.

5.2 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan

prosedur dari proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sistem

yang baru atau memperbaharui sistem yang sudah ada untuk

meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat member hasil yang sesuai

tujuan yang diharapkan dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas

yang tersedia. Rancangan sistem yang baru akan ditempatkan suatu

kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode atau

prosedur dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat

tercapai suatu perancangan sistem yang diinginkan.

Sistem informasi yang dirancang dengan sistem komputerisasi

akan menjadi optimal untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang

berhubungan dengan perancangan sistem ini. Sistem informasi yang

dirancang dan diusulkan ini bertujuan untuk membantu pihak

68

perusahaan member suatu alternative rancangan sistem informasi yang

diharapkan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada.

5.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan utama dari perancangan proses sistem secara

umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum

kepada pemakai (user) mengenai sistem yang sedang baru.

Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan

dari perancangan sistem secaara terperinci. Pada tahap

perancangan proses, menjelaskan komponen-komponen yang

terkait di dalam sistem yang dirancang dengan tujuan untuk

dikomunikasikan kepada pemakai.

5.2.2 Perancangan Prosedur yang di Usulkan

Perancangan prosedur bertujuan untuk memperbaiki

sistem yang ada. Adapun prosedur perancangan seperti

penjelasan berikut :

1. Karyawan memasukan data karyawan ke bagian

Administrasi.

2. Administrasi memasukan data pegawai (nama,nip,jabatan)

3. Administrasi memberikan id pada karyawan

4. Karyawan mendaftarkan sidik jarinya ke administrasi/sistem

69

5. Karyawan memasukan id plus melakukan sidik jari (finger

scan)

6. Sistem memverifikasi, bila berhasil akan menyimpan

otomastis waktu/jam pada saat melakukan finger scan

tersebut di database.

7. Administrasi mengambil data absensi dari mesin sidik jari

8. Administrasi memasukan data tersebut ke database

rekapitulasi

9. Administrasi menentukan tanggal awal dan akhir yang akan

dibuat rekapitulasi

10.Administrasi membuat rekapitulasi untuk Direktur dan setiap

pegawai.

5.2.3 Flow Map yang Diusulkan

Dalam merancang suatu flow map harus dianalisa

prosedur yang sedang berjalan, setelah melakukan analisa

terhadap sistem yang sedang berjalan maka perlu adanya

perancangan aliran dokumen yang dirancang dalam sistem yang

baru dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

70

Gambar 5.4. Flow Map Sistem Yang Diusulkan

71

5.2.4 Diagram Konteks yang diusulkan

Diagram kontek adalah suatu diagram yang

menggambarkan suatu arus data sistem. Untuk memahami suatu

sistem yang menggambarkan secara keseluruhan, diagram

kontek usulan dari sistem informasi absensi karyawan di CV.

Agency Damai.

Gambar 5.5. Diagram Konteks sistem yang diusulkan

5.2.5 DFD (Data Flow Diagram) yang diusulkan.

Data flow diagram atau diagram aliran data ini merupakan

penjabaran sistem dari diagram konteks, diturunkan menjadi

beberapa proses yang terjadi antara entitas yang terlibat dengan

72

sistem. DFD juga memperjelas dokumen-dokumen yang mengalir

dalam sistem. Data Flow Diagram yang diusulkan di bagi menjadi

dua, yaitu :

a. Diagram 0 Sistem Yang Diusulkan

Pada proses ini menjelaskan alur data mulai dari proses

penginputan data karyawan, pemrosesan absen

karyawan, sampai proses pelaporan absen.

Gambar 5.6 Diagram 0 Sistem Yang Diusulkan

73

b. Diagram Rinci Level 1 Sistem Yang Diusulkan

Pada proses ini menjelaskan bagaimana proses

perekaman data sidik jari karyawan dan data karyawan

sampai penyimpanan data sidik jari dan data karyawan

tersebut dan memberikan hasil perekaman tersebut kepada

karyawan sebagai data absensi karyawan.

Gambar 5.7 Diagram Rinci Level 1 Sistem Yang DIusulkan

c. Diagram Rinci Level 2 Sistem Yang Diusulkan

Pada proses ini menjelaskan bagimana proses

pengabsenan karyawan yang dilakukan dengan sistem

fingerprint mulai dari penginputan sidik jari sebagai data

absen, mengidentifikasi sidik jari apakah benar atau salah,

74

kemudian hasil identifikasi dijadikan sebagai data absen

karyawan.

Gambar 5.8 Diagram Rinci Level 2 Sistem Yang Diusulkan

d. Diagram Rinci Level 3 Sistem Yang Diusulkan

Pada diagram ini menjelaskan bagaimana proses

prosedur pembuatan keterangan izin atau cuti apabila

karyawan tersebut tidak dianggap tidak ada keterangan

mulai dari pengisian formulir izin atau cuti, lampiran

formulir tersebut yang kemudian direkap ke dalam rekap

absensi dan kemudian di simpan oleh bagian Administrasi.

75

Gambar 5.9 Diagram Rinci Level 3 Sistem Yang Berjalan

e. Diagram Rinci Level 4 Sistem Yang Diusulkan

Pada diagram ini menjelaskan bagaimana proses

pembuatan laporan yang dibuat oleh bagian Adminstrasi

dan akan di laporkan kepada Direktur mulai dari proses

pembuatan laporan absensi yang dibuat dari hasil data

absen, baik itu berupa data sidik jari karyawan maupun

data izin atau cuti karyawan yang di ambil dari hasil

rekapan absensi yang kemudian dibuat catatan laporan

absensi yang menghasilkan laporan absensi karyawan

dan selanjutnya laporan tersebut disampaikan kepada

Direktur.

76

Gambar 5.10 Diagram Proses Level 4 sistem Yang Diusulkan

5.2.6 Kamus Data yang diusulkan

Kamus data menggambarkan data (dokumen) yang

mengalir dari suatu proses ke proses lainnya, dari entitas luar ke

proses atau dari proses ke entitas luar. Arus data ini dibutuhkan

baik oleh sistem maupun entitas. Berikut ini adalah kamus data

dari masing-masing arus data yang mengalir pada Sistem

Informasi Absensi Karyawan :

1. Nama arus data : Fingerprint absensi karyawan

77

Bentuk data : ID Sidik Jari

Arus data : Dari karyawan ke proses input data

Deskripsi : Finger Scan

Struktur data : nik, nama, nama bagian, jam masuk, jam

keluar, lama izin atau cuti, keterangan.

2. Nama arus data : Data absensi karyawan

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Dari proses input data ke file absensi

Deskripsi : Memberikan data absensi

Struktur data : nik, nama, nama bagian, jam masuk, jam

keluar, lama izin atau cuti, keterangan.

3. Nama arus data : Lap. absensi karyawan

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Dari proses rekap ke lap. absensi karyawan

Deskripsi : Mencetak laporan absensi

Struktur data : nik, nama, nama bagian, jam masuk, jam

keluar, lama izin atau cuti, keterangan.

5.2.7 Evaluasi Terhadap Sistem yang diusulkan

Dari sistem yang baru didapat kelebihan-kelebihan yang

cukup signifikan terutama dalam rekapitulasi penghitungan

jumlah hadir dan sistem yang baru di buat lebih simple karena

78

dalam sistem baru menggunakan fingerprint yang mana dalam

prosesnya sistem ini si-karyawan dapat bertindak/berlaku lebih

disiplin karena apabila terlambat beberapa menit sistem ini akan

mencetak sesuai dengan keadaan di lapangan dan tidak dapat di

manipulasi karena rekapitulasi absensi langung di monitor oleh

pimpinan.

5.3 Pemecahan masalah

Sistem pencatatan kehadiran berbasis biometrics (sidik jari)

mampu menjawab permasalahan absensi diatas. Berdasarkan

perbandingan dengan sistem lain, sistem berbasis biometrics

mempunyai keunggulan sbb:

Sidik jari tidak dapat dipalsukan dan digandakan.

Karyawan yang mencatatkan kehadirannya di sistem biometriks ini

adalah benar-benar karyawan yang namanya tercantum dalam

record komputer di database kepegawaian.

Kesalahan pencatatan dan manipulasi data dapat diminimalkan.

Data absensi karyawan menjadi sangat akurat. Semuanya

terautomatisasi dengan sistem kepegawaian sehingga intervensi

manual oleh unauthorized user dapat dihindari.

Sistem pelaporan terintegrasi dengan sistem informasi karyawan.

Pencatatan absensi, pelaporan, dst. Dapat diintegrasikan bersama

79

- sama. Sistem terpadu menghasilkan laporan yang akurat, cepat,

dan efisien.

Sangat mudah digunakan

User hanya perlu menekan sensor dengan salah satu jari (misal

jempol atau telunjuk) dan proses sisanya ditangani oleh sistem ini.

Tampilan di layar monitor menggunakan grafis dan sangat

informatif. Misalnya photo akan muncul, berikut nomor pegawai,

dan waktu kehadiran secara singkat dan jelas.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Dari proses pembuatan abalisis sistem absensi ini, dapat

diketahui bahwa untuk menyusun sebuah informasi yang baik, tahap-

tahap yang perlu dilakukan adalah dengan mempelajari sistem yang

80

ada atau yang berlaku saat ini, merumuskan permasalahan yang ada.

Mencari alternatif penyelesaian untuk masalah yang ada, kemudian

menganalisis suatu sistem yang dapat mengatasi masalah serta

mengimplementasikan sistem yang dianalisis.

Data kehadiran karyawan kian hari terasa penting bagi

perusahaan. Tidak satu perusahaan pun akan sukses tanpa adanya

pengaturan sistem kehadiran yang baik. Melihat pentingnya laporan

kehadiran maka perusahaan yang baik akan menjalankan pengendalian

intern yang memadai. Sebagai penutup dari laporan kerja praktek ini,

maka diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi absensi ini dirancang dengan tujuan untuk

mengganti pencatatan data absensi secara manual menjadi

terkomputerisasi yaitu untuk meminimalisasi tingkat kesalahan

dalam pencatatan dan mengelola data absensi karyawan.

2. Sistem informasi absensi ini dapat mempermudah dan mempercepat

waktu memperoses data absensi karyawan.

3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi untuk mendorong

karyawan lebih disiplin dalam peningkatan kinerja karyawan dalam

kemajuan perusahaan.

4. Dengan menganalisis dan memperbaiki sistem kehadiran, maka

data-data karyawan akan lebih terorganisir dan rapi, sehingga tidak

81

akan menyulitkan para karyawan yang memerlukan data-data

karyawan.

5. Hasil analisis dapat meningkatkan keamanan terhadap sistem yang

berjalan.

6.2 Saran

Selain kesimpulan penulis juga mencoba memberikan saran yang

sekiranya dapat bermanfaat bagi pihak perusahaan. Saran-saran

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Agar pihak perusahaan mengaplikasikan sistem informasi ini dalam

memudahkan karyawan dalam mencatatkan absensi dan

menghemat waktu admin dalam mengolah data absensi.

2. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan unit pengamanan

untuk mengawasi dan menjaga, supaya tidak terjadi manipulasi

karyawan dalam pencatatan absensi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Kadir, Abdul. “Pengenalan Sistem Informasi”, 2005,

Yogayakarta, Andi.

82

2. Jogiyanto.”Analisa dan Desain Sistem Informasi”, 2005

Yogyakarta, Andy Offset.

3. Bahra Al-, Ladjamudin Bin. “Analisis dan Desain Sistem

Informasi”, 2005, Yogyakarta, Graha Ilmu.

4. Chirillo John, Blaui Scott, “Implementing Biometric Security”,

2000, Printice Hall.

5. http://www.fingerprint.com

6. http://www.indoskripsi.com/pedkng-jl.html/

7. http://www.isl-biometris.com

83