Arief - 7 TOOLS

1

2

Definisi :

Alat manajemen yang dapat digunakan dalam perencanaan untuk menyelesaikan suatu masalah dengan tingkat kompleksitas serius, membutuhkan pemikiran inovatif, kreatif dan melibatkan lebih banyak orang yang bekerja dalam satu team work terpadu.Alat manajemen yang digunakan untuk mempelajari dan memecahkan masalah yang komplek dan sulit di tangani, membutuhkan banyak waktu untuk pemecahannya, dan melibatkan anggota tim untuk memecahkannya.(Proses Management Internasional, 1992)

3

Siklus PDCA

7 QC Tools 7 MP Tools Tools lain

PLAN D.Sebab Akibat, D.Pareto, D.Scatter, Histogram, Run Chart, Control Chart, CheckSheet

D. Persamaan, D. Hubungan, D.Pohon, D.Matrix,

Ana Data Matrix

PDPC,

D. Panah

Brainstorming, Flowchart, Gantt Chart, Ana Multivarian Sampling Stratifikasi

DO Check Sheet

CHECK Pareto, Histogram,Scatter, Run Chart, Control Chart

Ana Multivarian Desain Experm. Ana Regresi Stratifikasi FMEA, QFD

ACTION Corrective Action, Standardisasi

3 Kelompok Quality Tools

4

Adanya 7 Management tools ini diharapkan :

Dapat membantu membuat suatu rencana penyelesaian masalah yang komplek di lokasi kerja

Karyawan mengenal, mengerti kegunaan dan mampu mengaplikasikannya di departement masing-masing

Meningkatkan kesadaran dan kepedulian anggota team terhadap pentingnya sebuah team work yang solid

5

Terdiri dari…

Diagram Afinitas atau persamaan

Diagram Interrelasi atau hubungan

Diagram Sistematis atau diagram pohon

Diagram Matriks

PDPC atau Bagan proses penetapan program

Diagram panah

Gannt chart atau action plan chart

6

Perumusan Masalah

Inventarisir permasalahan-permasalahan yang ada dan mungkin akan dipecahkan (melalui brainstorming)

Beri pembobotan dari tiap alternatif-alternatif permasalahan oleh anggota tim (melalui matrik tema)

Masalah yang memperoleh pembobotan paling besar ditetapkan sebagai tema terpilih.

7

Perumusan Tema

Langkah awal penting dalam penyelesaian masalah. Penetapan tujuan yang ingin dicapai (Goal) dan apa yang akan dikerjakan (Program/Proyek) harus jelas dalam suatu kalimat.Tema bersifat inovatif, pembuatan di masa depan, one time project, dan berbentuk model rencana.

8

Peningkatan Mutu Perusahaan melalui Penerapan Program

7 Management Tool di PT. PSG

9

PT. PSG sebagai perusahaan yang mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000 dipersyaratkan untuk menerapkan program improvement berkesinambungan.Dalam hal ini telah diterapkan 12 program. Namun dari semua program tersebut dirasa belum cukup untuk menyelesaikan masalah di seputar manajemen proyek. Oleh sebab itu Top Management memutuskan untuk menerapkan 7 Management Tools sebagai salah satu program CIP di PSG agar departemen dapat me-manage proyek yang ada di departemennya agar berjalan efisien.

10

Namun jika program tsb diterapkan,ditemui kendala dalam operasionalnya antara lain :

1.Top Mgt belum menginformasikan penerapan CIP ini ke karyawan khususnya ttg maksud dan tujuan 7 MT.

2. Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat problem solving dalam manajemen proyek

3. Pemahaman anggota komite yang ditunjuk kurang4. Belum ada standar notulensi5. Pemantauan pelaksanaan Action Plan 7-MT kurang

efektif6. Kehabisan ide untuk tema 7. Pelaksanaan Action Plan tidak disetujui Top Mgt8. Action Plan kurang cukup waktu9. Dept tidak memahami batasan tema 7-MT10. Koordinasi komite dengan Dept kurang11. Adanya perbedaan persepsi komite dengan Dept pada

saat audit

11

1. Diagram Affinity atau Diagram Persamaan Untuk mengumpulkan dan

mengelompokan banyak masukan kreatif (ide, opini, dll) mengenai masalah produk, proses.Pengelompokan ini akan menjadi pokok-pokok ide kelangkah berikutnyaPemberian nama atau label yang dapat mewakili ide-ide tersebut.

Ide-ide

A B C

Pemberian nama/label

12

1. DIAGRAM AFFINITY

Langkah 1: Brainstorming untuk menginventarisir semua masalah yang ADA dan BERPOTENSI sebagai kendala penerapan program 7-MT di PT. PSG.

Komunikasi Top Mgt ke karyawan kurang

Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat problem

solving

Kehabisan ide untuk tema CIP

Action Plan kurang cukup waktu

Pelaksanaan AP tidak disetujui Top Mgt

Dept tidak memahami batasan tema 7-MT

Belum ada standar notulensi

Pemahaman anggota komite kurang

Koordinasi komite dengan Dept kurang

Pemantauan pelaksanaan AP 7-MT kurang efektif

Adanya perbedaan persepsi komite dengan Dept pada saat audit

13

Langkah 2 : Mengelompokkan dalam pokok-pokok ide

Komunikasi Top Mgt ke karyawan kurang

Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat

problem solving

Kehabisan ide untuk tema CIP

Action Plan kurang cukup waktu

Pelaksanaan Action Plan tidak disetujui Top Mgt

Dept tidak memahami batasan tema 7-MT

Belum ada standar notulensi

Pemahaman anggota komite kurang

Koordinasi komite dengan Dept kurang

Pemantauan AP 7-MT kurang efektif

Adanya perbedaan persepsi komite dgn Dept pada saat audit.

MAN METHOD

INPUT

DAYA DUKUNG LINGKUNGAN

1. DIAGRAM AFFINITY

14

2. Diagram Interelasi atau Diagram Hubungan Untuk mengorganisasi dan

mengidentifikasi sebab dan akibat utama dari tiap element masalah. (Proses Management Internasional, 1992) Pada tahap ini pokok-pokok ide pada step 1 dihubungkan sebagai sebagai hubungan sebab akibat.Tidak semua pokok-pokok ide ini mempunyai hubungan sebab akibat.Pokok ide yang mayoritas menjadi sebab dipastikan sebagai akar permasalahan. 0/2

AB

C

2/01/1

15

2. DIAGRAM HUBUNGAN

Langkah 1: Mencari akar masalah dengan membuat hubungan kausatif pokok-pokok ide

1/1

1/0

MAN

METHOD INPUT

DAYA DUKUNG LINGKUNGAN

2/1 0/2

Maka akar masalah utama adalah faktor Metode dari penerapan 7 Management Tools

16

3. Diagram Sistematis atau Diagram Pohon

Untuk Menunjukan hubungan antara masalah dengan tindakan yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa proses/ produk (Proses Management Internasional, 1992) Alternatif rencana atau tindakan atau solusi dapat dihasilkan dengan brainstorming dan fishbone chart.Atur posisi pokok-pokok ide sesuai dengan tingkat keutamaannya ((Analisa sebab akibat)

17

Langkah 1 : Mencari alternatif solusi dengan Fishbone Chart.

Pengajuan & approve

tema ke Top Mgt

Bagaimana 7-MT dapat diterapkan di PT. PSG untuk meningkatkan mutu perusahaan

METHOD

INPUT

DDL

Training

Fasilitasi

Pengumpulan nama PIC Dept.

Brainstorming

Review Program 7-MT

Periode II

Meeting efektif

SDM

Standar notulensiSosialisasi

Presentasi

Audit

Menetapkan parameter

keberhasilan AP/data

pendukung

Meeting komite

Benchmarking

Pengumpulan Tema

18

Langkah 2 : Memasukannya kedalam diagram pohon sesuai prioritas dari diagram hubungan.

3. SYSTEMATIC DIAGRAM / DIAGRAM POHON

Bagaimana 7-MT dapat diterapkan di PT. PSG untuk meningkatkan mutu perusahaan

METODE

Review Program 7-MT PeriodeII

Presentasi

Menetapkan parameter keberhasilan AP/data pendukung

Sosialisasi

Pengumpulan nama PIC Dept.

Pengumpulan Tema

Fasilitasi

Audit

Standar notulensi

Meeting komite

Training

Benchmarking

SDM

19

Bagaimana 7-MT dapat diterapkan di PT. PSG untuk meningkatkan mutu perusahaan INPUT Meeting Efektif

Brainstorming

Pengajuan & approve tema ke Top MgtDDL

3. SYSTEMATIC DIAGRAM / DIAGRAM POHON

20

4. Diagram Matrik

Diagram ini menilai semua rencana solusi berdasarkan keampuhan (eficacy) untuk menyelesaikan permasalahan dan kemudahan dalam realisasinya (practical).Penilaian dalam kategori kuat, sedang, atau lemahAda pemeringkatan kelayakan rencana solusi dan penunjukan penanggung jawab action Pemeringkatan sekaligus akan memberi informasi mengenai tingkat kepentingan setiap rencana solusi ( extremely important, very important, atau important)

21

4. Diagram Matrik

X

Review Program 7-MT PeriodeII

Presentasi

Menetapkan parameter keberhasilan AP/data pendukung

Sosialisasi

Pengumpulan nama PIC Dept.

Pengumpulan Tema

Fasilitasi

Audit

Standar notulensiEffi

cacy

Pra

ctic

al

Ranki

ng

Tim

e

week

ResponsibilityA B DC E

.I

V.I I

Degree

X

X

X

1

1

2

2

7

5

4

5

5

1

1

1

10

2

1

1

1

1

22

Brainstorming

Meeting komite

Training

Benchmarking

Effi

cacy

Pra

ctic

al

Ranki

ng

Tim

e

week

ResponsibilityA B DC E

.I

V.I I

Degree

Meeting efektif

Pengajuan & approve tema ke Top Mgt

2

6

X

X

X

X

7

4

5

5

1

1

1

1

2

1

Total 26 minggu

23

5. Program Decision Prosess Chart (PDPC)Bagan ini membantu untuk menginventarisir faktor-faktor kegagalan yang dapat menghalangi pelaksanaan suatu rencana solusi.Faktor pengagal ini dapat berupa hal-hal yang tidak diinginkan (unexpected) maupun variasi hasil dari solusi yang kita lakukan. Faktor penggagal tersebut dianalisis resikonya dengan menggunakan dua parameter penentu yaitu besarnya kemungkinan penggagal terjadi dan keseriusan efeknya terhadap kegagalan rencana solusi bila faktor penggagal tersebut terjadi.Tim harus menemukan rencana program tindak balas yang dapat dilakukan untuk menghindari atau mereduksi timbulnya faktor penggagal beserta akibatnya.

24

5. Program Decision Prosess Chart (PDPC)

Sosialisasi

Pengumpulan nama PIC Dept.

Pengumpulan Tema

Fasilitasi

Audit

PDPC

P S P x

S Program

(Tindak Balas)

Terlambat mengumpulkan

5 5 25 Penetapan batas waktu pengumpulan PICdan aktif telepon

Tidak datang

4 3 12 Intensitas fasilitasi ditingkatkan

Kehabisan Tema

3 3 9 Fasilitasi tema yang baik untuk 7MT

Tempat meeting bentrok

2 3 9 Koordinasi OFC

25

6. Diagram Panah atau Arrow Diagram Diagram ini membantu untuk mengatur semua rencana solusi dalam kerangka yang efisien sehingga kita dapat memonitor perkembangannya.Rencana solusi dibagi dalam tahapan kegiatan dengan level-level tertentu berdasarkan bobot urgensi solusi (mulai dari barisan solusi yang paling penting sampai yang hanya bersifat pelengkap).Keseluruhan rencana tahapan kegiatan harus sesuai dengan ketersediaan sumber daya yang ada, lama pengerjaan masing-masing rencana solusi, dan alokasi waktu yang telah disiapkan tim untuk menyelesaikan tema tersebut (Gunakan draft Gannt Chart untuk mengurutkan Action Plan).TW (Time Week) : Waktu yg diperlukan pengerjaan solusiEST (Earliest Time) : Waktu tercepat mulai pengerjaanLST (Latest Time) : Waktu paling lambat mulai pengerjaan yang diijinkan (terlambat tapi masih tetap on schedule)

26

6. Diagram Panah

Mulai

00

Sosialisasi& training

001

Nama PIC Dept

001

Penentuan Grade

18 1811818

Presentasi

1

21

Selesai

21

19 19

Kumpul Tema II

219 20

Laporan Grade

1

Format notulen

1111

11

Review & CAReview & CA

10106

Training anggota komite

ImplementasiNotulensi Fasilitasi Audit ITema

2821 2 426 2 8269 4 2

Fasilitasi

10124

Audit II

16 162

= Critical path

I

II

III

IV

V

VI

VII

27

7. Gannt Chart atau action plan chart

Gannt chart berisi semua daftar kegiatan yang akan dilaksanakan dengan alokasi waktu yang sudah disesuaikan terhadap hasil arrow diagram serta mengacu pada minggu-minggu pelaksanaan yang sudah pasti.

Gannt chart harus dikontrol pelaksanaannya dengan menyediakan kolom”schedule” vs”actual”.

Harus ada Penanggung jawab (PIC) yang jelas

(lihat Contoh Gantt.xls di J:\CIP\7Tools\Contoh Gantt

28

29

Kelompok Latihan 7MTI1.Suhaibah2. Indar B3.Junedi4.Endang M.5.Nita Kurnia6.M. Daelami

II1. Sriyati2.Yannedi3.Rofikoh4.Subardono5.Didik A6.Joko T.

III1.Agus Joko2.Yanti R.3.Erwin S.4.Yulpides5.J. Saragih

IV1.Rubidah2.Jayati3.Minanto4.Wisnu H.5.Nugroho W6.Deri I

V1.Hadi S.2.Marlis3.Siti M.4.Yuli K5.Idrus