aplikasi surat masuk dan surat keluar

5/19/2018 aplikasi surat masuk dan surat keluar

1/46

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Dunia kerja saat ini melimiki banyak sekali

tantangan, hambatan dan masalah yang sedang dihadapi.

Untuk dapat terjun ke dunia kerja, lulusan-lulusan

Perguruan Tinggi harus memiliki kesiapan dalam

menghadapi semua hal-hal yang dapat mengganggu

pekerjaannya. Terlebih dengan perkembangan teknologi

yang terus berkembang sesuai perkembangan zaman. Hal

ini menyebabkan banyak sekali hal yang menjadi

hambatan bagi seseorang yang belum mempunyai

pengalaman di dunia kerja, misalnya teori yang diperoleh

belum tentu sama dengan praktek kerja di lapangan,

banyaknya pesaing dalam dunia kerja yang berlomba

mengunggulkan kelebihannya dan keterbatasan ilmu yang

diperoleh pada masa perkuliahan. Dikarenakan hal itu

Universitas Trunojoyo Madura menetapkan mata kuliah

Kerja Praktek agar mahasiswanya memperoleh ilmu

pengetahuan yang tidak diperoleh di kampus yang bisa

membantu mahasiswanya kelak dalam menghadapi

kerasnya dunia kerja.


2/46

2

Kerja Praktek ini merupakan mata kuliah wajib

bagi setiap mahasiswa Teknik Informatika UTM dengan

beban 2 SKS yang bisa digunakan Mahasiswa sebagai

sarana pembelajaran untuk mengimplementasikan ilmu

yang didapat dalam dunia kerja. Selain itu mahasiswa

diharapkan dapat menambah pengalaman dan

pengetahuan mengenai implementasi informatika dalam

dunia kerja yang akan digeluti.

1.2.Rumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan penulis di lapangan terdapat

beberapa masalah yaitu :

1. Bagaimana Mengimplementasikan Salah satu Bahasa

pemrograman dalam sebuah aplikasi.

2. Bagaiman merancang dan membuat catatan surat

masuk dan surat keluar di DINSOSNAKERTRANS

Kab. Sampang.

1.3.Tujuan

1. Untuk memenuhi SKS mata kuliah Kerja Praktik

Teknik Informatika.

2. Mengimplementasikan ilmu yang didapat selama

melakukan proses perkuliahan.

3. Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa tentang

penerapan ilmu yang didapat dalam dunia kerja.


3/46

3

4. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa tentang

dunia kerja.

1.4.Manfaat

Adapun manfaat kerja praktek antara lain :

1. Bagi instansi / perusahaan

Instansi / perusahaan akan memperoleh masukan

mengenai kondisi permasalahan yang dihadapi dan

solusi penyelesaiannya.

2. Bagi mahasiswa

Mahasiswa akan mendapatkan gambaran nyata tentang

dunia kerja dan bagaimana mengimplementasikan

ilmu yang didapat dalam dunia kerja. Mahasiswa juga

dapat belajar profesional , disiplin dan tanggung jawab

dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi

dalam instansi / perusahaan.

3. Bagi Universitas Trunojoyo Madura

Mampu menghasilkan lulusan sarjana yang

berkompeten dan mampu bersaing dalam dunia kerja.

Mengenalkan Universitas Trunojoyo Madura melalui

kerjasama akademik dengan perusahaan yang

bersangkutan.


4/46

4

1.5.Ruang Lingkup

1.5.1.Tempat dan Waktu Kerja Praktek

Kerja Praktek ini berlokasi di Kantor Dinas

Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi Kabupaten

Sampang Jl. Rajawali, Sampang .

Waktu Pelaksanaan dimulai dari tanggal 06

Januari 2014 sampai dengan tanggal 07 Februari

2014 dengan jam kerja yang disesuaikan pada jam

kerja kantor di Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera

dan Transmigrasi Kabupaten Sampang.

1.5.2.Asumsi

Pengolahan data khususnya surat menyurat di

Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera dan

Transmigrasi Kabupaten Sampang dilakukan

secara manual dimana setiap surat-menyurat selalu

dicatat dalam buku besar. Dengan adanya Aplikasi

surat masuk dan surat kelyar ini akan membantu

pekerjaan yang lebih modern dan tentunya lebih

efektif dan efisien.

1.5.3.Batasan Masalah

Batasan masalah dari penelitian ini adalah :

a. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan

bahasa pemrograman HTML, PHP dan MySQL

sebagai basis datanya.


5/46

5

b. Sistem bekerja pada ruang lingkup pegawaian

saja yang terkait dengan instansi tersebut.

c. Sistem ini hanya membahas mengenai

pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta

pendistribusian surat tersebut pada tiap tiap

Bidang.

1.6.Sistematika Penulisan Laporan

Sistematika penulisan pada laporan Kerja Praktek ini

terdiri dari beberapa bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dibahas tentang latar

belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat,

metodologi dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini mengulas gambaran umum

instansi dan Struktur Organisasi dari kantor

Dinas Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi

Kabupaten Sampang.

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini mengulas tentang teori-teori dan

hubungannya dengan permasalahan yang

dibahas.

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN


6/46

6

Bab ini menjelaskan langkah-langkah

penelitian mulai dari identifikasi masalah

sampai dengan kesimpulan.

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN

DATA

Pada bab ini berisi tentang bagaimana

pengumpulan data dan juga pengolahan dari

data tersebut.

BAB VI ANALISIS DAN INTERPRETASI

Pada bab ini berisi tentang analisis dan

interprestasi mengenai aplikasi tersebut.

BAB VI PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi

tentang kesimpulan dan saran untuk

pengembangan lebih lanjut.


7/46

7

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1.Profil Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Kabupaten Sampang

Nama instansi : Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Kabupaten Sampang

Alamat : Jl. Rajawali

Kecamatan : Sampang

Kabupaten : Sampang

Propinsi : Jawa Timur

Dalam menjalankan tugas dan fungsi pokok tersebut

dengan sebaik-baiknya, Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera

dan Transmigrasi Kabupaten Sampang dilengkapi dengan

fasilitas-fasilitas sebagai berikut :

a. Luas Wilayah : 30.40 km2

b. Tinggi Dari Permukaan Laut : 5.00 m

c. Batas-batasnya:

- Utara : Berbatasan dengan Kecamatan

Kedungdung

- Timur : Berbatasan dengan Kabupaten Pamekasan

- Selatan : Berbatasan selat madura

- Barat : Berbatasan dengan Kecamatan Torjun


8/46

8

2.2.Visi dan Misi

Visi:

Terwujudnya masyarakat sejahtera dengan potensi

sumber daya manusia yang memiliki daya saing

tinggi guna terciptanya kondisi sosial ekonomi

masyarakat yang stabil dengan berdasarkan nilai-

nilai partisipatif

Misi:

Pengembangan sistem pelayanan bagi

penyandang masalah kesejahteraan sosial

guna mewujudkan peningkatan fungsi sosial

dan kesejahteraan masyarakat melalui pola -

pola penanganan yang efektif.Bahwa

peningkatan kesejahteraan masyarakat

melalui pelayanan kesejahteraan sosial

merupakan proses yang memerlukan sistem

serta strategi yang memadai sehingga

mampu mendorong terbentuknya pola-pola

penanganan peningkatan fungsi sosial yang

efektif.

Pemberdayaan sumber potensi kesejahteraan

social secara koordianatif dan


9/46

9

berkesinambungan Bahwa penanganan

kesejahteraan sosial tidak bisa terlepas dariperan dan dukungan sumber potensi maka

perlu ada upaya untuk mengkoordinasikan

sehingga sumber potensi tersebut dapat

berfungsi secara maksimal.

Menumbuhkan prakarsa , kesadaran dankepedulian masyarakat dalam penanganan

penyandang masalah kesejahteraan social

Mengembangkan pembinaan dan

pengawasan serta perlindungan tenaga kerja

secara tertib dan konsisten. Bahwakeberadaan tenaga kerja pada umumnya

merupakan kekuatan riil dalam prospek

perekonomian sehingga perlu memperoleh

penanganan secara tertib dan konsisten baik

dalam bentuk pembinaan, pengawasan

maupun perlindungan.

Meningkatkan kualitas Sumber Daya

Manusia yang terampil melalui pelatihan-

pelatihan berbasis life skill. Bahwa lapangan

kerja yang tersedia bagi calon tenaga kerja


10/46

10

masih sangatlah minim, sementara masih

banyaknya penganguran menyebabkankondisi ekonomi masyarakat relatif rendah,

berkaitan hal tersebut perlu diupayakan

penyiapan tenaga kerja yang trampil melalui

pelatihan-pelatihan yang berbasis life skill

sehingga tercipta tenaga kerja yang mampu

bersaing secara kualitatif

Pemberdayaan masyarakat dalam

peningkatan sosial ekonomi melalui

pelayanan transmigrasi.

2.3.Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Bupati Sampang tentang

Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Kabupaten Sampang Bab III Pasal 5

tentang :

1.

Susunan Dinas Sosial, Tenaga Kerja, Transmigasi

, terdiri dari :

a. Kepala Dinas

b. Sekretaris

c. Bidang Sosial

d.

Bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi


11/46

11

e. Bidang Hubungan Internasional

2. Bagian Sekretaris dan bidang bidang

sebagaimana dimaksud pada ayat (1), masing

masing dipimpin oleh seorang sekretaris dan

kepala bidang yang berada dibawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial, Tenaga

Kerja dan Transmigrasi


12/46

12

Berikut adalah nama-nama pegawai yang menduduki

jabatan tersebut di atas, pada tahun 2014:

- Kepala Dinas

H. ABD. MALIK AMRULLAH, SH, M.Si

NIP. 19620831 199003 1 007

- Sekretariat

Drs. R. MOH. TAUFIK HIDAYAT

NIP. 19620704 198803 1 015

- Kabid. Kesejahteraan Sosial

Drs. SYAMSUL HIDAYAT

NIP. 19610731 198211 1 001

- Kabid. Tenaga Kerja dan Transmigrasi

BISRUL HAFI, S.Sos., M.Si

NIP. 19601223 199103 1 002

- KasubBag Umum

MUSYARROFAH, S.Sos

NIP. 19600121 198203 2 007

- KasubBag Keuangan

HARI WALUYO, SH

NIP. 19621007 198403 1 011

- KasubBag Program

HOIRUL ANWARUDDIN, S.Psi

NIP. 19760614 199803 1 007


13/46

13

2.4.Tugas Pokok dan Fungsi

Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi

mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan

pemerintahan daerah di bidang sosial, tenaga kerja dan

transmigrasi.

a. perumusan kebijakan teknis di bidang sosial,

tenaga kerja dan transmigrasi.

b.

penyelenggaraan urusan pemerintahan dan

pelayanan umum di bidang sosial, tenaga kerja

dan transmigrasi.

c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial,

tenaga kerja dan transmigrasi.

d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.4.1 Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas:

a. menyusun rencana program dan kegiatan di

bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi;

b.

melaksanakan program dan kegiatan di bidang

sosial, tenaga kerja dan transmigrasi;

c. mengkoordinasikan pelaksanaan program dan

kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja dan

transmigrasi;


14/46

14

d. melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan

program dan kegiatan di bidang sosial, tenaga

kerja dan transmigrasi;

e. melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan

Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi;

f. melaksanakan pembinaan teknis dan administratif

pada unit pelaksana teknis dinas dan pejabat

fungsional di lingkungan Dinas Sosial, Tenaga

Kerja dan Transmigrasi;

g. memonitor serta mengevaluasi pelaksanaan tugas

bawahan agar sasaran dapat dicapai sesuai dengan

program kerja dan ketentuan yang berlaku;

h. menilai prestasi bawahan sebagai bahan

pertimbangan dalam pengembangan karier;

i. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh

Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;

j. menyampaikan laporan hasil evaluasi, saran dan

pertimbangan di bidang tugas dan fungsinya

kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2.4.2 Sekretariat

(1). Sekretariat mempunyai tugas pokok menyusun

rencana kegiatan, melaksanakan,

mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan


15/46

15

administrasi umum, kepegawaian, keuangan,

perlengkapan dan penyusunan program.

(2). Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi:

a.pengelolaan dan pelayanan administrasi

umum, kepegawaian, keuangan dan

perlengkapan untuk mendukung kelancaran

pelaksanaan tugas dan fungsi dinas;

b.pengkoordinasian pelaksanaan penyusunan

program dan kegiatan di lingkungan dinas;

c.penyelenggaraan hubungan kerja di bidang

administrasi dengan satuan kerja perangkat

daerah terkait;

d.pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan

oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

(3). Sekretaris mempunyai tugas:

a. menyusun rencana Sekretariat berdasarkan

rencana kerja dinas;

b. menyelenggarakan administrasi umum,

kepegawaian, keuangan dan perlengkapan

untuk mendukung kelancaran pelaksanaan

tugas dan fungsi dinas;


16/46

16

c. mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan

program dan kegiatan di lingkungan dinas;

d. menyelenggarakan hubungan kerja di bidang

administrasi dengan satuan kerja perangkat

daerah terkait;

e. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin

kerjasama yang baik dan saling mendukung;

f.

menilai hasil kerja bawahan untuk bahan

pertimbangan karier;

g. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan

oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;

dan

h. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan

kepada atasan.

(1). Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

mempunyai tugas:

a. menyusun rencana Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian sesuai dengan rencana kerja

dinas;

b. melaksanakan pelayanan administrasi umum,

urusan dalam, urusan surat-menyurat,

ketatalaksanaan dan kepegawaian;

c. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin



17/46

17

d. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan

pengembangan karier;

e. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan


f. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan

kepada atasan.

(2). Kepala Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan

mempunyai tugas:

a. menyusun rencana Sub Bagian Keuangan dan

Perlengkapan sesuai dengan rencana kerja

dinas;

b. melaksanakan pengelolaan

pengadministrasian dan pembukuan keuangan

dinas;

c. menyusun laporan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan pengelolaan keuangan dinas;

d. menyusun rencana kebutuhan dan

mendistribusikan barang perlengkapan;

e.

menyiapkan bahan untuk penghapusan barang

serta melakukan inventarisasi barang yang

dikelola maupun dikuasai dinas;

f. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin



18/46

18

g. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan


h. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan


i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan

kepada atasan.

(3). Kepala Sub Bagian Penyusunan Program

mempunyai tugas:

a. menyusun rencana program Sub Bagian

Penyusunan Program sesuai dengan rencana

kerja dinas;

b. menghimpun bahan dalam rangka

perencanaan program, kegiatan dan anggaran

dinas;

c. menyusun dan menyampaikan laporan

kegiatan dinas;

d. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin


e.

menilai hasil kerja bawahan untuk bahan


f. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan


g. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan

kepada atasan.


19/46

19

2.4.3 Bidang Sosial

(1) Bidang Sosial mempunyai tugas pokok

melaksanakan pembinaan dan pengendalian kegiatan

bantuan sosial, merencanakan, mempersiapkan,

menyusun dan menggerakkan potensi masyarakat

dalam penanggulangan bencana;

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana

dimaksud ayat (1), Bidang Sosial mempunyai fungsi:

a. pelaksanaan koordinasi dan bimbingan sosial;

b. pelaksanaan bimbingan dan koordinasi pemberian

perlindungan terhadap korban bencana;

c. pelaksanaan pengurusan korban bencana;

d. pemberian dan pengkoordinasian bantuan

perlindungam sosial korban kekerasan

e. pemrosesan rekomendasi pelaksanaan sumbangan

sosial dan undian;

f. pelestarian nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan,

dan kejuangan serta nilai-nilai kesetiakawanan

sosial;

g. pembangunan, perbaikan, pemeliharaan Taman

Makam Pahlawan;

h. pengusulan penganugerahan gelar Pahlawan

Nasional dan Perintis Kemerdekaan;


20/46

20

i. penanggungjawab penyelenggaraan Hari

Pahlawan dan Hari Kesetiakawanan Sosial

Nasional tingkat kabupaten;

j. penggalian, pengembangan dan pendayagunaan

PSKS;

k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.4.4

Bidang Tenaga kerja dan Transmigrasi

Bidang Transmigrasi mempunyai tugas pokok di

Bidang Ketransmigrasian; Untuk melaksanakan tugas

pokok sebagaimana dimaksud Kepala Bidang

Transmigrasi mempunyai fungsi:

a. penyuluhan bidang transmigrasi;

b. pendataan, bimbingan dan pelatihan kepada

calon transmigran;

c. pengangkutan transmigran dari tempat asal

sampai ke lokasi transmigrasi;

d. koordinasi Kerja Sama Antar Daerah (KSAD)

tentang penyelenggaraan transmigrasi;

e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan

fungsinya.


21/46

21

2.4.5 Bidang Hubungan Internasional

Bidang Hubungan Industrial dan Pengawasan

Ketenagakerjaan mempunyai tugas menyusun dan

melaksanakan program kegiatan, menetapkan

pedoman pembinaan hubungan industrial dan syarat

kerja, melaksanakan fasilitasi dan pengembangan

kelembagaan hubungan industrial, syarat kerja,

pengupahan, jaminan sosial, kesejahteraan

pekerja/buruh dan penyelesaian perselisihan hubungan

industrial, melaksanakan fasilitasi pembinaan,

pemeriksaan dan pengawasan norma kerja, norma

jaminan sosial tenaga kerja, norma keselamatan kerja,

kesehatan kerja, lingkungan kerja pada perusahaan.


22/46

22

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3.1.Konsep Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

3.1.1.Aplikasi

Istilah aplikasi berasal dari bahasa inggris

"application" yang berarti penerapan, lamaran

ataupun penggunaan. Sedangkan secara istilah,

pengertian aplikasi adalah suatu program yang siap

untuk digunakan yang dibuat untuk melaksanakan

suatu fungsi bagi pengguna jasa aplikasi serta

penggunaan aplikasi lain yang dapat digunakan

oleh suatu sasaran yang akan dituju. Menurut

kamus komputer eksekutif, aplikasi mempunyai

arti yaitu pemecahan masalah yang menggunakan

salah satu tehnik pemrosesan data aplikasi yang

biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang

diinginkan atau diharapkan maupun pemrosesan

data yang diharapkan.

3.1.2.Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang

diterima dari instansi lain dari perorangan, baik

yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun

yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).


23/46

23

3.1.3.Surat Keluar

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis

yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi

lain.

3.1.4.Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar adalah

Sistem yang berfungsi untuk mengelola surat

masuk dan surat keluar pada instansi/kantor.

Sebagaimana kita ketahui bahwa Surat masuk

wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat

dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk.

Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat

masuk telah digantikan dengan Aplikasi

database/aplikasi komputer. Registrasi yang

dilakukan dengan aplikasi komputer cukup

dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit

tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan

sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi

surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata

usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.

Begitu juga dengan Surat Keluar sanaga penting

untuk diarsipkan secara elektronik.

Registrasi yang berulang inilah menyebabkan

pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena


24/46

24

itu, pemanfaatan teknologi informasi akan

menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan

meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata

usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak

berulang. Unit pengolah melakukan updating

berdasarkan disposisi pimpinan.

Aplikasi komputer yang menggantikan cara

meregister surat dengan sistem buku agenda yang

kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi

tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia

jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah

tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh

sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem

komputer adalah terobosan untuk mempermudah

pelaksanaan administrasi.

3.2. Elemen Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar terdiri dari

elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur,

perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan

komputer, dan komunikasi data. Semua elemen ini

merupakan komponen fisik.

a. Orang atau personil yang di maksudkan yaitu

operator komputer, analis sistem, programmer,


25/46

25

personil data entry, dan manajer sistem

informasi/EDP.

b. Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di

sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk

fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis

prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk

pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan,

instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat

komputer.

c. Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri

atas komputer (pusat pengolah,

unitmasukan/keluaran), peralatan penyiapan data,

dan terminal masukan/keluaran.

d. Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem

pengoperasian dan sistem manajemen data yang

memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model

analisis dan keputusan.

3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas

program yang secara spesifik dibuat untuk setiap

aplikasi.

e. Basis data, yaitu file yang berisi program dan data

dibuktikan dengan adanya media penyimpanan


26/46

26

secara fisik seperti diskette, harddisk, magnetictape,

dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak

dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain

sebagainya.

f. Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan

komputer, printer, dan peralatan lainnya yang

terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data

bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel

sehingga memungkinkan pengguna jaringan

komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

g. Komunikasi data adalah merupakan bagian dari

telekomunikasi yang secara khusus berkenaan

dengan transmisi atau pemindahan data dan

informasi diantara komputer-komputer dan piranti-

piranti yang lain dalam bentuk digital yang

dikirimkan melalui media komunikasi data. Data

berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital.

Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu

sistem informasi karena sistem ini menyediakan

infrastruktur yang memungkinkan komputer-

komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.


27/46

27

Gambar 3.1 Hubungan Elemen Aplikasi Surat

3.3. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi adalah sebuah teknologi

spesifikasi yang akan digunakan untuk

mengimplementasikan sistem informasi. Arsitektur

aplikasi menjadi suatu desain aplikasi yang terdiri dari

komponen-komponen yang saling berinteraksi antara

satu dengan yang lain. Arsitektur aplikasi disebut juga

dengan infrastuktur aplikasi. Selain itu, arsitektur

aplikasi juga merupakan cara komunikasi komponen-komponen melalui network atau jaringan yang saling

terhubung.

3.4. Tujuan Membangun Aplikasi

a. Integrasi sistem

1) Menghubungkan sistem individu/kelompok.
http://id.wikipedia.org/wiki/Aplikasihttp://id.wikipedia.org/wiki/Aplikasi


28/46

28

2) Pengkolektifan data dan penyambungan secara

otomatis.

3) Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi.

b. Efisiensi pengelolaan sistem

1) Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan

pengadministrasian data.

2) Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik

informasi.

3) Penggunaan dan pengambilan informasi.

c. Dukungan keputusan untuk manajemen

1) Melengkapi informasi guna kebutuhan proses

pengambilan kebutuhan.

2) Akuisisi informasi eksternal melalui jaringan

komunikasi.

3) Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu.

3.5. Manfaat Aplikasi

a. Melakukan proses komputasi dengan kecepatan

tinggi.

b.

Mempercepat alur komunikasi dalam organisasi

yang murah dan cepat.

c. Mengoptimasi proses-proses bisnis semi otomatis

dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.

d. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang

yang bekerja dalam kelompok pada suatu lokasi.


29/46

29

e. Menyimpan informasi dalam jumlah besar dalam

ruang kecil, tapi mudah diakses.

Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah dari

pada dikerjakan dengan cara manual.


30/46

30

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

Langkah-langkah yang dilakukan dalam Aplikasi surat

masuk dan surat keluar Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi kabupaten Sampang sebagai berikut :

1. Identifikasi masalah dilakukan dengan kerja praktek pada

Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Kab. Sampang, sehingga bisa diperoleh beberapa masalah

yang ada kaitannya dengan Aplikasi Surat masuk dan

Surat Keluar.

2. Perumusan masalah agar dapat ditemukan inti pokok

permasalahan yang dapat dicari solusi jalan keluarnya.

3. Studi Literatur

Diperlukan literatur yang berhubungan dengan Aplikasi

Surat masuk dan surat keluar melalui studi pustaka di

perpustakaan maupun melalui media internet.

4. Perancangan Database

Pada tahap ini dilakukan perancangan database dengan

mengambil data yang berhubungan sistem.

5. Implementasi

Pada tahap ini merupakan tahapan implementasi dari hasil

rancangan aplikasi yang telah dibuat.

6. Uji Coba dan Evaluasi


31/46

31

Uji coba dan evaluasi dilakukan dengan mencocokkan

spesifikasi masalah dengan aplikasi yang sedang

dikerjakan, sehingga nantinya hasil yang diperoleh dapat

lebih memuaskan.

7. Kesimpulan

Membuat suatu kesimpulan dari hasil evaluasi yang telah

dilaksanakan.


32/46

32

BAB V

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

5.1.Pengumpulan Data

Data-data yang dibutuhkan dari instansi terkait adalah

data mengenai aplikasi surat masuk dan surat keluar yang

telah ada sebelumnya secara manual.

5.2.

Pengolahan Data

Sistem pengolahan data dalam instansi tidak hanya

untuk menginputkan data surat masuk dan surat keluar,

namun dapat dilakukan perubahan data , penghapusan data

maupun pencarian data.


33/46

33

BAB VI

ANALISIS DAN INTERPRETASI

Pada bab ini memaparkan hasil analisis beserta interpretasi

dari instrumen yang dipilih, perancangan yang telah dibuat

dari model yang diinginkan dan juga data-data penelitian yang

telah didapatkan.

6.1.

Desain Database dan Entity Relational Diagram

Dalam sub-bab ini menjelaskan tentang desain

database sesuai dengan kebutuhan data serta akan dibahas

pula mengenai struktur tabel pada database yang telah

didesain dan dimasukkan pada masing-masing tabel

berdasarkan data yang diperoleh.

Untuk lebih jelasnya akan ditampilkan gambaran

desain database secara konseptual dan fisik untuk

Pengkajian Teknologi yang diketahui dari Entity

Relational Diagram yang berupa Conceptual Data

Modeling (CDM) dan Physical Data Modeling (PDM).

Adapun desain database yang digunakan sebagai

berikut:

6.1.1. Entitas dan Penjelasannya

a. tb_hi : Entitas ini berfungsi untuk menyimpan

data surat masuk di bidang Hibungan

Internasional.


34/46

34

b. tb_naker : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat masuk di bidang

Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

c. tb_nomorout : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data nomor urut untuk surat

keluar.

d. tb_prog : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat masuk di sub. bagian

program.

e. tb_skeluar : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat keluar.

f. tb_smasuk : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat masuk.

g. tb_sosial : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat masuk di bidang sosial.

h. tb_uang : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat masuk di sub. Bagian

Keuangan

i.

tb_umum : Entitas ini berfungsi untuk

menyimpan data surat masuk di sub. Bagian

Umum.


35/46

35

6.1.2. UsecaseDiagram

Gambar 6.1 Use Case Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar

6.1.3. ConceptualDataModelling(CDM)

Gambar 6.2 CDM Diagram


36/46

36

6.1.4. PhysicalDataModelling(PDM)

Gambar 6.3 PDM Diagram

6.2.Rancangan Aplikasi

6.2.1. Form Index/Beranda

Menu ini adalah halaman awal dari aplikasi yang

berisi identitas kantor dan terdapat button start

untuk masuk ke program


37/46

37

Gambar 6.4 Form Index/Beranda

6.2.2. Form Home

Pada halaman ini terdapat dua pilihan menu yaitu

menu surat masuk dan surat keluar

Gambar 6.5 Form Home


38/46

38

6.2.3. Form Surat Masuk

Berisi daftar catatan surat masuk. Terdapat akses

untuk View,Insert, Search, edit, hapus, dan

Disposisi.

Gambar 6.6 Form Surat Masuk

6.2.4. Form View

Pada menu ini pengguna dapat melihat data yang

sudah diinputkan (Tampilan Tabel daftar surat

masuk).

Gambar 6.7 Form View


39/46

39

6.2.4.1. Form Print

Pada saat menampilkan daftar surat

masuk, pengguna juga dapat langsung

mencetak.

Gambar 6.8 Form Print

6.2.5. Form Insert

Pada menu ini pengguna dapat menginputkan

data.

Gambar 6.9 Form Insert


40/46

40

6.2.6. Form Edit/Hapus

Pada menu ini pengguna dapat melakukan edit /

perubahan dan penghapusan pada data yang

sudah diinputkan

Gambar 6.10.1 Form Edit/Hapus

Gambar 6.10.2 Form Edit/Hapus


41/46

41

6.2.7. Form Search

Pada menu ini pengguna dapat melakukan

pencarian data.

Gambar 6.11 Form Search

6.2.8. Form Disposisi

Pada menu ini terdapat beberapa pilihan bidang

disposisi. Pada tiap tiap bidang disposisi

terdapat tampilan daftar data juga terdapat menu

untuk insert dan search juga terdapat aksi untuk

edit dan hapus seperti pada form surat masuk.

Gambar 6.12 Form Disposisi


42/46

42

6.2.9. Form Home keluar

Pada halaman ini merupakan halaman awal dari

menu surat keluar. Terdapat dua pilihan menu

yaitu catatan surat keluar dan catatan permintaan

nomor.

Gambar 6.13 Form Home keluar

6.2.10. Form Catatan surat keluar

Pada form ini untuk menampilakan catatan surat

keluar. Pada form ini terdapatkan menu untuk

insert, search, dan terdapat aksi untuk edit dan

hapus.


43/46

43

Gambar 6.14 Form Catatan surat keluar

6.2.11. Form Catatan permintaan nomor

Pada form ini untuk menampilakan catatan

permintaan nomor. Pada form ini terdapatkan

menu untuk insert, dan terdapat aksi untuk edit

dan hapus.

Gambar 6.15 Form Catatan Permintaan Nomor


44/46

44

BAB VII

PENUTUP

7.1.Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa Sistem Aplikasi surat masuk

dan surat keluar yang dilakukan pada Kantor Dinas sosial,

tenaga kerja dan transmigrasi kabupaten sampang maka

dapat diambil suatu kesimpulan bahwa Sistem Sistem

Aplikasi surat masuk dan surat keluar yang telah dibuat

cukup baik sesuai standar prosedur penilaian yang ada.

Proses pengolahan data juga telah berjalan sesuai dengan

rancangan konseptual dan dapat memberikan hasil yang

diharapkan yaitu output yang merupakan fitur yang cukup

penting dalam sistem ini.

7.2.Saran

Masih perlu dilakukan pengembangan dan perbaikan

khususnya untuk tampilan fitur serta penambahan output

berupa file sehingga dapat lebih mempermudah admin

untuk bekerja. Pengembangan sistem dapat dilakukan

dengan membuat suatu sistem Sistem Aplikasi surat

masuk dan surat keluar dengan tampilan dan aplikasi yang

lebih baik lagi.


45/46

45

DAFTAR PUSTAKA

[1] Salam, Maia. 2010. Sistem Informasi. URL:http://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-

informasi.html.[2] URL:http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf,

[3] Septyana, Nanda. 2011. Sistem Informasi KepegawaianPada Dinas Perhubungan. URL:

http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.213

8.pdf,[4] Ricko. April 2009. Pengertian Web Design. URL:http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-design/,

[5] URL:http://mysql.com/,URL:http://php.net/,
http://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-informasi.htmlhttp://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-informasi.htmlhttp://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-informasi.htmlhttp://apr1l-si.comuf.com/SI.pdfhttp://apr1l-si.comuf.com/SI.pdfhttp://apr1l-si.comuf.com/SI.pdfhttp://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.2138.pdfhttp://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.2138.pdfhttp://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.2138.pdfhttp://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-design/http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-design/http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-design/http://mysql.com/http://mysql.com/http://mysql.com/http://php.net/http://php.net/http://php.net/http://php.net/http://mysql.com/http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-design/http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-design/http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.2138.pdfhttp://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.2138.pdfhttp://apr1l-si.comuf.com/SI.pdfhttp://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-informasi.htmlhttp://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-informasi.html


46/46

46

LAMPIRAN

(Halaman ini Sengaja Dikosongi)

aplikasi surat masuk dan surat keluar

Documents