Analisis Sistem Informasi Akuntansi Peru

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami atas ke hadirat Allah SWT karena atas rahmat-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul ”Analisis Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada Perusahaan Jasa Avia Laundry” ini.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan kritik dan masukan yang membangun terhadap isi makalah yang kami kerjakan khususnya kepada dosen pembimbing kami ibu Zuwesty Eka Putri, SE., M.Ak. Kami menyadari dengan adanya masukan itu semua, makalah ini menjadi lebih lengkap dan lebih bermanfaat.

Kami menyadari bahwa isi makalah ini masih banyak kekurangan.Oleh karena itu, kami senantiasa mengharapkan masukan dari pembaca demi penyempurnaan makalah ini.Akhir kata semoga makalah ini bisa turut andil dalam memberikan ilmu pengetahuan baru dan manfaat kepada semua yang membacanya.

Daftar Isi

Gambaran Umum Entitas

Sejarah 1

Visi dan Misi 1

Visi 1

Misi 1

Strukur Organisasi 2

Tujuan 2

Tujuan Jangka Pendek 2

Tujuan Jangka Panjang 2

Kegiatan & Proses Bisnis 3

Analisis Sistem Informasi Akuntansi

Analisis Arus Dokumen (Document Flowchart) 4

Diagram Berjenjang (Tier Diagram) 12

Diagram Konteks (Context Diagram) 13

Analisis Data Flow Diagram (DFD) 14

Data Flow Diagram Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean 14

Data Flow Diagram Pembelian 15

Data Flow Diagram Laporan 16

Penutup

Kesimpulan.................................................................................................................18

Gambaran Umum Entitas

Sejarah Avia Laundry

Usaha laundry merupakan salah satu bidang usaha jasa yang semakin di butuhkan

khususnya oleh masyarakat di perkotaan. Tren mencuci di laundry sudah menjadi bagian

dari gaya hidup masyarakat yang cenderung menginginkan kebutuhan-kebutuhan tertentu

secara instan. Hal ini disebabkan karena aktivitas masyarakat yang tinggi, perubahan gaya

hidup serta tuntutan kesibukan membuat banyak mahasiswa, karyawan, serta ibu rumah

tangga yang malas ataupun tidak memiliki waktu untuk mencuci pakaian mereka, memilih

untuk menyerahkannya pada usaha laundry.

Avia Laundry adalah salah satu dari sekian banyak laundry yang menangkap

peluang itu. Laundry yang dikelola dan dimiliki oleh Pratiwi Hidayat ini didirikan pada

tanggal 5 juli 2009 dan berlokasi di daerah perumahan BSD yang padat penduduk, yaitu di

Jl. Rawabuntu Raya, Ruko Golden Vienna 1 Blok BA No.36, BSD City, Tangerang Selatan.

Avia laundry merupakan salah satu perusahaan yang dikelola oleh CV Avia Indonesia, yang

mana tidak hanya berfokus pada usaha laundry, tetapi juga pada usaha lainnya seperti butik

dan penjualan souvenir. Kualitas pelayanan yang baik serta tempat yang nyaman merupakan

hal paling utama dalam Avia Laundry.

Visi dan Misi :

Visi :

“Menjadi laundry yang memberikan pelayanan terbaik berdasarkan kualitas kepada

pelanggan dan dikelola secara professional sehingga memberikan keuntungan untuk

pelanggan, karyawan, dan pemilik”

Misi :

- Menyediakan jasa cleaning yang dapat diandalkan.

- Ketepatan waktu dalam penyelesaian laundry dan dry cleaning.

- Hasil proses laundry yang bersih, rapi, dan harum.

- Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

1

Struktur Organisasi Avia Laundry

Tujuan Tujuan jangka pendek :

1. BEP atau balik modal dalam kurun waktu kurang dari tiga (3) tahun.

2. Dapat menyejahterakan karyawan di perusahaan jasa Avia Laundry.

Tujuan jangka panjang:1. Mengembangkan sarana dan prasarana.2. Mengembangkan kerja sama dengan perusahaan pendukung

laundry (perusahaan sabun cuci dan perusahaan mesin cuci)

2

sehingga harga jasa laundry dapat menjadi lebih murah dibandingkan perusahaan jasa laundry lainnya.

3. Memiliki kantor cabang di kota-kota besar di negara Indonesia.

Kegiatan & Proses Bisnis Entitas

Sebagai salah satu laundry yang menekankan segi kualitas dengan motto utama perusahaan, Avia Laundry berkomitmen untuk memberikan layanan yang terbaik bagi pelanggan. Komitmen itu tercermin dalam visi dan misi perusahaan untuk menjadi laundry yang terbaik. Bisnis ini bergerak di bidang laundry dan dry cleaning.

Proses Bisnis

3

L

A

U

N

D

R

Y

Keuangan

Konsumen

INTERNAL

EKSTERNAL

Transaksi dari masing masing kegiatan harus dicatat dan dimasukkanke buku besar

Jurnal

Utang Usaha

Kas Masuk/

Neraca Lajur

Neraca

Laporan Perubahan Modal

Catatan atas laporan

LaporanArus Kas

Pemilik

Analisis Sistem Informasi Akuntansi

Analisis Arus Dokumen / Document Flowchart Laundry

Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk

mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan

data serta informasi yang terkait. Dari pengamatan yang kami lakukan terhadap Avia

Laundry dapat dilihat sistem dokumen pada perusahaan ini masih manual. Hal ini

mengakibatkan proses dalam pengolahan data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan

menjadi lambat sehingga menimbulkan proses dan waktu yang tidak efisien seperti

kesalahan dalam pemasukan data yang menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak

akurat, pencarian data yang memerlukan banyak waktu dan tenaga sehingga kinerja dari

sistem yang ada menjadi lambat, serta perhitungan keuntungan atau kerugian tidak diketahui

secara pasti. Kami melakukan analisis kelemahan sistem dan menemukan beberapa

kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry, yaitu :

- Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan

data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat

pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di

arsip. Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat

membuat ketidak-relevansian informasi.

- Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam

jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena

data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan

mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid.

4

Transaks BukuBesar

Buku Pedoman SOP

Format & Bentuk Lap. Keuangan serta Penjelasannya

- Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui

secara pasti jumlah seluruh aktiva dan pasiva. Tidak adanya proteksi terhadap data

yang ada sehinga kehilangan data sering terjadi.

- Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih

mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu.

Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.

- Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena

harus menunggu pemrosesan data.

Untuk lebih memahami sistem penjualan jasa laundry kepada konsumen yang

sedang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran

aliran-aliran informasi dokumen dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun

dari luar sistem Avia Laundry. Diagram alir dokumen (document flowchart) atau disebut

dengan bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir

yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Diagram arus dokumen ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entitas melalui

aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari sumber sampai

dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada Avia Laundry, ada beberapa jenis

transaksi yang terjadi, yaitu :

1. Transaksi Laundry Kiloan

Transaksi laundry kiloan adalah transaksi laundry dengan sistem pembayaran

berdasarkan berat pakaian yang akan di-laundry. Dalam laundry kiloan jumlah

pakaian tidak mempengaruhi harga jasa laundry. Pada laundry kiloan, minimal berat

pakaian yang akan di-laundry adalah 5 (lima) kilogram. Penghitungan timbangan

tidak dibulatkan, tetapi dihitung berdasarkan berat hingga dua angka dibelakang

koma. Konsumen datang menyerahkan pakaian yang akan di-laundry, lalu kasir akan

menimbang berat pakaian tersebut, mencatat jumlah pakaian yang akan di-laundry,

serta kasir akan membuat nota. Nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan,

berapa jumlah kilogram dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan

berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan) yang nantinya

5

akan digunakan konsumen untuk mengambil hasil laundry. Setelah proses laundry

selesai maka konsumen akan datang untuk mengambil hasil laundry. Konsumen

yang telah melunasi pembayaran di muka akan menyerahkan nota, sedangkan

konsumen yang baru melunasi sebagian akan menyerahkan tanda terima barang dan

melunasi sisanya. Setelah itu, kasir akan menyerahkan barang kepada konsumen.

2. Transaksi Laundry Satuan

Transaksi laundry ini hampir sama dengan sistem laundry kiloan.

Perbedaannya terletak pada jumlah pakaian yang dapat di laundry, yaitu tidak

adanya batas minimum bagi laundry satuan dan besarnya biaya ditentukan dengan

banyaknya pakaian yang akan di-laundry.

3. Transaksi Dry Clean

Sistem dry clean dalam Avia Laundry tidak dilakukan sendiri, melainkan

menggunakan jasa dry cleaning supplier. Konsumen datang dan menyerahkan

pakaian yang akan di-dry clean, lalu kasir akan mencatat jenis dan jumlah pakaian

serta menanyakan perihal pembayaran. Jika pembayaran dilakukan secara lunas,

kasir akan membuatkan nota yang berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah

yang di-dry clean, berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika

diperlukan). Sedangkan jika pembayaran yang tidak lunas kasir akan membuatkan

tanda terima yang nantinya akan digunakan untuk pengambilan pakaian oleh

konsumen.

6

Flowchart Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean

Pemilik Kasir Konsumen

7

4. Pengiriman Dry Clean Kepada Supplier

Pada pengiriman dry clean ini kasir (melalui petugas pengantar) akan

menyerahkan pakaian yang akan di-dry clean kepada supplier. Supplier akan

8

Nota (rangkap ke-1)

Menyerahkanbarang

Nota (rangkap 3)

Menanyakan sisa pembayaran

Tanda terima barang (rangkap ke-1)

Nota (rangkap ke-2)

Tanda terima barang

Pembuatan tanda terima

Tidak

Nota (rangkap 3)

Ya

Terima barang

Bayar

Tanda terima barang (rangkap ke-1)

Nota (rangkap ke-2)

Menyerahkan barang

Mulai

Pembuatan nota

Lunas

Menanyakan pembayaran

Mencatat jumlah dan jenisbarang

Menyimpan rangkap ke 3

sebagai dokumen

mencatat jenis dan jumlah pakaian, kemudian akan membuat tanda terima yang

nantinya digunakan kasir untuk mengambil hasil dry clean. Setelah itu kasir akan

mencatat dan membuat nota pengeluaran.

Flowchart Pengiriman Dry Clean Kepada Supplier

Pemilik Kasir Supplier

9

Nota (rangkap ke-1)

Nota

Tanda terima barang

Menyerahkan barang

Mulai

Mencatat jumlah dan jenis barang

Tanda terima barang

Menyimpan rangkap ke 2

sebagai dokumen

5. Pengambilan Dry Clean Dari Supplier

Pada transaksi pengambilan dry clean, kasir akan ke supplier untuk

mengambil hasil dry clean. Kasir akan menyerahkan tanda terima dan juga uang

untuk membayar biaya dry clean. Jika proses pembayaran telah selesai maka

supplier akan memberikan hasil dry clean.

Flowchart Penerimaan Dry Clean Dari Supplier

10

Kasir Supplier

Mulai

Tanda terima barang Tanda terima barang

Bayar

Menyerahkan barang

Terima barang

6. Pembelian Barang

Sistem transaksi pembelian barang pada perusahaan laundry ini bermula dari

kasir melakukan pengecekan stok barang secara fisik. Hal ini dikarenakan sistem

akuntansi Avia Laundry belum menggunakan kartu persediaan barang. Jika ada

barang yang akan habis maka kasir akan melakukan pembelian barang kepada

penjual. Setelah proses pembayaran selesai, maka penjual memberikan barang dan

bukti pembayaran lalu kasir akan membuat nota pembelian barang.

Flowchart Pembelian Barang

Pemilik Kasir Penjual

11

7. Penggajian Karyawan

Sistem penggajian pada Avia Laundry ini bermula dari kasir menyiapkan

data karyawan yang berisi jumlah hari kerja, jam lembur, dan jumlah bonus (jika

ada) kemudian menyiapkan slip gaji sesuai dengan data karyawan tadi. Slip gaji ini

dibuat 2 rangkap, sebelumnya telah divalidasi dahulu oleh pemilik. Rangkap pertama

untuk kasir, dan rangkap kedua untuk karyawan (telah divalidasi) beserta gaji.

Setelah itu kasir membuat laporan penggajian dan melaporkanlaporan penggajian

tersebut kepada pemilik.

12

Mulai

Cek barang fisik

Pembelian ke supplier

Bukti pembelian

Penyerahan barang

Bukti pembelian

Terima barang

Pembuatan nota

Nota pembelian (rangkap 2)

Nota pembelian (rangkap ke-1)

Menyimpan rangkap ke 2

sebagai dokumen

Flowchart Penggajian Karyawan

Karyawan Kasir Pemilik

Diagram Berjenjang (Tier Diagram)

13

Mulai

Menyiapkan data karyawan

Data karyawan

Membuat slip gaji

Slip gaji (rangkap ke-2)

Memvalidasi slip gaji

Membuat laporan

penggajian

Terimagaji

Slip gaji (rangkap 2)

Menyerahkangaji

Laporan Penggajian

Laporan penggajian (rangkap ke-1)

Sistem Administrasi Laundry & Dry Clean

0

14

Proses pembuatan laporan

Proses pembelian barang

Proses penjualan jasa laundry & dry clean

Edit penjualan jasa laundry dan dry clean

Input dan rekam penjualan jasa laundry

dan dry clean

Laporan penerimaan dan pengiriman dry

clean

Laporan penerimaan jasa laundry dan dry

clean

Laporan pemakaian barang

Edit pemakaian barang

Input dan rekam pemakaian barang

Cek persediaan barang

321

3.33.2

2.1.1.

2.22.1

3.11.21.1

Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks (context diagram) berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem

yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar

pada sistem tersebut. Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan

menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan.

Untuk lebih jelasnya diagram konteks sistem administrasi Avia Laundry dapat digambarkan

sebagai berikut :

15

Laporan penjualan jasa laundry & dry clean

Konsumen

Pembayaran piutang

Pembelian laundry & dry clean

Pengeluaran

Dari diagram konteks (context diagram) di halaman sebelumnya dapat dilihat

struktur dasar dari sistem pembelian, penjualan jasa, dan laporan yang melibatkan tiga

entity, yaitu konsumen, supplier dan penjual, serta pemilik laundry. Pemilik adalah entity

yang membantu pemilik menjalankan perusahaan laundry tersebut dan memegang hak

penuh terhadap perusahaan tersebut, supplier/penjual adalah entity penyedia barang-barang

dan juga perusahaan yang memiliki kerja sama dengan Avia Laundry dalam bidang dry

clean, Sedangkan konsumen adalah entity yang menggunakan jasa laundry atau dry clean.

Analisis Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggambarkan notasi-

notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya membantu untuk

memahami sistem sacara logika, terstrukutur dan jelas. Untuk lebih jelasnya mengenai DFD

pada Avia Laundry dapat digambarkan sebagai berikut :

Data Flow Diagram Sistem Penjualan Jasa Laundry & Dry Clean

16

Pemilik

0

Sistem Administrasi Laundry & Dry Clean

Laporan pembelian barang

Laporan dry clean supplier

Laporan hutang piutang

Supplier / Penjual

Pembelian barang

Pembayaran dry clean

Pesanan dry clean

Nota pembelian

Nota laundry & dry clean

Daftar piutang

Laporan pengeluaran

1.3

Penyerahan hasil laundry & dry clean

Konsumen

Pembelian laundry & dry clean

1.1

Penjualan jasa laundry & dry clean

1.2

Pembayaran

Tabel penjualan jasa laundryData penjualan

jasa laundry

Tabel penjualan jasa dry clean

Data penjualanjasa dry clean

Tabel konsumenData konsumen

Tabel piutangData piutang

Daftar piutang

Pembayaran piutang Data piutang dry clean

Data piutang laundry

Nota jual laundry & dry clean

Data penjualan jasa dry clean

Data penjualan jasa laundry

Data Flow Diagram (DFD) sistem penjualan ini terdiri dari tiga proses yaitu proses

penjualan jasa laundry & dry clean, pembayaran, dan penyerahan hasil laundry dan dry

clean. Berikut adalah penjelasan masing masing proses tersebut :

1.1 Sistem penjualan laundry & dry clean digunakan unutk mencatat transaksi penjualan

jasa laundry dan dry clean. Proses ini melibatkan tabel penjualan jasa laundry, tabel

penjualan jasa dry clean, dan tabel konsumen.

1.2 Sitem pembayaran digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran pada transaksi

laundry & dry clean yang belum lunas. Proses ini melibatkan tabel piutang.

1.3 Sistem penyerahan laundry & dry clean digunakan untuk pengambilan hasil laundry

& dry clean. Proses ini melibatkan tabel data penjualan laundry dan data penjualan

dry clean.

Data Flow Diagram Sistem Pembelian

17

Data supplier & penjual2.1

Pembelian dry clean

2.4

Pembayaran beli

2.3

Terima hasil dry clean

2.2

Pembelian barang

Supplier atau

Penjual

Pemesanan dry clean

Tabel dry clean

Terima hasil dry clean

Pembayaran beli

Nota beliTabel hutang

Tabel pembelian barang

Tabel barang

Tabel supplier & penjual

Tabel pembelian jasa dry clean

Data dry clean keluar

Tabel beli dry clean

Data beli barang

Data pembelian

Data beli dry clean

Data hutang

Data pembelian dry clean

Data beli dry clean

Pembelian barang

Data Flow Diagram (DFD) sistem pembelian ini terdiri dari empat proses yaitu

proses pembelian jasa dry clean, pembelian barang, terima hasil dry clean, dan pembayaran

beli. Berikut adalah penjelasan masing masing proses tersebut :

2.1 sistem pembelian dry clean digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jasa dry

clean. Proses ini melibatkan tabel supplier, tabel dry clean, dan tabel pembelian jasa

dry clean.

2.2 Sistem pembelian barang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang.

Proses ini melibatkan tabel barang dan tabel pembelian barang.

2.3 Sistem terima hasil dry clean digunakan untuk mencatat penerimaan hasil dry clean.

Proses ini melibatkan tabel beli dry clean.

2.4 Sistem pembayaran beli digunakan untuk melakukan pembayaran terhadap

pembelian dry clean. Proses ini melibatkan tabel hutang, dan tabel beli dry clean.

Data Flow Diagram Sistem Laporan

18

3.1

Pembuatan Laporan

Tabel pembelian jasa dry clean

Tabel beli barang

Tabel barang

Tabel hutang

Tabel piutang

Tabel penjualan jasa laundry

Tabel penjualan jasa dry clean

Tabel pengeluaran

Pemilik

Data laporan pembelian dry clean

Data laporan pembelian barang

Data laporan stok barang

Data laporan hutang

Data laporan piutang

Data laporan laundry

Data laporan dry clean

Data laporan pengeluaran

Laporan pembelian barang

Laporan pembelian jasa dry clean

Laporan hutang piutang

Laporan penjualan jasa laundry & dry clean

Laporan pengeluaran

Data Flow Diagram (DFD) sistem laporan ini hanya terdiri dari satu proses yaitu

proses pembuatan laporan. Sistem pembuatan laporan digunakan untuk membuat berbagai

jenis laporan yang dibutuhkan. Proses ini melibatkan tabel pembelian jasa dry clean, tabel

pembelian barang, tabel barang, tabel hutang, tabel piutang, tabel penjualan jasa laundry,

tabel penjualan jasa dry clean, dan tabel pengeluaran.

19

KesimpulanSistem dokumen pada perusahaan Avia Laundry ini masih dibuat secara manual

sehingga terdapat beberapa kelemahan dari sistem informasi akuntansi Avia Laundry, yaitu :

- Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan

data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat

pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di

arsip. Terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat

membuat ketidak-relevansian informasi.

- Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jika dihitung dalam

jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena

data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan

mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid.

- Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui

secara pasti jumlah seluruh aktiva dan pasiva. Tidak adanya proteksi terhadap data

yang ada sehinga kehilangan data sering terjadi.

- Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih

mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu.

Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak.

- Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena

harus menunggu pemrosesan data.

Dengan adanya analisis SIA ini, kelemahan-kelemahan diatas dapat teratasi.

20