ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INVENTORI PADA …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_08.12.3458.pdf · penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INVENTORI PADA PT. PEC-

TECH SERVICES INDONESIA RIAU SEBAGAI MEDIA PENINGKATAN

KINERJA PERUSAHAAN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Ardy Darwis

08.12.3458

kepada

JURUSAN SISTEM INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2013

Analysis And Design Of Inventory System In PEC-Tech Services Indonesia Riau As The

Media Companys Performance Improvement

Analisis Dan Perancangan Sistem Inventori Pada PEC-Tech Services Indonesia Riau

Sebagai Media Peningkatan Kinerja Perusahaan

Ardy Darwis

Bambang Sudaryatno

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

PT. PEC-Tech Service Indonesia is a company located in Pangkalan Kerinci, Riau,

engaged in heavy equipment.The purpose of writing this paper is to analyze and design

the old system to the new system, where the system is used to provide up-to-date

information on the category, materials, lending, return and existing inventory in order to

become more effective and efficient.

Designing an application program inventory at PT. PEC-Tech Service Indonesia is

designed by using the programming language Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server

2000 as the database software, and supported Crystal Report for reporting in Visual

Basic 0.6.With the inventory application program is expected to help companies in the

processing and storage of goods in order to run inventory system is relatively more

effective and efficient so that it can help improve the performance of the company.

The results of the analysis in doing the processing, storage, checking the amount of

material and information in the form of reports.

Keywords: PT. Pec-Tech Service Indonesia,Inventory, Program Application.

1. Pendahuluan

Kebutuhan manusia akan teknologi dan sistem informasi berkembang semakin

pesat. Kebutuhan perusahaan akan informasi yang up-to-date dan akurat menuntut akan

adanya sebuah sistem yang mampu menyajikan informasi yang berkualitas.

Dalam sistem informasi inventori pada PT. PEC-Tech Services Indonesia proses

peminjaman dan pengembalian barang merupakan proses yang sangat penting. Dengan

jumlah barang yang mencapai ratusan dan jenisnya yang bermacam–macam, maka tidak

mudah untuk melaksanakan dan mengawasi kedua proses tersebut dengan baik. Hal ini

semakin sulit mengingat proses pencatatan barang masih bersifat manual.

Pembuatan sistem informasi inventori dapat mempermudah dan mempercepat

tugas staff dalam melakukan pengolahan data dengan menggunakan sistem yang sudah

terkomputerisasi, sehingga tidak lagi menggunakan sistem lama, melakukan pencatatan

dan pengolahan data secara semi manual. Hasil pengolahan data merupakan informasi

yang dijadikan sebagai acuan oleh pengambil keputusan dalam mengambil keputusan.

Selain itu informasi tersebut yang dikemas secara bagus serta penggunaannya

yang mudah maka akan menjadi sarana informasi yang sangat efektif, yang sangat

berguna bagi perusahaan. Sehingga kebutuhan akan informasi yang berkualitas akan

terpenuhi. Dengan uraian masalah diatas, maka penulis mengambil judul skripsi:

“ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INVENTORI PADA PT. PEC-TECH

SERVICES INDONESIA RIAU SEBAGAI MEDIA PENINGKATAN KINERJA

PERUSAHAAN”.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi (information systems) atau juga disebut processing systems.

Sistem informasi didefinikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai barikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung informasi, bersifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan. Data sebagai bahan baku informasi adalah kejadian

yang berwujud karakter, angka atau simbol-simbol yang mempunyai arti.”

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh

manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu

tujuan yaitu menyajikan informasi.

Nilai dari sistem informasi dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan

biaya mendapatkannya. Suatu sistem informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya

lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) merupakan

penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi

yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen dalam mengambil keputusan.

Gordon B. Davis mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut

“Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi

guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah

organisasi.”

Sedangkan dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi

Manajemen, Gordom B. Davis mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai

suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan

transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian (Gordon B. Davis,

1985 :23)

Komponen Sistem Informasi Manajemen:

Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk

suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen

Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen non

funsional.

2.3 Pengertian Inventori

Inventori mengacu pada segala persediaan barang sumber daya yang digunakan

dalam sebuah organisasi. Sumber daya tersebut dapat berupa bahan mentah, bahan

jadi, dan dapat berupa suku cadang atau komponen. Pada dasarnya semua barang yang

berwujud dapat disebut sebagai inventaris, tergantung dari sifat dan jenis perusahaan.

Pengertian sistem inventaris adalah sebuah sistem yang membantu dalam

menjalankan proses inventarisasi (pencatatan) dalam suatu organisasi mulai dari

pencatatan barang masuk, penyimpanan sampai dengan barang keluar.

Menurut Koher,Eric L.A. inventori adalah : "Bahan baku dan penolong, barang jadi

dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki

dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada

akhir periode".

Secara umum pengertian Inventori adalah suatu aset yang ada dalam bentuk

barang jadi atau setengah jadi yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan/organisasi

untuk tujuan tertentu.

2.4 Konsep Perancangan Proses

2.4.1 Flowchart Sistem

Flowchart sistem merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang

menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang

disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing

masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi

selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau

algoritma tersebut.

Sterneckert (2003) menyarankan untuk membuat model diagram alir yang berbeda

sesuai dengan perspektif pemakai (managers, system analysts and clerks) sehingga

dikenal ada 4 jenis diagram alir secara umum:

Diagram Alir Dokumen

Menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran dokumen.

Diagram Alir Data

Menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran data.

Diagram Alir Sistem

Menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran secara fisik.

Diagram Alir Program,

Menunjukkan kontrol dari sebuah program dalam sebuah sistem.

2.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD

menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana

komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.

Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat

dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk

sistem informasi yang baru. Didalam data flow diagram terdiri dari proses penyimpanan

data, aliran data dan entity luar. Berikut komponen dari data flow diagram:

a. Terminator

b. Proses

c. Data Store

d. Alur Data

2.5 Konsep Basis data

Data adalah bahan yang akan diolah, dapat berupa angka, huruf, simbol, kata-kata

yang menunjukan suatu sistuasi. Sedangkan basis data merupakan kumpulan file yang

saling terkait dan membentuk hubungan yang mempunyai kaitan satu dengan yang

lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data yang digunakan untuk

menginformasikan suatu perusahan, instalasi, dan organisasi dalam batasan tertentu,

yaitu :

1. Attribut : Setiap entity mempunyai attribut atau sebutan untuk mewakili suatu

entity. Attribut biasa disebut sebagai data field atau data item. Contoh : nama

barang, berat barang, ukuran barang dan lain-lainnya.

2. File : Kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen, atribut

yang sama, namun dapat berbeda data valuenya.

3. Record : Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan

tentang suatu entitas secara lengkap.

4. Data Value : Data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap

data elemen atau attribut.

3. Teori Analisis

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi ke dalam

bagian-bagian komponenya dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikannya, yaitu :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja system yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisa sistem

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

3.1 Analisis PIECES

1. Analisis Kinerja

Adalah analisis terhadap kinerja sistem yang baru. Kinerja dapat diukur dari throughput

dan respon time. Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu

saat tertentu. Sedangkan respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda untuk

menaggapi pekerjaan tersebut.

2. Analisis Informasi

Analisis informasi adalah analisis terhadap peningkatan kualitas informasi yang disajikan.

3. Analisis Ekonomi

Analisis ekonomi dilakukan dengan menganalisa biaya- biaya yang digunakan dalam

pengembangan sistem, kemudian dibandingkan dengan manfaat atau keuntungan yang

diperoleh dari pengembangan sistem tersebut.

4. Analisis Kendali

Analisis kendali dilakukan untuk menigkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi

penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan dana dan informasi.

5. Analisis Efisiensi

Yaitu analisis terhadap peningkatan efisiensi operasi. Efisiensi berhubungan dengan

bagaimana sumber daya tersebut digunakan secara minimum tetapi mempunyai

keuntungan yang lebih besar.

6. Analisis Pelayanan

Yaitu analisa terhadap peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem diperlukan guna menunjang penerapan sistem baru.

Tujuan dari analisis ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dari sistem baru dan untuk

mengetahui apakah sistem baru yang akan di kembangkan sudah sesuai dengan

kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Fungsi dari sistem baru ini adalah

untuk membantu perusahaan dalam mengelola data guna memperoleh informasi lebih

cepat, tepat dan akurat dan meningkatkan kinerja perusahaan.

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Hasil laporan analisis kelayakan sistem ini harus disampaikan kepada pimpinan

atau manajer yang kemudian akan memutuskan untuk segera melaksanakan sistem

baru. Dalam analisis ini akan dipertimbangkan beberapa kebutuhan aspek sistem

sehingga sistem tersebut dapat dikatakan layak atau tidak untuk dikembangkan.

4. Pembahasan

4.1 Flowchart Sistem Yang diusulkan :

Gambar 4.1 Flowchart Sistem

Input Data Category

Input Data Materials

Input Data Lending

Input data Return

Process Category

Process Materials

Process Lending

Process Return

Data Category

Data Materials

Data Lending Data Return

Input Data User

Process User

Data User

User Category Materials Lending Return

Input Data Employee

Process Employee

Data Employee

Employee

Proces Reporting

Reports

4.2 Implementasi Tabel

4.2.1 Interface Login

Interface login dirancang guna membatasi pengguna sistem sehingga tidak semua

orang dapat mengakses sistem ini.

4.2.2 Menu Utama

Rancangan form Menu Utama digunakan untuk melakukan proses pengolahan

data siswa ,pencarian dan pencetakan laporan. pilih Exit untuk keluar dari menu utama.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab

sebelumnya dapat diambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem Lama

a. Proses pencarian data materials, peminjaman dan pengembalian membutuhkan

waktu yang lama karena masih bersifat manual.

b. Informasi yang dihasilkan menjadi tidak maksimal, kurang akurat, dan tidak tepat

waktu.

c. Sistem informasi inventori saat ini kurang efektif karena pengolahan data

peminjaman dan pengembalian masih bersifat semi manual.

2. Sistem Baru

a. Sistem informasi inventori yang baru dimaksudkan untuk membantu staff

menyajikan informasi yang berkualitas dalam proses pengolahan data inventori.

b. Sistem informasi inventori yang baru dapat meningkatkan kinerja perusahaan

dan menghemat waktu dalam pengolahan dan pencarian data.

c. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan dapat dengan mudah diperoleh dengan

cepat dan tepat.

5.2 Saran

Berdasarkan penelitian dan hasil kesimpulan, maka penulis akan memberikan

beberapa saran yang mungkin berguna atau bisa sebagai bahan pertimbangan untuk

mengembangkan lagi sistem informasi inventori pada PEC-Tech Services Indonesia

antara lain:

1. Pemakaian sistem baru disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan

kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan sistem

segera diperbaiki.

2. Seiring berkembangnya teknologi kebutuhan sistem akan semakin komplek yang

menyebabkan sistem tidak dapat berjalan sesuai kebutuhan untuk suatu saat nanti

sistem dapat dikembangkan lagi sesuai kebutuhan.

3. Sistem baru yang sudah ada dijaga dan dirawat dengan baik-baik hardware maupun

softwarenya.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset; Yogyakarta. Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset; Yogyakarta. Jogiyanto H. M. 1997. Analisis dan Desain Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis, Andi Offset; Yogyakarta. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset;

Yogyakarta. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,

Andi Offset; Yogyakarta. Sudaryatno, Bambang, dkk. 2009. Pedoman Penyusunan Penulisan Proposal Penelitian

dan Skripsi. Yogyakarta : Jurusan Tehnik Informatika dan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.