ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_09.12.4277.pdf · system written by hand with simple calculation tools that make the job being

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN

STOK BARANG PADA TOKO JOKO WONOGIRI

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Gita Kuswara Dhani

09.12.4277

Kepada

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

ANALYSIS AND DESIGN OF SALES INFORMATION SYSTEM AND INVENTORY AT TOKO JOKO WONOGIRI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

DAN STOK BARANG PADA TOKO JOKO WONOGIRI

Gita Kuswara Dhani Erik Hadi Saputra

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Every company has a different sales and inventory system. Starting from manual

system written by hand with simple calculation tools that make the job being slow and sometimes inaccurate in its calculation.

Toko Joko is one company engaged in sales of daily necesarities (Grocery Stores) with simple sales and inventory system. Sales and inventory system with a computer-based that can help solve the problem in Toko Joko. The system is built using the software Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000.

This system provides facilities such as easy in recording sales transaction, inventory records, search large amounts of data quickly and accurately as well as facilitate in making report. This system halps in improving the effectiveness and efficiency of the company.

Keywords : Sales System, Inventory Items

1

1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin pesat sehingga mampu

membantu manusia untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan yang mampu

menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Selain itu pertimbangan akan waktu yang

digunakan untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan juga sangat diperhitungkan, jika

semakin sedikit waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan maka semakin

banyak pula waktu yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya. Kemajuan teknologi

informasi juga banyak dimanfaatkan pada bermacam bidang, seperti pendidikan,

perkantoran, seni, penjualan sampai kehidupan rutin sehari-hari.

Komputer adalah salah satu perwujudan dari teknologi yang sedang berkembang

saat ini. Dengan menggunakan komputer, seseorang mampu melakukan banyak aktifitas

seperti mengetik, membaca, mendengarkan lagu, mendesain, bermain game, mencari

informasi di dunia internet, serta banyak hal lainnya. Karena sifatnya yang multifungsi,

komputer mampu membantu memecahkan masalah yang kerap ditemui oleh manusia.

Manajemen data terkomputerisasi memiliki kemampuan tinggi dalam ketelitian, serta

kecepatan proses yang mendukung dengan efisiensi tenaga kerja.

Sistem terkomputerisasi memang belum dapat diterapkan secara efektif pada

masyarakat umum, masih banyak perusahaan yang belum menerapkan sistem tersebut

untuk memanajemen data, seperti yang penulis temukan pada toko kelontong Toko Joko.

Toko Joko adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang-

barang kebutuhan sehari-hari (toko kelontong) yang masih menerapkan sistem sederhana

dengan menggunakan alat penghitung sederhana. Dari latar belakang yang ada, penulis

bermaksud melakukan penelitian pada Toko Joko dengan judul “Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Penjualan dan Stok Barang Pada Toko Joko Wonogiri”.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan erat satu

sama lain yang memiliki maksud dan fungsi yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi bersumber dari data, data merupakan kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data belum menunjukkan sesuatu yang bias

diapahami, maka data harus diproses terlebih dahulu agar data menjadi lebih berguna oleh

2

penerima yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata dan dapat digunakan

sebagai alat pengambil keputusan yang disebut informasi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam organisasi atau perusahaan yang

mempertemukan operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan strategi kegiatan

organisasi dan menyediakan kepada pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan

untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi berbasis komputer merupakan sistem pengolah data menjadi

informasi yang berkualitas dan digunakan untuk alat bantu pengambil keputusan. Sistem

informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting

dalam suatu sistem informasi.

2.4 Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan didefinisikan sebagai suatu struktur yang berlanjut dan

saling terkait dengan orang, peralatan dan prosedur yang memiliki tujuan untuk

mengumpulkan, menyaring, menganalisis dan membagikan informasi secara spesifik, tepat

waktu dan berturut untuk digunakan oleh pengambil keputusan di bidang penjualan dengan

tujuan untuk menyempurnakan, merancang pelaksanaan dan pengambil keputusan.

2.5 Sistem Informasi Stok Barang

Sistem persediaan barang adalah struktur interaksi antara manusia , peralatan,

metode dan pengen Dalian yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Sistem persediaan barang berguna untuk mencatat data yang berhubungan

dengan persediaan barang, seperti transaksi pemasukkan dan pengeluaran barang,

transaksi penyesuaian persediaan barang seperti pengembalian, penjualan, penurunan,

serta penaikkan harga persediaan barang.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-

bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut

3

bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Tahapan analisis sistem merupakan

tahapan penting karena apabila terjadi kesalahan pada tahap ini akan menjadi kesalahan

pada tahap selanjutnya. Secara umum analisis sistem yakni memandang, mengamati dan

menyimpulkan konsep sistem berdasarkan sistem informasi secara fisik dan konseptual.

Tujuan analisis adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar

lebih efisien, serta mengubah sasaran sistem untuk mencapai tujuan yang maksimal, untuk

mengganti output yang lebih efektif dengan seperangkat yang berbeda untuk mencapai

tujuan yang sama atau untuk melakukan beberapa perbaikan sejenis.

3.1.1 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang menunjukkan aliran data masuk dan keluar,

serta menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan

informasi ke sistem. Pada diagram konteks, sistem digambarkan dengan sebuah proses

saja, kemudian entitas luar yang beraksi dengan proses tunggal yang sudah diidentifikasi.

Gambar 3.1 Diagram Konteks

3.1.2 Data Flow Diagram

4

Gambar 3.2 DFD Level 1

3.1.3 Flowchart

5

Gambar 3.3 Flowchart

3.1.4 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

6

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

4.1.1 Manual Program

Gambar 4.1 Form Login

Dalam form login, perngguna harus menginputkan nama user, password serta level

untuk masuk ke Menu Utama. Apabila dalam memasukkan data login salah maka akan ada

peringatan bahwa salah satu atau semua inputan salah. Tetapi apabila login berhasil maka

akan masuk ke form selanjutnya yaitu form Menu Utama.

Gambar 4.2 Form Menu Utama

7

Setelah memasukkan data dengan benar pada form login, maka akan masuk ke

form Menu Utama. Dalam form ini terdapat menu untuk mengolah data barang, data supplier,

data penjualan, data pembelian, data retur pembelian, serta laporan-laporan untuk semua

transaksi. Namun untuk pengaksesan level 2 atau level karyawan form pengaturan

pengguna yang terdapat pada Menu Utama tidak dapat diakses, form pengaturan pengguna

hanya dapat diakses oleh pemilik/manajer atau user dengan level 1.

Gambar 4.3 Form Data Barang

Form data barang mengolah barang yang dijual, untuk menambah data barang

harus mengklik tombol tambah kemudian mengisi data, apabila tidak terisi semua akan ada

peringatan data belum lengkap dan setiap akan menyimpan akan diperingatkan juga apakah

data barang sudah benar jika benar akan langsung tersimpan ke dalam database. Tombol

update akan mengupdate data yang sudah dipilih dan datanya sudah diganti dengan data

yang baru. Tombol hapus untuk menghapus data barang yang sudah terpilih dan sebelum

menghapus akan muncul konfirmasi penghapusan apakah yakin akan menghapus data yang

dipilih. Untuk pencarian data, hanya dengan mengetikkan data yang dicari dengan kata kunci

bagian dari kode barang, nama barang, satuan, harga maupun dengan stok barang yang

masih tersisa.

8

Gambar 4.5 Form Data Supplier

Form data supplier hampir mirip fungsinya dengan data barang, perbedaannya

pada data yang diolah dalam form ini adalah data supplier. Fungsi tombol yang ada dalam

form ini juga sama seperti dalam form barang.

Gambar 4.6 Form Transaksi Penjualan

Pada form ini, data yang diolah antara lain data barang mulai dari kode barang,

nama barang, sisa stok, harga serta banyaknya barang yang dibeli oleh pelanggan. Setiap

transaksi baru yang akan dilakukan nomor nota akan berubah sesuai dengan urutan, tanggal

juga akan berubah sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi. Untuk memilih barang klik

pada tombol link barang akan muncul form barang dan dapat memilih barang yang akan

9

dibeli. Setelah mengisikan jumlah barang yang akan dibeli maka stok akan berkurang saat

menekan tombol enter pada keyboard. Setelah itu jumlah uang yang diinputkan pada kotak

bayar akan memunculkan uang kembali pada kotak kembali, apabila uang kurang maka

akan muncul peringatan, dan setelah uang yang diinputkan cukup maka langsung akan

muncul laporan atau nota jual yang sudah berisikan data barang yang dibeli. Tombol Next

yang ada dalam form berguna untuk mengosongkan form untuk transaksi baru dengan nota

dan tanggal yang sudah berubah.

Gambar 4.7 Form Transaksi Pembelian

Form transaksi pembelian fungsinya hampir sama dengan form transaksi

penjualan, bedanya terdapat pada transaksi yang terjadi adalah pihak toko membeli barang

kepada supplier. Setiap terjadi transaksi baru nota pembelian akan berubah sesuai dengan

urutannya. Tombol link supplier apabila diklik akan memunculkan form supplier untuk dipilih

dan setelah ditekan tombol enter maka nama supplier akan otomatis terisi, begitu juga

tombol link barang apabila diklik akan muncul data barang seperti yang ada pada form

transaksi penjualan. Untuk tombol nota apabila diklik akan muncul nota pembelian yang

sudah tersimpan sesuai dengan transaksi yang sudah terjadi.

10

Gambar 4.8 Form Retur Pembelian

Form retur pembelian berfungsi untuk mengolah data barang yang sudah dibeli dari

supplier kemudian dikembalikan lagi kepada supplier karena barang tersebut rusak atau

tidak sesuai. Dalam form ini diambil data dari tansaksi pembelian yang sudah pernah

tersimpan dengan memilih nomor nota pembelian dengan mengklik tombol link pembelian,

kemudian memilih barang yang ada dalam nota pembelian tersebut dengan mengklik tombol

link barang pembelian, setelah memilih barang maka harus mengisi jumlah barang yang

akan diretur atau dikembalikan. Dengan menekan tombol enter pada kotak jumlah tadi maka

akan muncul nota atau laporan barang yang diretur dan jumlah harga yang akan

dikembalikan.

11

Gambar 4.9 Laporan Data Barang

Tampilan laporan data barang muncul setelah mengklik menu barang yang ada

pada Menu Utama, laporan juga dapat berdasar per tanggal. Laporan yang diolah antara lain

laporan data barang, data supplier, data barang masuk dan keluar, data barang yang terjual

dan terbeli, serta data barang yang diretur sesuai dengan tanggal, sisa data barang sesuai

dengan stok yang dicari. Dengan mengklik tombol print, pengguna bisa mencetak hasil

laporan yang dibutuhkan.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari penjelasan dan pembahasan materi, pengolahan data dengan sistem

sederhana dengan menggunakan alat penghitung sederhana selama ini mengakibatkan

pelayanan pelanggan yang lamban dan informasi Toko Joko kurang memuaskan. Mengacu

pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang, menganalisis dan

membangun sistem informasi penjualan untuk membantu mengatasi permasalahan yang

timbul sehingga mampu menyelesaikan masalah secara efektif dan akurat, maka dapat

dibuat beberapa kesimpulan yaitu :

12

1. Proses pengolahan dan pencatatan data menjadi lebih cepat karena

menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga tidak perlu menulis dalam

buku dan melakukan perhitungan berulang ulang karena dapat dilakukan

dalam sekali transaksi.

2. Memberikan informasi lebih berkualitas sehingga membantu dalam

pengambilan keputusan seperti untuk penambahan stok barang yang sudah

menipis, karena pada saat adanya transaksi penjualan stok sudah langsung

berkurang sehingga pada laporan stok menipis sudah terlihat jumlah stok

barang tersisa.

3. Efisien tenaga saat pelanggan sedang banyak sehingga tidak lagi

membutuhkan orang lain selain karyawan tetap untuk melakukan transaksi

penjualan, menghemat waktu dan biaya saat proses pencarian, pencatatan

serta pembuatan laporan sehingga laporan yang dihasilkan tepat waktu karena

dilakukan dalam satu waktu dan lebih akurat karena tidak perlu mengulang

dalam penginputan data laporan sehingga tidak menimbulkan perulangan data.

4. Merancang, menganalisis dan membangun sistem informasi penjualan dengan

menggunakan analisis PIECES, analisis biaya dan manfaat, serta membangun

aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL

Server 2000 sehingga membentuk sistem informasi yang layak dan bisa

membantu menyelesaikan masalah pada Toko Joko.

5.2 Saran

Untuk pertimbangan pihak Toko Joko dalam usaha meningkatkan pelayanan dan

kinerja dari karyawan, penyusun memberikan beberapa saran yang dapat dipertimbangkan

oleh pengelola untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan kerja. Antara lain :

1. Menggunakan sistem yang baru dibuat untuk membantu sistem yang sedang

digunakan saat ini untuk penyesuaian dengan sistem baru, sampai pengelola

mampu menggantikan sistem yang lama dengan sistem yang baru.

2. Melakukan pertimbangan pada sistem yang diusulkan. Sistem tersebut mampu

digunakan untuk proses pengolahan data yang diperlukan oleh Toko Joko.

3. Jika sistem yang diusulkan kepada Toko Joko diterima, maka akan diadakan

pelatihan personil oleh penyusun untuk menangani pengolahan data secara

komputerisasi yang bertindak sebagai programer agar proses bisa berjalan.

13

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Pemrograman Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Widayani, Wiwi. 2011. Modul Praktikum Pemrograman Client Server 2011/2012 Pertemuan

1-6. Dokumen tidak terpublikasi. Yogyakarta. Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta