ANALISIS BEBAN KERJA

Oleh :Biro Organisasi

PROGRAM DAN LATAR BELAKANG KONDISIPROGRAM UTAMA BIDANG SDM APARATURREFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIANPENATAAN PEGAWAIKONDISI PENYEBAB

LANGKAH-LANGKAH STRATEGIS YG PERLU DILAKUKAN DIBIDANG PENATAAN SDMMenghitung kembali secara cermat perkiraan kebutuhan PNS (gambaran tepat mengenai jumlah dan jenis yg dibutuhkan.Melakukan fit & proper test untuk memperoleh aparatur yg tepat untuk jabatan yg tepat (The right man in the right position).Analisis dan pengembangan jabatan fungsional.Pengembangan SDM melalui studi lanjut dan diklat teknis fungsional.Membangun sistem informasi manajemen aparatur.

KONDISI YANG DIHARAPKAN MELALUI PENATAAN APARATURSetiap PNS punya peran yang jelas dalam menjalankan modal SOTK SKPD;Antara jabatan dan pegawai sesuai kompetensinya;Penilaian kinerja obyektif;Penghargaan dan sanksi adil;PNS jelas kariernya.

LANDASAN YURIDISUU No. 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas UU No. 8 Tahun 1974Seseorang duduk dalam jabatan tertentu.Seseorang didayagunakan untuk tugas jabatan yang didudukinya.Seseorang ditetapkan untuk memperoleh hasil kerja tertentu.Pasal 17 ayat (1):PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentuDasar pembentukan PNS profesional dengan pengangkatan dalam jabatan berdasarkan kompetensi.Pasal 17 ayat (2):Pengangkatan berdasarkan prinsip profesionalisme tertentu sesuai kompetensi

J A B A T A NMemimpin unit kerja/nomenklatur jabatan dengan tugas manajerial

DUKUNGAN KETERLIBATAN SEMUA PIMPINAN UNITPegawai tidak jelas apa pekerjaannya dan kapan mengerjakannyaSemua pegawai memiliki kejelasan kedudukan, peran, tugas, tanggung jawabnya

PERAN PIMPINANSETIAP PIMPINAN UNIT ADALAH MANAJER YANG MELAKUKAN FUNGSI MANAJEMENKETERLIBATAN PENATAAN PEGAWAIMENGHITUNG BEBAN KERJA UNITNYA UNTUK PERENCANAAN KEPEGAWAIANMENDAYAGUNAKAN PEGAWAI UNTUK PENGEMBANGAN KARIER DAN PEMBENTUKAN PROFESIONALISME

P R O F E S I O N A L I S M EPNS MENJADI AHLI DI BIDANGNYA KARENA KOMPETENSI YANG DISYARATKAN OLEH JABATAN SESUAI DENGAN YANG DIMILIKINYAdengan kecakapan yang dimiliki dapat bekerja mandiri.mampu memecahkan masalah organisasi terutama yang berkaitan dengan substansi pekerjaannya.kecakapan kerja diaktualisasikan menjadi hasil kerja sebagai karya pribadi.

ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)Penyempurnaan dan Pendayagunaan Aparatur Negara

PENGERTIAN ANALISIS BEBAN KERJASuatu teknik untuk mengukur dan menghitung beban kerja dari suatu unit kerja atau jabatan sebagai perbandingan antara jumlah tenaga kerja yang dipergunakan dengan hasil yang diperoleh.Teknik untuk mengurai jumlah tugas, waktu yang diperlukan/setiap tugas dan tenaga kerja yang diperlukan agar tugas tersebut dapat dilaksanakan.Proses yang dilakukan secara logik, teratur dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.

MAKSUD ABKMenghitung beban kerja unit atau jabatan sehingga diketahui beban kerja setiap unit dan jabatan, sehingga ada kejelasan kebutuhan pegawai.TUJUANUntuk menghitung kebutuhan pegawai agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap misi/tupksi organisasi atau program/kegiatan yang telah ditetapkan.

PERSIAPAN PENYELENGGARAAN ABKPembentukan Tim ABK;Pengumpulan bahan awal/data awal;Penyusunan isntrumen pengumpulan data;Pemberitahuan kepada instansi yang akan dianalisis;Training bagi calon Analis beban kerja.

METHODE/TEKNIK PENGHITUNGAN BEBAN KERJAMethode HistorisMethode analisis beban kerja dengan cara menghitung catatan pekerjaan masa lampau yaitu mencari dan menghitung hubungan data yang diperoleh dengan pelaksanaan pekerjaan dalam kurun waktu tertentu.B.Methode Pelaporan PegawaiMethode menghitung beban kerja berdasarkan catatan harian pegawai dalam periode yang sedang berjalan.

Methode .. (lanjutan)C.Methode Penelaahan WaktuMethode menghitung beban kerja berdasarkan waktu yang dipergunakan dalam menyelesaikan pekerjaan atau tugas.D.Methode Penggunaan Waktu Yang DitetapkanMethode analisis beban kerja dengan menggunakan standar waktu yang telah ditetapkan terlebih dahulu standarnya dan telah teruji dan diakui secara umum atau nasional.

Methode .. (lanjutan)E.Methode Sampling TugasMethode menghitung beban kerja dengan melalui observasi atau pengamatan yang sungguh-sungguh tentang sampel atau contoh tugas atau kegiatan yang diteliti yang nantinya dapat dipergunakan untuk menghitung beban kerja sejenis, semakin banyak sampel semakin baik dan akurat.

Methode .. (lanjutan)F.Methode Praktis KomparatifMethode perbandingan tugas, maksudnya analisis beban kerja dengan membandingkan satu jenis tugas dengan tugas yang sejenis dalam beberapa lembaga atau unit organisasi sehingga dapat dipakai sebagai pengukur beban kerja.Job Ticket Methode adalah metode analisis beban kerja dengan mencatat waktu dan hasil tugas yang dilampirkan dalam bahan kerja (tugas).Slotting Technique Methode adalah analisis beban kerja yang digunakan untuk bidang pekerjaan yang sangat variatif.

Methode .. (lanjutan)Methode estimasi teknis, suatu methode analisis beban kerja yang mengandalkan wawancara terhadap orang yang pengalaman terhadap penyelesaian suatu tugas.Methode prosentase rata-rata waktu kerja yaitu dengan memperhitungkan jumlah pegawai yang masuk, hari kerja resmi dan cuti pegawai diperhitungkan untuk beban kerja.Best Judment Technique adalah analisis beban kerja dengan mengandalkan ukuran kemampuan perorangan pegawai dan penjelasan dari orang yang sangat mengetahui tentang beban kerja dari jabatan atau lembaga yang dianalisis.

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAIBerdasarkan hasil kerjaDengan cara menghitung jumlah beban kerja dibagi prosentase waktukerja efektif dan prestasi kerja pegawai.Contoh:Hasil kerja: 2.400 eksemplarWaktu penyelesaian: 20 menitPrestasi kerja pegawai: 20 eksemplarWaktu kerja efektif: 70%/5 jam 36 menit/hari 5.36 x 60 MenitBeban Kerja = x 20 eksemplar = 322 eksemplar 20 menit 2.400Kebutuhan Pegawai = = 7,45 322Untuk menghasilkan 2.400 eksemplar produk dalam 1 hari kerja efektif dibutuhkan 7 orang

Analisis Kebutuhan Pegawai . (lanjutan)B.Berdasarkan perangkat kerja atau alat kerjaHarus ditelusuri perangkatnya, tentukan nama jabatan yang akan mengoperasikan alat atau perangkat kemudian tentukan berapa pemangku jabatannya, baru dihitung secara menyeluruh kebutuhan pegawainya.C.Berdasarkan obyek kerjaMenentukan berapa jumlah beban kerja dalam satu hari, menentukan standar kemampuan pegawai perhari, menetapkan jumlah waktu kerja sehari, menentukan standar obyek perhari, baru menentukan jumlah kebutuhan pegawai.

Analisis Kebutuhan Pegawai . (lanjutan)D.Berdasarkan jabatanSebenarnya analisis kebutuhan pegawai dapat disusun berdasarkan jabatan yang ada, karena dalam jabatan terkandung hasil kerja, alat yang digunakan dan obyek kerja atau tugas. Namun untuk ketepatan berapa pegawai yang harus menduduki setiap jabatan dalam satu unit atau lembaga perlu dikaji mengenai jumlah waktu, jenis kegiatan dan frekwensi pelaksanaan tugas.

menghitung jumlah beban suatu pekerjaan (volume) dalam suatu unit kerja atau unit organisasi sehingga diketahui berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebutORGANISASI BERISI JABATAN-JABATANINSTRUMEN DASAR YANG HARUS DIMILIKI

Tujuan utamanya menjawab:Penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien;Tuntutan profesionalketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan;Pendistribusian belum mengacu pada kebutuhan;Komposisi keahlian atau ketrampilan belum proporsional.KUNCI SUKSES MEMBANGUN SISTEMButuh pola yang jelas dan berkesinambungan

ASPEK-ASPEK DALAM PERHITUNGANBeban KerjaStandar Kemampuan Rata-rataWaktu KerjaAd. 1. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan melalui target-target kerja.

Norma Waktu =Ad. 2. Norma Waktu: satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang diperolehOrang x WaktuHasilContoh:Pengkatalog dalam waktu 15 menit menghasilkan berapa judul buku? (3 judul buku)Norma Waktu =1 Orang Pengkatalog x 15 menit 3 judul bukuDapat ditetapkan SKR seorang Pengkatalog adalah 15 menit menghasilkan 3 judul buku.

Norma Hasil =Norma Hasil:satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lamaHasilOrang x Waktu

Contoh:Penganalisis Jabatan untuk menghasilkan Uraian Jabatan diperlukan waktu berapa lama? (120 menit)Norma Hasil =1 Uraian Jabatan1 Penganalis Jabatan x 120 menit SKR =seorang Penganalis Jabatan untuk menghasilkan satu uraian jabatan diperlukan waktu 120 menit.

Ad. 3. Waktu KerjaWaktu Kerja EfektifWaktu yang secara efektif digunakan untuk bekerja, terdiri: HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIFHari Kerja EfektifJumlah hari dalam kalender yang dikurangi hari libur dan cuti.Jumlah hari menurut kalender:.......hariJumlah hari minggu dlm 1 Thn:......hariJumlah hari libur dlm 1 Thn:......hariJumlah hari cuti dlm 1 Thn: ......hariJumlah Libur + Cuti:......hariHari Kerja Efektif:......hari

Jam Kerja Efektif (JE)Jam kerja formal (JF) dikurangi waktu kerja hilang tidak bekerja (buang air, melepas lelah, istirahat makan, dsb + 30% (A).Jumlah jam kerja formal 1 minggu dihirung 8 jam per hari = 5 hari kerjaJF= 5 hari x 8 jam x 60 menit=2.400 menit/40 jamA= 30% x 2.400=720menit/12 jamJE = JF - A=1.680 menit/28 jam

TAHAPAN MENGHITUNG FORMASI PEGAWAII.ANALISIS JABATANII.PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAIIII.MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAIIII.MENGHITUNG KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN

HAL YANG DIPERLUKAN DALAM MENGHITUNG FORMASIMemperkirakan kebutuhan pegawai menjadi tanggung jawab pimpinan unit yang menangani kepegawaian;Memperkirakan kebutuhan pegawai dibantu dengan masukan para pimpinan teknis;Memperkirakan kebutuhan pegawai dimulai dengan perkiraan program-program yang terdapat pada pelaksanaan tugas;Memperkirakan kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat-syarat;Memperkirakan kebutuhan pegawai diperlukan data kepegawaian minimal 3 tahun yang lalu;Pencatatan berkesinambungan (Simpeg).

PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAIA.Perhitungan dengan metode umumPendekatan hasil;Pendekatan obyek kerja;Pendekatan peralatan;Pendekatan tugas petugas jabatan.B.Perhitungan pegawai dengan dengan standar kebutuhan minimal yang telah ditetapkan oleh instansi pembinaTenaga Kesehatan;Tenaga Pendidikan.

CONTOH PENDEKATAN

A. PENDEKATAN HASIL KERJAHasil kerja adalah produk/output jabatanMetoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/ bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.Metoda ini efetif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya saru jenis.Informasi yang diperlukan:Wujud hasil kerja dan satuannya;Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai;Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

Contoh: Pendekatan Hasil KerjaJabatan:Pengentri DataHasil Kerja:Data entrianBeban Kerja/Target Hasil:200 data entrian setiap hariStandar Kemampuan Pengentrian:30 data per hari

Perhitungannya adalah:Dibulatkan menjadi 7 orang

B. PENDEKATAN OBYEK KERJAObyek kerja adalah obyek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaanMetoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah obyek yang harus dilayani.Sebagai contoh, dokter melayani pasien, maka obyek kerja jabatan dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.Informasi yang diperlukan:Wujud obyek kerja dan satuannya;Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya obyek yang harus dilayani;Standar kemampuan rata-rata untuk melayani obyek kerja.

Contoh: Pendekatan Obyek KerjaJabatan:DokterObyek Kerja:PasienBeban Kerja:80 pasien per hariStandar Kemampuan Pemeriksaan:25 pasien per hari

Perhitungannya adalah:

Dibulatkan menjadi 3 orang

C. PENDEKATAN PERALATAN KERJAPeralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari peralatan kerjanya.Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.Informasi yang diperlukan:Satuan alat kerja;Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;Jumlah alat kerja yang dioperasikan;Rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).

Contoh: Pendekatan Peralatan KerjaBis Angkutan Pegawai

Jumlah pegawai yang diperlukan:Pengemudi Bis:Kernet Bis:Montir Bis:

D. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATANMetoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam.Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak.Informasi yang diperlukan:Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;Waktu penyelesaian tugas;Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata;Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT. Sedangkat Waktu Kerja Efektif disingkat WKE

Contoh: Pendekatan Tugas per Tugas JabatanJabatan: Pengadministrasi UmumJumlah waktu kerja rata-rata per hari yg ditetapkan sebagai waktu kerja efektif adalah 270 menit. Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pengadministrasi Umum adalah: