Analisa Beban Kerja

ANALISA BEBAN KERJA

DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASIBADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

1. Analisa Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisa jabatan, teknik analisa beban kerja,atau teknik manajemen lainnya

2. Beban Kerja adalah frekuensi dan volume rata-rata masing-masing jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dalam jangka waktu tertentu

3. Norma Waktu adalah jumlah waktu yang wajar dan benar-benar digunakan untuk menyelesaikan satu satuan produk/hasil kerja dalam suatu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan

4. Jam Kerja Formal adalah jam kerja yang ditentukan oleh pemerintah berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam Kerja Kantor Pemerintah RI jo Keppres Nomor 24 Tahun 1972 jonKeppres Nomor 68 Tahun 1995

5. Jam Kerja Efektif per tahun adalah jam kerja nyata sesuai dengan ketentuan jam kerja kantor setahun setelah dikurangi dengan hari libur resmi, hak cuti, dan waktu luang

6. Waktu luang adalah waktu kerja yang diperkenankan untuk digunakan tidak produktif karena faktor kelelahan dasar, pengaruh tempat kerja, dan untuk keperluan yang sifatnya pribadi, misalnya beribadah dan makan siang

7. Isi Kerja adalah hasil kali antara beban kerja dengan norma waktu yang dipergunakan untuk menyeragamkan satuan produk yang berbeda-beda dan sebagai alat ukur untuk mengetahui berat/ringannya tugas organisasi/ pemangku jabatan dalam melaksanakan tugas

8. Standar beban Kerja adalah jumlah nilai baku kemampuan unit organisasi/pemangku jabatan melakukan kegiatan yang dibebankan kepadanya

9. Standar Prestasi Kerja adalah nilai baku tingkat kemampuan hasil kerja suatu unit organisasi / pemangku jabatan

1. Metode Daftar Pertanyaan,yaitu dengan menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran

2. Metode WawancaraYaitu dengan mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

3. Metode Pengamatan LangsungYaitu mengambillangsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :

2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

ISI KERJA = BEBAN KERJA X NORMA WAKTU

1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam = 300 menit

2. Jam Kerja Efektif per minggu= 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit

3. Jam Kerja efektif per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit

4. Jam Kerja Efektif per tahun= 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah

kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus :

Jumlah KebutuhanPegawai Per Jabatan=

Jam Kerja Efektif

Norma Waktu X Beban Kerja

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN

HASIL

WAKTUPENYEL

E-SAIAN

WAKTU

KERJA EFEKTI

F

BEBAN KERJA

PEG. YG

DIBUTUH-KAN

KETERA-NGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

Jumlah

Nama Jabatan :Unit Kerja :Ikhtisar Jabatan :

NO

U R A I A N KETERANGAN

1 2 3

1 Nama Jabatan

Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan

2 Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja

3 Ikhtisar Jabatan

Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)

4 Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

1 2 3

5 Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll

6 Waktu Penyelesaian

Adalah rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan

7 Waktu Kerja Efektif

Adalah waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 mnt, 1 minggu = 1500 mnt, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 meit

8 Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau bulanan

9 Pegawai yang dibutuhkan

Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

P E N G U K U R A N K E B U T U H A N P E G A W A I

N A M A J A B A T A N : O P E R A T O R K O M P U T E R U N IT K E R J A : S U B B A G K E P E G A W A IA N

N O . U R A IA N T U G A S S A T U A N

H A S IL W A K T U

P E N Y E L E S A IA N S T A N D A R T

W A K T U B E B A N K E R J A

P E G A W A I Y A N G D IB U T U H K A N

1 M E N G H ID U P K A N K O M P U T E R K E G IA T A N 5 ’ 3 0 0 ’ 1 01,0300

15

X

2 M E N Y IA P K A N B A H A N (K O N S E P ) K E G IA T A N 5 ’ 3 0 0 ’ 1 0 16,0300

105

X

3 M E M B A C A K O N S E P K E G IA T A N 5 ’ 3 0 0 ’ 1 0 16,0300

105

X

4 M E N G E T IK S U R A T S U R A T 2 0 ’ 3 0 0 ’ 1 0 33,0300

1020

X

5 M E M E R IK S A H A S IL K E T IK A N S U R A T 5 ’ 3 0 0 ’ 1 0 16,0300

105

X

6 M E M P E R B A IK I H A S IL K E T IK A N S U R A T 5 ’ 3 0 0 ’ 5 08,0300

55

X

7 M E N C E T A K S U R A T S U R A T 5 ’ 3 0 0 ’ 1 0 16,0300

105

X

8 M E M A T IK A N K O M P U T E R K E G IA T A N 5 ’ 3 0 0 ’ 1 01,0300

15

X

J U M L A H = 1 ,0 7

S u d a h id e a l, k a d a n g k a d a n g m a s ih d ip e r lu k a n w a k tu le m b u r

NO

URAIAN TUGASSATUAN

HASIL

WAKTU

PENYELE-

SAIAN

STANDAR KERJA

BEBAN

KERJA

PEG YANG

DIBUTUH-KAN

KET

1 Menerima dan me-ngumpulkan laporan

Kegiatan

15 mnt 300 mnt 5 0,25

2 Menyortir dan meng-klarifikasi laporan

Kegiatan

30 mnt 300 mnt 5 0,5

3 Menyiapkan data be-ban kerja

Kegiatan

15 mnt 72.000 mnt 1 0,002

4 Melaporkan pada pimpinan bahan konsep laporan tahunn

Laporan 15 mnt 72.000 mnt 1 0,002

5 Melaksanakantugas lain yang diberikan oleh pimpinan

Kegiatan

5 mnt 300 mnt 2 0,03

Jumlah 0,784

Nama Jabatan : Penyusun Bahan LaporanUnit Kerja : Sub Bagian Kepegawaian

NO NAMA JABATANJUMLAH PEGAWAI

KETERANGAN

SEBELUM PERHITUNGAN

SETELAH PERHITUNGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

Jumlah

TUGAS POKOK

DAN FUNGS

I

ANALISIS JABATAN

URAIAN JABATAN

NAMA JABATAN

ANALISIS BEBAN KERJA

PERHITUNGAN KEBUTUHAN

PEGAWAI

BEBAN KERJA

KEKUATAN

PEGAWAI

PETA JABATA

N

TERIMA KASIH

SAMPAI JUMPA