Kelompok 5 • Hermawan Susilo • Istiyana Ulta K • Karenita ALOHA Products
Feb 15, 2016
Kelompok 5• Hermawan Susilo• Istiyana Ulta K• Karenita
ALOHA Products
Bahan dasar kopi adalah green coffee, yaitu biji kopi yang dipetik
dari pohon kopi
Terdapat 2 macam biji kopi, yaitu Arabica dan Robusta
Robusta memiliki aroma yang lebih tajam dan banyak digunakan
untuk pembuatan kopi instan
Supplier terbesar kopi yaitu Brazil, mensupply 20-30% biji kopi di
dunia. Supplier lain : Colombia, Indonesia, Ivory Coast, Mexico
Pembeli kopi ada 2 macam : Roaster & broker
THE COFFEE INDUSTRY
TREND KONSUMSI KOPI Konsumsi kopi mengalami penurunan sejak tahun 1965. Ketika
konsumsi kopi secara umum mengalami penurunan, gourmet
kopi justru mengalami peningkatan. Kondisi ini dimanfaatkan
oleh perusahaan – perusahaan minuman kopi, salah satunya
Starbucks (end of Okt 1994 generate $284 million of sales)
Aloha Products merupakan perusahaan pengolahan kopi seperti
halnya Nestle dan P&G.
Aloha berdiri sejak 1910 dan berkantor pusat di Colombus, Ohio
Memiliki 3 pabrik di Midwest, dimana setiap pabrik bertanggung
jawab laba & rugi masing – masing dan bonus manager
ditentukan gross margin yang dihasilkan
ALOHA PRODUCT
Sistem operasional dilakukan secara sentralisasi, pabrik sebagai profit centre
President
PurchasingDepartment
ManufacturingDepartment
Plant 1 Plant 2 Plant 3
SalesDepartment
Metode ini berlangsung hingga tahun 1990an, sampai manager
pabrik menyampaikan kekecewaannya terhadap perhitungan
bonus & pengelolaan operasionalnya
“ I’m completely fed up. How am I supposed to run a profitable plant when I don’t have any control over
the price of my input and none over the volume, price or mix of my
output?”Lisa Anderson
Aloha Products Plant Manager
Analisa Kasus• Evaluasi sistem kontrol saat ini, untuk Departemen Manufaktur,
Marketing dan Purchasing pada Aloha Products• Dengan mempertimbangkan Competitive Strategy, Jelaskan
perubahan, jika ada, yang harus dilakukan pada sistem kontrol ketiga Deaprteemen tersebut
CONTROLLING
Controlling
Planning
MCS
BEFORE
DURING
AFTER
Controlling :- Planning- Coordinating- Communicating- Evaluating- Deciding- Influencing
Implementation Mechanism
Management Control
HRM
Culture
Organization Structure
STRATEGY
PERFORMANCE
Framework for Strategy Implementation
Strategy Formulation
Environmental Analysis
CompetitorCustomerSupplierRegulatorSocial/Political
Internal Analysis
TechnologyManufacturingMarketingDistributionLogistic
Opportunities and Threats
Identify opportunitiesStrenghts and Weakness
Identify core competencies
Fix internal competencies with external opportunities
Firm’s Strategy
Internal Analysis
President
Purchasing Manufacturing
Plant 1 Plant 2 Plant 3
Sales
President
Manufacturing
Plant 1 Plant 2 Plant 3
ManufacturingManufacturing di AP terdiri dari 3 plant, yang memiliki masing-masing manajer dan proses produksi mulai dari jadwal produksi, budget sampai pengadaan di atur oleh HQ. Setiap plant bertanggung jawab atas profit dan loss yang akan mempengaruhi nonusStrenght :- Memiliki 3 Plant, kapasitas produksi yang cukup besar- Setiap plant memilik manajer plant masing-masingWeakness :- Manajer plant tidak memiliki kewenangan untuk mengatur
operasional plant-nya- Tidak ada kesempatan manajer plant untuk
mengimplementasikan evaluasi-nya atas proses produksi- Karena perencaan yang tersentralisasi maka akan
menyebabkan kekurangan atau kelebihan inventory yang akan menyebabkan loss
Internal Analysis
Internal Analysis
President
Sales
SalesSales bertanggung jawab atas advertising dan promotion dan juga membuat budget yang akan di gunakan oleh Puchasing untuk melakukan pengadaan. Sales juga bertanggung jawab untuk menentukan harga dari setiap pengadaan biji kopi yang akhirnya menentukan profit atau loss dari sebuah transaksiStrenght :- Berada di HQ sehingga advertising dan promotion berupa
strategy corporate- Memiliki kewenangan untuk mengadakan survey mengenai
konsumen dan menentukan startegi pasarWeakness :- Penentuan harga yang didasari oleh setiap contract dari pengadaan purchasing menyebabkan setiap kontrak harus di analisasi satu per satu
Internal Analysis
PurchasingPurchasing memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengadaan atas bahan produksi dengan membelinya melalui broker dengan melakukan proyeksi trend pasar. Hubungan akrab, komptensi dan pengalaman yang tinggi sangat diperlukan di pasar kopi. Purchasing akan melakukan pemesanan dengan proyeksi 3-12 bulan, yang akan dibagi kedalam beberapa kontrak dengan waktu berbeda dan menyebabkan harga pengiriman yang berbedaStrenght :- Hubungan baik dengan broker- Kompetensi karyawan yang baik- Mendapat supply variasi kopi yang dibutuhkanWeakness :- Perbedaan waktu antara jadwal pengadaan dan actual kebutuhan
menyebabkan inventory berlebih- Seluruh proses pengadaan dilakukan sendiri sehingga akuntabilitas
diragukan
President
Purchasing
Environmental Analysis Competitor- Pabrik produsen kopi besar- Retail penjual kopiOpportunities :- Trend pasar yang mengedepankan personal touch
(rasa, pelayanan, dll)- Pabrik besar umumnya mass productThreats :- Pabrik besar memiliki harga yang kompetitif- Variasi kopi banyak- Teknologi, infrasturktur, brand equity, distibution dan
network yang baik
Environmental Analysis
CompetitorCustomerSupplierRegulatorSocial/Political
Environmental Analysis
Environmental Analysis
CompetitorCustomerSupplierRegulatorSocial/Political
Customer- Direct customer- Retail customerOpportunities :- Konsumen membutuhkan personal touch- Konsumen membutuhkan kopi dengan kualitas yang
baik dan harga yang kompetitif melalui efisiensi dari distribusi dan adv&promotion
Threats :- Kecenderungan konsumen menjadikan harga sebagai
pertimbangan mengkonsumsi kopi- Pola hidup konsumen yang mulai meninggalkan kopi
dengan alasan kesehatan
Environmental Analysis
Environmental Analysis
CompetitorCustomerSupplierRegulatorSocial/Political
Supplier- Broker- Company on the spot marketOpportunities :- Hubungan yang baik dengan para broker- Komunikasi yang baik dengan produsen lainnyaThreats :- Faktor cuaca dan hama sangat mempengaruhi
produksi kopi- Harga, kuantitas, kualitas biji kopi yang tidak pasti
KERANGKA REKOMENDASI:Basic Elements of Control System
DETECTORWhat is
happening?
Control Device
Entity
EFFECTORBehavior alteration
if needed
ASSESSORComparison with
standard
COMMUNIATION NETWORK
Kerangka Perubahan Sistem Pengendalian• Membangun akuntabilitas dan komunikasi
efektif lintas departemen• Membuat key measures untuk mengukur
kinerja dari pencapaian target masing-masing manajer departemen
Rekomendasi untuk Departemen ManufakturProblem:• Sebagai pusat laba, pabrik tidak memiliki kontrol terhadap
biaya dari biji kopi mentah.Analisis:• Fokus perhatian dari departemen manufaktur adalah efisiensi;
seberapa efektif pengendalian mereka terhadap biaya dan pengolahan biji kopi
• Tidak adil mengevaluasi manufaktur sebagai pusat laba, ketika kenyataannya tidak memiliki kontrol terhadap biaya produksi dan penjualan.
Rekomendasi:• Pengukuran kinerja dari departemen manufaktur harus
didasarkan pada roasting, grinding, dan packaging.• Dilakukan assessment berdasarkan controllable factors, yatu
biaya.• Manajer manufaktur harus memastikan biaya yang
dikeluarkannya tidak melampaui standard yang ditetapkan.
Rekomendasi untuk Departemen Purchasing
Problem:• Biaya departemen purchasing dibebankan pada kantor pusat. Dengan
demikian departemen purchasing tidak bisa diukur akuntabilitasnyaAnalisis:• Fokus perhatian departemen purchasing seharusnya biaya aktual kontrak.Rekomendasi:• Akuntabilitas departemen purchasing diukur dari perbedaan biaya pada
setiap kontrak yang ditandandatangani dengan standar bahan baku biaya biji kopi mentah.
• Biaya kontrak yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan pada pasar spot seharusnya bukan didasarkan pada harga per kantong. Standar biaya yang rasional dari kontrak biji kopi mentah harus ditetapkan. Standar biaya bisa didasarkan pada rata-rata harga spot selama 6 bulan terakhir. Kami merekomendasikan biaya standar ini di-update setiap kuartal, untuk menjaga akurasi standar biaya dari bahan abku biji kopi mentah.
• Merestrukturisasi unit purchasing sebagai kepanjangan tangan dari ketiga pabrik. Departemen purchasing harus mendapatkan kriteria dan jumlah pasokan yang tepat dari setiap pabrik. Hal ini lebih menghemat biaya dari pada pembelian bulk purchasing.
Rekomendasi untuk Departemen MarketingProblem:• Departemen marketing tidak bertanggungjawab terhadap biaya
yang dikeluarkannya atau akurasi sales forecasts/budjet yang mereka tetapkan.
• Terdapat penyimpangan biaya yang signifikan antara perkiraan dan biaya aktual. Contoh biji kopi mentah cenderung biayanya lebih mahal (ketika harus menggunakan biaya kontrak forward)
Analisis:• Fokus perhatian departemen marketing adalah pada iklan dan
promosi.Rekomendasi:• Volume penjualan aktual harus dibandingkan dengan volume
penjualan yang telah diperkirakan. Hal ini tidak hanya akan membuat departemen marketing semakin akuntabel, juga memberikan masukan pada metodologi perkiraan biaya penjualan dan untuk continuous improvement.
Rekomendasi Akhir• Perlu membangun goal congcruence antar departemen. Hal ini
bisa diwujudkan dengan adanya komunikasi yang efektif. Dengan demikian perkiraan pembelian dan penjualan akan semakin akurat.
• Untuk mewujudkan goal congcruence dan komunikasi, setiap departemen juga direkomendasikan untuk melakukan evaluasi berdasarkan pengukuran menyeluruh perusahaan. Bisa dengan economic value added (EVA).
• Dengan EVA, manajer berfokus pada profitabilitas keseluruhan perusahaan.
• Dengan struktur organisasi yang sama,dengan hanya mengubah cara bagaimana setiap departemen dievaluasi, niscaya incentive plan dari setiap departemen akan lebih akurat, dan menggambarkan mekanisme kontrol dari masing-masing departemen