INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015 SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM DALAM RANGKA MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT Oleh : Dra. Zulaimah, Apt., M.Si Inspektur Badan POM Peningkatan Kompetensi Tim Quality Assurance QMS Badan POM Jakarta, 19 Mei 2016
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN
PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM DALAM RANGKA MEWUJUDKAN
GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT
Oleh :Dra. Zulaimah, Apt., M.Si
Inspektur Badan POMPeningkatan Kompetensi Tim Quality Assurance QMS Badan POM
1. Indeks integritas nasional (Pusat) Skor 0-10 7,22 9
2. Survei Kepuasan Masy % 80 95
3. % kepatuhan pelaks UU Pelay
Publik (Zona Hijau) K/L%
K : 64
L : 15100
PERANAN SPIP DALAM MENENTUKAN
KEANDALAN PELAPORAN
Keandalan Pelaporan
Keuangan dan Kinerja
LAPORAN KEUANGAN
LAPORAN KINERJA
Keandalan SPI menjadi dasar
dari pemberian opini
Sistem AkuntansI
Instansi (SAI)
Sistem Akuntabilitas
Kinerja Instansi
Pemerintah (SAKIP)
Full Disclosure
Keandalan SPI
Kepatuhan
Terhadap Peraturan
OUTCOMES: KESEJAHTERAAN, SUSTAINABLE DEVELOPMENT, DAN
SOCIAL RESPONSIBILITIES
Dasar pemberian opini
3
SAP
Pentingnya SPIP (Amanah UU 1/2004)
Pasal 55 ayat (4) ; Statement of Responsibility
Menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran/ pengguna barangmemberikan pernyataan bahwa pengelolaan APBN telah diselenggarakanberdasarkan sistem pengendalian yang memadai dan akuntansi keuangan telahdiselenggarakan sesuai dgn SAP.
PP 60/2008 :
Merupakan komitmen yang nyata dari pemerintah untuk memperbaiki akuntabilitaskeuangan negara resep agar tidak disclaimer dan mencegah penyimpangan(prevention)
4
5
Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya :a) Efektivitas dan Efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negarab) Keandalan Laporan Keuanganc) Pengamanan aset negarad) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
TUJUAN SPIP
PP NOMOR 60 TAHUN 2008 Pasal 2 ayat (3)
PRINSIP DASAR SISTEM PENGENDALIAN INTERN
•SPI adalah suatu proses yang terintegrasi danmelibatkan semua tahapan manajemen dalam suatuorganisasi,
•SPI diharapkan memberikan keyakinan yangmemadai (reasonable assurance) atas tercapainyatujuan organisasi
•Memiliki Hard Control (kebijakan dan prosedur,struktur organisasi, birokrasi) dan Soft Control(kompetensi, komitmen trust, nilai-nilai luhur dankepemimpinan)
PENGELOLAAN
KEUANGAN NEGARA.................KESEHATAN
BEBAS KKNYANBLIK.................
Peru-musan
Kebijakan
Perenca-naan
Pengang-garan
Pelaksa-naan
Anggaran
Panata-usahaan
Pelapo-ran
Monev
AKUNTABILITAS KEUANGAN
AKUNTABILITAS KINERJA
WAJAR TANPAPENGECUALIAN
WTP
WILAYAH TERTIB ADMI-NISTRASI
WILAYAHBEBASKORUPSI
WTA
WBK
GOODGOVERNA
NCE& CLEAN GOVERN-
MENTSPIP
REFORMASI
BIROKRASI
NAWACITA
Hard Control Soft Control
8 AREA PERUBAHAN
SPIP YANG EFEKTIF PADA SELURUH TAHAPAN PROSES MANAJEMEN
PENGELOLAAN KEUANGAN DAN KINERJA
DAPAT MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT
9
SISTEM MANAJEMEN MUTU
PENGELOLAAN KEUANGAN
NEGARA & KINERJA
PP 60/2008 – SPIP
10
SPIPBab IV
Penutup
Bab I
Umum
Bab III
Penguatan
Bab II
Unsur SPIP
Pengawasan
Intern
PembinaanUmum
Lingkungan
Pengendalian
Kegiatan
Pengendalian
Umum Pemantauan
Informasi &
Komunikasi
DAFTAR UJI
Ps. 47
Ps. 48-58
Ps. 59
Ps. 60-61Ps. 1-2
Ps. 3
Penilaian
Risiko
Ps. 4-12
Ps. 13-17 Ps. 18-40
Ps. 41-42
Ps. 43-46
Definisi Pengendalian Intern – SPIP
11
“Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan
secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk
memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi”
SPIP Terintegrasi Dengan Kegiatan Instansi Pemerintah
14
Unsur SPIP:• Dapat diterapkan pada level instansi
maupun level kegiatan• Menyatu dan menjadi bagian integral
kegiatan instansi pemerintah• Disesuaikan dengan kebutuhan instansi
Dasar Integrasi SPIP dengan kegiatan Instansi Pemerintah (manajemen)Pimpinan instansi pemerintah bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan, prosedur dan praktik detil untuk menyesuaikan dengan kegiatan
instansi pemerintah dan untuk memastikan bahwa unsur tersebut telah menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah.
(Penjelasan Pasal 3 ayat (2) PP 60/2008)
LINGKUNGAN PENGENDALIAN
15
“Kondisi dalam instansi pemerintah
yang mempengaruhi efektivitas
pengendalian intern.”
S P I P
Lingkungan Pengendalian
16
Struktur organisasi yang
sesuai kebutuhan
Kepemimpinan yang kondusif
Komitmen terhadap kompetensi
Penegakan integritas dan
etika
Hubungan kerja yang baik
Peran APIP yang efektif
Kebijakan yang sehat tentang
pembinaan SDM
Pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang tepat
S P I P
PENILAIAN RISIKO
17
“Penilaian atas kemungkinan kejadian
yang mengancam pencapaian tujuan
dan sasaran instansi pemerintah.”
S P I P
• Menentukan dampak
risiko terhadap tujuan.
• Prinsip kehati-hatian
untuk menentukan risiko
yg dapat diterima
• Menggunakan metodologi yg
sesuai dengan tujuan.
• Mengenali risiko dari faktor
eksternal dan internal.
• Menilai faktor lain yg dapat
meningkatkan risiko.
Penilaian Risiko
18
Analisis RisikoIdentifikasi RisikoPenetapan tujuan
• Tujuan instansi
• Tujuan kegiatan
S P I P
KEGIATAN PENGENDALIAN
19
“Tindakan yang diperlukan untuk mengatasi
risiko serta penetapan dan pelaksanaan
kebijakan dan prosedur untuk memastikan
bahwa tindakan mengatasi risiko telah
dilaksanakan secara efektif.”
S P I P
Kegiatan Pengendalian
20
Reviu atas kinerja instansi pemerintah Pembinaan SDM Pengendalian pengelolaan sistem informasi Pengendalian fisik atas aset Penetapan & reviu indikator & ukuran
kinerja Pemisahan fungsi Otorisasi transaksi dan kejadian penting Pencatatan yang akurat dan tepat waktu Pembatasan akses atas sumber daya Akuntabilitas terhadap sumber daya Dokumentasi atas SPI
• Sesuai dengan tusi
• Diutamakan pada kegiatanpokok
• Dikaitkan dgn penilaianrisiko
• Prosedur harus ditetapkandan dijalankan
• Evaluasi secara teratur
S P I P
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
21
“Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi
dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan
pengendalian dan tanggung jawab.”
S P I P
Informasi dan Komunikasi
22
Identifikasi, pencatatan, dan komunikasiinformasi dalam bentuk dan waktu yg tepat.
Komunikasi atas informasi wajibdiselenggarakan secara efektif.
Penyediaan dan pemanfaatan berbagaibentuk dan sarana komunikasi.
Pengelolaan, pengembangan, dan perbaruansistem informasi secara terus menerus.
rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalampelaksanaan tugas
Evaluasi terpisahPenilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas SPIP melalui:
PM-EPITE, RPT, TPPU, DUPU, TOPU, LHPPU, LAS PPU
Tindak LanjutDiselesaikan dan dilaksanakan sesuai
mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit danreviu lainnya yang ditetapkan
S P I P
Penguatan Pemantauan SPIP dan QMSMelalui Three Lines of Defense
25
PENERAPAN
SPIP&QMS
Unit Operasional
PEMANTAUAN
Satgas&AI
ASSURANCE
Inspektorat
Unit operasional (Manajemen & seluruh pegawai)
menerapkan SPIP & QMS sepanjang waktu.
Satgas SPIP & Auditor Internal membantu
manajemen pada setiap level organisasi dengan
melakukan pemantauan SPIP & QMS.
Inspektorat (APIP sekaligus Koordinator Auditor
Internal) memberikan assurance dan konsultasi
penerapan SPIP & QMS.
Konsep Tiga Lini PertahananSPIP & QMS
26
Manajemen & seluruh
pegawai
Fungsi Pemantauan
(Satgas SPIP & Auditor
Internal)
Fungsi Assurance(Inspektorat)
Lini Pertahanan Pertama Lini Pertahanan Kedua Lini Pertahanan Ketiga
Lini pertahanan terpenting dalam mencegah kesalahan,
mendeteksi kecurangan, serta mengidentifikasi
kelemahan dan kerentanan pengendalian.
Memantau SPIP dan QMS di setiap tingkatan manajemen
dan memperingatkan lini pertahanan pertama bila
dijumpai kelemahan rancangan dan pelaksanaan
pengendalian intern
Memberikan konsultasi dan assurance penerapan pengendalian intern,
melaporkan kecurangan atau kekeliruan yang terjadi dan
kelemahan pengendalian yang membahayakan organisasi
KESIMPULAN
• Implementasi QMS merupakan bagian tidak terpisahkan yangmendukung implementasi SPIP.
• QMS merupakan siklus manajemen (PDCA) yang berlaku umum danlebih bersifat hard control, sedangkan SPIP merupakan ruh/jiwaseluruh siklus manajemen dan lebih bersifat soft control.
• Pelaksanaan SPIP dan QMS yang terintegrasi dalam pelaksanaankegiatan rutin secara efektif, sangat menunjang pelaksanaan ReformasiBirokrasi Badan POM secara terus-menerus dan berkesinambungandalam mewujudkan Good Governance dan Clean Government.