3. Panduan Singkat Pengoperasian

1 Panduan Singkat Pengoperasian Software Asisten Keuangan Sekolah

PANDUAN SINGKAT PENGOPERASIAN ASISTEN

Menu Sistem : Input Data Sekolah

Dengan cara sebagai berikut :

Klik pada Data Sekolah

Silahkan input/sesuaikan data

sekolah anda.

Anda juga dapat mengubah

logo sesuai logo sekolah anda.


Pengaturan Sistem Dengan cara sebagai berikut :

Pengaturan Sistem digunakan untuk mengatur aplikasi Asisten, perhatikan tampilan dibawah ini dan lakukan pengaturan sesuai dengan yang anda inginkan lalu simpan.

Klik pada Pengaturan Sistem


Menu Kesiswaan : Input daftar kelas yang ada pada sekolah anda

Dengan cara sebagai berikut :

Lakukan cara diatas sehingga semua kelas sudah diinput. Untuk tahun ajaran selanjutnya tinggal melakukan copy kelas saja.

Klik pada Daftar Kelas

Klik tombol Tambah

1. Isikan nama kelas

2. Isikan nama tingkat

3. Klik tombol Simpan

Drag nomor, untuk mengatur urutan

Klik tombol atas/bawah untuk mengatur urutan/posisi kelas


Input daftar siswa atau import melalui excel pada kelas masing-masing

Dengan cara input sebagai berikut :

Klik pada Daftar Siswa

1. Sesuaikan tahun ajaran

2. Tentukan kelas

3. Klik tombol Tambah

1. Isikan data siswanya

2. Klik tombol simpan


Untuk awalnya inputkan data siswa tahun ajaran sekarang saja, untuk selanjutnya tinggal lakukan proses kelulusan, kenaikan kelas, pindah kelas, tinggal kelas. Jadi selanjutnya data siswa yg harus diinput hanya data siswa baru saja, karena siswa tahun ajaran sebelumnya tinngal melakukan proses penempatan kelas saja.

Dengan cara impor dari excel sebagai berikut :

Klik Impor Data Siswa

Klik tombol Contoh Format


Isikan atau copykan dari file excel yang dimiliki pada

kolom yang sesuai, kolom keterangan hanya

opsional boleh dikosongkan

Isikan data siswa pada masing-masing sheetnya,

satu sheet melambangkan satu kelas

Simpan data siswa ini ke folder yang anda inginkan,

seperti gambar dibawah


Isikan nama file sesuai yang diinginkan

Ubah save as type menjadi Excel 97-2003 workbook


Setelah file data siswa disimpan, sekarang bagaimana cara mengimpor agar siswa dari excel diatas masuk kedalam aplikasi Asisten. Perhatikan langkah berikut :

Pada tampilan diatas klik tombol … seperti yang ditunjukan dengan nomor 1, kemudian cari file excel data siswa yang dimaksud, seperti berikut :

Buka file yang dimaksud, maka akan seperti gambar berikut :

1


1. Pilih sheet kelas mana yang akan diimpor

2. Tentukan tahun ajaran dan kelas untuk

menampung siswa dari sheet tersebut. Intinya

data siswa dari shhet di excel akan dimasukan

ke kelas mana pada tahun ajaran berapa.

3. Klik tombol Proses Impor, untuk mengimpor

sesuai data yang kita atur


Menu Keuangan : Input/buat daftar Pos Keuangan yang ada pada sekolah anda

Pos Keuangan adalah Pos/Kas yang ada di sekolah anda dan cukup diinput satu kali saja.

Contoh pemberian nama Pos : Uang Gedung SPP OSIS Komputer Prakerin

Intinya Pos adalah tempat merekap/Kas masing-masing jenis pengeluaran/penerimaan, sehingga jika pimpinan menanyakan berapa saldo Uang Gedung, maka dapat diketahui dengan mudah karena semua transaksi baik penerimaan/pengeluaran atas Pos tersebut dari tahun ajaran manapun akan terrekap pada pos tersebut.

Gambarannya seperti berikut :

1. Klik Pos Keuangan

2. Klik tombol Tambah dan isikan data

POS yang sesuai, pada gambar ini

hanya sebagai contoh


Input Jenis Pembayaran Jenis Pembayaran adalah jenis pembayaran-pembayaran yang menjadi kewajiban siswa yang harus dibuat setiap tahun ajaran, karena setiap tahun ajaran jenis pembayaran dapat memiliki tarif yang berbeda dan siswa-siswa mana saja yang akan dikenakan pembayaran tersebut juga berbeda.

Contoh pemberian nama jenis pembayaran : Uang Gedung Tahun 2011/2012 SPP Tahun 2011/2012 OSIS Tahun 2011/2012 Komputer Tahun 2011/2012 Prakerin Tahun 2011/2012 Uang Gedung Tahun 2012/2013 SPP Tahun 2012/2013 OSIS Tahun 2012/2013 Komputer Tahun 2012/2013 Prakerin Tahun 2012/2013

Hati-hati dengan pemahaman antara Pos Keuangan dan Jenis Pembayaran Siswa.

Pos Keuangan bisa dikatakan sebagai Akun/Pos, yang nantinya akan menampung

semua transaksi penerimaan/pengeluaran, sehingga saldo Pos/Akun tersebut dapat

terrekap.

Jenis Pembayaran Siswa adalah Item-item kewajiban yang akan dibebankan kepada

siswa yang dikelompokan setiap tahun ajaran, dan harus diatur jenis pembayaran

tersebut menjadi bagian Akun/Pos mana, sebagai contoh Jenis pembayaran SPP Tahun

2010, SPP Tahun 2011, SPP Tahun 2012 dimasukan ke dalam Akun/Pos SPP, sehingga

jika ada transaksi pembayaran SPP dari tahun berapapun akan masuk kedalam

Pos/Akun SPP sehingga saldonya akan mudah diketahui.


Berikut cara membuat jenis pembayaran dan mengatur tarifnya :

Setelah Daftar jenis pembayaran siswa terbuka seperti diatas, sesuaikan tahun ajaran berapa yang akan dibuatkan jenis pembayarannya kemudian klik tombol Tambah, artinya kita akan menambahkan jenis pembayaran pada tahun ajaran tersebut, seperti berikut :

Klik Jenis Pembayaran Siswa


Contoh diatas saya membuat jenis pembayaran SPP TAHUN 2012-2013, yang jumlah transaksinya nanti akan dimasukan/direkap pada Pos SPP.

Perhatikan pilihan Tipe Pembayaran : Tipe pembayaran ada 2 pilihan yaitu BEBAS dan BULANAN, tipe BULANAN dapat digunakan untuk jenis pembayaran yang sifatnya rutin harus dibayarkan setiap bulan, misalnya SPP, Uang Komputer jika bayarnya bulanan. Untuk jenis BEBAS dapat digunakan untuk semua jenis pembayaran yang sifatnya tidak rutin dibayarkan bulanan, misalnya Uang Gedung atau pembayaran lain yang dikenakan selain bulanan misalnya per 3 bulanan, per tahun atau sekali selama sekolah atau bisa digunakan untuk pembayaran yang dapat diangsur/dicicil. Intiya jenis pembayaran BEBAS ataupun BULANAN semuanya bisa diangsur pembayarannya tergantung transaksinya nanti, kalau siswanya mau mengangsur bisa, mau membayar lunas bisa.

Perhatikan 2 opsi yang ada pada gambar diatas : 1. Jenis pembayaran ini adalah bagian dari nilai yang tertera di kartu bayaran

Opsi ini hanya bisa dipilih ketika tipe pembayaran BULANAN, jika opsi ini dipilih artinya jika ada transaksi atas pembayaran ini jumlahnya dapat dicetak pada kartu bayaran.

2. Jenis pembayaran ini jangan dianggap menunggak jika belum ada pembayaran Jika opsi ini di centang artinya jika siswa belum membayar jenis pembayaran ini tidak dianggap menunggak, opsi ini berfungsi untuk pembayaran2 yang sifatnya tidak wajib, misalnya infak, kolekte dimana kalau siswa tidak membayar tidak dianggap menunggak.

Setelah kita input jenis-jenis pembayaran siswa pada tahun ajaran tersebut, maka akan dapat dilihat daftar yang sudah kita input seperti berikut :


Sampai disini kita sudah memiliki daftar kelas yang didalam masing2 kelasnya sudah ada daftar siswanya, dan kita juga sudah memilik daftar jenis pembayaran siswa, sekarang bagaimana menentukan siswa-siswa mana saja yang akan dikenakan pembayaran tersebut diatas dan berapa tarifnya. Ikuti langkah berikut :

Pilih dulu jenis pembayaran yang mana yang akan diatur siswa yang berkewajiban membayarnya, contoh diatas saya memilih pembayaran SPP TAHUN 2012-2013, lalu klik Siswa Pembayar + Tarif atau tekan F5, maka akan ditampilkan seperti gambar berikut :


Tampilan diatas adalah Daftar Siswa yang berkewajiban membayar SPP TAHUN 2012-2013, berhubung kita belum mengatur siapa-siapa saja siswa yang akan dikenakan pembayaran tersebut, maka isinya masih kosong, sekarang kita akan menambahkan siswa yang wajib membayar SPP TAHUN 2012-2013. Klik tombol Atur Tarif kemudian pilih tarif akan diatur berdasarkan apa, seperti gambar berikut, saya memilih berdasarkan kelas.

Maka akan ditampilkan seperti gambar berikut :


Tentukan kelas mana saja yang akan dikenakan tarif seperti gambar diatas saya mengatur tarif untuk siswa kelas X AP1 dan XAP2, kemudian klik tombol Proses yang artinya akan memberlakukan kewajiban pada siswa di kelas tersebut dengan tarif yang ditentukan diatas.

Setelah klik proses akan ditampilkan pertanyaan sebagai berikut :


Dalam contoh ini saya akan menjawab Yes artinya saya akan mengatur tarif untuk siswa kelas lain, seperti berikut :

Contoh diatas saya mengatur tarif untuk kelas XI AP1 dan XI AP2, kemudian klik tombol proses. Lakukan cara diatas sehingga semua jenis pembayaran sudah kita atur siswa-siswa mana saja yang akan dikenakan pembayaran tersebut.

Setelah proses pemberian tarif selesai maka tampilan daftar Siswa Pembayar akan seperti berikut :


Jika dilihat pada tampilan diatas artinya pembayaran SPP TAHUN 2012-2013 sudah ada siswa yang dibebankan pembayaran tersebut, contoh diatas adalah ada 172 siswa.

Sekarang kita akan mencoba memberikan pengaturan khusus untuk siswa yang bernama ABDUL MAJID seperti yang sedang terpilih diatas, perhatikan langkah berikut :

Pilih siswa mana yang akan diatur, kemudian klik tombol Ubah atau klik dua kali siswa yang dimaksud, maka akan ditampilkan seperti berikut :


Contoh diatas saya mengatur tarif ABDUL MAJID menjadi seperti diatas, bulan Juli, Agustus dan September tidak diberikan tarif karena siswa tersebut adalah pindahan dan baru pindah bulan Oktober, sehingga tarif baru diberlakukan Bulan Oktober.

Setelah pengaturan sesuai kemudian klik tombol Simpan.


Selanjutnya saya akan memberikan contoh pengaturan tarif untuk jenis pembayaran lain, sebagai contoh saya akan mengatur tarif untuk UANG GEDUNG TAHUN 2012-2013, perhatikan langkah berikut :

Perhatikan gambar diatas saya memilih UANG GEDUNG TAHUN 2012-2013, karena saya akan mengatur tarif pembayaran tersebut, kemudian klik tombol Siswa Pembayar + Tarif sehingga muncul tampilan berikut :


Jika dilihat dari tampilan diatas, belum ada siswa yang dibebankan pembayaran UANG GEDUNG TAHUN 2012-2013, sekarang kita akan mengaturnya seperti berikut :


Contoh diatas saya akan mengatur tarif berdasarkan tingkat, maka klik Atur Tarif kemudian klik Siswa Berdasarkan Tingkat, maka akan ditampilkan seperti berikut :


Contoh diatas saya akan memberikan tarif untuk pembayaran UANG GEDUNG TAHUN 2012-2013 sebesar 2.000.000 kepada seluruh siswa tingkat yang dicentang pada tahun ajaran bersangkutan, kemudian klik tombol Proses, sehingga akan melakukan proses dan ditampilkan pesan seperti berikut :


Dalam kasus ini saya memilih tidak, karena saya tidak akan mengatur tarif untuk tingkat yang lain, maka akan ditampilkan seperti berikut :

Sebagai contoh selanjutnya saya akan memberikan contoh bagaimana cara mengatur siswa yang mendapatkan keringanan, dalam contoh ini siswa ACENG RAHMAT SENJAYA akan dikenakan tarih khusus yaitu 500.000 karena kurang mampu, perhatikan gambar berikut :

Pilih siswa yg akan diatur, kemudian klik ubah atau klik dua kali pada siswa yang dimaksud, maka akan seperti berikut :


Perhatikan gambar diatas, saya mengatur tarif untuk siswa tersebut menjadi 500.000, saya mencentang opsi Tarif Khusus yang artinya tarif siswa tersebu berbeda dari umumnya, kemudian saya isikan pada keterangan alasan pemberian tarif khusus, kemudian klik tombol Simpan. Maka tampilan akan seperti berikut :


Transaksi Penerimaan Pembayaran Siswa

Setelah semua diatur, pekerjaan rutin selanjutnya adalah menerima transaksi pembayaran siswa,

sebagai berikut :

Pada gambar diatas, pilih nama siswa yang akan melakukan pembayaran atau bisa dengan mengetik

NIS nya atau bisa juga dengan mengKlik tombol Cari untuk melakukan pencarian siswa lebih detil.

Contoh memilih siswa yang akan membayar seperti berikut :

Klik Pembayaran Siswa


Gambar diatas adalah menjelaskan masing-masing area, berikut ini adalah gambar yang menjelaskan

bagaimana cara melakukan transaksi pembayaran :

Daftar kewajiban siswa yang bersifat BEBAS Daftar kewajiban siswa yang bersifat BULANAN

Daftar riwayat transaksi yang pernah dilakukan oleh siswa tersebut

Daftar transaksi pembayaran yang dilakukan saat ini


Setelah semuanya sesuai dengan transaksi aslinya, kemudian klik tombol Bayar yang artinya akan

melanjutkan transaksi tersebut, maka akan ditampilkan seperti berikut :

Klik dua kali nama pembayaran yg akan dibayar

Klik dua kali tarif pembayaran bulan yang akan dibayarkan atau klik nama bulan untuk membayar semua pembayaran

rutin(nilai kartu) bulan tersebut

Nilai pembayaran dapat diubah sesuai dengan yang dibayarkan siswa tersebut

Tentukan tanggal transaksi pembayaran jika tidak sesuai

Contoh nilai pembayaran UANG GEDUNG diubah, asumsinya siswa mengangsur


Berikut arti tombol-tombol diatas :

Tombol Simpan Saja

Adalah untuk menyimpan transaksi pembayaran tersebut tanpa mencetak apapun.

Tombol Simpan + Cetak Kwitansi

Adalah untuk menyimpan transaksi dan mencetak kwitansi pembayaran transaksi tersebut.

Tombol Simpan + Cetak Kartu

Adalah untuk menyimpan transaksi dan mencetak transaksi pada kartu bayaran.


Tombol Simpan + Cetak Validasi

Adalah untuk menyimpan transaksi dan mencetak bukti bayarnya dalam bentuk validasi pada

dokumen lain, misalnya siswa membayar ke bank sehingga mendapatkan bukti setor, kemudian

bukti setor tersebut dibawa ke sekolah dan transaksi pembayarannya diinputkan pada Asisten dan

kemudian bukti setornya di validasi dengan mencetak validasi pada bukti setornya.

Perhatikan gambar diatas, nilai tarif yang berwarna hijau artinya sudah sudah lunas, berwarna

merah muda artinya belum lunas.

Perhatikan juga pada bagian Riwayat Transaksi Sebelumnya, sudah ada satu kali pembayaran siswa

tersebut, silahkan klik Detil Pembayaran untuk melihat detil riwayat pembayarannya.


Transaksi Pengeluaran

Pada gambar diatas klik tombol Tambah, lalu ditampilkan seperti berikut :

Klik Pengeluaran


Contoh berikut saya isikan transaksi pengeluaran untuk renovasi perpustakaan, yang uang nya akan

diambil dari Pos UANG GEDUNG, perhatikan tampilan berikut :


Setelah semua transaksi sesuai, klik tombol Simpan yang artinya akan merecord/menyimpan

transaksi pengeluaran tersebut, maka akan ditampilkan bukti pengeluaran seperti berikut :

Untuk mencetak, silahkan klik tombol Cetak Bukti.

Transaksi pengeluaran diatas akan mengurangi saldo Pos UANG GEDUNG karena untuk merenovasi

perpustakaan tersebut uangnya diambil dari Pos/Kas UANG GEDUNG.


Garis Besar Menu-menu Lainnya :

Silahkan coba menu-menu yang lain, intinya Asisten sangat mudah digunakan karena sesuai dengan

kenyataan di sekolah.

3. Panduan Singkat Pengoperasian

Documents