Home >Documents >2ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN &...

2ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN &...

Date post:12-Aug-2015
Category:
View:453 times
Download:14 times
Share this document with a friend
Description:
ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI :PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUMoleh :Ir. H. Nazarkhan Yasin
Transcript:

ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUMoleh : Ir. H. Nazarkhan Yasin

1. ADMINISTRASI

KONTRAK

KONSTRUKSI

&

ADMINISTRASI

PROYEK KONSTRUKSI 1.1 Pengantar Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992). Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugastugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa, memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992). Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini atau kelebihan membayar dan unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan suatu struktur program standar administrasi kontrak yang baik. (Gilbreath 1992). Administrasi kontrak merupakan suatu bagian dari administrasi proyek konstruksi.

1

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.2 Beberapa Pengertian Ada beberapa pengertian yang dikutip dari beberapa sumber kepustakaan Barat: a). Administrasi Kontrak memiliki dwifungsi yaitu: pembentukan/penyusunan dan pengadministrasian biasanya dibagi atas dua kategori kronologis : yang pertama telah terjadi sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang kedua terus berlanjut selama masa pelaksanaan dan berakhir (diharapkan) dengan penyelesaian pekerjaan yang sukses, pembayaran akhir dan pengakhiran kontrak . (Gilbreath 1992) b). Pengelolaan transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan

kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani hingga pengakhiran kontrak atau pemutusan kontrak. (Gilbreath 1992) c). Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab mengawasi pekerjaan sesuai syarat-syarat kontrak, menyiapkan dan memproses perubahanperubahan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan hukum bila diperlukan) dari bahasa kontrak dan menyetujui penagihan sesuai pekerjaan yang dilaksanakan. (Cleland 1995) d) Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan usaha antara para pihak yang berkontrak yang secara pikiran populer terbatas sebagai pekerjaan administrasi. (Fisk, 1997) 1.3 Peran Administarsi Kontrak Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dalam butir 1.2 sebelumnya, dapatlah dikatakan bahwa dalam melaksanakan suatu kontrak konstruksi, administrasi kontrak memegang peranan yang sangat penting.

2

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan pengelolaan administrasi kontrak yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak. Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi kontrak adalah pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari kontrak tersebut seperti menyiapkan jaminan-jaminan, asuransi, membuat laporan kemajuan pekerjaan, tata persuratan (korespondensi) antara para pihak yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara pengguna jasa dan penyedia jasa). Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi kontrak juga mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan pekerjaan, amandemen/addendum kontrak, pembuatan berita acara sampai kepada pengurusan masalah klaim. Oleh karena itu dalam pelatihan ini akan diterangkan terlebih dulu apa dasar pemikiran/filosofi, batasan atau definisi, maksud dan tujuan serta fungsi administrasi kontrak. 1.4 Dasar Pemikiran/Filosofi Suatu kontrak konstruksi seharusnya diawali dengan suatu perencanaan yang matang, kemudian dilanjutkan dengan proses pembentukan/penyusunan dan diteruskan dengan pelaksanaan kontrak tersebut. Selanjutnya kontrak ini harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan seperti pembesian didalam beton bertulang.

3

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Kebutuhan merencanakan, membentuk, mengadministrasikan dan mengelola kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu disiplin yang memerlukan pandangan khusus, keahlian dan penanganan secara profesional. Pada suatu proyek terdapat ada 2 aspek (sudut pandang) yang harus berjalan paralel satu sama lain, yaitu: a. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat, yaitu pembangunan fisiknya seperti galian pondasi, bekisting, besi beton, beton dan sebagainya. b. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang memungkinkan aspek kongkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar. Inilah yang sesungguhnya diartikan sebagai suatu proses Administrasi Proyek Konstruksi. (Gilbreath 1992). 1.5 Batasan/Definisi Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut. Administrasi kontrak adalah : Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau karena keinginan pengguna jasa. (Gilbreath 1992) 1.6 Maksud danTujuan Maksud dari administrasi kontrak konstruksi adalah menyelenggarakan seluruh aspek non teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak tercapai. (Gilbreath 1992)

4

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil. (Gilbreath 1992) Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya, biayanya dan waktunya sesuai kontrak. Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada, sesuai ketentuan dalam kontrak. Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan

perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang mungkin terjadi. 1.7 Fungsi Administrasi kontrak berfungsi menggerakkan proyek atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath 1992) 1.8 Kebutuhan akan Administrasi Kontrak yang baik Administrasi Kontrak akan menjadi semakin penting sehubungan semakin rumitnya kontrak. Sebagaimana, diketahui industri jasa konstruksi mulai berkembang tahun 1967 dan mencapai puncaknya dalam kurun waktu 30 tahun lalu berhenti sama sekali karena terjadi krisis moneter pada pertengahan tahun 1997. Barangkali mulai saat itulah para pelaku usaha jasa konstruksi menyadari betapa pentingnya administrasi kontrak.

5

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami kesulitan karena administrasi kontrak yang tidak dilaksanakan dengan baik: catatan-catatan tidak dipelihara perintah-perintah lisan banyak yang tidak dikukuhkan dengan perintah tertulis. Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah berganti-ganti untuk kesekian kalinya. Dipihak pengguna jasa pun kondisi administrasi kontrak tidak lebih baik. Dapat juga dikatakan secara singkat bahwa: administrasi kontrak adalah pengelolaan dari transaksi komersial yang diperlukan untuk suatu pemenuhan kontraktual bagi para pihak. (Gilbreath 1992) Administrasi kontrak mengawasi agar tujuan komersial kontrak tercapai sesuai dengan syarat-syarat/ketentuan kontrak. Administrasi kontrak adalah tanggungjawab pengguna jasa dan penyedia jasa secara bersama-sama dan bukan hanya satu pihak saja. 1.9 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek Hukum Sebagaimana telah dijelaskan dalam butir 1.6 bahwa administrasi kontrak adalah seluruh penanganan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak konstruksi. Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi kontrak berkaitan dengan disiplin ilmu yang lain yaitu hukum. Bila di perhatikan dengan teliti tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban administrasi kontrak adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam dokumen kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang bersifat hukum untuk dipatuhi baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia jasa.

6

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis adalah menyangkut bidang hukum, berarti administrasi kontrak memang mempunyai hubungan dengan aspek hukum. 1.10 Pihak-pihak yang terlibat dalam Administrasi Kontrak 1.10.1 1.10.2 1.10.3 pengguna jasa (pemilik atau pemberi tugas) konsultan perencana penyedia jasa (pembangun, kontraktor)

ditambah peserta-peserta lain termasuk : a. b. c. d. e. manajemen konstruksi pengawasan mutu (quality control) perwakilan/agen asuransi sub penyedia jasa pemasok bahan/material dan peralatan

Dalam praktek, biasanya pengguna jasa membuat kontrak dengan: * arsitek/konsultan perencana mengenai: - Rencana dan desain proyek untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa - Masa/waktu untuk menetapkan kreteria desain - Batasan biaya dan waktu untuk menyelesaikan desain - Pemilihan penyedia jasa : Penawaran terendah untuk pekerjaan umum. * dan penyedia jasa utama mengenai - Perencanaan proyek, spesifiksi teknik, peraturan-peraturan sehubungan untuk membangun proyek Kontrak-kontrak lain adalah antara: * Pengguna jasa dan konsultan manajemen konstruksi 7 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/