-
Penataan Tata Laksana Dalam RangkaPenerapan e-Government
DEPUTI BIDANG TATALAKSANA2012
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
-
Reformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas dunia
-
REFORMASI BIROKRASI
TATA LAKSANA
TATA LAKSANA
PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR
DAN
ADMINISTRASI UMUM
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
KELEMBAGAAN, SDM, TATA LAKSANA, AKUNTABILITAS, PELAYANAN PUBLIK, PENGAWASAN.
SISTEM, PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA
1. PENATAAN TATA LAKSANA
2. TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
3. SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH (SMSDP)
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitasdalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH
SMSDP merupakan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program/kegiatan di lingkungan instansi pemerintah.
TATA LAKSANA Tata Laksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
-
PENATAAN TATA LAKSANA
Program dan KegiatanIndikator Kinerja
Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)
1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan
Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan
2. Pembangunan atau pengembangan e-Government
Tersedianya e-Government pada masing-masing Kementerian/Lembaga
-
Tatalaksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yangmenghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian tindakansistematis dengan menggunakan alatkerja atau sarana kerja untukmenghasilkan bagian-bagiankelengkapan keluaran suatutatalaksana
Pengguna adalah penerima keluaranyang dihasilkan suatu tatalaksana(business process) sesuai dengankebutuhannya
PermenPAN 12/2011
-
Penataan tatalaksana dilakukan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
-
Dua jenis pendekatan perancangan proses baru yang dapat dilakukan:
1. Pendekatan pertama adalah dengan cara mengkaji peta proses yang dikerjakan pada saat ini , kemudian masing-masing sub-proses tersebut dilihat kemungkinannya untuk dilakukan eliminasi , simplifikasi, integrasi , dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi yang ada.
2. Pendekatan kedua adalah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) terhadap apa yang telah di lakukan oleh pemerintah negara lain sehubungan dengan proses serupa, dan mencoba untuk menerapkannya di Indonesia (biasanya akan dipilih proses yang terbaik dari hasil perbandingan, atau yang kerap dikenal dengan istilah best practices) .
Jika kedua pendekatan ini di lakukan baik secara terpisah maupun bersama-sama maka akan terjadi sebuah perbaikan kinerja proses.
-
S E R A
S E R AS E R A
Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination)
Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification)
Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reengineering)
Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)
-
Secara prinsip, perancangan proses baru dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan sebuah cikal-bakal atau embrio dari lahirnya sebuah konsep Electronic Government (e-Government) di Indonesia
e-Government refers to the use by government agencies of information technologies that have the ability to transform relations with citizens , businesses , and other arms of government.
(Word Bank)
A
-
e-Government
e-Government yang juga disebut e-gov, adalah:penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi danpelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan denganpemerintahan.
e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untukmeningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proseskepemerintahan yang demokratis.
-
Tujuan e-Government
Pembentukanjaringan informasi
dan transaksipelayanan publikyang berkualitas,
cepat, danterjangkau
masyarakat luas.
Pembentukanhubungan
interaktif dengandunia usaha
untukmenghadapi
perubahan danpersaingan
perdaganganinternasional.
Pembentukanmekanisme dan
salurankomunikasi
dengan lembaga-lembaga negaraserta penyediaan
fasilitas dialog publik.
Pembentukansistem
manajemen danproses kerja yang
transparan danefisien
-
Manfaat e-Government:
Meningkatkan kualitas pelayanan
pemerintah kepada
masyarakat dan komunitas negara
lainnya;
Memperbaiki proses
transparansi dan akuntabilitas di
kalangan penyelenggara pemerintahan;
Mereduksi biaya transaksi,
komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam
proses pemerintahan;
Menciptakan masyarakat
berbasis komunitas
informasi yang lebih berkualitas.
-
PERAN e-Government
Pemecahan Masalah Nasional
Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat
Peningkatan dan InovasiPelayanan Publik
Wujud Pengembangan TIK
Pembangunan e-Government
e-Govt di Indonesia tidak hanyamenyelenggarakanpemerintahan secaraelektronik , tetapi jugasebagai penggerakatas pencapaian cita-cita nasional dansebagai perangsangindustri TIK danpembangunannasional padaumumnya
Peran Utama
Peran Lainnya
Sumber : Kemenkominfo
-
Pengembangan e-Government di suatu lembagapemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi:
yang memuat antara lain e-leadership, sdm, dan peraturan;Suprastruktur e-Government
yang memuat antara lain protokolkomunikasi, topologi, teknologi dankeamanan.
Infrastruktur jaringan
yang memuat antara lain struktur data, format data, data sharing, dan sistempengamanannya.
Infrastruktur informasi
yang memuat antara lain aplikasi layananpublik, aplikasi antarmuka (interface), danaplikasi back office.
Infrastruktur aplikasi
-
Transformasi Menuju e-Government
Perubahan Budaya KerjaPerubahan Bisnis Proses
SOP dan KebijakanPeraturan dan Perundangan
Leadership
Penggunaan InternetPenggunaan Infrastruktur TIK Sistem Dokumentasi ElektronikPenggunaan Sistem AplikasiStandarisasi MetadataTransaksi Elektronik
PARAMETER
-
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK(PERMENPAN DAN RB NOMOR 6 TAHUN 2011)
-
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yangmemberikan fasilitas dalam persuratan (dapatdiakses melalui suatu jaringan).
-
Efisiensi dan efektifitaspekerjaan
Penghematan Kertas danTempat Penyimpanan
-
Berkurangnya risiko kehilangandokumen dan kemudahanpencarian dokumen Kemudahan pelacakan
keberadaan dan status dokumennaskah dinas
Mendukung kebijakanperkantoran elektronis gunamenuju e-Government
-
Arsitektur : Web Based
Web Aplikasi TNDE
User User
Server & Database
menyediakan
Akses aplikasi
Akses aplikasi
User
Pengarsipan
-
Jaringan Komputer suatu sistem berbasis LAN (Local Area Network) ataupun Wireless Network yang terkoneksi antar bagian
Server perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan computer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan
Komputer klien
-
Scanner Pemindai dokumen
SDM Operator, Administrator
-
1.
2.
3.
Surat Masuk
Disposisi
Surat Keluar
-
DISPOSISI
Surat
Petugas Mencatat Agenda & Scan
Dokumen
Pejabat memeriksa Surat dan melakukan Disposisi
-
Pembuat Disposisi
Disposisilanjut
Server & Database terpusat
PembuatanLaporan
Persetujuan& Koreksi
Penerima Disposisi
Menyimpan Disposisi
Membaca Disposisi
-
Pembuatan Konsep Surat Koreksi & Persetujuan
Surat dicetak, tanda tangan, cap dan di Agendakan
Draft Tersimpan diDatabase
-
Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasiPerubahan paradigma dalam persuratanKedisiplinan staf.
-
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAHAN
(SMSDP)
-
Terwujudnya percepatan integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.
Terwujudnya kompatibilitas integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.
Memudahkan pelayanan publik dengan pemanfaatan sistem manajemen sumber daya pemerintah.
-
SMSDP merupakan salah satu contoh implementasi sistem informasipada instansi pemerintah di bidang sumberdaya:1. SMSDP meliputi persiapan, penganggaran, pengadaan, dan
evaluasi pengelolaan sumberdaya pemerintah.2. Sumberdaya yang diatur dalam SMSDP meliputi keuangan,
barang, dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraanpemerintahan.
3. SMSDP menghubungkan setiap proses dari hulu ke hilirpemanfaatan sumberdaya untuk mendapatkan hasil yangoptimal.
4. Keterkaitan antar setiap proses dalam SMSDP akan mewujudkansistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasapemerintah yang efektif dan efisien.
-
SMSDP menghubungkan beberapa sub sistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah. Keterkaitan antar sub sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:
-
1. PERENCANAAN (Planning) Meliputi perencanaan kebutuhan sumber daya yang
ada pada setiap instansi pemerintah. Rencana dibuat dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
2. PENGANGGARAN (Budgeting) Sistem informasi yang mengelola anggaran yang
dibutuhkan dalam pemenuhan dan pengelolaan kebutuhan sumber daya.
3. PENGADAAN (Procurement) Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang
dilakukan secara elektronik,mulai tahapan pengumuman lelang dan seleksi sampai dengan penetapan pemenang.
-
4. PENGENDALIAN (Controlling) Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian proses
pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah dibandingkan dengan perencanaan yang telah dilakukan.
5. KINERJA (Performance) Pengukuran kinerja (performance measurement) yang
berkaitan dengan seluruh proses yang ada pada SMSDP.
-
1. Jaringan Komputer2. Komputer Server3. Perangkat Klien4. Perangkat Pendukung5. Sistem Keamanan
-
1. Pengelola SMSDP merupakan unit kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
2. Sumber daya manusia merupakan administrator yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data induk dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi, sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi.
3. Standard Operating Procedure/SOP dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing-masing, sesuai dengan struktur organisasi.
