2011 CC Keterampilan Komunikasi Negosiasi Dan Teknik Presentasi

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

CLIENT COORDINATOR

Disusun Oleh: Ir. Agung Budi Laksono, S.E., M.M. (Widyaiswara Muda) Bambang Semedi, S.H. (Widyaiswara Utama)

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

CLIENT COORDINATOR

Disusun Oleh: Ir. Agung Budi Laksono, S.E., M.M. (Widyaiswara Muda) Bambang Semedi, S.H. (Widyaiswara Utama)

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi

DTSS Client Coordinator

i


DAFTAR ISIHalaman KATA PENGANTAR ........................................................................................... DAFTAR ISI ........................................................................................................ PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ... PETA KONSEP MODUL . MODUL KETRAMPILAN KOMUNIKASI NEGOSIASI DAN TEKNIK PRESENTASI A. Pendahuluan 1. Deskripsi Singkat ...................................................... 2. Prasyarat Kompetensi ...................................................... 3. Standar Kompetensi (SK) ...................................................................... 4. Kompetensi Dasar (KD) .... B. KEGIATAN BELAJAR ........................................................................... 1. Kegiatan Belajar (KB) 1 ....................................................... Konsep Dasar Komunikasi Indikator .. a. Uraian dan contoh ........................................................................... 1. Pendahuluan ...... 2. Model / Proses ... ....................... 3. Unsur .. 4. Karakteristik . b. Latihan 1 ........ 3 3 3 5 8 14 22 i ii vi vii

1 1 1 1 2 3 3

c. Rangkuman . 22 d. Tes Formatif 1 e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 25 27

2. Kegiatan Belajar (KB) 2 ...................................................... 28 Lambang Komunikasi Indikator .. 28

a. Uraian dan contoh .......................................................................... 28 1. Verbal ...... 2. Non Verbal ...... 31 32


ii

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Perbedaan Verbal dan Non Verbal .. b. Latihan 2 ......... 34 37

c. Rangkuman . 37 d. Tes Formatif 2 e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 40 42

3. Kegiatan Belajar (KB) 3 ....................................................... 43 Masalah Dalam Komunikasi Indikator a. Uraian dan contoh ....................................................................... 1. Pendahuluan ......... 2. Kendala dan Hambatan ... 3. Hambatan-hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif .. b. Latihan 3 ...... c. Rangkuman . d. Tes Formatif 3 . e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ..................... 4. Kegiatan Belajar (KB) 4 ................................................... Konseling Dalam Pelayanan Indikator .. 1. Human Relation ......... 2. Konseling terarah .... 59 43 43 43 46 49 51 51 56 57 59

a. Uraian dan contoh .......................................................................... 59 60 62

3. Konseling tidak Terarah ........................ 63 b. Latihan 4 ........ c. Rangkuman d. Tes Formatif 4 e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 64 64 68 70

5. Kegiatan Belajar (KB) 5 ....................................................... 71 Komplain dan Konflik Indikator .. 71

a. Uraian dan contoh .......................................................................... 71 1. Pendahuluan .... 2. Pengertian Komplain ..... 71 72


iii

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Penyebab Komplain ............................. 72

4. Cara menangani Komplain ........................................................ 72 5. Gambaran Umum Konflik .......................................................... 75 6. Pengertian Konflik ...................................................................... 78 7. Penyebab Konflik ...................................................................... 82 8. Manajemen Konflik .................................................................... 83 b. Latihan 5 ......... 88

c. Rangkuman . 89 d. Tes Formatif 5 . 94 e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 96

6. Kegiatan Belajar (KB) 6 ...................................................... 97 Negosiasi dan Lobi Indikator .. 97

a. Uraian dan contoh .......................................................................... 97 1. Pendahuluan ....... 2. Tahap-tahap Melobi ... 97 99

3. Elemen-Elemen melobi ................... 100 4. Karakteristik negosiasi .............................................................. 102 5. Langkah-langkah negsiasi yang sukses ................................... 103 6. Syarat-syarat menjadi negosiator yang handal ........................ 107 7. Langkah-langkah mengambil hati pelanggan ........................... 108 8. Contoh Kasus ............................................................................ 109 b. Latihan 6 ........ 116 c. Rangkuman . 116 d. Tes Formatif 6 120 e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 122 7. Kegiatan Belajar (KB) 7 ...................................................... 123 Teknik Presentasi Indikator .. 123 a. Uraian dan contoh ...........................................................................123 1. Pendahuluan .... 123 2. Pengertian dan Tujuan Presentasi ...... 125 3. Cara Presentasi yang baik ............... 125


iv

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi4. Simulasi Presentasi ................................................................... 129 b. Latihan 7 ......... 131 c. Rangkuman . 131 d. Tes Formatif 7 . 132 e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 134 PENUTUP . 135 TES SUMATIF ............................................................... 136 KUNCI JAWABAN ( TES FORMATIF DAN TES SUMATIF ) 142 DAFTAR ISTILAH .... 145 DAFTAR PUSTAKA . 153


v


PETUNJUK PENGGUNAAN MODULUntuk dapat memahami modul ini secara benar, maka peserta diklat diharapkan mempelajari modul ini secara urut mulai dari Kegiatan Belajar 1 sampai dengan Kegiatan Belajar 7. Cara mempelajari setiap kegiatan belajar adalah mengikuti tahap-tahap berikut ini: 1. Lihat apa yang menjadi target indikator dari kegiatan belajar tersebut; 2. Pelajari materi yang menjadi isi dari setiap kegiatan belajar (dengan cara membaca materi minimal 3 kali membaca isi materi kegiatan belajar tersebut); 3. Lakukan review materi secara umum, dengan cara membaca kembali ringkasan materi untuk mendapatkan hal-hal penting yang menjadi fokus perhatian pada kegiatan belajar ini; 4. Kerjakanlah Tes Formatif pada kegiatan belajar yang sedang dipelajari; 5. Lihat kunci jawaban Tes Formatif dari kegiatan belajar tersebut yang terletak pada bagian akhir modul ini. 6. Cocokkan hasil tes formatif dengan kunci jawaban tersebut, apabila ternyata hasil Tes Formatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/15), maka kegiatan belajar dapat dilanjutkan pada kegiatan belajar berikutnya, namun apabila diperoleh angka di bawah 67, maka peserta diklat diharuskan mempelajari kembali kegiatan belajar tersebut agar selanjutnya dapat diperoleh angka minimal 67. 7. Kerjakan Tes Sumatif apabila semua Tes Formatif dari seluruh kegiatan belajar telah dilakukan. 8. Lihat kunci jawaban Tes Sumatif yang terletak pada bagian akhir modul ini 9. Cocokkan hasil tes sumatif dengan kunci jawaban tes sumatif, apabila ternyata hasil tes sumatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/25), maka peserta diklat dapat dinyatakan lulus dari kegiatan belajar


vi


PETA KONSEPDalam mempelajari modul ini, agar lebih mudah dipahami maka disarankan kepada peserta diklat untuk mempelajari peta konsep modul. Dengan demikian pola pikir yang sistematik dalam mempelajari modul dapat terjaga secara berkesinambungan selama mempelajari modul. Kegiatan Belajar 1 Konsep Dasar Komunikasi Materi: Pendahuluan, Model/Proses, Unsur, dan Karakteristik

Kegiatan Belajar 2 Lambang Komunikasi Materi: Verbal, Non Verbal Perbedaan Verbal dan Non Verbal

Kegiatan Belajar 3 Masalah Dalam Komunikasi Materi: Verbal, Pendahuluan, Kendala dan Hambatan, Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif

Kegiatan Belajar 4 Konseling Dalam Pelayanan Materi: Human relation, Konseling terarah, Konseling tak terarah

Kegiatan Belajar 5 Komplain dan Konflik Materi: Pendahuluan, Pengertian komplain, Penyebab komplain, Cara menangani komplain, Gambaran Umum Konflik, Pengertian konflik, Penyebab konflik, Manajemen konflik

Kegiatan Belajar 6 Negosiasi dan Lobi Materi: Pendahuluan, Tahap-tahap melobi, Elemenelemen melobi, Karakteristik negosiasi, Langkahlangkah negosiasi yang sukses

Kegiatan Belajar 7 Teknik Presentasi Materi: Pendahuluan, Pendahuluan, Pengertian DTSS Client Coordinator presentasi, Cara presentasi yang dan tujuan baik, Simulasi presentasi,

vii


APENDAHULUAN

MODUL KETERAMPILAN KOMUNIKASI, NEGOSIASI, DAN TEKNIK PRESENTASI1. Deskripsi Singkat

Mata pelajaran ini membahas mengenai konsep dasar komunikasi, lambang komunikasi, masalah-masalah dalam komunikasi, konseling, komplain, konflik, negosiasi, lobby dan teknik presentasi.

2. Prasyarat Kompetensi

Diklat ini dapat diikuti oleh peserta dengan prasyarat kompetensi adalah telah mengikuti Diklat Teknis Substantif Dasar (DTSD)

3. Standar Kompetensi

Setelah mengikuti mata pelajaran diklat ini diharapkan para peserta diklat dapat menerapkan konsep dasar ketrampilan berkomunikasi, bernegosiasi dan berpresentasi.


1

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi4. Kompetensi Dasar

Setelah mempelajari mata pelajaran ini diharapkan peserta dapat: a. Menjelaskan konsep dasar komunikasi b. Menginterpretasikan lambang-lambang komunikasi c. Memecahkan masalah yang ditemui dalam komunikasi d. Memberikan konseling dalam pelayanan e. Menangani komplain dengan baik dan memuaskan f. Mengatasi konflik yang terjadi

g. Menerapkan konsep bernegosiasi dan melobby h. Melakukan presentasi dengan terampil.


2


BKEGIATAN BELAJAR1. KEGIATAN BELAJAR (KB) 1

KONSEP DASAR KOMUNIKASI

Indikator Keberhasilan : Peserta dapat menjelaskan konsep dasar komunikasi

a. Uraian dan Contoh

1) PendahuluanSebelum membahas pengertian komunikasi organisasi, terlebih dahulu akan diuraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi. Apabila dilihat dari arti kata, komunikasi berasal dari bahasa latin yang berarti communis atau common dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Dengan demikian berkomunikasi berarti berusaha untuk mencapai kesamaan makna,

commonness. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap dengan partisipan lainnya.


3

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiKendala utama dalam berkomunikasi adalah adanya pemaknaan yang berbeda terhadap lambang yang sama. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya

memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Apabila dilihat secara lebih mendalam, sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan, maupun sesamanya baik dalam keluarga maupun dimasyarakat. Dalam berkomunikasi, di antara kedua belah pihak, harus terjalin komunikasi dua arah atau komunikasi yang bersifat timbal balik. Oleh karena itu diperlukan adanya kerja sama, yang diharapkan dapat membantu mencapai citacita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama di antara kelompok individu tersebut, dapat terdiri dari berbagai maksud dan kepentingan, yang meliputi aspek hubungan sosial maupun kebudayaan. Hubungan yang terjadi di antara individu tersebut, merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan di masa depan melalui komunikasi. Schramm dalam Cutlip, Center dan Broom (2005) mendefinisikan komunikasi sebagai sesuatu yang dilakukan oleh manusia. Komunikasi sendiri tidak mempunyai kehidupan tersendiri. Tidak ada arti dalam pesan komunikasi, kecuali yang orang berkomunikasi memasukkan ke dalamnya. Konsep Schramm tentang komunikasi pada dasarnya menghendaki model proses dua arah, dimana pengirim dan penerima beroperasi dalam konteks kerangka acuan, hubungan, dan situasi sosial masing-masing. Dengan demikian, sesungguhnya komunikasi merupakan proses timbal balik atas sinyal-sinyal yang dipertukarkan, untuk memberikan informasi, instruksi, atau membujuk berdasarkan arti bersama; dan dikondisikan oleh hubungan komunikator dan konteks sosial.


4

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiWijaya (1986) mendefinisikan komunikasi sebagai hubungan kontak antar manusia baik individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari, disadari atau tidak disadari, komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri, paling tidak sejak seseorang dilahirkan sudah berkomunikasi dengan

lingkungannya. Gerak dan tangis saat pertama ia dilahirkan adalah merupakan tanda-tanda terjadinya komunikasi.

2) Model/ProsesEffendi (2001) dalam bukunya Dimensi-Dimensi Komunikasi,

menggolongkan komunikasi ke dalam tiga kategori : 1. Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha

menyampaikan informasi, yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama. 2. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya, dalam melakukan suatu komunikasi yang lebih ditekankan adalah pada faktor kelompoknya, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, tentunya komunikasi dalam

kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi. 3. Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi media cetak dan elektronik. Dalam hubungannya dengan komunikasi organisasi, Tubbs dan Moss (1994) menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi, yaitu: 1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli, dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog. 2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.


5

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini lebih menekankan pada semua aspek perilaku adalah

komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan. Pada tataran teoritis, komunikasi dikenal/dipahami dalam dua perspektif, yaitu: 1. Perspektif Kognitif. Penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi sendiri sesungguhnya merupakan sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu seorang partisipan kepada partisipan lainnya melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, maka receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimaksudkan sender. Dengan demikian terjadilah komunikasi. 2. Perspektif Perilaku. Perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Dengan demikian komunikasi merupakan satu respons melalui lambanglambang verbal, di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Setelah memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, selanjutnya dilihat pada proses komunikasi dalam suatu organisasi. Perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Apabila satu pesan memberikan hasil efek yang dikehendaki, maka bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan upaya berbagi informasi atau tidak. Dalam pelaksanaan komunikasi, proses komunikasi diawali oleh sumber komunikasi (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha

berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:


6

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message sendiri merupakan alat-alat di mana sumber komunikasi mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar. 3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, dikenal istilah channel atau saluran, yaitu alatalat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). 4. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Pada akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana

memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.


7

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiRespons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima pesan dapat saja mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan dasar untuk mengevaluasi terjadinya efektivitas komunikasi atau tidak.

3) UnsurModel universal komunikasi terdiri dari setiap tindak komunikasi, tanpa unsur-unsur yang ada dalam

melihat apakah hal tersebut bersifat,

antarpribadi, kelompok kecil, pidato terbuka, atau komunikasi masa. 1. Lingkungan komunikasi Lingkungan komunikasi setidak-tidaknya memiliki tiga dimensi: a. Fisik, adalah ruang dimana komunikasi berlangsung yang nyata atau berwujud. b. Sosial-psikoilogis, meliputi, misalnya tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini juga mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau, c. Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung. Ketiga dimensi lingkungan ini saling berinteraksi; masing-masing

mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain. Sebagai contoh, terlambat memenuhi janji dengan seseorang (dimensi temporal), dapat mengakibatkan berubahnya suasana persahabatan-permusuhan (dimensi sosial-psikologis), yang kemudian dapat menyebabkan perubahan kedekatan fisik dan pemilihan rumah makan untuk makan malam (dimensi fisik). Perubahan-perubahan tersebut dapat menimbulkan banyak perubahan lain. Dengan kondisi tersebut dapat dikatakan bahwa proses komunikasi tidak pernah statis. 2. Sumber-Penerima Menggunakan istilah sumber-penerima sebagai satu kesatuan yang tak


8

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasiterpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber (atau pembicara) sekaligus penerima (atau pendengar). Seseorang mengirimkan pesan ketika ia berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh. Seseorang menerima pesan dengan

mendengarkan, membaca, membaui, dan sebagainya. 3. Enkoding-Dekoding Dalam ilmu komunikasi tindakan menghasilkan pesan (misalnya, berbicara atau menulis) disebut sebagai enkoding (encoding). Dengan menuangkan gagasan-gagasan ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas, menjelmakan gagasan-gagasan tadi ke dalam kode tertentu. Hal tersebut berarti melakukan enkoding. Tindakan menerima pesan (misalnya, mendengarkan atau membaca) sebagai dekoding (decoding). Dengan menerjemahkan gelombang suara atau kata-kata di atas kertas menjadi gagasan, seseorang menguraikan kode tadi. Jadi, sebenarnya Seseorang melakukan dekoding. Pembicara atau penulis dinamai sebagai enkoder (encoder), dan pendengar atau pembaca sebagai dekoder (decoder). Seperti halnya sumber-penerima, maka enkoding-dekoding merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa Seseorang menjalankan fungsifungsi ini secara simultan. Ketika Seseorang berbicara (enkoding), Seseorang juga menyerap tanggapan dari pendengar (dekoding). 4. Kompetensi Komunikasi Kompetensi komunikasi mengacu pada kemampuan Seseorang untuk berkomunikasi secara efektif (Spitzberg dan Cupach, 1989). Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi (misalnya, pengetahuan bahwa suatu topik mungkin layak dikomunikasikan kepada pendengar tertentu di lingkungan tertentu, tetapi mungkin tidak layak bagi pendengar dan lingkungan yang lain). Pengetahuan tentang tatacara perilaku nonverbal (misalnya kepatutan sentuhan, suara yang keras, serta kedekatan fisik) juga merupakan bagian dari kompetensi komunikasi. Dengan meningkatkan kompetensi Seseorang, Seseorang akan

mempunyai banyak pilihan berperilaku. Makin banyak Seseorang tahu


9

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasitentang komunikasi (artinya, makin tinggi kompetensi Seseorang), makin banyak pilihan, yang Seseorang punyai untuk melakukan komunikasi seharihari. Proses ini serupa dengan proses mempelajari perbendaharaan kata: makin banyak kata Seseorang ketahui (artinya, makin tinggi kompetensi perbendaharaan kata Seseorang), makin banyak cara yang Seseorang miliki untuk mengungkapkan diri. 5. Pesan Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk. Seseorang

mengirimkan dan menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi tertentu dari panca indra Seseorang. Walaupun biasanya Seseorang menganggap pesan selalu dalam bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini bukanlah satu-satunya jenis pesan. Seseorang juga berkomunikasi secara nonverbal (tanpa kata). Misalnya, dari busana yang Seseorang kenakan, seperti juga cara Seseorang berjalan, berjabatan tangan, menggelengkan kepala, menyisir rambut, duduk, dan. tersenyum. Prinsipnya segala hal yang Seseorang ungkapkan dalam melakukan komunikasi. 6. Saluran Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang sekali komunikasi berlangsung melalui hanya satu saluran, Seseorang

menggunakan dua, tiga, atau empat saluran yang berbeda secara simultan. Sebagai contoh, dalam interaksi tatap muka Seseorang berbicara dan mendengarkan (saluran suara), tetapi Seseorang juga memberikan isyarat tubuh dan menerima isyarat ini secara visual (saluran visual). Seseorang juga memancarkan dan mencium bau-bauan (saluran olfaktori). Seringkali Seseorang saling menyentuh, ini pun komunikasi (saluran taktil). 7. Umpan Balik Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik dapat berasal dari Seseorang sendiri atau dari orang lain. Dalam diagram universal komunikasi tanda panah dari satu sumber-penerima ke sumber-penerima yang lain dalam kedua arah adalah umpan balik.


10

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiBila Seseorang menyampaikan pesan misalnya, dengan cara berbicara kepada orang lain Seseorang juga mendengar diri Seseorang sendiri. Artinya, Seseorang menerima umpan balik dari pesan orang tersebut. Seseorang mendengar apa yang Seseorang katakan, Seseorang merasakan gerakan Seseorang, Seseorang melihat apa yang Seseorang tulis. Selain umpan balik sendiri ini, Seseorang menerima umpan balik dari orang lain. Umpan balik ini dapat datang dalam berbagai bentuk: Kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala, tepukan di bahu atau tamparan di pipi, semuanya adalah bentuk umpan balik. 8. Gangguan Gangguan (noise) adalah gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi penerima dalam menerima pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan. Gangguan dikatakan ada dalam suatu sistem komunikasi bila ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima. Gangguan ini dapat berupa gangguan fisik (ada orang lain berbicara), psikologis (pemikiran yang sudah ada di kepala Seseorang), atau semantik (salah mengartikan makna). Tabel dibawah menyajikan ketiga macam gangguan ini secara lebih rinci. Gangguan fisik merupakan interferensi dengan transmisi fisik isyarat atau pesan lain, contohnya desingan mobil yang lewat, dengungan komputer, kacamata. Gangguan psikologis merupakan interferensi kognitif atau mental, contohnya prasangka dan terjadinya bias pada sumber penerima, serta adanya pikiran yang sempit. Gangguan semantik terjadi akibat gangguan akibat terjadinya perbedaan arti pesan antara pembicara dan pendengar, contohnya orang yang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan jargon atau istilah yang terlalu rumit yang tidak dipahami pendengar Gangguan dalam komunikasi tidak bisa terhindarkan. Semua komunikasi mengandung gangguan, dan walaupun Seseorang tidak dapat

meniadakannya samasekali, namun Seseorang dapat mengurangi gangguan dan dampaknya.


11

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiMenggunakan bahasa yang lebih akurat, mempelajari keterampilan mengirim dan menerima pesan nonverbal, serta meningkatkan keterampilan mendengarkan dan menerima serta mengirimkan umpan balik adalah beberapa cara untuk menanggulangi gangguan. 9. Efek Komunikasi Komunikasi selalu mempunyai efek atau dampak atas satu atau lebih orang yang terlibat dalam tindak komunikasi. Pada setiap tindak komunikasi selalu ada konsekuensi. Sebagai contoh, Seseorang mungkin memperoleh pengetahuan atau belajar bagaimana menganalisis, melakukan sintesis, atau mengevaluasi sesuatu; ini adalah efek atau dampak intelektual atau kognitif. Kedua, Seseorang mungkin memperoleh sikap baru atau mengubah sikap, keyakinan, emosi, dan perasaan Seseorang; hal ini adalah dampak afektif. Ketiga, Seseorang mungkin memperoleh cara-cara atau gerakan baru seperti cara melemparkan bola atau melukis, selain juga perilaku verbal dan noverbal yang patut; hal ini adalah dampak atau efek psikomotorik. 10. Etik dan Kebebasan Memilih Karena komunikasi mempunyai dampak, maka ada masalah etik di sini. Karena komunikasi mengandung konsekuensi, maka ada aspek benar-salah dalam setiap tindak komunikasi. Tidak seperti prinsip-prinsip komunikasi yang efektif, prinsip-prinsip komunikasi yang etis sulit dirumuskan. Seringkali Seseorang dapat mengamati dampak komunikasi, dan

berdasarkan pengamatan ini, merumuskan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif. Tetapi, Seseorang tidak dapat mengamati kebenaran atau

ketidakbenaran suatu tindak komunikasi. Dimensi etik dari komunikasi makin rumit, karena etik begitu terkaitnya dengan falsafah hidup pribadi seseorang, sehingga sukar untuk

menyarankan pedoman yang berlaku bagi setiap orang. Meskipun sukar, pertimbangan etik tetaplah merupakan bagian integral dalam setiap tindak komunikasi. Keputusan yang Seseorang ambil dalam hal komunikasi haruslah dipedomani oleh apa yang Seseorang anggap benar di samping juga oleh apa yang Seseorang anggap efektif.


12

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiApakah komunikasi itu etis atau tidak etis, Seseorang mempunyai hak untuk menentukan pilihannya sendiri. Komunikasi dikatakan etis bila menjamin kebebasan memilih seseorang dengan memberikan kepada orang tersebut dasar pemilihan yang akurat. Komunikasi dikatakan tidak etis bila mengganggu kebebasan memilih seseorang dengan menghalangi orang tersebut untuk mendapatkan informasi yang relevan dalam menentukan pilihan. Komunikasi yang tidak etis merupakan komunikasi yang memaksa seseorang (1) mengambil pilihan yang secara normal tidak akan dipilihnya atau (2) tidak mengambil pilihan yang secara normal akan dipilihnya. Sebagai contoh, seorang pejabat rekruting perusahaan mungkin saja membesar-besarkan manfaat bekerja di Perusahaan X dan dengan demikian mendorong Seseorang untuk menentukan pilihan yang secara normal tidak akan Seseorang ambil (jika saja Seseorang mengetahui fakta-fakta sebenarnya). Dalam etik yang didasarkan atas kebebasan memilih ini, ada beberapa persyaratan. Seseorang mengasumsikan bahwa orang-orang ini sudah cukup umur dan berada dalam kondisi mental yang memungkinkan mereka melaksanakan pilihan secara bebas. Selanjutnya, Seseorang mengasumsikan bahwa kebebasan memilih dalam situasi mereka tidak akan menghalangi kebebasan memilih orang lain. Sebagai contoh, anak-anak berusia 5 atau 6 tahun tidak akan siap untuk menentukan pilihan sendiri (memilih menu mereka sendiri, memilih waktu untuk tidur, memilih jenis obat), sehingga harus ada orang lain yang melakukannya untuk mereka. Begitu juga, seseorang yang menderita keterbelakangan mental

membutuhkan orang lain untuk mengambilkan keputusan tertentu bagi mereka. Di samping itu, situasi lingkungan kehidupan seseorang dapat membatasi kebebasan memilih hal ini. Kebebasan memilih yang Seseorang miliki tidak boleh menghalangi orang lain untuk menentukan pilihan mereka sendiri. Seseorang tidak bisa membiarkan seorang pencuri memiliki kebebasan untuk mencuri, karena dengan memberikan kebebasan ini Seseorang menghalangi korban pencurian untuk menikmati kebebasan memilih


13

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasimerekahak untuk memiliki barang dan hak untuk merasa aman dalam rumah mereka.

4) KarakteristikDalam pembahasan yang lalu telah didefinisikan komunikasi dan dijelaskan komponen komunikasi. Selanjutnya akan dibicarakan mengenai sifat atau hakikat atau karakteristik komunikasi dengan menyajikan delapan prinsip komunikasi. Memahami prinsip-prinsip tersebut adalah sangat penting untuk memahami komunikasi dalam segala bentuk dan fungsinya.

1. Komunikasi Adalah Paket Isyarat Perilaku komunikasi, apakah ini melibatkan pesan verbal, isyarat tubuh, atau kombinasi dari keduanya, biasanya terjadi dalam "paket". Biasanya, perilaku verbal dan nonverbal saling memperkuat dan mendukung. Semua bagian dari sistem pesan biasanya bekerja bersama-sama untuk mengkomunikasikan makna tertentu. Seseorang tidak mengutarakan rasa takut dengan kata-kata sementara seluruh tubuh Seseorang bersikap santai. Seseorang tidak mengungkapkan rasa marah sambil tersenyum. Seluruh tubuhbaik secara verbal maupun nonverbalbekerja bersama-sama untuk mengungkapkan pikiran dan perasaan Seseorang. Dalam segala bentuk komunikasi, apakah antarpribadi, kelompok kecil, pidato di muka umum, atau media masa, Seseorang kurang memperhatikan sifat paket dari komunikasi. Ia berlalu begitu saja. Tetapi bila ada ketidakwajaran---bila jabatan tangan yang lemah menyertai salam verbal, bila gerak-gerik gugup menyertai pandangan yang tajam, bila kegelisahan menyertai ekspresi nyaman dan santaiSeseorang memperhatikannya. Selalu saja Seseorang mulai mempertanyakan

ketulusan, dan kejujuran orang yang bersangkutan. Pesan yang Kontradiktif Seseorang yang menyaksikan pesan yang kontradiktif (disebut juga "pesan berbaur" dalam beberapa literatur) pada pasangan yang mengatakan bahwa mereka saling mencintai, tetapi secara nonverbal melakukan hal-hal yang saling menyakiti, misalnya datang terlambat untuk suatu janji penting,


14

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasimengenakan pakaian yang tidak disukai pasangannya, menghindari kontak mata, atau tidak saling menyentuh. Pesan-pesan tersebut ada juga yang mengatakan sebagai "diskordansi" (discordance) yang merupakan akibat dari keinginan untuk

mengkomunikasikan dua emosi atas perasaan yang berbeda. Sebagai contoh, Seseorang mungkin menyukai seseorang dan ingin mengkomunikasikan perasaan positif ini, tetapi Seseorang juga tidak menyukai orang itu dan ingin mengkomunikasikan perasaan negatif ini juga. Hasilnya adalah Seseorang mengkomunikasikan kedua perasaan itu, satu secara verbal dan lainnya secara nonverbal. 2. Komunikasi Adalah Proses Penyesuaian Komunikasi hanya dapat terjadi bila para komunikatornya menggunakan sistem isyarat yang sama. Ini jelas kelihatan pada orang-orang yang menggunakan bahasa berbeda. Seseorang tidak akan bisa berkomunikasi dengan orang lain jika sistem bahasa Seseorang berbeda. Tetapi, prinsip ini menjadi sangat relevan bila Seseorang menyadari bahwa tidak ada dua orang yang menggunakan sistem isyarat yang persis sama. Orang tua dan anak, misalnya, bukan hanya memiliki perbedaan kata yang berbeda, melainkan juga mempunyai arti yang berbeda untuk istilah yang mereka gunakan. Sebagian dari seni komunikasi adalah mengidentifikasikan isyarat orang lain, mengenali bagaimana isyarat-isyarat tersebut digunakan, dan

memahami apa artinya. Mereka yang hubungannya akrab akan menyadari bahwa mengenali isyarat-isyarat orang lain memerlukan waktu yang sangat lama dan seringkali membutuhkan kesabaran. Jika Seseorang ingin benar-benar memahami apa yang dimaksud seseorang, bukan sekadar mengerti apa yang dikatakan atau dilakukannya, Seseorang harus mengenal sistem isyarat orang itu. 3. Komunikasi Mencakup Dimensi Isi Dan Hubungan Komunikasi, setidak-tidaknya sampai batas tertentu, berkaitan dengan dunia nyata atau sesuatu yang berada di luar (bersifat ekstern bagi) pembicara dan pendengar.


15

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiTetapi, komunikasi juga menyangkut hubungan di antara kedua pihak. Sebagai contoh, seorang atasan mungkin berkata kepada bawahannya, "Datanglah ke ruang saya setelah rapat ini." Pesan sederhana ini mempunyai aspek isi (kandungan, atau content) dan aspek hubungan (relational). Aspek isi mengacu pada tanggapan perilaku yang diharapkanyaitu, bawahan menemui atasan setelah rapat. Aspek hubungan menunjukkan bagaimana komunikasi dilakukan. Penggunaan kalimat perintah yang sederhana sudah menunjukkan adanya perbedaan status di antara kedua pihak, seperti atasan dapat memerintah bawahan. Hal ini barangkali akan lebih jelas terlihat bila Seseorang membayangkan seorang bawahan memberi perintah kepada atasannya. Hal ini akan terasa janggal dan tidak layak karena melanggar hubungan normal antara atasan dan bawahan. Dalam setiap situasi komunikasi, dimensi isi mungkin tetap sama tetapi aspek hubungannya dapat berbeda, atau aspek hubungan tetap sama sedangkan isinya berbeda. Sebagai contoh, atasan dapat mengatakan kepada bawahan "Sebaiknya Seseorang menjumpai saya setelah rapat ini" atau "Dapatkah Seseorang bertemu setelah rapat ini?" Dalam kedua hal, isi pesan pada dasarnya samaartinya, pesan dikomunikasikan untuk mendapatkan tanggapan perilaku yang samatetapi dimensi hubungannya sangat berbeda. Dalam kalimat pertama, jelas tampak hubungan atasan-bawahan, bahkan terasa kesan merendahkan hubungan bawahan. lebih Pada setara yang dan kedua, atasan

mengisyaratkan

yang

memperlihatkan

penghargaan kepada bawahan. Ketidakmampuan Membedakan Dimensi Isi dan Hubungan Banyak masalah di antara manusia disebabkan oleh ketidakmampuan mereka mengenali perbedaan antara dimensi isi dan hubungan dalam komunikasi. Perbedaan/perselisihan yang menyangkut dimensi isi relatif mudah dipecahkan: Relatif mudah untuk memeriksa fakta yang dipertengkarkan. Sebagai contoh, Seseorang dapat memeriksa buku atau bertanya kepada seseorang tentang apa yang sesungguhnya terjadi.


16

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiTetapi, pertengkaran yang menyangkut dimensi hubungan jauh lebih sulit diselesaikan, sebagian karena Seseorang jarang sekali mau mengakui bahwa pertengkaran itu sesungguhnya menyangkut soal hubungan, bukan soal isi. 4. Komunikasi Melibatkan Transaksi Simetris dan Komplementer Hubungan dapat berbentuk simetris atau komplementer. Dalam hubungan simetris dua orang saling bercermin pada perilaku lainnya. Perilaku satu orang tercermin pada perilaku yang lainnya. Jika salah seorang mengangguk, yang lain mengangguk, jika yang satu menampakkan rasa cemburu, yang lain memperlihatkan rasa cemburu; jika yang satu pasif, yang lain pasif. Hubungan ini bersifat setara (sebanding), dengan penekanan pada meminimalkan perbedaan di antara kedua orang yang bersangkutan. Cara lain melihat hubungan simetris adalah dalam bentuk persaingan dan perebutan pengaruh di antara dua orang. Masing-masing orang dalam hubungan simetris perlu menegaskan kesebandingan atau keunggulannya dibanding yang lain. Hubungan simetris bersifat kompetitif; masing-masing pihak berusaha mempertahankan kesetaraan atau keunggulannya dari yang lain. Jika, misalnya, salah satu pihak mengatakan bahwa sesuatu itu harus dilakukan dengan cara tertentu, pihak yang lain akan menangkapnya sebagai pernyataan bahwa ia tidak cukup kompeten untuk memutuskan bagaimana sesuatu itu harus dilakukan. Terjadilah perebutan pengaruh. Kericuhan tersebut sebenarnya tidak menyangkut tentang bagaimana sesuatu itu harus dilakukan. Kericuhan lebih menyangkut tentang siapa yang berhak memutuskan. Kericuhan ini juga lebih menyangkut siapa pihak yang lebih kompeten. Seperti dapat dengan mudah dipahami, tuntutan pengakuan akan kesetaraan (atau keunggulan) seringkali menimbulkan pertengkaran dan permusuhan. Dalam hubungan komplementer kedua pihak mempunyai perilaku yang berbeda. Perilaku salah seorang berfungsi sebagai stimulus perilaku komplementer dari yang lain. Dalam hubungan komplementer perbedaan di antara kedua pihak dimaksimumkan.


17

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiOrang menempati posisi yang berbeda; yang satu atasan, yang lain bawahan; yang satu aktif, yang lain pasif; yang satu kuat, yang lain lemah . Pada masanya, budaya membentuk hubungan seperti ini misalnya, hubungan antara guru dan murid, atau antara atasan dan bawahan. Walaupun hubungan komplementer umumnya produktif di mana perilaku salah satu mitra melengkapi atau menguatkan perilaku yang lain, tetapi tetap masih ada masalah. Salah satu masalah dalam hubungan komplementer, yang dikenal baik oleh banyak mahasiswa, adalah yang disebabkan oleh kekakuan yang berlebihan. Hubungan komplementer antara seorang ibu yan melindungi dan membimbing dengan anaknya yang sangat bergantung kepadanya pada suatu saat sangat penting dan diperlukan untuk kehidupan si anak, hubungan yang sama ketika anak ini beranjak dewasa menjadi penghambat bagi pengembangan anak itu selanjutnya.

5. Rangkaian Komunikasi Dipunktuasi Peristiwa komunikasi merupakan transaksi yang kontinyu. Tidak ada awal dan akhir yang jelas. Sebagai pemeran serta atau sebagai pengamat tindak komunikasi, Seseorang membagi proses kontinyu dan berputar ini ke dalam sebab dan akibat, atau ke dalam stimulus dan tanggapan. Artinya, Seseorang mensegmentasikan arus kontinyu komunikasi ini ke dalam potongan-potongan yang lebih kecil. Seseorang menamai beberapa di antaranya sebagai sebab atau stimulus dan lainnya sebagai efek atau tanggapan. Setiap tindakan merangsang tindakan yang lain. Masing-masing tindakan berfungsi sebagai stimulus bagi yang lain. Tetapi, tidak ada stimulus awal. Masing-masing kejadian dapat dianggap sebagai stimulus dan masingmasing kejadian dapat pula dianggap sebagai efek, tetapi tidak bisa ditentukan mana yang stimulus dan mana yang tanggapan. Jika Seseorang menghendaki komunikasi efektifjika Seseorang ingin memahami maksud orang lainmaka Seseorang harus melihat rangkaian kejadian seperti yang diucapkan orang lain.


18

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiSelanjutnya, Seseorang harus menyadari bahwa ucapan Seseorang tidaklah mencerminkan apa yang ada dalam kenyataan, melainkan

merupakan persepsi Seseorang sendiri yang unik dan bisa keliru.

Komunikasi adalah proses transaksional Komunikasi adalah transaksi. Dengan transaksi dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses, hahwa komponen-komponennya saling terkait, dan bahwa para komunikatornya beraksi dan bereaksi sebagai suatu kesatuan atau keseluruhan.

Komunikasi adalah Proses Komunikasi merupakan suatu proses, suatu kegiatan. Walaupun Seseorang mungkin membicarakan komunikasi seakan-akan ini merupakan suatu yang statis, yang diam, komunikasi tidak pernah seperti itu. Segala hal dalam komunikasi selalu berubah Seseorang, orang yang Seseorang ajak berkomunikasi, dan lingkungan Seseorang.

Komponen-komponen Komunikasi Saling Terkait Dalam setiap proses transaksi, setiap komponen berkaitan secara integral dengan setiap komponen yang lain. Komponen komunikasi saling

bergantung, tidak pernah independen: Masing-masing komponen dalam kaitannya dengan komponen yang lain. Sebagai contoh, tidak mungkin ada sumber tanpa penerima, tidak akan ada pesan tanpa sumber, dan tidak akan umpan balik tanpa adanya penerima. Karena sifat saling bergantung ini, perubahan pada sembarang komponen proses akan mengakibatkan perubahan pada komponen yang lain. Misalnya, Seseorang sedang berbincang-bincang dengan sekelompok teman, kemudian ibu Seseorang datang masuk ke kelompok. Perubahan ini akan menyebabkan perubahan-perubahan lain. Barangkali Seseorang atau teman-teman Seseorang akan mengubah bahan

pembicaraan atau mengubah cara membicarakannya. Hal tersebut dapat mempengaruhi berapa sering orang tertentu berbicara, dan seterusnya. Apa pun perubahan yang pertama, perubahan-perubahan


19

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasilain akan menyusul sebagai akibatnya.

Komunikator bertindak sebagai satu kesatuan Setiap orang yang terlibat dalam komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan yang utuh. Secara biologis Seseorang dirancang untuk bertindak sebagai makhluk yang utuh. Seseorang tidak dapat bereaksi, misalnya, hanya pada tingkat emosional atau intelektual saja, karena Seseorang tidak demikian terkotak-kotak. Seseorang pasti akan bereaksi secara emosional dan intelektual, secara fisik dan kognitif. Seseorang bereaksi dengan tubuh dan pikiran. Akibat terpenting dari karakteristik ini adalah bahwa aksi dan reaksi Seseorang dalam komunikasi ditentukan bukan hanya oleh apa yang dikatakan, melainkan juga oleh cara Seseorang menafsirkan apa yang dikatakan. Reaksi Seseorang terhadap sebuah film, misalnya, tidak hanya bergantung pada kata-kata dan gambar dalam film tersebut melainkan pada semua yang ada pada Seseorang pengalaman masa lalu Seseorang, emosi Seseorang saat itu, pengetahuan Seseorang, keadaan kesehatan Seseorang, dan banyak lagi faktor lain. Dengan demikian, dua orang yang mendengarkan sebuah pesan seringkali menerimanya dengan arti yang sangat berbeda. Walaupun katakata dan simbol yang digunakan sama, karena setiap orang menafsirkannya secara berbeda.

6. Komunikasi Tak Terhindarkan Seseorang mungkin menganggap bahwa komunikasi berlangsung secara sengaja, bertujuan, dan termotivasi secara sadar. Dalam banyak hal ini memang demikian. Seringkali komunikasi terjadi meskipun seseorang tidak merasa

berkomunikasi atau tidak ingin berkomunikasi. Dalam situasi interaksi, Seseorang tidak bisa tidak berkomunikasi. Tidaklah berarti bahwa semua perilaku merupakan komunikasi; misalnya, jika seseorang murid melihat ke luar jendela dan guru tidak melihatnya, komunikasi tidak terjadi.


20

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiSelanjutnya, bila Seseorang dalam situasi interaksi, Seseorang tidak bisa tidak menanggapi pesan dari orang lain. Misalnya, jika Seseorang melihat seseorang melirik ke arah Seseorang, Seseorang pasti bereaksi dengan cara tertentu. Seseorang tidak bereaksi secara aktif atau secara terbuka, ketiadaan reaksi ini sendiri pun merupakan reaksi, dan hal itu merupakan suatu bentuk komunikasi juga. Seseorang tidak bisa tidak bereaksi. Namun jika Seseorang tidak menyadari akan lirikan tersebut, maka tentulah komunikasi tidak terjadi.

7. Komunikasi Bersifat Tak Reversibel Seseorang dapat membalikkan arah proses beberapa sistem tertentu. Sebagai contoh, Seseorang dapat mengubah air menjadi es dan kemudian mengembalikan es menjadi air, dan Seseorang dapat mengulang-ulang proses dua arah ini berkali-kali sesuka Seseorang. Proses seperti ini dinamakan proses reversibel. Tetapi ada sistem lain yang bersifat tak reversibel (irreversible). Prosesnya hanya bisa berjalan dalam satu arah, tidak bisa dibalik. Seseorang, misalnya, dapat mengubah buah anggur menjadi minuman anggur (sari anggur), tetapi Seseorang tidak bisa mengembalikan sari anggur menjadi buah anggur. Komunikasi termasuk proses seperti ini, proses tak reversibel. Sekali Seseorang mengkomunikasikan sesuatu, Seseorang tidak bisa tidak mengkomunikasikannya. Namun, Seseorang dapat berusaha mengurangi dampak dari pesan yang sudah terlanjur Seseorang sampaikan; Seseorang dapat saja, misalnya, mengatakan, "Saya sangat marah waktu itu; saya tidak benar-benar bermaksud mengatakan seperti itu." Tetapi apa pun yang Seseorang lakukan untuk mengurangi atau meniadakan dampak dari pesan Seseorang, pesan itu sendiri, sekali telah dikirimkan dan diterima, tidak bisa dibalikkan. Prinsip ini mempunyai beberapa implikasi penting komunikasi dalam segala macam bentuknya. Sebagai contoh, dalam interaksi antarpribadi, khususnya dalam situasi konflik, Seseorang perlu hati-hati untuk tidak mengucapkan sesuatu yang mungkin nantinya ingin Seseorang tarik kembali.


21

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiPesan yang mengandung komitmenpesan "aku cinta kepadamu" dengan segala macam variasinya juga perlu diperhatikan, jika tidak, Seseorang mungkin terpaksa mengikatkan diri Seseorang pada suatu posisi yang mungkin nantinya dapat disesali. Dalam situasi komunikasi publik atau komunikasi masa, di mana pesanpesan didengar oleh ratusan, ribuan, bahkan jutaan orang, sangatlah penting Seseorang menyadari bahwa komunikasi Seseorang bersifat tak reversibel.

b.

Latihan 1 1. Jelaskan definisi komunikasi! 2. Sebutkan dan jelaskan kategorisasi komunikasi! 3. Sebutkan dan jelaskan model-model komunikasi! 4. Sebutkan dan jelaskan persepktif-perspektif komunikasi! 5. Jelaskan proses komunikasi!

c.

Rangkuman 1. Schramm dalam Cutlip, Center dan Broom (2005) mendefinisikan komunikasi sebagai sesuatu yang dilakukan oleh orang. 2. Wijaya (1986) mendefinisikan komunikasi sebagai hubungan kontak antar dan antara manusia baik individu maupun kelompok. 3. Effendi (2001) menggolongkan komunikasi ke dalam tiga kategori: a. Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama. b. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang

ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi. c. Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.


22

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi6. Dalam melakukan komunikasi organisasi, Tubbs dan Moss (1994) menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi: a. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan

interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog. b. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan. c. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan. 7. Komunikasi dikenal/dipahami dalam dua perspektif, yaitu: a. Perspektif Kognitif. Perspektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. b. Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang

komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. 8. Proses komunikasi dengan individu atau kelompok lain, adalah sebagai berikut: a. Langkah pertama adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.


23

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasib. Langkah kedua adalah encoding, yaitu menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambanglambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. c. Langkah ketiga adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). d. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. e. Proses terakhir adalah feedback atau umpan balik yang

memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. 9. Lingkungan dimensi: a. Fisik, adalah ruang dimana komunikasi berlangsung yang nyata atau berwujud. b. Sosial-psikoilogis, meliputi, misalnya tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini juga mencakup rasa persahabatan atau (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki tiga

permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau, c. Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung. 10. Delapan prinsip komunikasi a. Komunikasi Adalah Paket Isyarat b. Komunikasi Adalah Proses Penyesuaian c. Komunikasi Mencakup Dimensi Isi Dan Hubungan d. Komunikasi Melibatkan Transaksi Simetris dan Komplementer e. Rangkaian Komunikasi Dipunktuasi f. Komunikasi Tak Terhindarkan

g. Komunikasi Bersifat Tak Reversibel


24

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasid. Tes Formatif 1. Konsep Schramm tentang komunikasi pada dasarnya menghendaki model proses dua arah dengan pengirim dan penerima yang beroperasi dalam konteks kerangka acuan, hubungan, dan situasi sosial masingmasing. 2. Komunikasi merupakan proses timbal balik sinyal-sinyal yang

dipertukarkan untuk memberi informasi, instruksi, atau membujuk berdasarkan arti bersama dan dikondisikan oleh hubungan komunikator dan konteks sosial. 3. 4. Gerak dan tangis saat pertama ia dilahirkan adalah tanda komunikasi. Komunikasi antar pribadi dengan komunikasi antar kelompok secara prinsip adalah sama karena menekankan pada aspek komunikasi antar manusia. 5. Salah satu hal yang dominan pada komunikasi massa adalah penggunaan alat dalam komunikasi. 6. 7. Dalam komunikasi organisasi terdapat empat model komunikasi. Dalam model komunikasi linier (one-way communication) komunikan melakukan respon tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. 8. Pada model komunikasi interaksional setiap partisipan memiliki peran ganda, dimana pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan. 9. Pada model komunikasi transaksional komunikan harus lebih

komunikatif, karena sesungguhnya tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan. 10. Komunikasi dengan perspektif kognitif lebih menekankan pada aspek kejelasan bahasa penyampaian agar tidak menimbulkan interpretasi yang bias.

Pilihan Ganda 11. Di bawah ini adalah merupakan suatu informasi, kecuali a. Fakta b. Data c. Opini d. Gagasan


25

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi12. Komunikasi dengan perspektif perilaku, menurut BF. Skinner bersifat: a. Verbal b. Lambang c. Fakta d. Opini 13. Menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tandatanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain, disebut sebagai: a. Decoding b. Encoding c. Verbal d. Non-verbal 14. Penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan, disebut sebagai: a. Decoding b. Encoding c. Ideation d. Verbalisasi. 15. Berikut adalah prinsip komunikasi, kecuali: a. Komunikasi Mencakup Dimensi Isi Dan Hubungan b. Komunikasi Melibatkan Transaksi Simetris dan Komplementer c. Komunikasi Bersifat Reversibel d. Rangkaian Komunikasi Dipunktuasi


26

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasie. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Untuk mengetahui pencapaian hasil belajar pada kegiatan belajar ini, maka peserta perlu mengerjakan soal tes formatif pada kegiatan belajar ini. B = jumlah yang benar Nilai (N) = (100 x B)/15B 15 14 13 12 11 10 Nilai 100 93 87 80 73 67 Keterangan Lulus Lulus Lulus Lulus Lulus Lulus

Peserta diharapkan memperoleh nilai 81 dari tes formatif tersebut, untuk memperoleh pemahan atas materi yang baik, dan dapat melanjutkan

pelajarannya ke Kegiatan Belajar berikutnya. Apabila peserta memperoleh nilai 67, maka peserta baru memperoleh pemahaman yang cukup dan tidak disarankan untuk melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, walaupun ia telah dapat dinyatakan lulus dengan predikat cukup.


27

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi2. Kegiatan Belajar (KB) 2

LAMBANG KOMUNIKASI

Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi peserta diklat mampu menginterpretasikan lambang-lambang komunikasi.


Lambang komunikasi merupakan kode / simbol, tanda - tanda yang mengandung arti yang digunakan komunikator untuk merubah pesan yang abstrak menjadi konkrit. Terdapat dua Lambang komunikasi, yaitu (i) lambang komunikasi khusus dan (ii) lambang komunikasi umum. Lambang Komunikasi Umum digunakan untuk tujuan umum dalam berbagai bidang kehidupan manusia, contoh: bahasa tubuh (mimik, gerak - gerik, suara, bahasa lisan & tulisan). Lambang Komunikasi khusus yang digunakan untuk tujuan khusus, contoh: warna lampu lalu lintas (merah, kuning, hijau). Dalam berkomunikasi, komunikator melakukan Encoding dan komunikan melakukan Decoding. Encoding merupakan proses pembentukan pesan dari abstrak menjadi konkrit, yakni menjadi (lambang komunikasi) yang dilakukan oleh komunikator, sedangkan Decoding merupakan proses penguraian lambang komunikasi kembali menjadi makna pesan yang biasanya dilakukan oleh seorang komunikan. Peralatan jasmaniah manusia adalah tubuh Seseorang. Dalam

berkomunikasi komunikator menyampaikan pesan atau mengirin pesan dengan memakai.


28

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiTransmitter dalam komunikasi adalah mulut. Sedangkan komunikan

menerima pesan atau menangkap pesan dengan receiver yaitu telinga. Dalam berkomunikasi, peralatan rohaniah dan jasmaniah sangat bergantung satu sama lain. Peralatan rohaniah akal & budi Seseorang mendorong naluri dan menjadikan hati nurani melakukan suatu motif komunikasi yaitu mengirim pesan dalam bentuk lambang komunikasi atau meng-encoding. Agar lambang komunikasi itu dapat dikirim, Seseorang harus

menggunakan perlatan jasmani yaitu mulut Seseorang sebagai transmitter. Dan sebaliknya saat Seseorang menangkap pesan kta menggunakan receiver Seseorang yaitu telinga baru Seseorang dapat meng-decodenya sehingga dapat merubah kembali menjadi makan pesan semula. Namun itu semua tidak berjalan lancar begitu saja. Karena adanya Noise atau gangguan yang bisa terjadi dalam setipa prosesnya. Misalnya: saat interpretasi bisa keliru salah orang, Encoding bisa keliru salah nama, saat transmitting gangguan respon, saat receiving gangguan salah dengar. Semua itu dapat menimbulkan misscommunication yang mungkin biasa saja dampaknya atau missunderstood yang bisa berdampak fatal. Lambang komunikasi tidak mempunyai makna, tetapi Seseoranglah yang memeberikan makna pada lambang komunikasi itu. Di bawah ini beberapa contoh lambing-lambang komunikasi:

Pesan fasial

Pesan ini menggunakan air muka untuk menyampaikan makna tertentu. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa wajah dapat menyampaikan paling sedikit sepuluh kelompok makna: kebagiaan, rasa terkejut, ketakutan,

kemarahan, kesedihan, kemuakan, pengecaman, minat, ketakjuban, dan tekad. Leathers (1976) menyimpulkan penelitian-penelitian tentang wajah sebagai berikut: 1. Wajah mengkomunikasikan penilaian dengan ekspresi senang dan

taksenang, yang menunjukkan apakah komunikator memandang objek penelitiannya baik atau buruk; 2. Wajah mengkomunikasikan berminat atau tak berminat pada orang lain atau lingkungan;


29

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Wajah mengkomunikasikan intensitas keterlibatan dalam situasi situasi; d. Wajah mengkomunikasikan tingkat pengendalian individu terhadap

pernyataan sendiri; dan wajah barangkali mengkomunikasikan adanya atau kurang pengertian.

Pesan gestural

Pesan ini menunjukkan gerakan sebagian anggota badan seperti mata dan tangan untuk mengkomunikasi berbagai makna.

Pesan postural

Pesan ini berkenaan dengan keseluruhan anggota badan, makna yang dapat disampaikan adalah: 1. Immediacy yaitu ungkapan kesukaan dan ketidak sukaan terhadap individu yang lain. Postur yang condong ke arah yang diajak bicara menunjukkan kesukaan dan penilaian positif; 2. Power mengungkapkan status yang tinggi pada diri komunikator. Seseorang dapat membayangkan postur orang yang tinggi hati di depan Seseorang, dan postur orang yang merendah; 3. Responsiveness, individu dapat bereaksi secara emosional pada lingkungan secara positif dan negatif. Bila postur Seseorang tidak berubah, Seseorang mengungkapkan sikap yang tidak responsif.

Pesan proksemik disampaikan melalui pengaturan jarak dan ruang. Umumnya dengan mengatur jarak Seseorang mengungkapkan keakraban Seseorang dengan orang lain.

Pesan artifaktual

Pesan ini diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian, dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif menetap, orang sering berperilaku dalam hubungan dengan orang lain sesuai dengan persepsinya tentang tubuhnya (body image). Erat kaitannya dengan tubuh ialah upaya Seseorang membentuk citra tubuh dengan pakaian, dan kosmetik.


30

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiPesan paralinguistik

Pesan ini merupakan pesan nonverbal yang berhubungan dengan dengan cara mengucapkan pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan secara berbeda. Pesan ini disebut juga sebagai parabahasa.

Pesan sentuhan dan bau-bauan.

Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu menerima dan membedakan emosi yang disampaikan orang melalui sentuhan. Sentuhan dengan emosi tertentu dapat mengkomunikasikan: kasih sayang, takut, marah, bercSeseorang, dan tanpa perhatian. Bau-bauan, terutama yang menyenangkan (wewangian) telah berabad-abad digunakan orang, juga untuk menyampaikan pesan menSeseorangi wilayah mereka, mengidentifikasikan keadaan emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis.

1) VerbalSimbol atau pesan verbal adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Bahasa dapat juga dianggap sebagai sistem kode verbal. Bahasa dapat didefinisikan sebagai seperangkat simbol, dengan aturan untuk mengkombinasikan simbol-simbol tersebut, yang digunakan dan dipahami suatu komunitas. (Mulyana, 2005) Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

1. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bilapesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

2. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektiflambat.

dan sukses bila

kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu

3. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehinggapesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang


31

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasiberbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

4. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989),memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan berkomunikasi. satu-satunya selingan dalam

5. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkatdan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

6. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karenaberkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan. Cansandra L. Book (1980), dalam Human Communication: Principles, Contexts, and Skills, mengemukakan agar komunikasi Seseorang berhasil, setidaknya bahasa harus memenuhi tiga fungsi, yaitu: 1. Mengenal dunia Seseorang. Melalui bahasa Seseorang mempelajari apa

saja yang menarik minat Seseorang, mulai dari sejarah suatu bangsa yang hidup pada masa lalu sampai pada kemajuan teknologi saat ini. 2. Berhubungan dengan orang lain. Bahasa memungkinkan Seseorang bergaul dengan orang lain untuk kesenangan Seseorang, dan atau mempengaruhi mereka untuk mencapai tujuan Seseorang. Melalui bahasa, seseorang dapat mengendalikan lingkungan seseorang.. 3. Untuk menciptakan koherensi dalam kehidupan Seseorang. Bahasa

memungkinkan Seseorang untuk lebih teratur, saling memahami mengenal diri Seseorang, kepercayaan-kepercayaan Seseorang, dan tujuan-tujuan Seseorang.

2) Non VerbalDarma (2003) mendefinisikan komunikasi non verbal sebagai komunikasi perasaan melalui penyampaian isyarat bukan dengan kata-kata. Komunikasi jenis ini lebih sering diungkapkan melalui bahasa simbol seperti tanda larangan, suara bel atau lonceng, dan simbol status.


32

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiKomunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :

1. Ekspresi wajahWajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

2. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Denganmengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

3. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebihbersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

4. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiridan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

5. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satuungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan non komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi

verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

6. Gerak

isyarat,

adalah

yang

dapat

mempertegas

pembicaraan

.

Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan

seperti

selama berbicara

menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress Suatu tindakan nonverbal cenderung tidak disadari dan bersifat tidak murni seperti pesan2 verbal. Perilaku nonverbal berdasarkan pada norma-norma, sedangkan setiap orang akan berbeda perilakunya, meskipun norma-norma mereka sama. Perbedaan simbolik, ada 3:


33

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi1. Arti dari pesan verbal bersifat eksplisit, sedangkan nonverbal implisit 2. Arti dari pesan verbal berkaitan dengan hal yang spesifik, sedangkan nonverbal berkaitan dengan rasa dan emosi 3. Arti dari pesan verbal bersifat menengahi (mediate) atau alternative, sedangkan non veral bersifat normatif. Mekanisme proses, perbedaan bagaima proses informasi terjadi dalam tubuh manusia. Perbedaan utama dalam otak, bagian kiri discontinue dan arbitray

(informasi digital), otak kanan continue dan alamiah (informasi analog). Informasi digital mencerminkan simbol2 yang ada dalam bahasa. Informasi analog unit2 alamiah, emosi atauu rasa. Sehingga perbedaan verbal dan nonverbal pada strukturnya. Nonverbal kurang terstruktur, lebih sederhana, dan diekspresikan dalam gambaran. Verbal teratur dalam tata bahasa dan hubungan-hubungan kalimatnya. Komunikasi nonverbal tergantung konteks, sedangkan verbal menciptakan konteks. Ciri khas perilaku non-verbal yang berbeda dengan perilaku verbal: 1. Perilaku non veral selalu ada 2. Seseorang tidak bisa tidak berkomunikasi 3. Komunikasi nonverbal terikat oleh budaya/ culture 4. Komunikasi nonverbal mengungkapkan perasaaan dan sikap 5. Komunikasi nonverbal memodifikasi pesan verbal untuk membentuk makna suatu komunikasi

3) Perbedaan Verbal dan Non VerbalRakhmat (1994), mendefinisikan bahasa secara fungsional dan formal. Secara fungsional, bahasa diartikan sebagai alat yang dimiliki bersama untuk mengungkapkan gagasan. Ia menekankan dimiliki bersama, karena bahasa hanya dapat dipahami bila ada kesepakatan di antara anggota-anggota kelompok sosial untuk menggunakannya. Secara formal, bahasa diartikan sebagai semua kalimat yang terbayangkan, yang dapat dibuat menurut peraturan tatabahasa. Setiap bahasa mempunyai peraturan bagaimana kata-kata harus disusun dan dirangkaikan supaya memberi arti. Fungsi Bahasa Menurut Larry L. Barker (dalam Mulyana,2005), bahasa mempunyai tiga fungsi: penamaan (naming atau labeling), interaksi, dan transmisi informasi.


34

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi1. Penamaan atau penjulukan merujuk pada usaha mengidentifikasikan objek, tindakan, atau orang dengan menyebut namanya sehingga dapat dirujuk dalam komunikasi. 2. Fungsi interaksi menekankan berbagi gagasan dan emosi, yang dapat mengundang simpati dan pengertian atau kemarahan dan kebingungan. 3. Melalui bahasa, informasi dapat disampaikan kepada orang lain, inilah yang disebut fungsi transmisi dari bahasa. Keistimewaan bahasa sebagai fungsi transmisi informasi yang lintas-waktu, dengan menghubungkan masa lalu, masa kini, dan masa depan, memungkinkan kesinambungan budaya dan tradisi Seseorang.

Keterbatasan Bahasa: 1. Keterbatasan jumlah kata yang tersedia untuk mewakili objek.

Kata-kata adalah kategori-kategori untuk merujuk pada objek tertentu: orang, benda, peristiwa, sifat, perasaan, dan sebagainya. Tidak semua kata tersedia untuk merujuk pada objek. Suatu kata hanya mewakili realitas, tetapi bukan realitas itu sendiri. Dengan demikian, kata-kata pada dasarnya bersifat parsial, tidak melukiskan sesuatu secara eksak. 2. Kata-kata bersifat ambigu dan kontekstual. Kata-kata bersifat ambigu, karena kata-kata merepresentasikan persepsi dan interpretasi orang-orang yang berbeda, yang menganut latar belakang sosial budaya yang berbeda pula. Kata berat, yang mempunyai makna yang nuansanya beraneka ragam. Misalnya: tubuh orang itu berat; kepala saya berat; ujian itu berat; dosen itu memberikan sanksi yang berat kepada mahasiswanya yang nyontek. 3. Kata-kata mengandung bias budaya. Bahasa terikat konteks budaya. Oleh karena di dunia ini terdapat berbagai kelompok manusia dengan budaya dan subbudaya yang berbeda, tidak mengherankan bila terdapat kata-kata yang (kebetulan) sama atau hampir sama tetapi dimaknai secara berbeda, atau kata-kata yang berbeda namun dimaknai secara sama. Konsekuensinya, dua orang yang berasal dari budaya yang berbeda boleh jadi mengalami kesalahpahaman ketiaka mereka menggunakan kata yang sama. Misalnya kata awak untuk orang Minang


35

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasiadalah saya atau Seseorang, sedangkan dalam bahasa Melayu (di Palembang dan Malaysia) berarti kamu. 4. Percampuranadukkan fakta, penafsiran, dan penilaian. Dalam berbahasa Seseorang sering mencampuradukkan fakta (uraian), penafsiran (dugaan), dan penilaian. Masalah ini berkaitan dengan dengan kekeliruan persepsi.

Fungsi pesan nonverbal. Mark L. Knapp (dalam Rahmat, 1994), menyebut lima fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal: 1. Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. Misalnya setelah mengatakan penolakan saya, saya menggelengkan kepala. 2. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun Seseorang berkata, Seseorang menunjukkan persetujuan dengan mengangguk-anggukkan kepala. 3. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. Misalnya Seseorang memuji prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata Hebat, kau memang hebat. 4. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Misalnya, air muka Seseorang menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata. 5. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya. Misalnya, Seseorang mengungkapkan betapa jengkelnya Seseorang dengan memukul meja. Sementara itu, Leathers (1976) dalam, menyebutkan enam alasan mengapa pesan verbal sangat signifikan. Yaitu: 1. Factor-faktor nonverbal sangat menentukan makna dalam komunikasi interpersonal. Ketika Seseorang mengobrol atau berkomunikasi tatamuka, Seseorang banyak menyampaikan gagasan dan pikiran Seseorang lewat pesan-pesan nonverbal. Pada gilirannya orang lainpun lebih banya

membaca pikiran Seseorang lewat petunjuk-petunjuk nonverbal. 2. Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan lewat pesan noverbal ketimbang pesan verbal.


36

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Pesan nonverbal menyampaikan makna dan maksud yang relatif bebas dari penipuan, distorsi, dan kerancuan. Pesan nonverbal jarang dapat diatur oleh komunikator secara sadar. 4. Pesan nonverbal mempunyai fungsi metakomunikatif yang sangat diperlukan untuk mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi. Fungsi metakomunikatif artinya memberikan informasi tambahan yang memeperjelas maksud dan makna pesan. Diatas telah Seseorang paparkan pesan verbal mempunyai fungsi repetisi, substitusi, kontradiksi, komplemen, dan aksentuasi. 5. Pesan nonverbal merupakan cara komunikasi yang lebih efisien

dibandingkan dengan pesan verbal. Dari segi waktu, pesan verbal sangat tidak efisien. Dalam paparan verbal selalu terdapat redundansi, repetisi, ambiguity, dan abtraksi. Diperlukan lebih banyak waktu untuk

mengungkapkan pikiran Seseorang secara verbal. 6. Pesan nonverbal merupakan sarana sugesti yang paling tepat. Ada situasi komunikasi yang menuntut Seseorang untuk mengungkapkan gagasan dan emosi secara tidak langsung. Sugesti ini dimaksudkan menyarankan sesuatu kepada orang lain secara implisit (tersirat).

b. Latihan 2 1. Jelaskan apa yang disebut sebagai lambang komunikasi! dan sebutkan serta jelaskan pula kategorisasinya! 2. 3. 4. 5. Jelaskan istilah repetisi dan substitusi dalam pesan verbal! Sebutkan dan jelaskan aspek-aspek komunikasi verbal! Jelaskan pula mengapa pesan verbal sangat signifikan! Jelaskan fungsi pesan non verbal!

c. Rangkuman 1. Lambang komunikasi merupakan kode / simbol, tanda - tanda yang mengandung arti yang digunakan komunikator untuk merubah pesan yang abstrak menjadi konkrit. 2. Terdapat dua Lambang komunikasi, yaitu (i) lambang komunikasi khusus dan (ii) lambang komunikasi umum.


37

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Lambang Komunikasi Umum digunakan untuk tujuan umum dalam berbagai bidang kehidupan manusia, contoh: bahasa tubuh (mimik, gerak - gerik, suara, bahasa lisan & tulisan). 4. 5. Lambang Komunikasi khusus yang digunakan untuk tujuan khusus, contoh: warna lampu lalu lintas (merah, kuning, hijau). Dalam berkomunikasi, komunikator melakukan Encoding dan komunikan melakukan Decoding. Encoding merupakan proses pembentukan pesan dari abstrak menjadi konkrit, yakni menjadi (lambang komunikasi) yang dilakukan oleh komunikator, sedangkan Decoding merupakan proses penguraian lambang komunikasi kembali menjadi makna pesan yang biasanya dilakukan oleh seorang komunikan. 6. Pesan fasial menggunakan air muka untuk menyampaikan makna tertentu. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa wajah dapat menyampaikan paling sedikit sepuluh kelompok makna: kebagiaan, rasa terkejut, ketakutan, kemarahan, kesedihan, kemuakan, pengecaman, minat, ketakjuban, dan tekad. 7. Pesan gestural menunjukkan gerakan sebagian anggota badan seperti mata dan tangan untuk mengkomunikasi berbagai makna. 8. Pesan postural berkenaan dengan keseluruhan anggota badan, makna yang dapat disampaikan adalah: a. Immediacy yaitu ungkapan kesukaan dan ketidak sukaan terhadap individu yang lain. Postur yang condong ke arah yang diajak bicara menunjukkan kesukaan dan penilaian positif; b. Power mengungkapkan status yang tinggi pada diri komunikator. Seseorang dapat membayangkan postur orang yang tinggi hati di depan Seseorang, dan postur orang yang merendah; c. Responsiveness, individu dapat bereaksi secara emosional pada lingkungan secara positif dan negatif. Bila postur Seseorang tidak berubah, Seseorang mengungkapkan sikap yang tidak responsif. Pesan proksemik disampaikan melalui pengaturan jarak dan ruang. Umumnya dengan mengatur jarak Seseorang mengungkapkan

keakraban Seseorang dengan orang lain. 9. Pesan artifaktual diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian, dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif menetap, orang sering berperilaku


38

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasidalam hubungan dengan orang lain sesuai dengan persepsinya tentang tubuhnya (body image). 10. Pesan paralinguistik merupakan pesan nonverbal yang berhubungan dengan dengan cara mengucapkan pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan secara berbeda. Pesan ini disebut juga sebagai parabahasa. 11. Pesan sentuhan dan bau-bauan Bau-bauan, terutama yang menyenangkan (wewangian) menyampaikan telah berabad-abad pesan digunakan orang, wilayah juga untuk mereka,

menSeseorangi

mengidentifikasikan keadaan emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis. 12. Simbol atau pesan verbal adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Bahasa dapat juga dianggap sebagai sistem kode verbal. Bahasa dapat didefinisikan sebagai seperangkat simbol, dengan aturan untuk mengkombinasikan simbol-simbol tersebut, yang digunakan dan dipahami suatu komunitas. 13. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ; a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). b. Racing (kecepatan). c. Intonasi suara. d. Humor: e. Singkat dan jelas. f. Timing (waktu yang tepat). 14. Komunikasi non verbal merupakan komunikasi melalui penyampaian isyarat bukan dengan kata-kata. Komunikasi jenis ini lebih sering diungkapkan melalui bahasa simbol seperti tanda larangan, suara bel atau lonceng, dan simbol status. 15. Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah b. Kontak mata, c. Sentuhan d. Postur tubuh dan gaya berjalan. e. Sound (Suara). DTSS Client Coordinator 39

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasif. Gerak isyarat,16. Pesan nonverbal mempunyai lima fungsi dihubungkan dengan pesan verbal: a. Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. b. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. c. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. d. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. e. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya.

d. Tes Formatif 2

1.

Lambang

komunikasi

merupakan

kode/simbol,

tanda-tanda

yang

mengandung arti, yang digunakan komunikator untuk mengubah pesan yang abstrak menjadi konkrit. 2. 3. Mimik, gerak-gerik, suara, bahasa lisan dan tulisan merupakan Lambang Komunikasi Khusus. Dalam berkomunikasi, komunikator melakukan decoding dan komunikan melakukan encoding. 4. Decoding merupakan proses pembentukan pesan dari abstrak menjadi konkrit, yakni menjadi (lambang komunikasi) yang dilakukan oleh

komunikator. 5. Wajah dapat mengkomunikasikan intensitas keterlibatan dalam situasi situasi dan tingkat pengendalian individu terhadap pernyataan sendiri serta adanya atau kurang pengertian. 6. Pesan yang menunjukkan gerakan sebagian anggota badan seperti mata dan tangan untuk mengkomunikasi berbagai makna disebut sebagai pesan postural. 7. Salah satu contoh pesan postural adalah immediacy yaitu ungkapan kesukaan dan ketidak sukaan terhadap individu yang lain. Postur yang condong ke arah yang diajak bicara menunjukkan kesukaan dan penilaian positif; 8. Pesan artifaktual diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian, dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif menetap, orang sering berperilaku


40

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasidalam hubungan dengan orang lain sesuai dengan persepsinya tentang tubuhnya (body image). 9. Pesan fasial merupakan pesan nonverbal yang berhubungan dengan dengan cara mengucapkan pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan secara berbeda. 10. Pesan gestural telah berabad-abad digunakan orang, juga untuk

menyampaikan pesan menSeseorangi wilayah mereka, mengidentifikasikan keadaan emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis.

Soal Pilihan Ganda

11. Di bawah ini termasuk komunikasi non verbal, kecuali:

a. Ekspresi wajah b. Sentuhan c. Isyarat tulisan d. Postur tubuh dan gaya berjalan.12. Di bawah ini fungsi bahasa, kecuali: a. Penamaan atau penjulukan merujuk pada usaha mengidentifikasikan objek, tindakan, atau orang dengan menyebut namanya sehingga dapat dirujuk dalam komunikasi. b. Memberi kode komunikasi c. Menekankan berbagi gagasan dan emosi, yang dapat mengundang simpati dan pengertian atau kemarahan dan kebingungan. d. Informasi dapat disampaikan kepada orang lain. 13. Pesan nonverbal mempunyai lima fungsi dihubungkan dengan pesan verbal, kecuali: a. Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. b. Eliminasi, yaitu menghilangkan lambang-lambang verbal. c. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. d. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. 14. Di bawah ini alasan-alasan mengapa pesan verbal sangat signifikan, kecuali:


41

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasia. Faktor-faktor nonverbal sangat menentukan makna dalam komunikasi interpersonal. b. Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan lewat pesan noverbal ketimbang pesan verbal. c. Pesan nonverbal merupakan cara dibandingkan dengan pesan verbal. d. Pesan nonverbal merupakan sarana sugesti yang paling tepat. 15. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berikut, kecuali: a. Perbendaharaan kata-katanya b. Intonasi suaranya. c. Humornya d. Lemah-lembutnya komunikasi yang lebih cepat

e. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Untuk mengetahui pencapaian hasil belajar pada kegiatan belajar ini, maka peserta perlu mengerjakan soal tes formatif pada kegiatan belajar ini. B = jumlah yang benar Nilai (N) = (100 x B)/15B 15 14 13 12 11 10 Nilai 100 93 87 80 73 67 Keterangan Lulus Lulus Lulus Lulus Lulus Lulus

Peserta diharapkan memperoleh nilai 81 dari tes formatif tersebut, untuk memperoleh pemahan atas materi yang baik, dan dapat melanjutkan

pelajarannya ke Kegiatan Belajar berikutnya. Apabila peserta memperoleh nilai 67, maka peserta baru memperoleh pemahaman yang cukup dan tidak disarankan untuk melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, walaupun ia telah dapat dinyatakan lulus dengan predikat cukup.


42

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasi3. Kegiatan Belajar (KB) 3

MASALAH DALAM KOMUNIKASIIndikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi peserta diklat mampu memecahkan masalah yang ditemui dalam komunikasi :


1) PendahuluanSetiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan: membentuk, menyampaikan, menerima, dan mengolah pesan. Keempat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu ide atau gagasan. Ini terjadi dalam benak kepala seseorang melalui proses kerja sistem syaraf. Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain. Baik secara langsung ataupun tidak langsung. Bentuk dan mengirim pesan, seseorang akan menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat

menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan pesan baru. Demikianlah ke empat tindakan ini akan terus-menerus terjadi secara berulang-ulang. Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambanglambang yang menjalankan ide/gagasan, sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata-kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau tingkah laku dan berbagai bentuk tanda-tanda lainnya. Komunikasi dapat terjadi dalam diri seseorang, antara dua orang, di antara beberapa orang atau banyak orang. Komunikasi mempunyai tujuan


43

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik Presentasitertentu. Artinya komunikasi yang dilakukan sesuai dengan keinginan dan kepentingan para pelakunya. Usaha-usaha untuk melancarkan komunikasi:

1. Pengenalan Terhadap Diri SendiriPengertian terhadap diri sendiri merupakan dasar utama untuk suatu proses komunikasi yang efektif. Seseorang mempunyai keyakinan keyakinan Kumpulan dari keyakinan keyakinan

tertentu tentang diri Seseorang.

tentang siapa dan apa , Seseorang akan membuat atau membentuk gambaran diri Seseorang. Gambaran dari ini tersusun dari presepsi presepsi jasmaniah dan sosial diri Seseorang , yang Seseorang peroleh melalui pengaruh atau interaksi Seseorang dengan orang lain, dan yang sudah tersusun kuat oleh pengalaman pengalaman Seseorang. Gambaran diri yang lemah, kecil, tak berarti, menyulitkan untuk berkomunikasi.

2. Pengenalan Terhadap Orang LainJika akan mengerti gambaran diri orang lain, cobalah menerima dan memakai kerangka referensi pikirannya, dan perhatikanlah sudut pandangan yang lain. Hal ini berarti Seseorang tidak hanya menempatkan diri sendiri ditempat orang lain seperti penyesuaian diri yang biasa. Tetapi jauh lebih dalam lagi, yaitu Seseorang berusaha memahami dan menyelami pikirannya, melihat dunianya, dan merasakan untuk dan tentang orang lain adalah baik dan dikehendaki, tapi bepikir dan merasa bersama dia adalah jauh lebih baik dan produktif. Memang akan ada resiko yang besar, yaitu Seseorang akan semakin tidak setuju dengan apa yang Seseorang lihat dan dengar melalui proses seperti itu. Tapi tujuan dari usaha Seseorang untuk keluar dari sarang ego Seseorang dan memasuki ego orang lain, aialh untuk memahami jiwanya, bukan selalu untuk memperoleh perseuaian. Sekali Seseorang sudah mengembangkan pengertian atau pemahaman tentang : bagaimana orang lain melihat realita, bagaimana orang lain melihat dan menanggapi dirinya, bagaimana dia menilai hubungan timbal balik diri Seseorang dengan dia;


44

Keterampilan Komunikasi Negosiasi dan Teknik PresentasiDengan demikian, Seseorang akan sanggup untuk membentuk

komunikasi Seseorang menjadi komunikasi yang betul betul efektif. Seseorang akan terhindari dari perangkap yang sering terjadi yaitu berbicara pada diri sendiri. Apalagi sebagai seorang manajer, tujuan Seseorang ialah untuk mengadakan komunikasi, bukan untuk menimbulkan atau memberi kesan. Komunikasi yang efektif bukanlah suatu kontes bersilat lidah atau usaha permainan kata kata, melalui komunikasi seorang manajer berusaha untuk membangun satu team kerjasama yang akan mencapai tujuan bersama.

3. Kemauan untuk MendengarkanMendengarkan di sini bukan hanya sekedar to hear, tetapi lebih kepada to listen, yang berarti Seseorang tidak hanya menggunakan telinga Seseorang, tetapi mengerahkan seluruh indera yang Seseorang miliki untuk

mendengarkan. Beberapa prinsip yang dapat membantu untuk menjadi pendengar yang baik, adalah : i. Pendengar harus mempunyai alasan dan kesediaan untuk

mendengarkan. ii. Pendengar harus sanggup dan bersedia menunda penilaiannya sampai pihak pembicara selesai menyampaikan komunikasinya secara lengkap. iii. Pendengar harus sanggup dan bersedia mengabaikan hal-hal lain yang akan merebut perhatiannya (suara lain, pemSeseorangngan lain, orang lain), dan memberikan perhatian penuh kepada pihak yang sedang berkomunikasi dengannya. iv. Pendengar harus sanggup untuk tidak memotong pembicaraan, di tengah tengah pembicaraannya. v. Pendengar hendaknya mencari intisari dari pada apa yang hendak disampaikan oleh pembicara. vi. Pendengar hendaknya siap memberikan tanggapan terh

2011 CC Keterampilan Komunikasi Negosiasi Dan Teknik Presentasi

Documents