TUGAS UTS

Analisis Sistem dan Desain

Oleh :

A. A. Gde Jordi Rahaditya

(1204505073)

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

2014

Soal :

1. Sebutkan, jelaskan dan berika contoh hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu system informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

2. Jelaskan tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan system. 3. Setelah system baru dikembangkan maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada

system baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah PIECES sebutkan,

jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen dari PIECES yang dikaitakn

dengan tugas pribadi project kelompok.

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari system development life cycle menurut Kendal & Kendal serta Henry Lucas Jr. sebutkan juga pihak-pihak yang terlibat beserta perannanya

masing-masing.

5. Buatlah minimal 5 desain tampilan (form input, transaksi atau report) dari tugas project yang menjadi tugas pribadi anda , sesuai dengan konsep-konsep perancangan user

interface (UO) atau GUI yang benar

6. Buatlah gambaran umum system dan standar operating system (SOP) dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan:

a) Proses Permintaan Barang ke Gudang

b) Proses Permintaan Pembelian Barang

c) Proses Pembelian Barang

d) Proses Penerimaan Barang dai Supplier

e) Proses Pembayaran

7. Jelaskanlah secara rinci istilah-istilah berikut ini: a) Inventory system

b) Stock opname

c) Kartu gudang (bin card)

d) Form-form yang ada dalam inventory system and purchasing

e) Form-form yang ada pada proses pembayaran

f) Cost control

g) Account payble

h) Account receivable

i) General cashier

j) General ledger

k) Budgeting

l) Anging (hutang dan piutang)

m) Fixed asset

n) Trial balance

o) Balance sheet

p) Income statement

q) Journal vourcher

r) Chart of account (COA)

s) Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya

t) Debet credit

u) Posting

v) Closing

w) Year to date (YTD)

x) Mounth to date (MTD)

Jawab :

1. Pengembangan system berarti menyusun system baru atau menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaika system yang telah ada. Faktor-faktor yang

mempengaruhi terjadinya perbaikan system:

A. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sebuah system yang lama menyebabkan system lama tidak

bisa beroperasi seperti yang diharapkan, contoh ketidakberesan:

a) Kecurangan yang disengaja dan menggakibatkan kerugian bagi

perusahaan dan data dimanipulasi sehingga kebenaranya diragukan

b) Kesalahan yang tidak disengaja yang dapat menyebabkan kebenaran data

kurang terjamin

c) Operasinya tidak efisien

d) Penyimpangan dalam kebijakan yang ditetapkan manajemen

B. Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi menyebabkan perlunya disusun system yang baru,

pertumbuhan organisasi diantaranya kebutuhan informasi yang luas, volume

pengolahan data semakin meningkat, dan perubahan prinsip akuntansi.

C. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities)

Di jaman saat ini teknologi sudah semakin berkembang, perangkat computer,

perangkat lunak, teknologi komunikasi, dan teknologi informasi, organisasi /

perusahaan ini harus mampu mengikuti perkembangan ini, karena dengan

berkembangnya cara-cara untuk mendapatkan informasi proses pengumpulan data

untuk menentukan keputusan akan semakin cepat, dan informasi ini akan

memunculkan kesempatan-kesempatan yang dapat digunakan untuk bersaing

antar perusahaan, ketika sebuah perusahaan mendapatkan informasi dan

menjadikan informasi tersebut sebagai peluang dalam berbisnis, maka perusahaan

lain harus mampu mendapatkan informasi dan menentukan keputusan dengan

cepat untuk agar perusahaan dapat bersaing dalam bisnisnya.

D. Adanya intruksi-intruksi

Adanya intruksi-intruksi ini dikarenakan adanya perintah dari atasan atau adanya

perintah untuk merubah system dari luar contohnya pemerintah.

2. Gunung Es Biaya adalah penjelasan mengenai tahap yang paling mahal dalam pengembangan sistem adalah tahap perawatan, seperti tampak pada gambar cost iceberg dibawah

ini. Biaya perawatan terletak di bagian terbawah dari gununges. Karena tidak terlihat dari

permukaan, maka banyak orang yang tidak menyadari bahwa biaya perawatan lah yang terbesar.

Gambar 2.1 - cost Iceberg

Ketika sebuah sistem dikembangkan, secara garis besar pengembang dan juga pengguna

hanya akan melihat kendala dan keperluan sistem saja,mengkalkulasi keperluan dari tahap

analisis sampai biaya implementasi. Namun biaya perawatan sangat jarang diperhatikan, padahal

biaya perawatan merupakan tahap yang memiliki cost atau pengeluaran terbesar dari segala tahap

yang ada. Karena banyak kemungkinan yang bisa terjadi pada sebuah sistem, sepertikesalahan

sistem saat implementasi, keberhasilan sistem kurang terjamin, dan menghindari terjadinya

kesalahan operasional.

3. PIECES memiliki arti: P = performance (kinerja), peningkatan kinerja (hasil kerja) suatu system baru mampu

menjadikan system menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time,

thoughput adalah jumlah dari pekerjaan yang mampu dilakukan pada saat tertentu. Reponse time

adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi tersebut dan ditambah waktu

response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

Contoh dan keterkaitan peningkatan kinerja dalam sub system gudang (inventory), dalam

system inventory yang saya kembangkan peningkatan kinerja dilakukan didalam beberapa proses

penting yang biasanya memakan waktu yang cukup lama misalkan untuk stock opname

dibutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan tenaga yang banyak untuk melakukan pendataan

sedangkan belum juga dihitung selisih barang yang akan terdata setelah melakukan opname, dan

kemudian pegawai harus menelusuri dimana adanya kesalahan, maka dalam system inventory

yang saya kembangkan ini menuntut untuk selalu memberikan report di setiap barang masuk dan

keluar, dan pendataan per periode dilakukan tetap dilakukan secara berkala untuk menghindari

terjadi kesalahan dalam melakukan input data stock barang dan ketika diketahui stock barang

mulai menipis maka dengan cepat diketahui dan akan dilakukan proses purchasing.

I = information (informasi) yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan,

dalam sub sistem inventory peningkatan terhadap kualitas informasi sangat diperlukan terutama

saat melakukan pembelian barang ke supplier, mengajukan permintaan pembelian barang dan

melakukan penerimaan barang, melakukan pendataan harga dan barang di supplier ini

merupakan data yang menggandung informasi penting dan keakuratan data yang nantinya akan

dicetak menjadi laporkan haruslah benar, maka dalam pengembangan system ini dilakukan

pengecekan setiap data transaksi dan di lakukan approval langsung oleh penanggung jawab

bagian berdasarkan pertimbangan atas data keperluan transaksi yang ada, dilakukan report

pertransaksi yang dilakukan agar informasi yang diterima sesuai dengan prosedur yang

seharusnya berjalan dan menghasilkan informasi yang berkualitas.

E = economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan dan

penurunan biaya yang terjadi. Tentunya sebuah sistem harus mampu memberikan efek

penekanan biaya, dalam system gudang proses distribusi barang ke setiap departemen user akan

lebih cepat sehingga mampu menekan biaya dalam bisnis.

C = control (pengendalian), peningkatan dalam pengendalian bertujuan untuk

menangulangi dan mendeteksi kecurangan-kecurangan yang akan terjadi dan dapat dengan cepat

memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi. Dalam sistem inventory ini control merupakan

hal yang terpenting yang saya tingkatkan, terutama di bagian purchasing, receiving, dan proses

requisition ke gudang, terjadi beberapa tahap filtering di setiap bagian agar nantinya tidak terjadi

kesalahan dan kecurangan-kecurangan.

E= efficiency (efisien), peningkatan terhadap efisien operasi berbeda denga peningkatan

ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan

efisiensi lebih kepada bagaimana sumber daya yang digunakan seminimal mungkin, efisiensi

dapat dihitung dengan output dibagi dengan inputnya.

S= service (pelayanan), peningkatan pelayanan disini berkaitan dengan bagaimana

system mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada pihak pengguna system.

Dalam system gudang yang saya kembangkan pelayan kepada pengguna sistem

merupakan point penting, maka dalam system ini di setiap proses alur data dalam sistem akan di

maksimalkan sesuai degan target kebutuhan, dan kecepatan pengguna sistem dalam menerima

data berdasarkan standar oprasional procedur yang telah dimaksimalkan.

4. SDLC (System Development Life Cycle) atau yang biasa disebut Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu proses dimana suatu system itu dibuat yang kemudian

dikembangkan menjadi system yang lebih baru yang kemudian mengganti system yang lama.

Pada dasarnya Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) terdiri dari lima fase yaitu,

perencanaan, analisis, desain, konstruksi atau implementasi dan perawatan. Namun de