1 | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P ... · Modul ini dibentuk untuk tujuan sebagai sarana pembelajaran siswa SMK/ MAK X dan modul ini berjudul tentang Otomatisasi

1 | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a K a n t o r

i | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a K a n t o r

Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmad

dan karunianya penulis dapat menyusun modul ini hingga selesai. Penulis juga berterima

kasih atas bantuan pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik

materi maupun pikirannya.

Modul ini dibentuk untuk tujuan sebagai sarana pembelajaran siswa SMK/ MAK X

dan modul ini berjudul tentang “Otomatisasi tata kelola kantor” dan kami juga berharap

agar modul ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca, untuk

kedepannya penulis dapat memperbaiki maupun menambah isi modul agar lebih baik lagi.

Seperti layaknya sebuah modul, maka pembahasan dimulai dengan menjelaskan tujuan

yang hendak dicapai dan disertai dengan soal yang mengukur tingkat penguasaan materi

pada setiap topik. Dengan demikian pengguna modul ini secara mandiri dapat mengukur

tingkat ketuntasan yang dicapainya.

Karena keterbatasan dari pengetahuan penilis, penulis yakin masih banyak

kekurangan dalam modul ini, oleh karena itu penulis sangat menghargai dan mangharapkan

saran serta kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan modul ini

kedepannya

Akhir kata semoga modul ini dapat memberikan manfaatnya maupun inspirasi

terhadap pembaca,Terima kasih

Malang, 16 November 2018

Penulis

KATA PENGANTAR

ii | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a K a n t o r

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii

PETA KEDUDUKAN MODUL ................................................................................... iii

GLOSARIUM ....................................................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Deskripsi Umum ............................................................................................... 2

B. Prasyarat .......................................................................................................... 3

C. Petunjuk Penggunaan Modul ……………………………............................................. 3

D. Tujuan Pembelajaran ................................................................................... 4

E. Kompetensi Inti ............................................................................................... 4

F. Kompetensi Dasar ................................................................................................ 4

G. Cek Kemampuan ............................................................................................... 5

BAB II PEMBELAJARAN

Kegiatan Belajar 1 :

Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana Kantor

A. Pengertian Sarana Prasarana kantor beserta jenisnya ....................................... 7

B. Proses Administrasi Sarana Prasana kantor ................................................. 20

Rangkuman ......................................................................................................... 27

Tugas Mandiri ......................................................................................................... 28

Tes Formatif ............................................................................................................ 29

Kunci Jawaban ......................................................................................................... 36

Lembar Kerja Siswa .................................................................................................. 39

BAB III

EVALUASI

A. Penialaian Kognitif ............................................................................................... 42

B. Penilaian Psikomotorik .....................................................................................43

C. Penilaian Afektif ............................................................................................... 46

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 48

DAFTAR ISI

iii | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a K a n t o r

iv | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a K a n t o r

NO. KATA ARTI

1. Office Merupakan bahasa asing dari kantor

2. Lay out Merupakan tata ruang atau penataan ruang

3. Interior Merupakan penataan atau penghiasan didalam ruangan

4. Desain Merupakan konsep penataan sesuatu secara estetik

6. Inventaris Merupakan aset yang dimiliki suatu perusahaan

7. Arrangement Merupakan prngatuan dalam sebuah kondisi

8. Communication Merupakan bahasa asing dari komunikasi

9. Furniture Merupakan bahasa asing dari perabotan seperti meja, kursi , lemari dan lain- lainya

10. Machine Merupakan bahasa asing dari mesin

GLOSARIUM


BAB I


A. DESKRIPSI UMUM

Nama Modul : Ruang lingkup administrasi

srana prasarana kantor

Ruang lingkup isi : - Pengertian sarana prasarana

kantor beserta jenisnya

- Ruang lingkup administrasi

sarana prasarana kantor

beserta proses administrasi


Hasil yang diharapkan : - Memahami pengertian dan

jenis- jenis sarana prasarana

kantor

- Dapat mendeskripsikan

proses dari administrasi


Manfaat Industri : - Menjelaskan jenis- jenis

sarana prasarana yang ada di

kantor

- Melaksanakan proses

administrasi sarana

prasarana kantor dengan

baik ketika dibutuhkan

- Mengembangkan diri scara

mandiri untuk

menyesuaikan

perkembangan teknologi

saat ini yang diterapkan

pada srana prasarana


B. PRASYARAT

C. PETUNJUK PENGGUNAAN Modul

Harus bisa atau mengerti apa yang ada dalam

perkantoran dan memahami bab yang ada di

dalamnya agar dapat mengetahuinya secara

Petunjuk bagi siswa antara lain :

Bacalah doa sebelum membaca modul ini

Baca segala petunjuk pada modul ini dengan baik

Pahami tentang materi pembelajaran ke I dan ke II

Kerjakan tugas jika mendapatkan tugas

Sumber bahan belajar yang harus dicari yaitu buku cetak dan

Media online lainya

Petunjuk bagi guru antara lain :

Mengingatkan kembali pembelajaran sebelumnya

Menyampaikan tujuan pembelajaran

Membantu atau mengawasi siswa dalam :

Membaca modul

Mempelajari materi pembelajaran

Mengamati hasil pekerjaan setiap siswa

Mengerjakan LKS dan LTS

Melakukan evaluasi terhadap pembelajaran yang sudah

dilakukan serta memberikan kunci jawaban yang benar


D. TUJUAN AKHIR

E. KOMPETENSI

Peserta didik dapat menjelaskan pengertian sarana prasarana kantor

Peserta didik dapat menyebutkan jenis- jenis sarana prasarana kantor

Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri dari sarana prasarana kantor

Peserta didik dapat menyebutkan proses administrasi sarana prasarana

kantor

Pesrta didik mampu menganalisis proses administrasi sarana prasarana

perkantoran secara baik dan benar

KOMPETENSI INTI:

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. KOMPETENSI DASAR: 3.1 Memahami Rung lingkup administrasi sarana prasarana kantor


NO PERTANYAAN YA TIDAK

1. Apakah kamu tahu tentang pengertian sarana?

2. Apakah kamu dapat menyebutkan fungsi sarana kantor ?

3. Apakah kamu mengetahui ciri-ciri dari sarana kantor ?

4. Apakah kamu tahu macam-macam sarana kantor ?

5. Apakah kamu memahami tentang proses administrasi

sarana prasarana kantor ?

6. Apakah kamu tahu pengertian prasarana?

7. Apakah kamu mengetahui tentangfungsi prasarana ?

8. Apakah kamu dapat menyebutkan jenis- jenis prasarana ?

9. Apakah kamu dapat menyebutkan tujuan dariadministrasi

sarana prasarana kantor ?

10. Apakah kamu tahu apa saja fungsi administrasi sarana

prasaran kantor ?

11. Apakah kamu dapat menyebutkan macam-macamproses

dari administrasi sarana prasarana kantor ?

12. Apakah kamu dapat menjelaskan pengertian tata ruang

kantor ?

13. Apakah kamu tahu tujuan dari tata ruang kantor ?

14. Apakah kamu tahu manfaat dari tata ruang kantor ?

15. Apakah kamu memahami azas-azas apa saja yang

terdapat dalam tata ruang kantor ?

16. Apakah kamu dapat menyebutkan teknik-teknik tata

ruang kantor ?

F. CEK KEMAMPUAN


BAB II


Pengertian Sarana Prasarana kantor

Sarana prasarana sudah tidak asing lagi di dengar apalagi diranah perkantoran, karena

merupakan salah satu penunjang aktivitas pekerjaan kantor. Berikut adalah pengertian

sarana prasarana kantor menurut kamus besar bahasa indonesia dan menurut beberapa

ahli:

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat

dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu

yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan

tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang

bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

Hamalik (1980:23)

Sarana dan prasarana adalah semua bentuk perantara yang dipakai orang untuk menyebar ide,

sehingga ide tersebut bias sampai pada penerima.

Moenir (1992 : 119)

sarana dan prasarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi

sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan

yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja.

Moenir juga membagi sarana dan prasarana menjadi 3 yakni:

Peralatan kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi langsung sebagai alat produksi untuk

menghasilkan barang atau berfungsi memproses suatu barang yang berlainan fungsi dan gunanya.

Perlengkapan kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi sebagai alat pembantu tidak langsung

dalam produksi, mempercepat proses, membangkit dan menambah kenyamanan dalam pekerjaan.

Perlengkapan bantu atau fasilitas, yaitu semua jenis benda yang berfungsi membantu kelancaran

gerak dalam pekerjaan, misalnya mesin ketik, mesin pendingin ruangan, mesin absensi, dan mesin

pembangkit tenaga.

Memahami pengertian sarana prasara kantor beserta jenisnya


Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun 2007

Sarana adalah perlengkapan di dalam suatu kantor yang dapat dipindahpindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi kantor. Suatu kantor tidak berfungsi dengan baik tanpa didukung dengan perlengkapan kantor sebagai sarana kantor. Perlengkapan kantor merupakan segenap benda atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan perkerjaan kantor. Dampak dari adanya sarana kantor adalah tercapainya titik maksimum dari efisiensi dalam pekerjaan kantor, sehingga tujuan dari kantor

Sehingga dengan kata lain Sarana lebih ditujukan untuk peratan alat dan benda- benda

bergerak seperti mesin, komputer telephone dan alat penunjang lainya. Sedangkan

Prasarana lebih ditujukan untuk benda- benda yang tidak bergerak yang dapat menunjang

kegiatan seperti gedung, ruang kantor, ruang rapat dan lainya.

Jenis- jenis Sarana Prasarana Kantor

Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor

sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan

baik.

a. Peralatan atau Perlengkapan dilihat dari bentuknya

1. Berbentuk lembaran atau helaian (kertas). Contohnya : berbagai jenis kertas, map,

amplop dan lain – lain.

2. Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran). Contohnya : stapler,

perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong

kertas dan lain – lain.


3. Berbentuk buku, antara lain :

a. Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan

harian sekretaris.

b. Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan

dengan organisasi.

c. Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam

organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.

d. Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang

menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.

e. Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

f. Peta kota-kota besar.

g. Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan

perusahaan selama setahun terakhir.

h. Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke

perusahaan.

i. Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.

j. Buku catatan keuangan.

k. Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

b. Peralatan atau Perlengkapan dilihat dari penggunanya

Peralatan Habis Pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu

atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama. Contohnya : tinta, kertas, klip,

pensil, pulpen, dan lain-lain. Peralatan Tidak Habis Pakai barang atau benda kantor yang

penggunaannya tahan lama. Contohnya : Gedung, Kendaraan, dll.

2. Mesin – Mesin Kantor (office Machine )

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah

bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan

magnetik. Cotohnya :

Komputer


Laptop

LCD (Liquid Crystal Display)

mesin tik

mesin fotokopi

mesin penghancur kertas (paper shredder)

mesin pengganda dokumen


scanner

mesin absensi

kalkulator


3. Mesin Komunikasi Kantor ( Office Comunication )

Saling mengadakan komunikasi sesama manusia pada dasarnya untuk bekerjasama yang

berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Demikian halnya pada suatu

perkantoran, komunikasi merupakan faktor yang sering dilakukan oleh setiap karyawannya,

sehingga komunikasi dalam kantor merupakan hal yang penting, karena tanpa komunikasi

berarti kantor tidak ada kegiatan. Sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan

teknologi maka saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak mempegunakan peralatan

atau mesin komunikasi, karena komunikasi akan lebih cepat dan efisien. Peralatan atau

mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor.

Jadi pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk

mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan luar

(ekstern) kantor. Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk

melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

Contohnya : telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

4. Perabot Kantor ( Office Furniture )

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk

membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contohnya : Meja, kursi, sofa (meja dan

kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat

majalah/koran meja resepsionis.

kantor yang tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya, yaitu meja dan kursi. Karena apabila salah satu perabit tersebut tidak ada maka pekerjaan kantor, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis, tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.


The Liang Gie mengemukakan, bahwa ada syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi untuk sebuah meja tulis yang baik, yaitu sebagai berikut:

1) Dari permukaaan meja sampai ke lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. dengan demikian peredaran udara dapat langsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak terasa panas, juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.

2) Permukaan meja tidak mengkilat, sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan ini juga hendaknya tidak berwarana hitam/gelap, melainkan sebaiknya diberi warna muda terang. Pertentangan yang tajam antara meja yang gelap dan warna kerta yang umumnya putih mudah melelahkan mata pegawai. 3) Luas meja tidak terlampa berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas dalam prakteknya tidak digunakan untuk bekerja. Bahkan biasanya menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya disimpan dalam lemari arsip atau rak tersendiri. 5. Interior Kantor ( Office Arrangement )

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi

menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

Desain Interior kantor punya macam -macam desain yg membuat kantor lebih menarik dan

terkesan. Misalnya gaya scandinavia, modern , art deco dan lainya. Desain interior, sebagai desainer

kita perlu mempertanyakan gaya apa yang ingin tercipta dalam ruang kantor untuk mendapatkan

suasana indah, menarik dan mengesankan. Berikut 10 macam interior yang biisa kombinasikan untuk

menciptakan produktifitas kerja dengan adanya tata ruang/ desain interior kantor

1. Desain kantor minimalis

inilah tema desain interior yang menjadi favorit para desainer. Desain interior dengan tema minimalis saat ini sangat berkembang. Hal ini disebabkan bebarapa hal, terutama tuntutan praktis dalam segala sisi kehidupan termasuk dalam desain rumah. Karena desaian minimalis merupakan konsep desain yang mengaplikasikan bentuk-bentuk sederhana dalam proses pembuatannya


Ciri lain dari tema minimalis terlihat dalam warna dinding yang diterapkan. Biasanya tema minimalis dalam desain interior rumah adalah tidak membutuhkan warna yang

macam-macam karena hal itu akan membuat suasana ruangan menjadi terkesan ramai dan semrawut. Untuk mendapatkan aksen sebuah ruangan yang ditata dengan konsep minimalis Anda dapat mengaplikasikan wallpaper pada satu sisi dinding sebuah ruangan. Furniture yang menjadi salah satu elemen dalam sebuah desain interior rumah dengan tema minimalis pun dipilih furniture yang sederhana dan jenis furniture minimalis.

2. Desain kantor interior tema kontemporer

desain interior bertema kontemporer dapat dikenali dari warna yang digunakan. Warna-warna yang

digunakan biasanya dipusatkan pada satu warna yang menjadi aksen.Warna yang digunakan dalam

desain interior rumah bertema kontemporer ini lebih banyak menggunakan warna-warna netral

seperti warna krem yang lembut, grey serta warna monokrom putih hitamDalam desain interior

rumah bertema kontemporer penataan cahaya sangat memegang peranan penting. Pencahayaan itu

digunakan untuk memperkuat elemen desain interior rumah yang lain. Focal point dalam sebuah

ruang yang didesain dengan tema kontemporer dapat lebih menarik dan memberi makna dan

suasana tertentu sesuai yang diinginkan dengan sorotan cahaya lampu.

3.Desain kantor interior tema klasik

Dalam desain interior rumahbertema klasik beberapa warna yang dapat menjadi pertimbangan

antara lain, warna putih klasik, biru keabu-abuan. Selain itu warna lain yang bisa menjadi kombinasi

adalah warna kuning, hijau, kuning dan coklat. Perpaduan yang apik dari warna-warna tersebut akan

menciptakan suasana tempo dulu yang tetap menawan untuk masa kini.desain interior dengan tema

klasik ini banyak didominasi oleh profil dan uraian. Furniture dengan bahan kayu akan membuat

suasana ruangan lebih natural dan kuat. Penerapam warna natural seperti coklat warna kayu, kuning

emas dan hijau daun serta warna tanah akan lebih menguatkan kesan klasik yang selalu natural.


4.Desain kantor interior tema victoria

inilah tema desain interior yang menjadi favorit para desainer

desain victoria, yang merupakan produk dari eropa.Desain ini menonjolkan ruangan dengan

pencahayaan baik yang berasal dari lampu maupun dari lilin. Warna yang sering diaplikasikan pada

dinding rumah dengan desain interior bertema victoria ini adalah warna gelap dan warna yang paling

sering digunakan adalah warna merah tua, hijau tua dan warna emas.Hamparan permadani di atas

lantai parket memberikan kesan mewah dan elagan pada ruangan yang ditata dengan desaian

interior rumah bertema victoria. Kalau pada desain tema klasik warna netral dihindari, jutru pada

tema victoria ini warna netral dieksplorasi.

5.Desain kantor interior bertema retro

inilah tema desain interior yang menjadi favorit para desainer12

desain interior kantor bertema retro kantor berdesain interior retro lebih memilih warna shoking,

seperti orange, biru, dan merah. Di samping itu motif geometris yang dikombinasikan dengan desain

modern juga menjadi alternatif dalam pengembangan desain interior bergaya retro. Sementara itu

elemen dekorasi yang muncul dalam desain interior bertema retro ini terlihat pada pemilihan dan

penempatan aksesoris ruang, seperti lampu, lukisan, vas bunga, dan bingkai foto pun harus

memberikan suasana yang nyaman (cozy). Sedangkan untuk lampu, gemerlap lampu vintage juga

dapat menjadi alternatif untuk memberi kesan dramatis.


6. Desain Interior kantor bohemia

Gaya bohemian itu sendiri adalah wujud dari kebebasan, tampilan modern dan koleksi warna-warni.

Segala sesuatu yang mencerminkan individualitas adalan bohemian style.

identik dengan hal – hal berbau etnik khas kaum gipsy, yaitu kaum yang nomaden dan tidak suka

menetap di suatu tempat dalam jangka waktu lama. Bohemian hadir karena ketidakteraturan dan

ketidakpastian. Semua dibuat dengan spontan dengan memanfaatkan benda – benda apa saja yang

ada.

7. Desaain interior kantor Coastal

Coastal style juga biasa disebut dengan nautical. Coastal identik dengan nuansa pantai. Yang

berhubungan dengan matahari, ombak dan pasir menjadi ide inspirasi dari gaya desain ini.


8. Desain interior kantor Eklektik

Konsep eklectic style adalah konsep yang tidak ada aturan didalamnya, kamu bisa bebas berekspresi

dan menggunakan permainan mix and match didalamnnya.

9. Desain inteior kantor industrial

desain kantor industrial style didalamnya menggunakan campuran material yang masih mentah.

Dengan cirri khasnya menggunakan dinding unfinished dan langit-langit tinggi.

minimalis


10. Desain Interior kantor Vintage

Konsep yang satu ini mewakili model kuno yang biasanya memakai perabot yang sudah berusia

puluhan tahun tapi tetap terlihat kokoh dan baik. Desain interior bergaya vintage biasanya diisi

dengan koleksi antik dan peralatan klasik lainnya. interior yg memberi kombinasi indah dan menarik

untuk kantor.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan

perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan

kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja. Berikut adalah macam- macam tata

ruang kantor yang biasanya digunakan:

a. Tata ruang kantor tertutup

Tata ruang tertutup pada dasarnya memang diciptakan untuk kantor, dengan tujuan

untuk memisahkan setiap divisi atau departemen. Sehingga setiap karyawan memiliki

ruang kerja yang terpisah dan bisa lebih fokus dalam bekerja. Selain membagi ruangan

berdasarkan divisi, jenis tata ruang ini terkadang juga membagi ruang kerja per individu

karyawan. Setiap orang akan memiliki ruangan sendiri atau sekedar kubikel sebagai

pemisah.


b. Tata ruang kantor terbuka

Tren tata ruang kantor beberapa dekade belakangan memiliki tren baru yaitu dengan

tata ruang terbuka. Dengan tata ruang terbuka maka akan menyisakan lebih banyak

ruang kosong dengan cara meminimalisir ruangan terpisah di kantor. Hanya ruangan

tertentu yang memiliki pemisah, seperti ruang rapat, ruang interview atau pantry,

sementara ruang kerja semua karyawan biasanya akan menjadi satu. Penggunaan

separator dan kubikel tertutup pun dihindari pada tata ruang terbuka, sehingga setiap

karyawan bisa saling bersosialisasi satu sama lain.

c. Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias

untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa

tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam,

gabus dan lain sebagainya. Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias

ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat

pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang

lebih nyaman dan segar.

d. Tata ruang kantor gabungan


Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara

beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor

berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk

ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing.

Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan

bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu

adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan.

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah: Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik

berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.

Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.

Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI SARANA PRASARANA KANTOR


Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel

sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya

secara optimal.

Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara

bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan

dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. (Tim Dosen ASMI Santa Maria,

2008: 2)

Proses Administrasi Sarana Prasarana Kantor

Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan

meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan,

penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan. Dapat diuraikan sebagai berikut :

Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan

kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang

diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan

dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan,

jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya. Berkaitan dengan

ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah

harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut

Sukarna (1987) adalah sebagai berikut :

Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja

dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu

semester atau satu tahun ajaran.

Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya.

Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini,

jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yan diperlukan, maka

perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan

melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan

didahulukan pengadaannya.

Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang

tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas

Penetapan rencana pengadaan akhir.


Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan

tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana

kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam

mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara

lain :

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-

fungsi sebagai berikut :

1. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-

faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan

kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan

normalisasi.

2. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk

mengusahakan standarisasi ialah : a). Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat

yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama. b). Spesifikasi

dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya. c). Standarisasi alat-alat

dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan

efisiensi kerja.

3. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat

atau barang-barang ialah: a). Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan

mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan. b).

Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda

yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

c). Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan

harga. d). Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-

barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan. e).

Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap

digunakan.


f) Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Inventaris

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan

yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi

sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang

diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan

sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi

bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan

inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

1. Agar peralatan tidak mudah hilang.

2. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat

dipertanggungjawabkan.

3. Memudahkan dalam pengecekan barang.

4. Memudahkan dalam pengawasan.

5. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

6. Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk

atau format buku tersebut berbeda setiap organisasi. Berikut ini beberapa contoh buku

inventarisasi barang:

Buku induk barang inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris

yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak

habis pakai. Perhatikan buku induk barang inventaris berikut:


Buku Golongan Barang Inventaris

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantuyang digunakan untuk mencatat barang-

barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat

barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku golongan barang inventaris berikut:

Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non

inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini

digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku catatan barang non

inventaris berikut:


a. Penyaluran Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1. Penyusunan Alokasi.Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/pendistribusian

barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka

perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh

dapat menunjang kegiatan instruksional

2. Pengiriman Barang. Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu

memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan,

pengangkutan dan pembongkaran

3. Penyerahan Barang. Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi

daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya

pengiriman dan sebagainya.

b. Pemanfaatan dan Pemeliharaan Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

1. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

2. Agar barang tidak mudah hilang.

3. Agar barang tidak kadaluarsa.

4. Agar barang tidak mudah susut.

5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara

lain:

1. Pemeliharaan berdasarkan waktu

Pemeliharaan sehari-hari. Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya

dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas

barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan

barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan

menghindari kerusakan yang lebih besar.

2. Pemeliharaan berkala. Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu,

misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan

berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh

petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.


Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1. Pemeliharaan barang bergerak. Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

2. Pemeliharaan barang tidak bergerak. Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

Penghapusan

Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk

mengeluarkan/menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara berdasarkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar

sedangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan

dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan,

penghapusan mempunyai arti:

Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang

disebabkan oleh : a). Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan

atau pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya. b). Pemborosan biaya

untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab,

tidak dapat dipergunakan lagi.

Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal

menyusut.

Pengawasan

Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa

dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh

pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak

masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi

pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.


1. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam

mencapai maksud atau tujuan. Prasarana kantor adalah segala sesuatu yang

merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,

pembangunan, proyek).

2. Ruang lingkup sarana dan prasarana kantor menurut jenisnya, meliputi:

a) Perlengkapan kantor, mencakup semua barang yang diperlukan, baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung

pelaksanaan tugas kantor.

b) Mesin kantor, seperti mesin ketik, komputer, printer, mesin fotokopi,

mesin risograph, dan sebagainya.

c) Pesawat kantor, seperti telepon, intercome, faksimile, dan sebagainya.

d) Perabot kantor, seperti meja tulis, kursi, lemari rak, dan sebagainya.

e) Bekal kantor, seperti kertas, bolpoin, perforator, map, dan sebagainya.

f) Hiasan kantor, seperti vas bunga, hiasan dinding, jam, dan sebagainya.

g) Desain interior untuk kantor

h) Tata ruang kantor untuk memberikan kesan produktif bagi produktifitas

kinerja kantor

3. Proses dalam administrasi sarana prasarana meliputi :

a) Perencanaan

b) Pengadaan

c) Inventaris

d) Penyaluran

e) Pemanfaatan dan pemeliharaan

f) Penghapusan

g) Pengawasan

RANGKUMAN


M

Setelah membaca materi di atas, untuk memperdalam pemahaman kalian, silahkan berlatih soal mengerjakan soal berikut: Petunjuk: Jawablah pertanyaan dengan ringkas dan tepat!

8. Gambarlah layout kantor sederhana sesuai materi diatas, lengkapilah gambar kalian

dengan sarana prasarana yang mendukung !

9. Kemudian buatlah daftar barang inventaris sesuai dengan format tabel daftar barang

inventaris dengan menggunakan sarana prasarana yang telah kalian gambar !

TUGAS

TUGAS MANDIRI


1. Administrasi berasal dari bahasa . . .

a. Inggris

b. Yunani

c. Jerman

d. KBBI

e. Semua benar

2. Prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan.Sedangkan

sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Merupakan salah satu pengertian

dari adm sarana dan prasarana secara . . .

a. Inggris

b. Yunani

c. Jerman

d. KBBI

e. Etimologis

3. Yang merupakan salah satu tujuan dari adm sarana dan prasarana adalah . . .

a. Mewujudkan situasi dan kondisi yang baik

b. Merugikan pekerjaan seseorang

c. Mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya

d. Memperoleh penghasilan

e. Semua benar

TES FORMATIF

PILIHAN GANDA


4. Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan alat

adalah. . .

a. Administras

b. Peralatan

c. Perlengkapan

d. Sarana

e. Prasarana

5. Salah satu contoh dari prasarana adalah . . .

a. Kertas

b. Meja

c. Gedung

d. Tinta

e. Semua benar

6. Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,

pembangunan, dan proyek) adalah . . .

a. Prasarana

b. Administrasi

c. Sarana

d. Peralatan

e. Perlengkapan


7. Salah satu contoh dari prasarana adalah . . .

a. Kertas

b. Meja

c. Gedung

d. Tinta

e. Semua benar

8. Sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi

maupun di luar organisasi adalah . . .

a. Peralatan

b. Perlengkapan

c. Mesin kantor

d. Hiasan kantor

e. Pesawat kantor

9. Alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah dalam pekerjaan kantor secara

mekanik, elektrik, dan magnetik adalah . . .

a. Peralatan

b. Perlengkapan

c. Mesin kantor

d. Hiasan kantor

e. Pesawat kantor

10. Sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ketempat lainnya adalah

. . .

a. Peralatan

b. Perlengkapan

c. Sarana


d. Barang bergerak

e. Barang tidak bergerak

11. Salah satu contoh dari barang tidak bergerak adalah . . .

a. Perlengkapan

b. Peralatan

c. Bangunan

d. Pulpen

e. Semua benar

12. Barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya adalah . . .

a. Barang tidak habis pakai

b. Barang habis pakai

c. Barang bergerak

d. Barang tidak bergerak

e. Semua benar

13. Pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan sesuai dengan ruangan

adalah . . .

a. Hiasan kantor

b. Mesin kantor

c. Perabot kantor

d. Pesawat kantor

e. Bekal kantor


14. Suatu proses penentuan dan penyusunan rencana dan program-program kegiatan yang akan di

lakukan pada masa yang akan datangsecara terpadu dan sistematis berdasarkan landasan ,prinsip-

prinsip dasardan data atau informasi yang terkait serta menggunakan sumber-sumber daya lainnya

dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya . . .

a. Administrasi sarana dan prasarana

b. Perencanaan

c. Pengorganisasian

d. Pengarahan

e. Pengawasan

15. Seluruh kegiatan administrasi Sarana dan Prasarana yang masing-masing tidak dapat lepas dari

monitoring setiap saat oleh pemimpin organisasi serta senantiasa dan diperhatikan kerjasamanya

satu dengan yang lainnya . . .

a. Perencanaan

b. Pengawasan

c. Pengorganisasian

d. Pengendalian

e. Pengarahan

16. Yang termasuk macam-macam ruang lingkup kegiatan administrasi sarana dan prasarana,

kecuali . . .

a. Perencanaan Pengadaan Barang

b. Pengadaan barang

c. Penyimpanan

d. Pemeliharaan

e. Administrasi


17. Kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut

selalu dalam kondisi baik dan siap pakai. Kegiatan pemeliharaan ini sangatlah penting agar barang-

barang yang dipakai dapat terawat dengan baik adalah . . .

a. Perencanaan

b. Pemeliharaan

c. Sarana

d. Prasarana

e. Semua benar

18. . . . sarana dan prasarana yang dapat ditinjau dari fungsi, jenis, dan sifatnya.

a. Peralatan

b. Perlengkapan

c. Fasilitas

d. Hiasan

e. Semua benar

19. Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan

yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan

dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha merupakan pengertian

administrasi menurut . . .

a. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

b. Bahasa yunani

c. Ad

d. Ministrare

e. Semua benar


20. Yang merupakan barang habis pakai adalah . . .

a. Gedung

b. Bangunan

c. Komputer

d. Kertas

e. Semua benar

1. Jelaskan perbedaan sarana dan prasarana menurut pendapat kalian masing- masing!

2. Sebutkan macam- macam sarana prasarana yang mendukung kegiatan kantor!

3. Sebutkan tujuan dari administrasi sarana prasarana secara singkat !

4. Sebutkan dan jelaskan buku yang digunakan untuk kegiatan inventaris barang!

5. Sebutkan keuntungan dari adanya proses administrasi sarana prasarana kantor!

TES FORMATIF

ESSAY


1. B

2. E

3. A

4. D

5. C

6. A

7. B

8. E

9. C

10. D

11. C

12. A

13. E

14. B

15. D

16. E

17. B

18. C

19. A

20. D

1. Sarana lebih ditujukan untuk peratan alat dan benda- benda bergerak seperti

mesin, komputer telephone dan alat penunjang lainya. Sedangkan Prasarana

lebih ditujukan untuk benda- benda yang tidak bergerak yang dapat

menunjang kegiatan seperti gedung, ruang kantor, ruang rapat dan lainya.

2. Macam- macam sarana prasarana yang menunjang kegiatan kantor yakni :

1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan

untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu

pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara

lain :

o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF

KUNCI

JAWABAN

PILIHAN GANDA

- Masing- masing

jawaban benar skor

2,5

- Jawaban salah skor

0

Total skor = jawaban

benar X 2

KUNCI JAWABAN

ESSAY


o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

Berbentuk buku, antara lain :

o Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian

sekretaris.

o Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan

organisasi.

o Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam

organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.

o Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi

relasi dan nomor-nomor penting lainnya.

o Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

o Peta kota-kota besar.

o Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan

perusahaan selama setahun terakhir.

o Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

o Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.

o Buku catatan keuangan.

o Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara

lain :

o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau

beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.

o Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

o Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah

bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan

magnetik.

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di

lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu

pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi

menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.


6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan

penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan

kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada

karyawan dalam bekerja.

3. Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah: Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik

berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.

Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.

Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.

Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.

Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. (Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2)


4. Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat

semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini

digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai , Buku Golongan

Barang Inventaris Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantuyang

digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang

telah ditentukan, dan Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang

digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum

diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5. Keuntungan dari administrasi sarana prasarana sendiri adalah untuh

mengatur kebutuhan sarana prasarana, pengadaan serta menyeimbangkan

antara tata kelola kantor dengan keberadaan sarana prasarana kantor yang ada

sehingga lebih tertata dan lebih mudah pemanfaatan serta pemeliharaanya

dengan adanya sistem administrasi tersebut.

Jawaban benar apabila mencakup

kunci jawaban secara lengkap maka

diberi nilai 10 2,5X 20 = 50

5X 10= 50

100


I. PEMBAGIAN KELOMPOK

1. Siswa membentuk 8 kelompok sesuai pengurutan absensi kelas masing- masing 4-5

orang.

2. Setelah kelompok terbagi, guru memberikan beberapa sub materi dan permasalahan

mengenai ruang lingkup administrasi sarana prasarana kantor dengan pengundian

sesuai runtutan sub materi permasalahan mengenai ruang lingkup administrasi sarana

prasarana kantor.

II. SISTEMATIKA DAN UNJUK KERJA

1. Siswa melakukan pembagian tugas pada kelompok sesuai materi.

2. Siswa mempersiapkan penyusunan makalah.

3. Siswa membuat power point yang sesuai dengan makalah yang telah disusun. Juga

disertai pendukung materi pembelajaran dengan video- video interaktif dan edukatif

namun harus sesuai dalam sub materi yang telah terbagi.

I. BAHAN

1. Materi presentasi berupa makalah.

2. Power point sebagai penyampaian materi kelompok.

3. Vidio interaktif dan edukatif dalam setiap kelompok.

II. ALAT

1. Laptop sebagai media presentasi

2. LCD Proyektor

3. Speaker

A. PETUNJUK PRESENTASI

B. BAHAN DAN ALAT


1. Kelompok diskusi mempersiapkan bahan- bahan presentasi dan makalah, serta menunjuk

salah satu audience sebagai moderator untuk presentasi.

2. Moderator membuka presentasi dan kelompok bertugas menyampaiakan materi yang ada

3. Setelah semua materi telah tersampaikan dengan baik, moderator membuka sesi

pertanyaan utuk audience.

4. Moderator menutup sesi pertanyaan dan mempersilahkan kelompok untuk berdiskusi dalam

pemecahan permasalahaan yang diberikan oleh audience.

5. Setelah dirasa cukup waktu untuk berdiskusi, moderator mempersilahkan kelompok untuk

menjawab beberapa pertanyaan yang dilontarkan oleh audience.

6. Moderator menanya kembali kepada audience yang bersangkutan apakah sudah dirasa

cukup atau belum. Apabila audience kurang puas ia dapat membuka perdebatan diskusi

dengan kelompok yang bersangkutan, moderator juga mempersilahkan para audience untuk

memberikan tanggapan maupun sanggahan untuk kelompok.

7. Setelah semua permasalahan telah dijawab dengan baik dan para audience sudah puas atas

pernyataan kelompok, moderator dapat menyampaikan kesimpulan dari diskusi kelas yang

telah berlangsung.

8. Moderator menutup presentasi.

C. LANGKAH-LANGKAH PRESENTASI


SKOR PILIHAN GANDA

Apabila jawaban benar di beri poin 5 apabila jawaban benar diberi poin 0

SKOR PILAHAN ESSAY

Apabila jawaban benar dan lengkap di beri nilai 10

BAB III

EVALUASI

PENILAIAN KOGNITIF

SKOR = 20X5 = 50

5X10= 50

100

SKOR = skor pilihan

ganda+ skor essay


No Komponen/Sub KomponenPenilaian SkorPencapaianKompetensi

5 4 3 2 1

I PersiapanKerja

1.1 Kelompo ktelah terbentuk yang terdiridari 8 kelompok

yang beranggotakan 4-5 orang siswa sesuai dengan

nomor urut absen.

1.2 Bahan materi dipersiapkan dengan baik dan tepat waktu

yang berupa makalah dan power point

1.3 Setiap anggota kelompok yang akan mempresentasikan

hadir tepat waktu

SkorKomponenPersiapan+ 5

II Proses (SistematikadanUnjukKerja)

2.1 Membagitugas pada setiap anggota kelompok jelas

2.2 Penyusunanmakalah

2.2.1 Penyampaian materi yang sesuai

2.2.2 Sistematikamakalah (format)

2.2.3 Bahasa danpenulisan

2.2.4 Estetika (penjilidan, kerapihan,dll)

2.3 Mempresentasikan hasil diskusi

2.3.1 Komunikasi ( dalam penyampaian materi siswa

dapat menjelaskan secara tegas, lancar dan

komunikatif sehingga mudah dipahami)

2.3.2 Wawasan (siswa mampu menguasai materi

presentasi dengan baik dan juga memiliki

pengetahuan atau wawasan yang lebih luas)

2.3.3Menjawabsemuapertanyaan yang diajukan dengan

baik dan sesuai dengan apa yang ditanyakan ( siswa

harus mampu menjawab dengan yakin dan bersumber

pada teori maupun pengimplementasian materi didunia

PENILAIAN PSIKOMOTORIK


nyata)

SkorKomponen Proses Kinerja + 10

III HasilKerja

3.1 Penyajianmateri terkait dengan penyebab permasalahan

kearsipan dan cara penyelesaian masalah kearsipan di

bantu dengan media pembelajaran/ menyediakan

contoh nyata berupa gambar maupun vidio

3.2Pengkajian materi tentang permasalahan kearsipan dan

cara penyelesaian masalah kearsipan dikuasai dan

dimengerti oleh siswa

3.3Maknaatau isi dari makalah sesuai dengan hasil diskusi

yang telah diproyeksikan

3.4

Penguasaanmateripresentasiolehsetiapindividudalamkel

ompok

3.5Menjawabsemuapertanyaan dari audience

denganpercayadiri

Skor Komponen Hasil Kinerja + 10

IV SikapKerja

4.1Keterampilandalammembuatpowerpointpresentasikelo

mpok

4.2 Kerapihandalammenyusunmakalahkelompok

4.3 Kecermatan dalam penguasaan materi dan kecermatan

dalam memjawab pertanyaan atau permasalahan

diskusi yang ada

Skor Komponen Sikap Kinerja + 5

V Waktu

5.1 Penyelesaianmakalahdanpresentasitepatwaktu

5.2 Manajemen waktu yang tepat saat berdiskusi kelompok

dalam menjawab beberapa pertanyaan dari audience

SkorKomponen Waktu Kinerja + 5


Keterangan :

1. Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR RATA-

RATA dari sub komponen penilaian.

Perhitungan nilai presentasi:

Persentase Bobot Komponen Penilaian

Nilai Presentasi

(NP)

Persiapan Proses Hasil Sikap Waktu ∑ NK

Bobot 15 35 20 20 10

Skor Komponen

Skor Maksimum

10 + 5 25 + 10 10 + 10 15 + 5 5 + 5

NK

NK = SK/SM x Bobot

Ket: - Bobot diisi dengan persentase setiap komponen. Besarnya persentase dari setiap

komponen ditetapkan secara proporsional sesuai dengan karakteristik keahlian.

- NK = Nilai Komponen, perkalian dari bobot dengan skor komponen.

- NP = Penjumlahan dari hasil perhitunga nilai komponen.


No Nama Siswa

Memualai Kegiatan Do’a

Mengakhiri Kegiatan Dengan Do’a

Menggunakan Nama Tuhan Saat Melihat

Objek Yang Beragam

Jumlah Nilai

1. YA TIDAK YA TIDAK YA TIDAK

2.

3.

4.

Keterangan :

YA = 1

TIDAK = 0

NILAI = 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑌𝑎

X100

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑃𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛

PENILAIAN AFEKTIF


LEMBAR PENGAMATAN SIKAP

No. ASPEK YANG DIAMATAI 4 3 2 1

1. Menunjukkan kegiatan aktif dalam proses pembelajaran

2. Menunjukkan rasa peduli dengan mengajukan pertanyaan- pertanyaan kritis terhadap masalah- masalah yang dikemukakan dalam hubungan masyarakat mengenai ruang lingkup administrasi sarana prasarana kantor

3. Menggunakan kata – kata yang tidak menyinggung perasaan orang lain

4. Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas

Keterangan:

4 = Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan 3 = Sering berperilaku sesuai yang diharapkan 2 = Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan 1 = Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan Nilai = 𝑆𝑘𝑜𝑟 𝑃𝑒𝑛𝑖𝑙𝑎𝑖𝑎𝑛16 x 4


DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus Besar Bahasa

Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Nagara, Chandra Sheddy. 2008. Kesekretarisan Jilid 1. Jakarta.

https://www.duniakaryawan.com/menata-ruang-kerja-kantor/

http://degk-dmbio.blogspot.com/2012/04/ranah-penilaian-kognitif-

afektif-dan.html

https://www.duniakaryawan.com/menata-ruang-kerja-kantor/

1 | M e m a h a m i A d m i n i s t r a s i S a r a n a P ... · Modul ini dibentuk untuk tujuan sebagai sarana pembelajaran siswa SMK/ MAK X dan modul ini berjudul tentang Otomatisasi

Documents